Vui buồn nghề tuyển dụng nhân sự – Tran Vu Thanh

Bài Vui buồn nghề tuyển dụng nhân sự của anh Tran Vu Thanh trên linkedin từ khá lâu. Tôi thấy hay và đáng để mọi người tham khảo. Vì thế mạn phép anh được đưa về blog để mọi người cùng đọc lại thêm 1 lần nữa. Cám ơn anh đã chia sẻ.

Vui buồn nghề tuyển dụng

Bị bạn bè lôi kéo và cũng vì ngưỡng mộ các anh, chị Sinh viên Bách Khoa mỗi khi anh, chị về quê mình tham gia Mùa hè xanh, thế là mình quyết định thi Bách Khoa. Chọn trường là thế, chọn ngành còn nan giải hơn vì đâu có nhiều thông tin, lướt hết các trang giới thiệu về Trường và các Khoa của trường Bách Khoa trong quyển Cẩm nang tuyển sinh Đại học thì thấy toàn điện đóm, máy móc, công nghệ, mọi thứ quá xa lạ với mình, may thay có một ngành thiên về Kinh tế trong trường mình chọn - Quản lý công nghiệp. Đọc đi đọc lại rất kỹ phần giới thiệu, chương trình đào tạo của ngành này và yếu tố giúp mình quyết định chọn ngành này là trong phần giới thiệu có một câu PR “100% Sinh viên tốt nghiệp ra trường có việc làm ngay”. Đây có thể xem là lựa chọn và bước ngoặc lớn trong đời mình và có thể nói lựa chọn này là khá sáng suốt và phù hợp (Lý do vì sao thì mình sẽ chia sẻ lúc khác nếu các bạn quan tâm)

Thời gian trôi nhanh như chó chạy, bốn năm Đại học trôi qua cái vèo và đến lúc phải chọn công việc, công ty để thực tập, bạn bè đều có nơi có chỗ, riêng mình thì được Cô Chủ nhiệm giới thiệu và trầy trật qua 3 vòng test, phỏng vấn thì chọn được chọn vào thực tập ở vị trí Tuyển dụng, Phòng Nhân sự công ty FPT Telecom. Nghiệp tuyển dụng bắt đầu từ đó và mình đã gắn bó với nghề cũng gần được 8 năm.

Mình nghĩ nghề nào cũng vậy, cũng sẽ có vui buồn, 8 năm với mình là một chặng đường trãi nghiệm đầy thú vị, may mắn là vui nhiều hơn buồn và chưa bao giờ mình có ý định đổi nghề.

Vậy làm Tuyển dụng có gì vui, nhiều lắm các bạn, mình kể ra xong chắc sẽ có rất nhiều bạn muốn theo ngành này.

Hạnh phúc nhất của người làm tuyển dụng là tuyển xong một vị trí, vài tháng, nữa năm sau (Hoặc lâu hơn) gặp Ứng viên (Lúc này đã là đồng nghiệp với mình) thăm hỏi thì bạn rất hài lòng với công việc, hỏi thăm sếp bạn thì cũng nhận được phản hồi là “Chú này được lắm em ah, học hỏi rất nhanh, chịu khó “cày” lắm và giờ có thể giúp anh gánh vác được nhiều việc trong team”.

Nói một cách hoa mỹ, đao to búa lớn thì làm tuyển dụng là mình có cơ hội tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu, mục tiêu trong cuộc sống của khách hàng - Ứng viên - từ đó có thể mang lại cơ hội để giúp Ứng viên đạt được các mục tiêu này.

Có vài lần đi tham gia hội thảo, sự kiện,…tự dưng có người đến tiếp chuyện, tay bắt mặt mừng với mình nhưng mình chẳng nhớ nổi đó là ai. Sau hồi trò chuyện thì mới nhớ ra đó là Ứng viên đã bị mình từ chối, mình kết luận ngay trong buổi phỏng vấn là bạn chưa phù hợp với vị trí này và sau đó mình có chia sẻ, gợi ý giúp bạn một số lời khuyên để bạn chuyển hướng công việc khác và giờ thì bạn khá hài lòng với định hướng, công việc đó. Tình huống này mình gặp rất nhiều ở các bạn Sinh viên mới ra trường hoặc đi làm 1-2 năm.

Khi làm tuyển dụng bạn có cơ hội gặp gỡ, trò chuyện rất nhiều người giỏi ở nhiều lĩnh vực khác nhau, nhiều độ tuổi, tầng lớp khác nhau, qua đó mình có thể được chia sẻ, học hỏi từ những câu chuyện thành công, thất bại của họ và cũng giúp mình hiểu hơn về các lĩnh vực, ngành nghề trong xã hội. Ngoài ra bạn còn xây dựng được nhiều mối quan hệ tốt đẹp, có thể giúp ích ngược lại cho con đường nghề nghiệp của bạn sau này. Mình hay tự hào nói với đàn em là làm tuyển dụng, trong công ty ai làm công việc gì mình cũng biết dù mình không biết làm, mình đủ khả năng để có thể trao đổi, trò chuyện từ cô Tiếp tân đến chị Kế toán, anh bạn phòng Marketing hay chị Giám đốc Thiết kế,…bởi vì mình phần nào hiểu được công việc mọi người đang làm.

Chẳng những thế khi nhận được yêu cầu tuyển dụng, việc đầu tiên bạn làm là trao đổi, tìm hiểu thông tin về sản phẩm, dịch vụ, quy trình làm việc, quy trình phát triển, vận hành sản phẩm và cả những vị trí, cá nhân đang làm việc trong bộ phận đó, sau đó mình trao đổi để làm rõ mô tả công việc, yêu cầu của vị trí với anh, chị Quản lý/Trưởng phòng và bắt đầu hành trình tìm tòi, lùng sục thị trường đề tìm Ứng viên phù hợp. Chính vì vậy, sau mỗi vị trí bạn tuyển được là một quá trình trãi nghiệm và học hỏi giúp bạn không những hiểu rất rõ về các vị trí công việc, sản phẩm, dịch vụ trong công ty mà còn nắm bắt được thông tin thị trường về lĩnh vực đó.

Nếu công ty bạn có nhu cầu tuyển dụng Fresher (Sinh viên mới/sắp tốt nghiệp) thì bạn sẽ có cơ hội xây dựng mối quan hệ, làm việc với các Trường Đại học, tổ chức, Câu lạc bộ Sinh viên trong cả nước… Ngoài ra bạn còn là người gần gũi, hiểu được tâm tư nguyện vọng của các “Talent” trẻ trong những buổi chia sẻ, team building, đồng hành cùng các bạn và có thể chứng kiến các bạn từng bước trưởng thành trong suốt hành trình phát triển nghề nghiệp,…Trước đó, bạn còn là người có quyền “đặt để” các Fresher vào những vị trí, bộ phận khác nhau trong công ty. (Vì tuyển dụng với số lượng lớn rồi Bộ phận Tuyển dụng sẽ phân bổ cho các Phòng ban).

Hạnh phúc là thế nhưng cũng không ích thử thác, khó khăn. Nhiều lúc mất ngủ vì “lỡ” kiểm tra email nhận được thông tin từ chối offer của Ứng viên. Tuy nhiên cũng có những Ứng viên rất dễ thương, giới thiệu Ứng viên khác cho mình sau khi từ chối, coi như là an ủi sau cùng.

Có những vị trí khó, đặc thù, hành trình để offer được Ứng viên có khi là cả 1-2 năm theo đuổi, xây dựng, duy trì mối quan hệ với ứng viên, phải thăm hỏi, café,…để năm bắt tình hình tâm tư nguyện vọng của Ứng viên mà “chộp thời cơ” offer đúng lúc. Ấy thế nhưng không phải Bộ phận, Phòng ban nào cũng ý thức được việc thành công của một business là có phần công sức của Bộ phận tuyển dụng. Đa số đều nghĩ mặc định đây là công việc phải làm của Bộ phận tuyển dụng, làm tốt là bình thường, có vấn đề thì không tiếc lời phán xét, chê bai,…mà ít khi chịu góp ý chân thành để cải thiện kết quả.

Nếu cùng một thời điểm bạn phụ trách khoảng 8 vị trí trở lên (Không bao gồm lao động phổ thông) thì bạn sẽ không thể nào hoàn thành tốt công việc nếu như không chủ động làm thêm vào buổi tối, cuối tuần. Thời gian 8 tiếng trong ngày chỉ đủ để bạn tổ chức và tham gia các buổi phỏng vấn, còn tìm kiếm, trò chuyện, thuyết phục ứng viên tham gia ứng tuyển thường là câu chuyện lúc nữa đêm.

Bạn sẽ phải không ít lần đối mặt với tình huống Ứng viên có thái độ, hành vi không tốt, xấc xược, tỏ vẻ ta đây khi tham gia phỏng vấn hay trò chuyện qua điện thoại. Trong tình huống này việc giữ thái độ bình tĩnh, kiểm soát cảm xúc là rất cần thiết với người làm tuyển dụng.

Với thị trường lao động hiện nay, nguồn lao động có thể nói là dồi dào về cung nhưng có chất lượng và phù hợp thì vẫn là bài toán nan giải. Vì vậy việc kiên nhẫn sàn lọc, tìm kiếm được hồ sơ phù hợp trong hàng trăm hồ sơ nhận được cũng là một khó khăn không nhỏ đối với người làm tuyển dụng. Đó là chưa kể có rất nhiều Ứng viên không xem rõ yêu cầu tuyển dụng, yêu cầu về hồ sơ, cứ vô tư gửi hồ sơ theo thói quen mà đôi khi khiến cho người làm tuyển dụng phải “nổi đóa” lên vì mất thời gian.

Làm tuyển dụng cũng là người bình thường nên đôi khi bạn sẽ quên phản hồi kết quả cho Ứng viên, hãy chuẩn bị sẵn tâm lý để đón nhận những lời chỉ trích không thương tiếc. Tuy nhiên, đó cũng là những bài học, thất bại trong công việc mà chúng ta cần nhìn nhận để cải thiện.

Người làm tuyển dụng sẽ phải chịu áp lực ít nhất từ 3 phía: Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng, Cấp trên trực tiếp của bạn và Ứng viên. Bạn phải thường xuyên giao tiếp, ứng xử khéo léo để “được lòng” cả 3 bên là câu chuyện không hề đơn giản. Bộ phận có ngân sách hạn hẹp nhưng đòi người thật giỏi, Ứng viên thì lúc nào cũng muốn tăng lương ít nhất 20% khi nhảy việc còn sếp thì KPI, deadline,…

Thỉnh thoảng bạn sẽ phải tuyển cho những bộ phận mà người tham gia phỏng vấn, ra quyết định là những anh chị rất “phát xít”, hay chỉ trích, dạy dỗ ứng viên trong quá trình phỏng vấn. Lúc đó chẳng những mất hình ảnh công ty trong mắt ứng viên mà sau đó Ứng viên sẽ sẵn sàng “say no” khi nghe mình mời ứng tuyển vào bộ phận đó, dù Ứng viên này rất giỏi và phù hợp với tính chất công việc ở đây.

Khó khoăn, thử thách là thế nhưng nếu có cái nhìn tích cực và yêu nghề thì bạn cũng sẽ không quá khó để vượt qua và bước đến thành công. Với quan điểm cá nhân mình, để thành công khi làm tuyển dụng, ít nhất mình cần những yếu tố sau:

Về kiến thức: Phải không ngừng quan sát, cập nhật và học hỏi những kiến thức về ngành nghề, về các business mà mình tuyển dụng. Càng nắm bắt, hiểu sâu về quy trình phát triển, vận hành, sản phẩm/dịch vụ của Bộ phận/công ty bạn phụ trách tuyển dụng bạn càng có cơ hội thành công (Tuyển được người phù hợp). Ngoài ra bạn cũng nên thường xuyên cập nhật số liệu về thị trường lao động, biến đổi Nhân sự trong các ngành nghề.

Về kỹ năng: Cái này thì khá nhiều đấy, trước hết phải nói đến là khả năng giao tiếp hiệu quả (Cả trực tiếp (nói) và gián tiếp (email, điện thoại, chat), thử thách lớn nhất trong vấn đề giao tiếp là làm sao có thể trao đổi được cùng ngôn ngữ với từng nhóm ứng viên. (Giao tiếp với anh làm Kỹ thuật phải khác với chị làm PR hay bạn làm Thiết kế hay giao tiếp với một bạn mới ra trường phải thật khác với một anh Giám đốc chuyên môn). Để có được kỹ năng này đòi hỏi bạn phải thực hành thường xuyên (Giao tiếp với nhiều người thuộc nhiều nhóm ngành nghề khác nhau) và phải hiểu rõ tính chất công việc, các thuật ngữ chuyên môn của từng ngành nghề.

Thứ hai là khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ: Theo một số thông kê thì nguồn tuyển dụng hiệu quả nhất hiện tại là nguồn giới thiệu từ các mối quan hệ (bạn bè, đồng nghiệp, đồng nghiệp cũ, bạn học chung Đại học,…). Chính vì vậy bạn càng có nhiều mối quan hệ thì khả năng bạn tìm được nhân tài càng nhanh. Thông thường hiện nay những người lam chung trong cùng ngành nghề, lĩnh vực thì thường có những câu lạc bộ, diễn đàn để sinh hoạt, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm nên các bạn đều biết nhau.

Thứ ba là khả năng xây dựng và quản lý dữ liệu ứng viên. Theo thời gian, dữ liệu ứng viên của bạn sẽ tăng lên hàng trăm, hàng nghìn và chục nghìn, vì vậy bạn phải biết sắp xếp, tổ chức lưu trữ có hệ thống để khi cần bạn có thể tìm kiếm nhanh chóng. Hơn nữa bạn cũng phải biết cách cập nhật chi tiết về tình trạng ứng viên, những điểm mạnh, điểm yếu, mong muốn, định hướng của ứng viên. Bên cạnh các mối quan hệ thì dữ liệu ứng viên cũng chính là nguồn tài sản có giá trị nhất nhì với người làm tuyển dụng.

Kỹ năng nữa không kém quan trọng đối với người làm tuyển dụng là khả năng gây ảnh hưởng. Bạn phải thường xuyên thuyết phục các sếp thay đổi yêu cầu (Đối với vị trí quá khó, đòi hỏi nhiều), nâng cao mức offer,…hoặc thuyết phục ứng viên đồng ý ứng tuyển, chấp nhận offer. Muốn vậy bạn phải có dữ liệu của công ty, của thị trường và phải hiểu rõ nhu cầu thực sự của từng đối tượng.

Đó là những kỹ năng mà theo mình là không thể thiếu đối với người làm tuyển dụng bên cạnh những kỹ năng làm việc khác như: Ngoại ngữ, làm việc nhóm, tư duy logic,…

Về thái độ, hành vi: Làm tuyển dụng trước hết đó là tư duy dịch vụ khách hàng, khách hàng quan trọng nhất của bạn đó là Ứng viên, là Trưởng các Bộ phận/Phòng ban, họ chính là những người “trả lương” cho bạn nên phải tuyệt đối giữ thái độ tôn trọng với khánh hàng của bạn dù bạn có được đối xử như thế nào. Nếu có sai sót, dịch vụ không tốt thì mạnh dạn nhận lỗi và điều chỉnh hành vi cho phù hợp.

Thứ hai đó là thái độ kiên nhẫn, giữ vững niềm tin. Vị trí dù khó, dù “xương” cỡ nào cũng sẽ offer được nếu bạn cố gắng và chịu khó. Kiên nhẫn nhưng cũng phải linh động trong cách làm việc. Đối với vị trí khó, tuyển mãi không ra thì nên “chậm” một chút để chiêm nghiệm cách làm, cách tư duy từ đó thay đổi phương pháp làm việc, mang lại hiệu quả.

Cũng như bao công việc khác, tinh thần chịu khó, cầu tiến, chủ động học hỏi cũng rất cần thiết đối với người làm tuyển dụng. Khi bạn nhận được một yêu cầu tuyển dụng thường đồng nghĩa với việc bạn phải tiếp xúc với một lĩnh vực mới, vì vậy bạn phải chủ động tìm hiểu thêm về công việc, về lĩnh vực đó để có đủ kiến thức trao đổi, gây ảnh hưởng với ứng viên.

Tóm lại, công việc tuyển dụng từ khâu làm rõ yêu cầu, sàn lọc ứng viên đến phỏng vấn, đánh giá, ra quyết định tuyển dụng là cả một quá trình đầy khó khăn thử thách nhưng cũng không kém phần thú vị. Để có được kỹ năng tốt ngoài việc học hỏi kiến thức bạn phải chịu khó và thường xuyên luyện tập, thực hành đúng phương pháp, có quan sát và thay đổi, thích nghi với từng tình huống cụ thể. Đối với mình, lựa chọn công việc này đến giờ mình vẫn thấy là lựa chọn rất đúng, mình vẫn đang cố gắng học hỏi, trau dồi thêm và hi vọng sau này sẽ có nhiều cơ hội chia sẻ với bạn bè, thế hệ sau.

---

Tháng 07/2015