Muốn Tề gia – Trị quốc cần xây dựng văn hóa tổ chức (gia đình, doanh nghiệp) bài bản

Trong bài trước, tôi đã chia sẻ cách để Tề gia - Trị quốc trên góc nhìn của một người chuyên về Quản trị nhân sự: Làm thế nào để đáp ứng nhu cầu các bên, gia tăng lợi ích cho họ. Làm sao để: Nhân viên tăng thu nhập, Công ty tăng lợi nhuận, Khách hàng tăng lợi ích thì đó chính là Tề gia - Trị quốc. Sau đấy, cuối bài tôi có đưa ra chi tiết hơn nhiều cách để đáp ứng nhu cầu các bên. Một trong số đó là: Xây dựng văn hóa tổ chức (gia đình, doanh nghiệp) bài bản. Điều này tương đương với "muốn trị quốc tốt trước hết phải chỉnh đốn tốt gia đình, gia tộc mình" và "chỉnh đốn tốt gia đình, gia tộc mình, chủ yếu ở chỗ mình tu dưỡng tốt đạo đức".

Văn hóa tổ chức là toàn bộ các giá trị vật chất và tinh thần của tổ chức. Đề tìm hiểu về cách xây dựng văn hóa tổ chức, bạn hãy tưởng tượng gia đình bạn, công ty bạn như một cơ thể sống - một đứa con tinh thần. Khi chụp cắt lớp tổ chức ra, bạn sẽ thấy 6 lớp bao phủ nhau. Tôi thường gọi đó là văn hóa tổ chức (gia đình, doanh nghiệp). Văn hóa doanh nghiệp gồm 6 tầng (vòng):
- Tầng 6 (Ngoài cùng): Biểu hiện hành vi, văn hóa như cách thức ra quyết định, ứng xử, giao tiếp...
- Tầng 5 (Hệ thống): Bao gồm các hệ thống/ phương tiện/ công cụ quản trị như: Quy trình, sơ đồ, máy móc, quy định, mục tiêu, chính sách..
- Tầng 4 (Chiến lược): Bao gồm chiến lược các loại, tư duy hành động, quan điểm quản trị, phong cách lãnh đạo.
- Tầng 3 (Hoài bão): Đó là hoài bão, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cạnh tranh lõi.
- Tầng 2 (Triết lý): Là hệ tư tưởng/ triết lý sống.
- Tầng 1 (Lõi - trong cùng): Từ khóa (năng lực) văn hóa lõi (tính cách/ thái độ/ kỹ năng/ kiến thức).

Chi tiết 6 tầng văn hóa của 1 tổ chức như sau:

1. Từ khóa văn hóa lõi.

Từ khóa hay còn gọi là bộ mã (AND) hoặc tính cách của doanh nghiệp là cụm từ hoặc từ vắn tắt thể hiện doanh nghiệp và được doanh nghiệp theo đuổi. Từ khóa là tâm của văn hóa. Mọi thứ thuộc về văn hóa tổ chức sẽ xoay quay để phục vụ cho từ khóa của tổ chức.

2. Hệ tư tưởng, triết lý của tổ chức.

Triết lý là:
- Những tư tưởng có tính triết học do chủ thể kinh doanh sáng tạo ra để hướng dẫn tư duy và hành động của mọi thành viên trong doanh nghiệp).
- Hệ thống giá trị chuẩn phản ánh niềm tin, các nguyện vọng cơ bản mà tổ chưucs theo đuổi, gắn bó.
- Những tư tưởng cơ bản, phương châm hoành động để dẫn dắt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Vai trò của triết lý:
- Là nền tảng của văn hóa doanh nghiệp
- Là tài sản vô hình, nguồn lực vô hình để phát triển doanh nghiệp
- Định hướng cho hoạt động kinh doanh phát triển
- Động cơ thúc đẩy nhân viên trong tổ chức hành động
- Điều chỉnh các hành vi của nhân viên trong tổ chức

Nội dung cơ bản của triết lý có thể là 1 hoặc nhiều hơn 1 trong 4 nội dung dưới đây:
- Mong muốn lâu dài của doanh nghiệp
- Đặc trưng nổi bật của doanh nghiệp
- Đạo đức kinh doanh
- Phương pháp nguyên tắc hành động

Để tìm ra triết lý, chúng ta có thể sử dụng triết lý của người đẻ ra tổ chức đó. Hoặc thông qua quá trình xây dựng và trưởng thành, tổ chức tổng kết thực tiễn, rút kinh nghiệm rồi khái quát hóa thành những triết lý về hoạt động kinh doanh của tổ chức.

3. Hoài bão, sứ mệnh, tầm nhìn.

3.1. Hoài bão là lý do doanh nghiệp sinh ra (không phải là lý do tài chính).

Để ra được hoài bão, doanh nghiệp có thể phân tích theo khung 3 chiều:
+ Ai cần được thỏa mãn (nhóm người tiêu dùng nào)?
+ Cái gì cần được thỏa mãn (nhu cầu tiêu dùng nào)?
+ Thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng bằng cách nào (công nghệ đáp ứng hoặc phương thức thỏa mãn)?

3.2. Tầm nhìn là bức tranh thể hiện đầy đủ, toàn diện chân dung của công ty trong tương lai như: Công ty như thế nào, thị trường ra sao, đặc trưng môi trường bên trong và bên ngoài.

Tầm nhìn nên đề cập đến các nội dung sau:
- Định hướng các đặc trưng về công nghệ mới hay phương thức kinh doanh mới trong tương lai mà công ty có khả năng áp dụng.
- Dự báo về nhu cầu và mong muốn của khách hàng mục tiêu trong tương lai sẽ thay đổi thế nào theo khu vực thị trường.
- Công ty sẽ đuổi kịp hoặc vượt qua đối thủ cạnh tranh trong ngành hàng kinh doanh.
- Những thế mạnh tiềm tàng nào của công ty cần phát triển và khai thác có hiệu quả
- Đặc trưng văn hóa của công ty mà các nhà quản trị nỗ lực phát triển trong tương lai.
- Các cơ hội thị trường đầy hứ hẹn mà công ty cần đầu tư nguồn lực để tận dụng.

Cách xác định thầm nhìn: Người đứng đầu tổ chức cần trả lời câu hỏi: Tổ chức (gia đình, công ty) sau 20 năm nữa sẽ như thế nào?
- Quy mô con người
- Thị trường
- Quy mô doanh thu
- Vị trí thị trường
….

3.3. Sứ mệnh là điều doanh nghiệp liên tục làm để giúp cho tổ chức đạt được tầm nhìn.

4. Chiến lược và quan điểm quản trị.

Ở tầng số 4 trong bức tranh văn hóa là chiến lược và quan điểm quản trị. Tôi xếp 2 yếu tố này vào chung 1 nhóm. Vì trên, quan sát của tôi, hệ thống quản trị sinh ra để phục vụ cho chiến lược và quan điểm quản trị. Chúng (Chiến lược & Quan điểm quản trị) bổ sung cho nhau để từ đó điều chỉnh đường đi nước bước của tổ chức.

Chiến lược theo cách định nghĩa ngắn gọn là cách thức để công ty đạt sứ mệnh. Còn định nghĩa dài, chiến lược là tổng hợp các ý tưởng, mục tiêu cần đạt, kế hoạch hành động và chính sách để cung cấp các nguồn lực để đạt được mục tiêu. Trong định nghĩa này thì chính sách cung cấp các nguồn lực đã là một phần của hệ thống quản trị. Đôi khi các chiến lược chỉ hiện hữu thành những ý tưởng dự kiến sẽ triển khai trong thời gian tới.

Có một số chuyên gia tách chiến lược thành 1 yếu tố độc lập với văn hóa. Rồi họ ví doanh nghiệp như 1 ngôi nhà, trong đó có văn hóa và chiến lược là 2 trụ cột chống đỡ ngôi nhà. Tôi có góc nhìn khác với họ. Tôi coi văn hóa bao gồm cả chiến lược. Do đó, văn hóa có thể điều chỉnh được cả chiến lược. Có lẽ góc nhìn của tôi sẽ giống như Peter Drucker từng nói: “Chiến lược chỉ là bữa sáng của Văn hóa”.

Quan điểm quản trị là những suy nghĩ, cách nhìn mà một cá nhân hoặc tổ chức hiểu và đánh giá về một vấn đề, tình huống, hoặc sự việc diễn ra trong tổ chức. Quan điểm có thể có nhiều và được diễn giải dài dòng. Nó cũng có thể được thay đổi khi có một quan điểm mới được chứng minh, thuyết phục là đúng hơn.

Tôi tin bất cứ gia tộc nào, quốc gia (doanh nghiệp) nào cũng có chiến lược và quan điểm quản trị cho riêng mình.

5. Hệ thống Quản trị tổ chức.

Chúng ta có thể thấy rõ, các hành vi của các cá nhân trong tổ chức bị chi phối bởi hệ thống quản trị - tầng 5. Với cách ví von: Tổ chức như là một cơ thể sống, nhân viên có thể được ví như các chi tiết, phòng ban như bộ phận của cơ thể. Hệ thống sẽ thúc đẩy toàn bộ cơ thể hành động tiến lên, lùi lại... Hệ thống quản trị ở tầng 5, xét về góc độ lý thuyết, nếu là 1 doanh nghiệp, nó bao gồm:
- Hệ thống QT Điều hành.
- Hệ thống QT Kinh doanh – Marketing.
- Hệ thống QT Tài chính – Kế toán.
- Hệ thống QT Sản xuất – Dịch vụ.
- Hệ thống QT Nhân sự - Hành chính.
(Thực tế công ty của chúng ta có bao nhiêu bộ phận thì có bấy nhiêu hệ thống).

Hệ thống là tập hợp các yếu tố. Cho nên hệ thống QT tổ chức sẽ bao gồm 2 nhóm yếu tố: Công cụ quản trị & Con người quản trị. Trong đó:
- Con người quản trị là: Quản lý, lãnh đạo & các vị trí, bộ phận phục vụ quản trị (ví dụ như phòng Hành chính nhân sự...)
- Công cụ quản trị là: Cơ chế, chính sách, nội quy, quy định, quy trình... cho từng phần chuyên môn.

5.1. Hệ thống quản trị nói chung và quản trị nhân sự nói riêng sinh ra để phục vụ cho quan điểm quản trị và phong cách lãnh đạo:

Tôi thường hay hỏi câu hỏi: “Theo anh chị, con người sinh ra vốn tính thiện hay ác?” khi đến các công ty hay gặp các CEO (Giám đốc điều hành). Đây là câu hỏi để xác định quan điểm về con người của ban lãnh đạo. Thông thường thì tôi sẽ nhận được 1 trong 2 câu trả lời sau: (1)Tính thiện hoặc (2) Tính ác. Một số câu trả lời sẽ có nước đôi như không thiện không ác, thiện nhưng dòng đời xô đẩy thành ác... Với câu trả lời nước đôi này, tôi tiếp tục đưa ra một tình huống để xem các hành xử của họ khi rơi vào hoàn cảnh đó. Tình huống đơn giản là: “Có một nhân viên lấy cắp của công ty 1 tháng lương. Trước khi lấy cắp thì bạn nhân viên được đánh giá là tính cách tốt, là người quen với giám đốc (biết nhà, chơi với nhau đã lâu), sáng sủa, ăn nói lịch sự. Khi phát hiện ra, công ty đã hỏi và bạn nói nguyên nhân do con ốm (hoặc mẹ ốm, hoặc nhà có việc nguy...). Tóm lại là lý do nghe rất chính đáng. Vậy với vai trò là người đứng đầu tổ chức, bạn sẽ làm gì?”

Nếu bạn trả lời là: “Cho nhân viên một cơ hội để sửa sai và từ đó giúp họ tiến bộ” thì bạn theo quan điểm con người sinh ra vốn tính thiện. Còn trường hợp bạn nói rằng “Cứ theo luật mà làm”, bạn theo hướng con người vốn tính ác. Người có suy nghĩ tính thiện, hay có quan điểm theo Nhân trị. Tức là họ có mong muốn được “giáo hóa, giáo huấn, hướng con người ta tới tính thiện”. Người có suy nghĩ tính ác, hay có quan điểm Pháp trị. Tức với họ, pháp luật sẽ không từ kẻ khôn, sợ người dũng, chê kẻ nghèo, thương kẻ khó.

Tình huống trên là một ví dụ rõ ràng để cho chúng ta thấy rằng quan điểm nó tác động lên hệ thống. Các công cụ và chính sách sẽ được đưa ra để điều chỉnh hành vi của nhân viên. Quan điểm Nhân trị hay có chính sách khoan hồng kiểu tình cảm để những người mắc sai lầm có thể hiểu và điều chỉnh hành vi của mình đúng đắn. Quan điểm Pháp trị hay đưa ra các quy định xử lý vấn đề và không để hoặc không có các chính sách khoan hồng tình cảm mà sẽ cho nhân viên thấy sai lầm là phải bị trừng trị.

Nhìn rộng ra, chúng ta có thể thấy rằng, ban lãnh đạo luôn có các quan điểm cụ thể về các vấn đề trong quá trình điều hành doanh nghiệp. Nào là quan điểm về khách hàng, tiền, công việc, con người, công nghệ, sản phẩm, dịch vụ,... Chúng sẽ điều chỉnh và đưa ra các quy định một cách cụ thể để nhân viên có hành vi phù hợp.

Bên cạnh đó, quan điểm quản trị sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo. Phong cách lãnh đạo thường biến thiên từ dân chủ tới độc đoán. Phong cách dân chủ hay tạo ra không khí một buổi họp ồn ào, mọi người hay nói nhưng không có người chốt. Còn phong cách độc đoán lại tạo ra không khí họp đối ngược. Nơi đó mọi người thường không ý kiến, chỉ nghe và khá thụ động. Bạn thấy đó, hệ thống quản trị nhân sự sinh ra để phục vụ cho quan điểm quản trị và phong cách lãnh đạo.

Lưu ý: Quan điểm không có đúng có sai mà chỉ có phù hợp hay chưa phù hợp. Độc đoán hay dân chủ đều có thể dẫn dắt tổ chức tới thành công hoặc ngược lại.

5.2. Hệ thống quản trị sinh ra để phục vụ cho chiến lược của tổ chức:

Bên cạnh quan điểm quản trị, để xây dựng hệ thống cần căn cứ vào cơ sở chiến lược. Chiến lược thế nào, hệ thống quản trị thế đó. Và dù muốn hay không, hệ thống quản trị doanh nghiệp nói chung, QTNS (Quản trị nhân sự) nói riêng luôn xoay quanh chiến lược. Thí dụ đơn giản như sau: Công ty bạn có chiến lược mở rộng thị trường với hành động là thiết lập chi nhánh Hà Nội. Từ chiến lược đó, chúng ta sẽ bắt đầu vẽ lại sơ đồ tổ chức, viết thêm mô tả công việc, KPI, nội quy, quy định cho chi nhánh. Chính những cái như sơ đồ, KPI hay nội quy... là một phần của hệ thống quản trị nhân sự công ty. Đây là điều đương nhiên phải làm. Nên tôi tin sẽ không ai phản đối tôi khi nói: Hệ thống phục vụ cho chiến lược.

6. Biểu hiện văn hóa tổ chức:

Hành vi của nhân viên nằm ở tầng 6. Hành vi của tổ chức gồm cách thức ra quyết định, ứng xử, giao tiếp... Những vấn đề về con người trong một tổ chức thường nằm ở tầng 6 này.

Đã bao giờ bạn tự hỏi: Tại sao nhân viên hoặc thành viên gia đình của chúng ta, khi ở công ty (hoặc ở nhà) lại có hành vi A, khi ra khỏi công ty thì không lặp lại hành vi A đó nữa? Nguyên nhân là theo tâm lý học, tâm lý là suy nghĩ bên trong. Suy nghĩ bên trong được điều chỉnh bởi:
- Thái độ (1)
- Tính cách (2)
- Nhận thức (3)
- Học hỏi từ môi trường (4)
Suy nghĩ bên trong sẽ dẫn dắt hành vi của con người. Tâm lý thế nào thì hành vi sẽ bộc lộ ra như vậy. Trong 4 yếu tố trên thì có 3 yếu tố (1), (2), (3) ở bên trong mỗi con người. Còn yếu tố thứ 4 thì có thể tạm gọi là yếu tố ở bên ngoài. Như vậy, chúng ta muốn tạo ra hành vi mong muốn thế nào thì cần phải tạo ra môi trường dung dưỡng hành vi đó. Hay có một cách nói khác đó là tạo ra văn hóa chấp nhận các hành vi phù hợp. Văn hóa doanh nghiệp sẽ điều chỉnh thái độ, nhận thức, Học hỏi thông qua hệ thống quản trị (cơ chế, chính sách, nội quy, quy định, quy trình...).

Trong bài trước, tôi đã viết về điều này thông qua hiệu ứng tâm lý Lucifer. Hiệu ứng Lucifer = Hoàn cảnh (Situation) tạo cái xấu + Quyền lực (Power) dung dưỡng cái xấu + Hệ thống (System) có cái xấu = hành động ác. Như vậy để có thể tạo ra một tổ chức có hành vi tốt cần có hoàn cảnh tốt, quyền lực dung dưỡng cái tốt và hệ thống không có cái xấu.

Khi một gia đình, doanh nghiệp đã có được một khoảng thời gian duy trì việc định hình cho mình một nét văn hóa bài bản, rõ nét là điều quan trọng. Nhưng, sẽ có CEO hỏi tôi, việc định hình văn hóa tổ chức có nên làm ngay khi mới bắt đầu kinh doanh hay lập gia đình không? Tôi thấy phần nhiều các nhà sáng lập đã bắt đầu định hình văn hóa cho tổ chức của mình ngay từ khi họ bắt đầu khởi sự. Tuy nhiên có thể họ đã không viết ra một cách rõ ràng thành văn bản. Để mọi thứ trở nên yên ổn hơn, Tề gia - Trị quốc thành công ngay từ lúc khởi đàu, tốt nhất chúng ta nên dành chút thời gian, vắt tay lên chán và suy nghĩ về văn hóa tổ chức sẽ hướng tới. Tức người chủ sẽ cần trả lời 1 loạt câu hỏi dưới đây:
- Tính cách của tôi là gì?
- Điều gì làm tôi thích và ghét?
- Điều gì tôi tin tưởng và luôn làm theo?
- Tổ chức của tôi sẽ hướng tới những từ khóa nào?
- Triết lý tổ chức luôn hướng tới và duy trì?
- Tại sao lại phải thành lập tổ chức?
- 20 năm nữa tổ chức sẽ như thế nào?
- Biểu hiện hành viên mà tôi muốn các thành viên có trong tổ chức là gì?
Khi trả lời những câu hỏi này, chúng ta sẽ định hình được những tầng văn hóa lõi của tổ chức (một số nơi gọi là giá trị cốt lõi của tổ chức). Về sau những giá trị cốt lõi đó chính là thứ điều chỉnh toàn bộ những yếu tố còn lại của văn hóa.

Tôi chưa tìm được sách hay nghiên cứu nào nói về việc thế nào là văn hóa tốt và văn hóa xấu cùng sự ảnh hưởng của nó đến sự trường tồn và vĩ đại của tổ chức. Trong các tác phẩm của mình của Jim Collin như "Xây dựng để trường tồn", "Từ tốt đến vĩ đại", tôi thấy ông viết là không thấy sự tương đồng nào về văn hóa giữa các tổ chức (doanh nghiệp) vĩ đại. Tôi đề xuất văn hóa nên hướng tới cái tốt, tích cực.

Tóm lại, muốn Tề gia - Trị quốc cần xây dựng văn hóa tổ chức (gia đình, doanh nghiệp) bài bản. Bài bản tức là cần phải xác định được 3 tầng văn hóa lõi bên trong của 1 tổ chức. Các yếu tố khác của văn hóa như chiến lược, hệ thống Quản trị sẽ được chúng ta bàn ở các bài viết sau.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản