Phân tích chiến lược để định hình các bộ phận cần có trong tổ chức

Sau khi xác định được điều lệ, mô tả công việc của CEO, nội quy, thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động, tôi tin bạn đã nhìn ra được rất nhiều thứ trong cơ cấu tổ chức. Có thể coi các văn bản này như là cơ sở, căn cứ để chúng ta bắt đầu hiện hữu dần các thành phần cần thiết của 1 cơ cấu tổ chức. Giống như việc xây ngôi nhà, nếu ví điều lệ, mô tả công việc của CEO, nội quy, thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động là "móng nhà" thì giờ chúng ta bắt đầu "xắn tay áo" vào "đổ bê tông làm cột", "xây tường", "trát vữa"...

Trước tiên, chúng ta cần đổ bê tông, phân tách các khu vực cần có của một ngôi nhà. Việc này trong xác định cơ cấu tổ chức chính là xác định ra được tổ chức cần có các bộ phận gì và sắp xếp chúng ra sao, bộ phận nào trước bộ phận nào sau. Để ra được câu trả lời, chúng ta cần: Phân tích chiến lược và phân tích chuỗi giá trị (hay còn gọi là chuỗi hoạt động) của tổ chức. Phân tích để trả lời các câu hỏi:
- Lĩnh vực (hoặc khu vực vận hành trong công ty hoặc chiến lược) nào cần thực hiện xuất sắc để đạt được mục tiêu?
- Lĩnh vực nào nếu không đảm bảo hiệu suất sẽ ảnh hưởng đến kết quả, hay thậm chí là sự sống còn của doanh nghiệp?
- Sai sót ở những lĩnh vực nào có thể gây thiệt hai nghiêm trọng cho công ty?
- Công ty có nguy cơ bị tổn thương nặng nề ở những lĩnh vực nào?
- Những giá trị thực sự quan trọng đối với công ty?

Trong khuôn khổ bài viết này, tôi và bạn sẽ cùng bàn về việc phân tích chiến lược để định hình các bộ phận cần có trong tổ chức. Các bước thực hiện phân tích chiến lược để ra các bộ phận như sau:
- Bước 1: Mở bản đồ chiến lược làm rõ chiến lược kinh doanh và định hướng chiến lược kinh doanh (bao gồm cả chiến lược vận hành) và thẻ điểm cân bằng tổ chức.
- Bước 2: Đi đến từng ô chiến lược, kiểm tra xem các chiến thuật cùng các KPI chiến lược cần đạt
- Bước 3: Phân tích lần lượt các chiến lược thông qua trả lời câu hỏi: Chiến lược này cần thực hiện xuất sắc để đạt được mục tiêu? Nếu có thì nên phân vào bộ phận có tên là gì?
- Bước 4: Kiểm tra lại các chỉ tiêu chiến lược để xác định lại xem có cần phải điều chỉnh, nhập hoặc tách bộ phận.

Ví dụ: Chúng ta có công ty với lĩnh vực kinh doanh diễn họa kiến trúc 3D bất động sản.
* Bước 1: Mở bản đồ chiến lược làm rõ chiến lược kinh doanh và định hướng chiến lược kinh doanh

Công ty này hiện tại đang có các chiến lược như sau:
- Viễn cảnh Tài chính (trọng số 29%): Tăng tốc độ dòng chảy tiền mặt; Tăng cường doanh thu với các dự án giá trị cao; Gia tăng biên lợi nhuận.
- Viễn cảnh khách hàng (38%): Gia tăng độ phủ sản phẩm, thương hiệu; Gia tăng lòng trung thành của khách hàng; Mở rộng thị trường; Phát triển thị trường mới.
- Viễn cảnh quy trình, nội bộ (13%): Tập trung đáp ứng sản xuất quy mô lớn; Phát triển sản phẩm mới; Gia tăng cam kết với các nhân sự mảng kiến trúc, nâng cao hiệu suất.
- Viễn cảnh học hỏi (21%): Đầu từ công nghệ thiết kế mới dựa trên AI; Nâng cao chất lượng đội ngũ.

Về chỉ tiêu chiến lược, công ty có các mục tiêu chính:
- Tổng lợi nhuận cần đạt: 13 tỷ
- Tổng doanh thu cần đạt: 50 tỷ
- Tổng số lượng data khách hàng tiềm năng mới cần tìm thêm: 500 data
- Tổng số giá trị diễn họa cần làm: 20 tỷ
- Tổng số lượng nhân viên dự kiến: 75 nhân viên

* Bước 2: Đi đến từng ô chiến lược, kiểm tra xem các chiến thuật cùng các KPI chiến lược cần đạt
* Bước 3: Phân tích lần lượt các chiến lược thông qua trả lời câu hỏi: Chiến lược này cần thực hiện xuất sắc để đạt được mục tiêu? Nếu có thì nên phân vào bộ phận có tên là gì?

- Hỏi: Chiến lược Gia tăng biên lợi nhuận có cần thực hiện xuất sắc để đạt được mục tiêu?
+ Đáp: Có
- Hỏi: Nếu có thì nên phân vào bộ phận có tên là gì?
+ Đáp: Ban giám đốc

Lưu ý: Để việc phân tích chiến lược được diễn ra suôn sẻ, bạn nên họp hội đồng chiến lược (tập hợp những người quan trọng của tổ chức) để cùng bàn bạc và trả lời.

- Hỏi: Chiến lược Tăng cường doanh thu với các dự án giá trị cao có cần thực hiện xuất sắc để đạt được mục tiêu?
+ Đáp: Có
- Hỏi: Nếu có thì nên phân vào bộ phận có tên là gì?
+ Đáp: Dự án (kinh doanh)

- Hỏi: Chiến lược Mở rộng thị trường có cần thực hiện xuất sắc để đạt được mục tiêu?
+ Đáp: Có.
- Hỏi: Nếu có thì nên phân vào bộ phận có tên là gì?
+ Đáp: Tuy nhiên do đặc thù của lĩnh vực và chỉ tiêu chiến lược (500 data) nên công việc không cần nhiều, chủ yếu là gọi điện và xây dựng mối quan hệ. Do đó chiến lược này để vào bộ phận Dự án (kinh doanh).

... Bạn cứ tiếp tục từng chiến lược như trên. Kết quả chúng ta ra được các bộ phận dự kiến như sau: Ban giám đốc, Dự án (kinh doanh), Kế toán, R&D - Kỹ thuật, Diễn họa, HCNS (Hành chính nhân sự).

* Bước 4: Kiểm tra lại các chỉ tiêu chiến lược để xác định lại xem có cần phải điều chỉnh, nhập hoặc tách bộ phận.

Dựa trên các chỉ tiêu chiến lược chính:
- Tổng lợi nhuận cần đạt: 13 tỷ
- Tổng doanh thu cần đạt: 50 tỷ
- Tổng số lượng data khách hàng tiềm năng mới cần tìm thêm: 500 data
- Tổng số giá trị diễn họa cần làm: 20 tỷ
- Tổng số lượng nhân viên dự kiến: 75 nhân viên
So sánh với các công ty cùng ngành, chúng ta có thể thấy công ty có các bộ phận dự kiến như vậy là hợp lý.

Từ dự kiến các bộ phận thông qua phân tích chiến lược, chúng ta tiếp tục phân tích chuỗi giá trị (hay còn gọi là chuỗi hoạt động) của tổ chức. Thân mời anh chị và các bạn cùng xem bài tiếp ("Phân tích chuỗi giá trị (chuỗi hoạt động chính, dòng chảy kinh doanh) của tổ chức để xác định bộ phận cần có").

Nguyễn Hùng Cường