Chấm dứt hợp đồng lao động: Từ nhận diện rủi ro đến phòng ngừa tranh chấp (P2)

BÀI 2: CHẤM DỨT QUAN HỆ LAO ĐỘNG AN TOÀN - QUY TRÌNH CHUẨN VÀ NGHỆ THUẬT ỨNG XỬ CỦA DOANH NGHIỆP

Doanh nghiệp thường chú trọng việc thu hút nhân tài nhưng lại ít khi chuẩn bị kỹ lưỡng cho những cuộc "chia tay". Thực tế, một quyết định sa thải hay thông báo cho thôi việc nóng vội, thiếu khéo léo rất dễ dẫn đến tranh chấp lao động và gây ảnh hưởng xấu đến uy tín của công ty. Như đã bóc tách ở Bài 1, lằn ranh giữa quyền quản lý chính đáng và hành vi làm sai luật là rất mỏng manh. Một khi bước qua lằn ranh đó, doanh nghiệp sẽ phải trả giá đắt bằng chính nguồn tiền của mình.

Pháp luật đã quy định rất rõ về hậu quả này nhằm bảo vệ người lao động. Căn cứ Khoản 1 Điều 41 Bộ luật Lao động 2019 quy định về nghĩa vụ của người sử dụng lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật:

"1. Phải nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng lao động đã giao kết; phải trả tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trong những ngày người lao động không được làm việc và phải trả thêm cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động...".

Để tránh rơi vào tình cảnh này, doanh nghiệp không thể chỉ áp dụng luật một cách máy móc. Thay vào đó, cần tự xây dựng một hệ thống quy trình nội bộ chuẩn hóa và áp dụng "nghệ thuật" ứng xử mềm mỏng, thấu tình đạt lý. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách thiết lập các rào cản pháp lý nội bộ, chuẩn hóa quy trình cắt giảm nhân sự và gợi ý các kỹ năng thương lượng, giúp doanh nghiệp khép lại quan hệ lao động một cách an toàn, hợp pháp và êm đẹp.

1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản nội bộ (Công cụ phòng ngừa rủi ro)

Để chủ động bảo vệ mình trước những rủi ro tranh chấp, "tấm khiên" đầu tiên mà doanh nghiệp cần trang bị chính là một hệ thống văn bản nội bộ chặt chẽ và chuẩn luật.

Cốt lõi nhất trong số đó là Nội quy lao động. Căn cứ Khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

"1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản."

Thực tế làm nghề cho thấy, nội quy càng chi tiết, doanh nghiệp càng dễ xử lý vi phạm. Các hành vi dẫn đến kỷ luật sa thải (như tự ý bỏ việc, trộm cắp, quấy rối) bắt buộc phải được "luật hóa" rõ ràng trong nội quy để làm cơ sở đối chiếu khi xử lý,.

Công cụ quan trọng thứ hai là Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Khi muốn cho nhân sự nghỉ việc vì lý do làm việc kém, quản lý không thể chỉ đánh giá bằng cảm tính hay nói miệng, mà bắt buộc phải dựa trên quy chế với các tiêu chí định lượng (KPIs) rõ ràng. Đặc biệt, quy chế này có một điều kiện về mặt thủ tục. Căn cứ Điểm a Khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

"Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do người sử dụng lao động ban hành nhưng phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;",

Nếu bỏ qua bước lấy ý kiến Công đoàn, quy chế này xem như vô hiệu, dẫn đến quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng đương nhiên trái luật,.

Cuối cùng, không thể bỏ qua văn bản phân quyền ký kết. Căn cứ Khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, người có thẩm quyền ký kết hợp đồng (đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp) mới có quyền ký quyết định chấm dứt. Việc Trưởng phòng hay Giám đốc nhân sự "tiện tay" ký quyết định sa thải, thôi việc khi chưa có văn bản ủy quyền hợp lệ sẽ lập tức đẩy doanh nghiệp vào thế thua kiện ngay từ đầu do sai thẩm quyền ban hành.

Từ những rủi ro chực chờ khi ban hành quy chế hay áp dụng các lý do đơn phương chấm dứt hợp đồng như đã phân tích, có thể thấy việc "đẩy" người lao động ra đường bằng một mệnh lệnh hành chính luôn là hạ sách. Trong thực tiễn quản trị nhân sự, giải pháp khôn ngoan và mang lại sự an toàn tuyệt đối mà các chuyên gia luôn khuyến nghị chính là để hai bên tự nguyện nói lời chia tay.

2. Ưu tiên tuyệt đối phương án "Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ"

Cơ sở pháp lý vững chắc nhất để khép lại một mối quan hệ lao động trong êm đẹp được ghi nhận tại Khoản 3 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 về các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động:

"3. Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động."

Về bản chất, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng là văn bản pháp lý thể hiện sự đồng thuận tuyệt đối của cả người lao động và người sử dụng lao động về việc kết thúc sớm hoặc đúng hạn quan hệ lao động. Ưu điểm lớn nhất của phương thức này là tính linh hoạt và sự an toàn. Khi đã đạt được tiếng nói chung, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn thoát khỏi những "cái vòng kim cô" về thời hạn báo trước (30 ngày hay 45 ngày) cũng như không cần phải mệt mỏi thu thập chứng cứ để chứng minh lý do chấm dứt. Thời điểm chia tay, mức hỗ trợ tài chính hay các nghĩa vụ bàn giao đều do hai bên tự do định đoạt.

Tuy nhiên, "điểm tử huyệt" duy nhất của phương án này nằm ở yếu tố "tự nguyện". Pháp luật nghiêm cấm mọi hành vi dùng áp lực tâm lý, đe dọa hay ép buộc người lao động phải đặt bút ký vào biên bản. Nếu người lao động có đủ chứng cứ chứng minh họ bị ép buộc, Tòa án có thể lập tức tuyên thỏa thuận này vô hiệu, và lúc đó doanh nghiệp sẽ lại phải gánh chịu toàn bộ hậu quả nặng nề tương tự như trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

Chính vì vậy, để áp dụng thành công phương án này, bộ phận nhân sự cần vận dụng tối đa nghệ thuật thương lượng. Thay vì tạo áp lực hay đối đầu, doanh nghiệp nên chủ động đưa ra các gói hỗ trợ tài chính hợp lý (ví dụ: hỗ trợ thêm 01 đến 02 tháng lương bên cạnh các khoản trợ cấp bắt buộc) để "mua" sự đồng thuận và an toàn pháp lý. Chi phí này thực chất rẻ hơn rất nhiều so với những khoản bồi thường khổng lồ và tổn thất uy tín nếu phải hầu tòa. Cuối cùng, khi đã đạt được thỏa thuận, văn bản ký kết phải được soạn thảo cực kỳ chi tiết, ghi nhận rõ ngày tháng chấm dứt, số tiền cam kết chi trả, nghĩa vụ bàn giao công việc và các cam kết bảo mật/không cạnh tranh, nhằm triệt tiêu mọi rễ mầm tranh chấp về sau.

Dù phương án thỏa thuận luôn được ưu tiên hàng đầu, nhưng trên thực tế không phải lúc nào người lao động cũng thiện chí hợp tác. Trong trường hợp cuộc đàm phán đi vào ngõ cụt và doanh nghiệp buộc phải dùng đến "hạ sách" là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, thì rào cản về mặt kỹ thuật pháp lý lúc này sẽ trở nên khắt khe hơn bao giờ hết. Để không biến một quyết định quản lý thành một vụ kiện tụng tốn kém, việc tuân thủ tuyệt đối quy trình và thủ tục là mệnh lệnh bắt buộc.

3. Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình và thủ tục pháp lý khi bắt buộc phải đơn phương chấm dứt

Yêu cầu tiên quyết đầu tiên khi doanh nghiệp thực hiện quyền đơn phương là phải bảo đảm thời hạn báo trước và hình thức thông báo. Doanh nghiệp tuyệt đối không thể giải quyết sự việc theo cảm tính bằng cách "nói miệng" hay buộc người lao động phải thu dọn đồ đạc nghỉ việc ngay lập tức. Mọi sự ra đi đều cần có một khoảng thời gian đệm hợp pháp để người lao động chuẩn bị tìm kiếm công việc mới, cũng như để doanh nghiệp kịp thời tìm nhân sự thay thế.

Căn cứ Khoản 1 Điều 45 Bộ luật Lao động 2019 quy định về hình thức thông báo:

"1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định của Bộ luật này..."

Đồng thời, căn cứ Khoản 2 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 quy định về thời hạn báo trước bắt buộc:

"2. Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp quy định tại các điểm a, b, c, đ và g khoản 1 Điều này, người sử dụng lao động phải báo trước cho người lao động như sau:

a) Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn;

b) Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng;

c) Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng và đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này;"

Sau khi đã tống đạt thông báo, ban hành quyết định và kết thúc thời gian báo trước, trách nhiệm của doanh nghiệp vẫn chưa dừng lại. Giai đoạn hậu chấm dứt thực chất là một khu vực cực kỳ nhạy cảm, rất dễ châm ngòi cho các khiếu nại lên cơ quan quản lý nhà nước nếu doanh nghiệp có biểu hiện chây ì, gây khó dễ trong việc thanh toán quyền lợi hoặc giam giữ sổ bảo hiểm của người lao động. Sự sòng phẳng và minh bạch ở bước cuối cùng này là minh chứng rõ nhất cho một quy trình nhân sự chuẩn mực.

Căn cứ Khoản 1 và Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định chặt chẽ về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng:

"1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:... 3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả."

Tựu trung lại, khi buộc phải đưa ra quyết định đơn phương, sự cẩn trọng và chuẩn xác trong từng nấc thang thủ tục – từ khâu phát hành thông báo bằng văn bản, tuân thủ đúng số ngày báo trước, cho đến khâu chốt sổ bảo hiểm và đối soát công nợ – chính là "tấm khiên" vững chắc nhất để doanh nghiệp tự bảo vệ mình trước cơ quan tài phán nếu có tranh chấp nổ ra.

Tuy nhiên, việc tống đạt thông báo hay ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng mới chỉ là sự kết thúc về mặt hình thức. Khủng hoảng pháp lý và khiếu nại của người lao động lại thường bùng phát dữ dội nhất ở giai đoạn "hậu chấm dứt", khi doanh nghiệp có tư duy "đã cho nghỉ là xong" và lơ là việc thanh toán quyền lợi. Do đó, bước chốt chặn cuối cùng để khép lại một quan hệ lao động an toàn và văn minh chính là sự sòng phẳng trong khâu quyết toán.

4. Thực hiện trọn vẹn nghĩa vụ tài chính và chốt sổ BHXH đúng hạn

Dưới góc độ pháp lý, thời điểm hợp đồng lao động chấm dứt cũng là lúc kích hoạt một đồng hồ đếm ngược mang tính bắt buộc đối với người sử dụng lao động trong việc thanh lý các nghĩa vụ còn tồn đọng. Sự chậm trễ, dây dưa trong việc chi trả tiền lương của những ngày làm việc cuối cùng, tiền phép năm chưa nghỉ, hay các khoản trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm không chỉ đẩy doanh nghiệp vào nguy cơ bị thanh tra lao động xử phạt mà còn làm phát sinh thêm trách nhiệm trả tiền lãi do chậm thanh toán.

Ranh giới thời gian này được pháp luật vạch định cực kỳ rõ ràng nhằm bảo vệ thu nhập của người lao động trong thời gian tìm kiếm công việc mới. Căn cứ Khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động:

"1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm."

Bên cạnh nghĩa vụ tài chính, điểm nghẽn thực tiễn khiến nhiều doanh nghiệp bị khởi kiện nhất chính là thao tác chốt sổ Bảo hiểm Xã hội (BHXH). Thực tế, cơ quan BHXH chỉ chấp nhận chốt sổ khi doanh nghiệp đã hoàn tất nghĩa vụ đóng nộp. Nếu doanh nghiệp đang nợ đọng quỹ bảo hiểm, hệ thống sẽ tự động khóa tính năng xác nhận sổ đối với nhân sự báo giảm, dẫn đến việc người lao động bị giam giữ giấy tờ gốc và mất cơ hội làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp.

Nhằm ngăn chặn hành vi gây khó dễ này, pháp luật ràng buộc nghĩa vụ bàn giao giấy tờ của doanh nghiệp mang tính bắt buộc. Căn cứ Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

"3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả."

Việc bộ phận nhân sự chủ động phối hợp cùng kế toán để báo giảm lao động kịp thời, thanh toán dứt điểm công nợ bảo hiểm và trả lại sổ đúng thời hạn không chỉ là sự tuân thủ pháp luật tuyệt đối. Hơn thế nữa, sự minh bạch và sòng phẳng ở nấc thang cuối cùng này chính là minh chứng rõ nét nhất cho nghệ thuật ứng xử chuyên nghiệp của tổ chức, triệt tiêu hoàn toàn mầm mống khiếu kiện khi hai bên chính thức "đường ai nấy đi".

Nhìn chung, quá trình khép lại một mối quan hệ lao động chưa bao giờ là một nhiệm vụ dễ dàng. Nó không chỉ là phép thử khắc nghiệt về năng lực tuân thủ pháp luật mà còn là thước đo định vị "nghệ thuật đắc nhân tâm" của những người làm công tác quản trị nhân sự.

Xuyên suốt bài viết, chúng ta có thể thấy sự an toàn của doanh nghiệp phải được xây đắp từ nền móng đầu tiên là những "tấm khiên" nội bộ vững chắc như Nội quy hay Quy chế đánh giá. Khi đứng trước quyết định chia tay, sự khôn khéo trong đàm phán để hướng tới một biên bản thỏa thuận luôn là thượng sách để triệt tiêu rủi ro. Còn trong bước đường cùng buộc phải đơn phương chấm dứt, sự tuân thủ tuyệt đối về thời hạn báo trước và minh bạch ở khâu quyết toán cuối cùng chính là chiếc mỏ neo giữ cho doanh nghiệp an toàn trước mọi sóng gió kiện tụng.

Và dù kết thúc theo bất kỳ hình thức nào, hãy luôn ghi nhớ lằn ranh giới hạn cuối cùng để khép lại mọi tranh chấp đã được pháp luật đúc kết rất rõ.

Căn cứ Khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định nguyên tắc cốt lõi:

"1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên..."

Một cuộc chia tay sòng phẳng, tử tế, chốt sổ bảo hiểm và thanh toán đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp bảo toàn dòng tiền, tránh xa bẫy rủi ro bồi thường mà còn giữ gìn trọn vẹn hình ảnh, thương hiệu nhà tuyển dụng uy tín trên thương trường. Pháp luật lao động dù có khắt khe đến đâu, mục đích cuối cùng vẫn là thiết lập một môi trường làm việc công bằng, minh bạch và đầy tính nhân văn cho cả đôi bên.