Dự án tập hợp và chỉnh sửa hệ thống các văn bản tài liệu, quy trình cho công ty

Xin chào cả nhà. Thời tiết Hà Nội hôm nay rét mướt. Mọi người ra đường nhớ cẩn thận nhé. Với thời tiết như vậy không gì thú hơn là ở nhà và đọc. Chúng ta sẽ cùng đi tiếp mạch bài viết dành cho những ai tò mò không biết công việc của HRM là gì. Đầu tiên, chúng ta cùng quay trở lại với bài: Mới vào cương vị trưởng phòng tổ chức nhân sự, mình không biết bắt đầu từ đâu? - https://goo.gl/gYjKOM . Ở bài này chúng ta cùng dừng ở đoạn: Tiếp theo là tiến hành triển khai xây dựng hệ thống. Chúng ta sẽ bắt đầu ở đâu khi làm nhóm công việc này ?

Nếu như tổ chức không có yêu cầu gì đặc biệt phải làm ngay trước mắt, tôi khuyên mọi người nên tiến hành dự án: Tập hợp và chỉnh sửa hệ thống các văn bản tài liệu, quy trình cho công ty. Đây là dự án tiền đề, trước cả dự án Xây dựng lại cơ cấu tổ chức và Mô tả công việc. Tiến hành dự án này giống như việc chúng ta tìm hiểu về DN, đánh giá thực trạng ở phần 2. (Ai muốn biết phần 2 tôi khuyên mọi người làm gì thì xem bài viết : Khảo sát hiện trạng công ty - Kinh nghiệm mới bắt đầu làm trưởng phòng nhân sự – phần 2 - https://goo.gl/zvf4np ). Ở phần 2, tôi bảo mọi người khảo sát tức là đưa ra bản khảo sát rồi tiền hành. Khảo sát cũng chỉ dừng lại ở đánh giá hiện trạng Quản Trị Nhân sự. Còn ở đây, chúng ta đánh giá tổng thể hiện trạng của cả công ty luôn. Từ đó chúng ta sẽ có những cải tiến hệ thống cho tốt.

Mọi người chú ý rằng mục tiêu của dự án này là:
- Thống kê tập hợp các văn bản tài liệu quản trị công ty cho dễ theo dõi nếu chưa có hoặc có nhưng chưa cập nhật.
- Xây dựng thêm các văn bản tài liệu nếu đã có theo dạng bất thành văn.

Diễn giải dễ hiểu hơn là chúng ta sẽ làm cho tất cả những thứ không rõ ràng, bất thành văn trở thành hiện hữu để quá trình tra cứu được dễ dàng. Có thể nói đây là một phần của Quản trị thông tin. Chúng ta sẽ tập hợp sắp xếp các bản cứng và cả bản mềm, để các bản cứng và bản mềm đó vào những folder phù hợp và phân quyền cho từng đối tượng tiếp cận. Ở một góc độ nào đó thì nó có vẻ giông giống kaizen.

Các bước thực hiện như sau:
Bc1: Chúng ta lập ra một cái bảng để đánh giá tình hình văn bản tài liệu toàn công ty

Bc2: Yêu cầu các bộ phận phòng ban điền thông tin và file

Bc3: Đánh giá, phỏng vấn từng bộ phận để tìm kiếm thêm các quy định bất thành văn. Tiến hành soạn thảo các quy định bất thành văn đó để nó thành văn.

Bc4: Rà soát chỉnh sửa lại tất cả văn bản cùng về một mẫu template.

Bc5: Tạm thời duy trì hệ thống các quy định, quy chế đã được tập hợp lại và tiến hành triển khái các dự án xây dựng hệ thống.

Ví dụ như:
- Dự án xây dựng mô tả công việc: Kinh nghiệm xây dựng mô tả công việc - https://goo.gl/64FtWy
- Dự án xây dựng quy trình: xem ở link dưới - https://goo.gl/OZ2AvP
- Dự án xây dựng lương 3P: hệ thống lương 3p - https://goo.gl/zgM4sT

Về cơ bản, chúng ta sẽ không phải làm việc này - tức việc tập hợp lại hệ thống văn bản quy trình công ty - nếu chúng ta đã chuẩn bị ngay từ giai đoạn đầu khởi nghiệp. Cụ thể:

Nhìn vào cái hình nguệch ngoạc của tôi mọi người có thấy, sau khi lựa chọn loại hình công ty, logo, văn phòng là đến đăng ký kinh doanh rồi đến đăng ký con dấu, mã số thuế. Sau nữa là đến phần tôi bôi đỏ: Xác định cơ cấu tổ chức và phương thức hoạt động và điều hành. Tôi nghĩ việc bôi đỏ này có thể đưa lên trước cả lựa chọn loại hình Doanh nghiệp nếu chúng ta muốn chắc ăn.

Xác định cơ cấu tổ chức và phương thức hoạt động và điều hành chính là cái dự án mà tôi đang viết ở đây: Tập hợp và chỉnh sửa hệ thống các văn bản tài liệu, quy trình cho công ty. Nếu bạn có:
- Cơ cấu tổ chức rõ ràng
- Mô tả công việc với chức năng quyền hạn cụ thể
- Các quy trình, quy định, quy chế gắn với từng phòng ban
ngay từ đầu thì hẳn các công việc vận hành doanh nghiệp sẽ bớt khổ. Dĩ nhiên cùng với cái này chúng ta cần có cả việc lưu tâm để ý đến quản trị và lưu trữ thông tin. Nhưng thôi, nếu có thì tốt không có thì để sau làm lại. Việc của công ty lúc ban đầu là kiếm đủ tiền để tự nuôi nhau đã.

Đây cũng là lý do tại sao tôi lại xây dựng bộ công cụ iStartup ( http://blognhansu.net.vn/tai-lieu-cho-giam-doc/ )dành cho các CEO mới khởi nghiệp. Bộ công cụ này sẽ giúp các CEO bớt phải lo nghĩ hơn trong việc xây dựng hệ thống quản trị. iStartup tool giống như cái khung. Tùy vào thực tế, mỗi CEO khởi nghiệp sẽ điều chỉnh cái khung cho phù hợp với mình. Tool của tôi còn nhiều công dụng nữa. Ví dụ như nó giúp cho CEO khởi nghiệp định hướng được là mình sẽ cần phải làm gì như hình dưới:

Thôi, tôi dừng chia sẻ ở đây. Hi vọng bài viết sẽ là một ý tưởng hay để các bạn Hr nhất là HRM hoặc CEO không nghĩ ra việc có thể áp dụng. Chúng ta phải biết chúng ta đang có gì trong hệ thống quản trị thì về sau chúng ta mới nhân bản lên được. Nhẩy?