Bên em non trẻ không có JD, KPI, quản lý xưởng chểng mảng công việc, hay đổi lỗi, giờ làm sao?

Đây là một tình huống mà tôi rất hay thấy khi chúng ta tìm hiểu về cách thức quản lý thực hiện công việc hay đơn giản hơn là quản lý hiệu quả công việc. Liệu bạn có rơi vào tình huống sau:

"A ơi bên e đang gặp khó khăn là dàn quản lý dưới xưởng họ chểnh mảng công việc, họ ko theo sát chất lượng trên chuyền nên hàng bị tái sửa rất nhiều. Công ty nâng cao tư duy ở hình thức đào tạo rất nhiều ạ. Nhưng đâu lại vào đó. Họ ko nhiệt tình, mỗi lỗi sai thường đổ cho quản lý cấp thấp để xong chuyện hoạc đẩy 1 ng ra gánh tội là xong. Bên e non trẻ còn chưa có hết JD các vị trí nên e đang "gồng".

E từng tham khảo KPI vị trí các bên nhưng không có chỉ số. Họ làm rất sơ sài. E cần chặt chẽ chi tiết để nâng cao hiệu quả sử dụng thay vì bỏ công sức tạo ra để rồi đánh giá cho có lệ. Ví dụ như: đối với công nhân định hình kpi là 1 tháng bao nhiêu sp, vắng mặt, kỉ luật...nhưng tổ trưởng thì ko có con số sp hoang thành.

E xin anh mẫu công cụ để kiểm soát họ. Nếu có khoá học nào dạy tạo chính sách cho họ e cũng học. Hiện bên e ko có KPI cho vị trí này."

Đây là một bài toán hay gặp phải ở các công ty liên quan đến sản xuất khi trình độ quản lý của quản lý cấp trung không cao. Mà ngẫm lại thì tôi thấy không phải trong lĩnh vực sản xuất, lĩnh vực nào cũng vậy. Cứ công ty nào có quản lý với năng lực còn yếu là y như rằng bài toán đó sẽ xảy ra. Để giải bài toán, tôi thấy chúng ta cần có một "đơn thuốc" tổng hợp, chứ không phải chỉ một loại "thuốc" là xong.

Đọc xong tình huống, tôi ra được phiếu kết quả "khám bệnh" như sau:
- Đơn vị: Sản xuất
- Biểu hiện: Công ty gặp khó khăn là dàn quản lý dưới xưởng họ chểnh mảng công việc, họ ko theo sát chất lượng trên chuyền nên hàng bị tái sửa rất nhiều. Họ ko nhiệt tình, mỗi lỗi sai thường đổ cho quản lý cấp thấp để xong chuyện hoạc đẩy 1 ng ra gánh tội là xong.
- Chẩn đoán: Tổ chức bị yếu năng lực quản lý cấp trung
- Thuốc điều trị:
* Phương án 1: Thay quản lý cấp trung bằng cách thức tuyển thay thế (bên ngoài hoặc nội bộ)
* Phương án 2:
+ Đào tạo nâng cao tư duy và năng lực quản lý cho quản lý cấp trung.
+ Xây dựng hệ thống quản lý thực hiên công việc tác động đến quản lý cấp trung và giúp họ có công cụ quản lý.
-1 Mô tả công việc
-2 Quy trình triển khai công việc
-3 Chỉ tiêu thực hiện công việc
-4 Tài liệu đào tạo hướng dẫn
-5 Chính sách thúc đẩy làm việc
-6 Nội quy/ nguyên tắc làm việc
-7 Khung năng lực làm việc của vị trí
* Phương án 3: Kết hợp cả 2 phương án 1 và 2

Chủ nhân của bài toán hẳn đã tự khám bệnh và tìm nhiều cách để chữa. Như trong tình huống, chủ nhân tình huống đã viết rằng công ty đào tạo nhiều nhưng không ăn thua nên quyết định tìm công cụ để kiểm soát các tổ trưởng. Công cụ họ cần đó chính là công cụ số 3 (KPI) và số 5 (Chính sách). Tôi đồ rằng nếu chỉ dùng công cụ số 3 và 5 thì hiệu quả không được triệt để. Nếu được theo tôi, nên tìm cách để dùng cả 7 công cụ mà tôi đã liệt kê ra.

Để xây ra 7 công cụ kia thì quả là vất vả cũng như tốn thời gian. Cách đầy đủ đó là triển khai tái tạo hệ thống Quản trị Nhân sự theo sơ đồ sau:

Tuy vậy, nhiều tổ chức lại muốn nhanh nên tôi thấy nên triển khai hệ thống QTNS core 3P:

Còn nếu muốn nhanh nữa, thì tôi đề xuất tổ chức nên xây hệ thống Quản trị hiệu suất. Khi đi tư vấn KPI tôi hay rơi vào tình thế giống như trong đầu bài: Một người mới đến, không có thông tin, tổ chức không có gì nhưng vẫn phải ra được KPI cho các vị trí. Để có thể hoàn thành công việc, trong quá trình xây hệ thống, tôi thường hay làm nhanh các phần như MTCV, Quy trình, chính sách lương. Rồi từ các nguyên liệu đó tôi tiến hành xây dựng KPI. Tổng quan các buổi, tôi làm như sau:

Tiến hành họp hội đồng chiến lược để:
Buổi 1: Xây dựng chiến lược và ý tưởng chiến lược cho tổ chức
Buổi 2: Lập Bản đồ Chiến lược
Buổi 3: Lên các thước đo và chỉ tiêu KPI chiến lược cho công ty (BSC công ty)

Đi đến từng bộ phận, họp với trưởng bộ phận và các nhân viên quan trọng để xây dựng KPI cho các vị trí và chính sách lương cho từng phòng ban:
Buổi 1: Xác định cơ cấu và phân bổ nhiệm vụ cho các vị trí trong bộ phận
Buổi 2: Tiến hành xây dựng thư viện KPI cho bộ phận thông qua việc phân bổ KPI từ BSC và phương pháp JD - KPI
Buổi 3: Thực hiện rút gọn KPI cho các vị trí của bộ phận
Buổi 4: Phân bậc KPI và xây dựng chính sách thúc đẩy KPI (lương 3P tắt)
Buổi 5: Định biên nhân sự cho phòng và kiểm thử chính sách, xây dựng hệ thống báo cáo KPI
Tùy vào cơ cấu và số lượng vị trí của bộ phận, số buổi có thể nhiều hơn hoặc ít hơn.

Về cơ bản, tôi đi theo lưu đồ như sau:

Khi hoàn thành xây dựng hệ thống Quản trị hiệu suất, tôi cũng sẽ có các công cụ như trên. Ngoài ra, nếu để ý, bạn sẽ thấy tôi triển khai theo hướng có sự tham gia của trưởng bộ phận - những quản lý cấp trung. Quá trình này cũng chính là quá trình tôi đào tạo và nâng cấp năng lực quản lý của họ lên. Sau khi hoàn thành công cụ quản trị (KPI) họ sẽ biết rõ hơn việc quản lý thực hiện công việc là những việc gì. Như vậy, tư duy của họ sẽ được nâng lên.

Chi tiết các bước triển khai, xin mời bạn đọc ở bài: Chi tiết các bước triển khai phương pháp kết hợp BSC – KPI và JD – KPI ( http://blognhansu.net.vn/?p=24850 )

Tôi đang hoàn thiện quyển sách gồm khoảng 50 bài viết để chia sẻ chi tiết về cách làm cũng như các lý thuyết về việc xây dựng hệ thống quản trị hiệu suất. Trong trường hợp bạn muốn hiểu cặn kẽ hơn, thân mời bạn cùng đọc tại: Mục lục các bài viết Q5: Tái tạo Hệ thống Quản trị Hiệu suất Nhân sư – Performance Management System | KPI (http://blognhansu.net.vn/?p=23967)

Ở các link trên, tôi đã viết cặn kẽ và có để cả ảnh cũng như file tham khảo. Nếu bạn vẫn cần hỗ trợ đừng ngại ngần trao đổi với tôi. Tôi sẽ hết sức hỗ trợ nếu có thể.

Trường hợp bạn vẫn cần hỗ trợ nữa, tôi thân mời bạn cùng tham gia với tôi ở lớp kỹ thuật xây dựng và triển khai BSC&KPI online G13:
– Th.ời lượng: 5 – 7 b.uổi online trên phần mềm Zoom.
– Th.ời gian: Tối 19h00 – 21h00 thứ 3, thứ 5 hàng tuần.
– Khai giảng buổi 1: Thứ 3 – Ngày 15/02/2022
– Ch.i ph.í: 2.5 tri.ệu/ khóa (Tặng 20% nếu đăng ký trc 5 ngày hoặc là học viên của dự án Giải mã)
– Đăng ký online: https://bit.ly/3FotujQ
– Chi tiết về khóa học vui lòng xem thêm tại : http://daotaonhansu.net/ky-thuat-xay-dung-bsc-kpi/

Tôi sẽ cùng với bạn trao đổi kỹ các bước đi cụ thể để có thể xây dựng được KPI cho các vị trí. Lớp này được THỰC HÀNH TRÊN TÌNH HUỐNG DOANH NGHIỆP GIẢ ĐỊNH. Mỗi 1 lớp là 1 tình huống. Sản phẩm của tình huống sẽ được gửi toàn bộ cho học viên. Bạn sẽ nhận được sản ph.ẩm sau từng buổi và các biểu mẫu ứng dụng, file ứng dụng thực tế của công ty. Trong file có đầy đủ công thức và các ghi chú cách làm để về tha hồ ứng dụng.
Ngoài ra bạn sẽ được:
- Nhìn thấy thực tế ứng dụng từ công ty của HLV
- Nghe và ghi nhớ các kỹ thuật kinh nghiệm và các câu truyện triển khai thực tế
- Lý thuyết để hiểu "hộp đen" tại sao lại ra bản KPI và chính sách như vậy

Hẹn gặp lại bạn ở lớp học.

Liên hệ: Ms Đỗ Ngọc Mai – Thành viên BQT HrShare | Phụ trách Chăm sóc Cộng đồng – Điện thoại : 083.88.33616/ Zalo: 036.9904.004 – maidn.kc24@gmail.com

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
HRM consultant / HRM blogger at blognhansu.net.vn