Phân tích chuỗi giá trị (chuỗi hoạt động chính, dòng chảy kinh doanh) của tổ chức để xác định bộ phận cần có

Sau khi phân tích chiến lược để ra các bộ phận dự kiến sẽ cần có trong cơ cấu tổ chức như trong bài "Phân tích chiến lược để định hình các bộ phận cần có trong tổ chức", việc tiếp theo, chúng ta cần: Phân tích chuỗi giá trị (chuỗi hoạt động chính, dòng chảy kinh doanh) của tổ chức để xác định bộ phận cần có. Vậy chúng ta sẽ làm thế nào?

Trước khi đi vào các bước phân tích, xin kết bạn nghe một tình huống mà 3 hôm trước tôi mới nhận được: "Công ty em làm về lĩnh vực xử lý NT. Chiến lược ở đây không có, hoặc có rất mờ. Hệ thống chưa có. Các phòng ban không nhìn thấy dc mắt xích của mình trong 1 chuỗi hoạt động lớn của công ty. Ngoài ra bên em làm theo dự án nên muốn áp chuẩn cho các dự án đều như nhau về mặt chất lượng, kiểm soát....

Để giải quyết những việc trên, em xây dựng chuỗi giá trị với 2 mục đích:
1. Rà soát cơ cấu tổ chức, Xây dựng chức năng nhiệm vụ phòng ban
2. Xây dựng hệ thống quy trình văn bản quản trị

Tuy nhiên em đang bị phân vân về các bước trong chuỗi của em. Nên em muốn hỏi về mặt nguyên tắc chung khi xây dựng chuỗi. Chuỗi giá trị là gốc còn lại tất nhiên nó các công cụ khác đi kèm nữa. Em đang tự làm một mình."

Bạn có thấy từ khóa "chuỗi giá trị"?

Từ khóa này khá quen thuộc với những ai hay tiếp xúc với chiến lược (Mô hình này dùng để xác định lợi thế cạnh tranh). Nhưng với những người làm Quản trị nhân sự, tôi tin nó khá mới lạ.

Chuỗi giá trị (Value chain) là một mô hình thể hiện một chuỗi các các hoạt động tham gia vào việc tạo ra giá trị của sản phẩm và thể hiện lợi nhuận từ các hoạt động này. Các chuỗi hoạt động này có thể diễn ra theo thứ tự nối tiếp nhau hoặc theo thứ tự song song. Mô hình này phù hợp ở cấp độ đơn vị kinh doanh (business unit) của một ngành cụ thể. Chuỗi giá trị được đề xuất bởi Michael Porter.

Chuỗi giá trị là ma trận kết hợp 2 thành phần:

1- Hoạt động chính: Bao gồm các hoạt động diễn ra theo thứ tự nối tiếp nhau. Nhóm hoạt động này liên quan trực tiếp đến việc tạo ra giá trị cho sản phẩm. Các hoạt động trong nhóm này gồm:
+ Vận chuyển đầu vào (Inbound Logistics): Nhận hàng, vận chuyển, lưu trữ nguyên liệu đầu vào
+ Chế tạo (Operations): Tạo ra sản phẩm
+ Vận chuyển đầu ra (Outbound Logistics): Vận chuyển thành phẩm, lưu giữ trong các kho bãi
+ Tiếp thị và bán hàng (Marketing and Sales): Giới thiệu sản phẩm, bán sản phẩm
+ Dịch vụ (Service): Bảo hành, sửa chữa, hỗ trợ khách hàng

Lưu ý: Có 2 loại chuỗi hoạt động chính.
* Chuỗi theo hành trình khách hàng. Ví dụ chuỗi của một hãng vận tải biển: Nhận diện tích trên tàu được phép vận chuyển - Tìm kiếm khách mua chỗ - Đàm phán chốt giá - Làm chứng từ, thủ tục hải quan - Cung cấp container cho khách - Chuyển hàng lên tàu - Vận chuyển - Thông báo cho khách nhận hàng- Kiểm tra và nhận lại container Chăm- sóc, hậu mãi.
* Chuỗi theo hành trình của sản phẩm. Ví dụ chuổi của một công ty sản xuất: Nghiên cứu thị trường - Mua hàng (nguyên vật liệu) - Nhập kho NVL - Tiến hành sản xuất (gạch) - Kiểm soát chất lượng - Nhập kho thành phẩm - Tìm kiếm khách - Bán hàng - Lên đơn hàng - Giao cho khách - Dịch vụ hậu mãi.

2- Hoạt động hỗ trợ: Bao gồm các hoạt động song song với hoạt động chính nhằm mục đích hỗ trợ cho việc tạo ra sản phẩm. Đây là các hoạt động gián tiếp góp phần tạo ra giá trị cho sản phẩm. Các hoạt động trong nhóm này gồm:
+ Mua hàng (Procurement): Mua máy móc thiết bị và nguyên liệu đầu vào
+ Phát triển công nghệ (Technology development): Cải tiến sản phẩm, quy trình sản xuất
+ Quản lý nguồn nhân lực (Human resource management): Tuyển dụng, đào tạo, phát triển, và đãi ngộ
+ Cơ sở hạ tầng doanh nghiệp (Firm infrastructure): Quản lý, tài chính, kế toán, pháp lý...

Quay lại với tình huống, từ chuỗi giá trị, chủ nhân câu hỏi muốn rà soát cơ cấu tổ chức. Để làm được điều đó, chúng ta cần đi qua các bước:
- Bước 1: Xác định mô hình chuỗi giá trị của công ty.
- Bước 2: Phân tích chuỗi phân tích chuỗi giã trị và nhóm các hoạt động lại với nhau để xác định các bộ phận cần có.

1. Xác định mô hình chuỗi giá trị của công ty

Do chuỗi giá trị nằm ở tầng vĩ mô (thượng tầng) định hình các công cụ ở tầng vi mô (hạ tầng) nên với tôi, chuỗi giá trị không nhất thiết cần phải chi tiết. Khi tôi triển khai thực tế tại các doanh nghiệp, tôi hay làm theo cách sau:
- Bước 1.1: Tập hợp hội đồng chiến lược bao gồm CEO và các trưởng bộ phận
- Bước 1.2: Cùng họ xác lập mô hình kinh doanh và bản đồ chiến lược
- Bước 1.3: Yêu cầu hội đồng chiến lược dựa vào mô hình kinh doanh và bản đồ chiến lược kể tên các hoạt động chính và phụ để gia tăng giá trị cho khách hàng, mang về lợi nhuận. Cách tôi làm gọi là khảo sát qua phỏng vấn.

+ Với các hoạt động chính, tôi sẽ đặt câu hỏi: theo tiến trình của sản phẩm và khách hàng, các hoạt động đầu vào, vận hành, đầu ra của công ty là gì?
+ Và các hoạt động phụ, tôi hỏi hội đồng chiến lược: các hoạt động hỗ trợ liên quan đến con người, tài chính, công nghệ, cơ sở vật chất, môi trường làm việc, điều hành quản lý để giúp cho các hoạt động chính suôn sẻ, tạo ra giá trị?

Ví dụ: Chúng ta có hoạt động "Tìm, setup địa điểm kinh doanh"
+ Nếu "tìm địa điểm" là hoạt động trong vòng tuần hoàn của sản phẩm và dòng chảy phục vụ khách hàng thì đó là hoạt động chính >> Tìm địa điểm để mở thêm điểm bán và sau đó duy trì nó thường xuyên: là hoạt động chính. Tìm địa điểm và setup nhà máy mới ... sẽ là công việc của đội dự án. Nếu theo nguyên tắc trên thì nó sẽ là hoạt động chính. Tương tự, mở thêm phòng khám là hoạt động chính, với việc chuẩn đầy đủ trang thiết bị cơ sở hạ tầng. Sau khi mở địa điểm mới xong, các hoạt động liên quan đến địa điểm mới để quá trình vận hành được liên tục lại thuộc về chuỗi hoạt hỗ trợ.
+ Còn tìm địa điểm nếu nó chỉ phát sinh để giúp hoạt động chính vận hành liên tục thì đó là hoạt động hỗ trợ. >> Tìm địa đểm để thay đổi văn phòng: Là hoạt động hỗ trợ nằm trong mảng cơ sở vật chất.

Khi làm như này thì với sự giúp đỡ của CEO và các trưởng bộ phận, chúng ta sẽ không sót và càng làm cho các trưởng thấy được mình nằm đâu trong chuỗi giá trị. Sau khi có chuỗi giá trị, để tốt hơn, chúng ta nên đối chiếu (tham chiếu) với chuỗi giá trị của ngành để bổ sung nếu thiếu.

Làm theo cách này, tôi thấy tương đối đủ để về sau tiếp tục phân bổ các chức năng xuống các bộ phận. Tuy nhiên thực tế tôi triển khai sẽ có lúc còn sót. Và việc bô sung này sẽ được tiếp tục ở giai đoạn đi đến từng bộ phận để xác định cơ cấu tổ chức. Lúc này quá trình phân tích công việc, khảo sát chi tiết hơn sẽ được triển khai. Nếu thiếu, trường bộ phận sẽ bổ sung thêm. Trong trường hợp bổ sung ở cấp chuỗi giá trị thì sẽ cần phải trao đổi lại với CEO.

Tóm lược lại, xác định các hoạt động chính và phụ dựa vào: Thực tế hoạt động của doanh nghiệp; Tham chiếu ngành; Đặc điểm nguồn lực đáp ứng của doanh nghiệp; Chiến lược sắp tới; Mô hình kinh doanh của công ty,

Vậy đó là cách tôi làm để xác định mô hình chuỗi giá trị

2. Phân tích chuỗi phân tích chuỗi giã trị và nhóm các hoạt động lại với nhau để xác định các bộ phận cần có.

Sau khi có được mô hình chuỗi giá trị của doanh nghiệp, chúng ta tiến hành phân tích và nhóm các hoạt động lại với nhau rồi đặt tên. Để phân tích, chúng ta dựa vào các yếu tố dưới đây:
- Đặc điểm hiện tại của doanh nghiệp (có người hiện tại để làm không?): Các hoạt động nhóm lại có đủ nguôn lực để vận hành. Nếu không đủ nguồn lực thì cần phải tách ra.
- Chiến lược sắp tới (quy mô nhân viên, doanh thu): Nếu số lượng người lớn, các hoạt động chính có thể tách nhỏ ra hơn.
- Tham chiếu tham khảo ngành: Các công ty cùng ngành đều nhóm hoạt động X, Y vào 1 nhóm thì chúng ta cũng nên xem xét để nhóm chúng lại với nhau.
- Rủi ro khi để chung các hoạt động: Không để chung các hoạt động kiểu "vừa đá bóng vừa thổi còi" gây ra các rủi ro quản trị cho doanh nghiệp.
- Việc chuyển đổi hoạt động có tốn nguồn lực hay không: Các hoạt động cần nhiều nguồn lực để chuyển đổi thì nên tách (chuyên môn hóa). Ví dụ hoạt động chính A và B. Nếu để chuyển từ A sang làm B mất nhiều thời gian hoặc chi phí hoặc phải đào tạo thì có thể tách ra các bộ phận khác nhau.

Thông thường, việc gom các hoạt động này sẽ theo 2 hướng:
- Hướng 1: Cắt từng khúc trong chuỗi hoạt động và cho vào 1 nhóm
- Hướng 2: Nhặt các hoạt động tương tự với nhau rồi cho vào 1 nhóm

Có các nhóm xong, dựa trên các đặc điểm chung, chúng ta đặt tên cho nhóm. Ví dụ các hoạt động có đặc điểm chung là tìm kiếm khách hàng thì đặt tên là marketing.

Ví dụ minh họa: Công ty trong lĩnh vực dệt may.
Bước 1: Xác định mô hình chuỗi giá trị

* Chuỗi hoạt động chính: Đầu vào (Tìm kiếm khách - Bán hàng - Lên đơn hàng sản xuất - Mua hàng) -> Vận hành (Nhập kho NVL - Chuẩn bị máy móc - Tiến hành sản xuất (Cắt - May - Đóng gói) - Kiểm soát chất lượng - Nhập kho thành phẩm) -> Đầu ra (Giao cho khách - Dịch vụ hậu mãi)
* Chuỗi các hoạt động hỗ trợ (hoạt động phát sinh để giúp hoạt động chính vận hành liên tục):
- Tài chính (Thanh toán thu chi; Theo dõi tài sản, kho về mặt giá trị; Tính toán giá thành; Quản lý công nợ; Báo cáo quản trị; Tuân thủ luật thuế; Quản lý quỹ - ngân hàng).
- Cơ sở vật chất, môi trường ( Vận chuyển chuyển cán bộ công nhân viên; Duy trì an ninh, trật tự, tuân thủ kỷ luật, chấm công, an toàn phòng cháy chữa cháy; Mua bán, cấp phát VPP, công cụ dụng cụ; Quản lý theo dõi tài sản; Tiến hành vệ sinh môi trường, cấp dưỡng, chăm sóc sức khỏe người lao động; Lễ tân, đón khách, công văn, văn thư lưu trữ, quản lý con dấu).
- Công nghệ (Quản trị mạng, phần mềm, bảo mật thông tin; Nghiên cứu sản phẩm, đăng ký bảo hộ nhãn hiệu).
- Pháp lý (Soạn thảo, rà soát tính tuân thủ pháp luật; Thực hiện các hoạt động tố tụng; Xử lý các thủ tục hành chính nhà nước).
- Điều hành (Lập kế hoạch, chiến lược; Xây dựng hệ thống QT doanh nghiệp; Quản trị rủi ro, thay đổi).
- Nhân sự (Tuyển dụng; Đào tạo, truyền thông nội bộ; Đánh giá, quản lý thực hiện công việc; Thực hiện các chế độ chính sách, BHXH; Xử lý các mối quan hệ lao động).

Ghi chú:
- Trong trường hợp bạn khó có thể xác định được các hoạt động chính và hoạt động phụ, hãy tưởng tượng ra dòng chảy hay các bước công việc lớn.
- Đối với các hoạt động hỗ trợ, chúng ta có thể hình dung theo thuật ngữ 6M - 1E (Man - con người, money - tài chính, material - nguyên liệu đầu vào, machine - máy móc công cụ, cơ sở vật chất, method - phương pháp công nghệ triển khai công việc, management- cách thức quản lý, environment - môi trường công việc.

Bước 2: Phân tích và nhóm các hoạt động trong chuỗi lại thành 1 và đặt tên cho nhóm

... Còn tiếp!

Việc xác định tên bộ phận là bước đầu thực hiện công việc phân bổ chức năng

Nguyễn Hùng Cường