Mẫu bảng lương theo cách xây dựng hệ thống lương 3p

Đây là bài viết tiếp theo trong seri với chủ đề hướng dẫn và cách xây dựng lương 3P, hi vọng anh chị em và các bạn nắm được mạch bài viết. Tôi sẽ cố gắng tóm tắt qua để mọi người cùng hiểu. Hôm nay, ngày chẳng rộng lắm, tháng cũng chẳng dài. Tôi ngồi xuống bàn làm việc, ngẩng mắt lên nhìn đồng hồ thì đã thấy 2h. Liếc sang quyển lịch trên tường đã thấy hôm nay là ngày 17/10, tức là cũng đã sắp hết tháng. Thời gian trôi như cơn gió thoảng giữ cái nóng oi bức của những ngày mùa hè bức bối, vớt vát, sót lại đầu đông. Tôi đã bỏ ra khá nhiều tâm sức để làm ra 1 cái bảng và phiếu lương mẫu theo cách xây dựng hệ thống lương 3P. Đây có lẽ là sản phẩm cuối cùng cần phải có của 1 cái gọi là dự án 3P.

Nói thuật ngữ 3P cho nó có vẻ sành một tí. Thực chất của dự án này chỉ đơn giản là đi trả lời câu hỏi rất kinh điển trong nghề Nhân sự: Làm thế nào để trả lương một cách cố gắng công bằng nhất? Chúng ta chỉ có thể cố gắng thôi chứ không thể tuyệt đối công bằng được. Đơn giản vì chúng ta là con người có yêu có ghét. Đã bao giờ mọi người tự hỏi: Tại sao cứ ở công ty lâu năm thì lại lương cao hơn cho dù công việc thì làm ít hơn? Câu hỏi này cũng oái oăm hệt như câu hỏi: Tại sao người mới vào lại lương cao hơn người cũ mặc dù người cũng làm được nhiều việc như người mới?

Để giải quyết bài toán này có nhiều cách. Cậu bạn mà tôi mới nói chuyện tối ngày hôm qua đã đưa ra phương án trong luận văn thạc sỹ ở Anh của cậu là: Thay máu. Cậu đề xuất phương án thay máu như một giải pháp tối ưu cho công ty Việt Nam. Thay máu thì người mới có cơ hội phấn đấu còn người cũ thì thấy nguy để thay đổi. Nhưng với tôi đó chưa phải là giải pháp tối ưu. Thay máu chỉ là một trong tổ hợp các giải pháp tái cơ cấu lại hệ thống Nhân sự. Tôi đề xuất với cậu xây dựng lại hệ thống lương theo 3p. Hệ thống lương này là một trong mấy trụ cột để công ty có thể ổn về mặt Nhân sự.

Trong các bài trước, tôi đã cất công hướng dẫn mọi người cách thức xây dựng lương theo 3P. Nào là từ thống nhất các vị trí công việc cho đến định giá giá trị công việc, phân bậc năng lực, xây dựng hệ thống KPI ... Cùng với bài viết, tôi cũng gửi cả các tài liệu hướng dẫn nhưng sản phẩm cuối cùng là cái Bảng lương mẫu hoàn chỉnh thì chưa. Đây chính là lý do cho việc ra đời bài viết này. Xin gửi tặng mọi người bản demo mẫu Bảng và Phiếu lương theo 3P.

1. Mẫu bảng lương theo 3P

Bảng lương theo 3P sẽ có những phần giống như các bảng lương theo chính sách lương khác như các cột: STT; Mã NV; Họ và tên; Phòng ban; Chức vụ/ Vị trí ; Bậc lương; Thưởng P3 (KPI (Mức thưởng; Tỷ lệ %KPI; Thành tiền); Hoa hồng (Doanh thu; Thành tiền); Khác); Phúc lợi (Ngày lễ; Khác)); Ngày công thực tế; Ngày công lý thuyết trong tháng; Tổng thu nhập; Các khoản giảm trừ khi tính thuế TNCN (Bản thân; BHYT; BHXH; BHTN; BHNN; Giảm trừ gia cảnh và các khoản thu nhập không chịu thuế; Cộng); Thu nhập tính thuế; Thuế TNCN phải nộp; Thu nhập sau trừ thuế TNCN; Phí công đoàn; Tạm ứng; Thực nhận; Ký nhận.

Ngoài ra, để phù hợp với mục đích và quan điểm quản trị, chúng ta sẽ chỉnh sửa lại phần Lương P1 và Lương P2 sao cho hợp lý. Do có sự tối ưu về luật nên tôi đổi 2 thuật ngữ Lương P1 & Lương P2 thành Thu nhập P1 & Thu nhập P2. Thu nhập sẽ bao gồm các khoản như phụ cấp, thưởng...

+ TH1: Không dùng P1 để đóng BHXH. Dùng P2 đóng BHXH. Không tối ưu theo luật: Lương đóng BHXH = lương P1 + lương P2. Tức trong bảng lương sẽ có thêm 2 cột: Lương đóng BHXH (lương theo vị trí P1; lương năng lực P2).

+ TH2: Không dùng P1 để đóng BHXH. Dùng P2 đóng BHXH. Tối ưu theo luật: Lương đóng BHXH = Lương P1 + 1 phần lương của P2 (nếu có). Phần lương thừa P2 = thưởng năng lực hoặc tối ưu khác. Trong bảng lương sẽ có các cột: Lương cơ bản đóng BHXH (Lương P1; phụ cấp năng lực); Thu nhập theo năng lực ASK P2 (Thưởng năng lực; Phụ cấp (Ăn trưa; Xăng xe; Điện thoại; Khác));

+ TH3: Không dùng P1 để đóng BHXH. Không dùng dùng P2 để đóng BHXH. Tối ưu 1 phần: Lương đóng BHXH = lương P1 dùng để đóng BHXH. Bảng lương sẽ có các cột sau: Lương theo giá trị công việc P1 (đóng BHXH); Thu nhập theo năng lực ASK P2 (Thưởng năng lực; Phụ cấp (Ăn trưa; Xăng xe; Điện thoại; Khác));

+ TH4: Không dùng P1 để đóng BHXH. Không dùng dùng P2 để đóng BHXH. Tối ưu theo luật: Lương đóng BHXH = Phần đóng BHXH. Phần lương thừa P1 + lương P2 = thưởng năng lực hoặc tối ưu khác. Bảng lương sẽ có thêm cột: Thu nhập theo giá trị công việc P1 (lương đóng BHXH; thưởng giá trị công việc); Thu nhập theo năng lực ASK P2 (Thưởng năng lực; Phụ cấp (Ăn trưa; Xăng xe; Điện thoại; Khác));

Link download: http://goo.gl/5kuRZt

Xin phép được diễn giải bảng lương 1 chút để mọi người cùng hiểu. Bảng lương gồm các cột, được chia thành 2 nhỏm:
- Nhóm 1: Các cột dùng để nhập dữ liệu ở một bảng tính khác.
- Nhóm 2: Các cột có dữ liệu tự sinh ra theo các công thức tính.

Do bảng lương thể hiện toàn bộ các chính sách, quy chế liên quan đến lương nên các công thức tính đều đã có sẵn. Tôi xin điểm qua một số điểm nhấn cần chú ý:

- Đầu tiên, cột "Lương theo giá trị công việc P1 (Thu nhập P1)" được lấy thông tin tự động từ thang lương P1.

Tùy theo tình hình tối ưu theo luật như ở trên, cột lương P1 có thể sẽ tách thành các cột nhỏ hơn như:
+ Lương đóng BHXH (lấy dữ liệu từ thang lương đóng BHXH)
+ Thưởng giá trị công việc (lấy dữ liệu theo công thức: Lương P1 - lương đóng BHXH).

Anh chị em quan tâm tới bảng này có thể lấy ở bài này: Tặng file tài liệu hướng dẫn xây dựng hệ thống lương 3P ( http://goo.gl/CljVfD )

- Tiếp theo là cột "Thu nhập P2": Cột này được lấy thông tin từ thang lương P2:

Tuy nhiên do có sự tối ưu theo luật nên có thể chúng ta thêm các cột nhỏ như:
+ Phụ cấp năng lực đóng BHXH (lấy dữ liệu từ thang lương đóng BHXH - lương P1)
+ Phụ cấp các loại (lấy dữ liệu từ bảng chính sách phụ cấp)
+ Thưởng năng lực (lấy dữ liệu bằng công thức: Thưởng năng lực = mức lương P2 - tổng các loại phụ cấp)

- Cột thưởng P3 hay còn gọi là thưởng hoàn thành công việc:
+ Cột thưởng KPI (Mức thưởng; Tỷ lệ hoàn thành; Thành tiền): Mức thưởng lấy từ thang thưởng KPI ( hoặc thỏa thuận 2 bên). Tỷ lệ hoàn thành được lấy từ bảng đánh giá hoàn thành KPI. Thành tiền được tính tự động theo công thức: Thành tiền = tỷ lệ hoàn thành * Mức thưởng.
+ Cột thưởng hoa hồng (doanh thu; thành tiền): Doanh thu được lấy dữ liệu từ bảng theo dõi doanh thu. Thành tiền được lấy dữ liệu từ một bảng phụ tính thưởng hoa hồng. Tùy vào thỏa thuận, thành tiền sẽ có công thức khác nhau. Ví dụ công ty tôi ngoài có mức hoa hồng 3% theo doanh thu còn thưởng thêm 150 nghìn cho sản phẩm iCPO.
+ Cột thưởng khác: Dữ liệu lấy từ các quyết định thưởng khác.

- Cột ngày công, gồm các cột nhỏ: Ngày công thực tế (lấy dữ liệu từ bảng chấm công); Ngày công theo lý thuyết (lấy từ số ngày công có trong tháng nếu đi làm đầy đủ).

- Cột tổng thu nhập:
+ Cộng tổng thu nhập lý thuyết: Cột này có dữ liệu bằng tổng các dữ liệu ở các cột trước như Thu nhập P1, Thu nhập P2, Thưởng P3.
+ Cột tổng thu nhập thực tế: Được xác định dựa trên cột tổng thu nhập so với số ngày công đi làm thực tế. Bởi cột tổng thu nhập là mức lương nhận được cho 1 tháng đi làm đầy đủ theo số ngày quy định của doanh nghiệp (Không được cao hơn số ngày quy định của luật lao động). Nếu trong tháng nhân viên đi làm không đầy đủ thì lương nhận được sẽ ít đi.

Công thức tính của cột này: Tổng thu nhập = (Thu nhập P1 + Thu nhập P2) + (ngày công thực tế - ngày công lý thuyết) * (Thu nhập P1 + Thu nhập P2) / ngày công lý thuyết + Thưởng P3.

Chú ý: Công thức này không phải là duy nhất. Như đã viết ở bài "Công thức tính, ngày công chuẩn, làm thêm và chính sách lương P1", chúng ta có nhiều cách tính. Vì thế vẫn tùy vào thỏa thuận và luật chơi giữa 2 bên (công ty và nhân viên) để xác định cụ thể cách tính tổng thu nhập.

- Các cột còn lại tôi nghĩ đã quá dễ hiểu không cần phải giải thích gì thêm:
+ Cột chi đóng bảo hiểm (Lấy dữ liệu theo công thức lấy các khoản cố định trả hàng tháng phải đóng BHXH * tỷ lệ trích đóng BH theo luật).
+ Cột thuế TNCN: Dữ liệu dựa trên bảng đăng ký giảm trừ gia cảnh và tính ra dữ liệu theo công thức tính thuế thu nhập cá nhân.
+ Cột tạm ứng: Trong tháng nếu có nhân viên tạm ứng tiền lương thì cần phải theo dõi thông qua chứng từ chi tạm ứng lương là giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi. Đến cuối tháng, chúng ta đưa khoản tạm ứng của nhân viên đó vào cột Tạm ứng để trừ đi khi xác định số tiền thực lĩnh.
+ Cột thực lĩnh: Là số tiền còn lại mà người lao động được nhận sau khi trừ đi các khoản giảm lương như bảo hiểm (cột cộng), thuế TNCN, tạm ứng (nếu có)... Thực lĩnh = Cột Tổng thu nhập thực tế - Cột Cộng (các khoản trích trừ vào lương) - Thuế TNCN - Tạm ứng (Nếu có)
+ Cột Ký nhận: Nếu chuyển khoản thì chúng ta không cần kí nhận. Nhưng nếu chi tiền mặt thì nhất định phải ký nhận thì chi phí tiền lương mới được coi là hợp lý hợp lệ (hoặc ký nhận vào phiếu chi lương).

2. Mẫu phiếu chi lương theo 3P

Do chúng ta có 4 trường hợp bảng lương 3P khác nhau nên các phiếu lương sẽ được thiết kế sao cho tương ứng. Cơ bản nội dung thông tin trên phiếu lương sẽ giống như trên bảng lương. Chỉ có điều khác là: Bảng lương là hàng ngang và có nhiều nhân viên. Còn phiếu lương sẽ được thiết kế dọc và chỉ chứa thông tin của 1 người.

Họ và tên; Phòng ban; Chức vụ/ Vị trí ; Bậc lương; Thu nhập P1; Thu nhập P2; Thưởng P3 (KPI (Mức thưởng; Tỷ lệ %KPI; Thành tiền); Hoa hồng (Doanh thu; Thành tiền); Khác); Phúc lợi (Ngày lễ; Khác)); Ngày công thực tế; Ngày công lý thuyết trong tháng; Tổng thu nhập; Các khoản giảm trừ khi tính thuế TNCN (Bản thân; BHYT; BHXH; BHTN; BHNN; Giảm trừ gia cảnh và các khoản thu nhập không chịu thuế; Cộng); Thu nhập tính thuế; Thuế TNCN phải nộp; Thu nhập sau trừ thuế TNCN; Phí công đoàn; Tạm ứng; Thực nhận; Ký nhận.

Nội dung thông tin của phiếu lương sẽ được lấy từ bảng lương và tự động. Nếu bạn đã đã có phần mềm thì việc làm sao để bảng lương và phiếu lương kết nối sẽ do các kỹ sư phần mềm thiết kế. Còn nếu chưa có phần mềm, bạn có thể dùng hàm Mail merge trong excel. Đây là hàm cho phép tự động hóa quá trình tạo ra các tài liệu như hóa đơn, báo cáo, thư chúc mừng, và các loại thông điệp khác dựa trên một mẫu cố định và dữ liệu đầu vào từ nguồn khác.

Vậy là xong! Bài viết chữ thì ít nhưng hình to nên trông có vẻ dài dài. Thực ra co lại ngắn cún có mấy dòng. Sắp hết chiều rồi, chúc mọi người cuối tuần vui vẻ. Ai trong Nam muốn ra chơi Hà Nội chơi thì nên ra thời điểm này. Trời đang nắng đẹp.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS