Bệnh 6M của doanh nghiệp và hệ thống Quản trị nhân sự

Dạo gần đây đi tư vấn cho các doanh nghiệp, tôi hay được nghe nhiều chuyện. Nhưng tự chung đều có những điểm chung cả. Thường đã gặp tôi thì Doanh nghiệp sẽ có 1 trong những căn bệnh sau đây:

1. Bệnh liên quan đến Man (con người): Nhân viên giỏi thì ra đi? Nhân viên còn lại thì không nhiệt tình, không chủ động, năng suất thấp, hiệu quả kém.

2. Bệnh liên quan đến Machine (máy móc): Máy móc thường xuyên hư hỏng, không ai chăm sóc bảo dưỡng, giữ gìn sạch sẽ, ngày càng xuống cấp, không tận dụng hết năng suất thiết kế.

3. Bệnh liên quan đến Material (nguyên vật liệu, dịch vụ mua vào): Chí phí đầu vào ngày càng cao, chất lượng khó kiểm soát, sử dụng nguyên vật liệu quá lãng phí.

4. Bệnh liên quan đến Method (Phương pháp làm việc): Các quá trình hoạt động không được chuẩn hóa, không có chuẩn mực rõ ràng, mỗi người làm việc theo cách thức khác nhau, không theo tiêu chuẩn, khiến cho chất lượng công việc không ổn định, gây ra sai hỏng & lãng phí.

5. Bệnh liên quan đến Measurement (kiểm tra, giám sát & đo lường): Không có thời gian kiểm tra, giám sát, cách thức kiểm tra không rõ ràng, không chuẩn mực, phát sinh công việc không phù hợp, sản phẩm hỏng, dịch vụ hỏng đến tay khách hàng. Hình ảnh, uy tín thương hiệu ngày càng kém.

Các căn bệnh về 5M nêu trên rất nguy hiểm, dẫn tới hậu quả rất lớn liên quan đến yếu tố M thứ 6, đó chính là Money

6. Money (Tiền, Tài chánh): Dòng tiền mặt ngày càng kém, công nợ ngày càng cao, lợi nhuận ngày càng giảm sút, thua lỗ & thậm chí phá sản.

Do chuyên trong lĩnh vực Quản trị Nhân sự tôi hay được nghe kể về căn bệnh số 1, 4 và 5. Đã nhắc đến việc cần tư vấn là nhắc đến CEO, số ít hơn là các HRM. Họ hoặc là mới mở công ty hoặc công ty đang chuẩn bị tái cơ cấu. Với những công ty mới mở, bài toán luôn là: xây dựng hệ thống Quản trị Nhân sự như thế nào cho chuẩn để về sau đỡ đau đầu? Còn các công ty đã lâu năm, lại là bài toán: tôi đang đau đầu, giờ xây dựng hệ thống Quản trị nhân sự như thế nào để hết đau đầu ?

Vậy hệ thống Quản trị nhân sự là gì? Với tôi, đó là tập hợp các yếu tố để thúc đẩy các công việc liên quan đến nhân viên sao cho công ty/ tổ chức đạt hiệu quả tốt và tối ưu. Hệ thống Quản trị Nhân sự giống như bộ khung xung quanh nhân viên.

Hệ thống Quản trị Nhân sự là tập hợp các yếu tố nên, đầu tiên tôi nghĩ chúng ta nên quan tâm xem công ty đã có 1 hệ thống các văn bản tài liệu liên quan đến Quản trị Nhân sự đầy đủ chưa? Tôi viết khá nhiều bài liên quan đế việc hệ thống các tài liệu văn bản Quản trị Nhân sự. Như gần đây là bài: Hệ thống văn bản tài liệu Quản trị Nhân sự cho công ty bạn đã có đủ ? ( https://goo.gl/eIaOwa ). Các tài liệu đó xoay quanh vòng đời của nhân viên, xoay quanh các từ khóa "Tuyển, dạy, dùng, giữ". Rồi xa hơn là bài: Hướng dẫn sử dụng bộ tài liệu nhân sự CPO để triển khai tái cơ cấu hệ thống ( https://goo.gl/UxnNnf ). Ít nhất thì các công ty kể cả khởi nghiệp hay không đều nên có:

- Cơ cấu tổ chức
- Mô tả công việc các phòng ban
- Quy trình làm việc các phòng ban
- Mẫu báo cáo kế hoạch
- Mẫu template văn bản mềm
- Chiến lược theo BSC

Ngoài ra là:
- Quy trình tuyển dụng
- Mẫu hợp đồng lao động
- Chương trình hội nhập
- Nội quy lao động
- Hồ sơ nhân sự
- Bảng quản lý thông tin NS
- Quy chế lương
- Quy trình đánh giá kết quả công việc
- Chế độ BHXH, BHYT
- Quy trình nghỉ phép
- Quy trình nghỉ việc
- Chính sách cổ phần

Việc nên có các văn bản với mức tối thiểu này ngoài giúp công tu hoạt động ở mức ổn định còn giúp cho việc không bị ảnh hưởng bởi luật ( Niên giám luật lao động 2017 – lịch báo cáo cho cơ quan quản lý lao động - https://goo.gl/SYvy7I , 8 công việc của Nhân sự cần làm tại doanh nghiệp mới thành lập (Startup) theo luật - https://goo.gl/i6hoLI ). Nếu đã có thể click được vào 2 link vừa rồi, tôi nghĩ mọi người đọc thêm 2 bài viết này nữa: Công ty 1 năm tuổi và những công việc nhân sự phải làm ( https://goo.gl/8EBxZh ), Setup công việc nhân sự cho starup – công ty mới khởi nghiệp như thế nào ? ( https://goo.gl/xME5hc ).

Hệ thống Quản trị Nhân sự ngoài các văn bản tài liệu còn bao gồm con người duy trì và theo dõi hệ thống nữa. Ấy là: các quản lý cấp trung, lãnh đạo công ty và phòng HR. Doanh nghiệp dưới 10 người thì không nên có người làm HR cho tiết kiệm. Sếp sẽ làm 1 số công việc như tuyển dụng, đào tạo hội nhập, đánh giá công việc, nghỉ việc còn Kế toán kiêm nhiệm thêm lương, BHXH, chấm công và nghỉ phép. Công ty đã > 10 người và dưới 20 người thì nên có 1 FTE – full time equivalent – Đại lượng tương đương toàn thời gian cố định ( https://goo.gl/JczoZ5 )(1 người kiêm cả Hành chính và Nhân sự). Các công việc giao dần cho người phụ trách tuy nhiên Sếp và Kế toán vẫn phải hỗ trợ thêm. Công ty > 20 người thì nên có 1HR và 1 Admin. Công việc về hành chính và Nhân sự giao dần cho 2 vị trí đó. Về sau, quy mô phát triển sẽ tăng thêm nhân lực. Mọi người có thể tham khảo định biên này của tôi: Khảo sát vui tỷ lệ số nv nhân sự / số nhân viên công ty ? - https://goo.gl/yq8153.

Hệ thống Quản trị Nhân sự của chúng ta đã có: Văn bản tài liệu, con người vận hành - duy trì, ngoài ra còn phải kể đến những người chịu tác động: người lao động. Nhắc đến NLĐ, tôi thường nghĩ đến các thuyết tạo động lực như tháp nhu cầu Maslow, thuyết 2 yếu tố, X, Y, Z. Nội dung của các văn bản tài liệu Quản trị Nhân sự và con người vận hành duy trì hệ thống đáp ứng được theo nhu câu cầu từng nhân viên và tuân theo các quan điểm trong các thuyết và luật thì rất tuyệt vời. Không có gì tốt hơn khi người lao động được đáp ứng nhu cầu, công ty đạt lợi nhuận, doanh thu tốt, xã hội được nhờ.

Quay trở lại lên trên, khi chúng ta có hệ thống Quản trị Nhân sự tốt thì tự nhiên các căn bệnh ở đầu bài sẽ được phòng tránh và chữa lành. Suy cho cùng 6 căn bệnh liên quan đến chữ M cũng chỉ xuât phát từ con người. Vậy còn chờ gì nữa ? Hãy làm ngay hôm nay để doanh nghiệp chúng ta không bị bệnh.

Khi đọc đến đây sẽ có anh chị sẽ nói: "Ơ, Cường mày nói hay. Biết thế! Nhưng làm thế nào?". Tôi đã gạch ra những gạch đầu dòng, dẫn ra các link để đọc thêm nên việc đầu tiên trong list những việc cần làm để xây chính là đọc kỹ và hiểu những gì tôi viết. Đọc xong rồi, nghiền ngẫm rồi nhưng vẫn chưa xây được? Tôi đoán hẳn mọi người đang nghĩ trong đầu câu hỏi: "Có mẫu hay cách nào làm cho nhanh không? Chứ làm thế này mất công và lâu lắc". Tất nhiên, mọi người nên hỏi anh Gút Gồ để tra thêm. Đó là cách rẻ và miễn phí. Chúng ta nên tiết kiệm nhưng hơi mất công. Cách nhanh hơn là viết mail hỏi tôi. Cách đỡ rẻ hơn là đi kết nối với anh chị em trong cộng đồng HR và hi vọng họ giúp đỡ 1 vài biểu mẫu tài liệu. Cách đắt hơn là đầu tư công cụ như phần mềm chả hạn.