Cách quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả – phần 2 ?

Hôm nay là một ngày thứ 7 mùa đông đẹp trời. Nắng nhẹ sửa ấm cái lành lạnh của những cơn gió. Nắng lúc này đúng như vòng tay mẹ hiền dịu. Ai cũng như con mèo lười, ra đứng dưới nắng để tìm thêm cho mình chút hơi ấm. Ngày hôm nay cũng là ngày Quân đội Nhân dân Việt Nam kỷ niệm 70 năm thành lập và nhận huy chương của nhà nước trao tặng. Tôi có cái may mắn được tham dự buổi lễ kỷ niệm đó ở trung tâm hội nghị quốc gia. Và ít nhất thì tôi cũng được nhìn thấy gần hết các bác lãnh đạo của nhà nước trừ bác Đỗ Mười và bác Dũng (2 bác gửi hoa chúc mừng). Khi giới thiệu đại biểu cao nhất thì chỉ có 3 bác lãnh đạo cao nhất cúi người chào đại biểu, còn lại chỉ giơ tay, các tướng thì chào theo kiểu quân đội, 1 tướng chỉ vẫy tay.

Buổi lễ kết thúc lúc 11h sáng. Về nhà ngồi vào bàn làm việc thì thấy mấy bức tranh infographic này về cách quản lý nhân sự sao cho hiệu quả:

1. Phát triển nhân viên: Đưa ra những phẩn hồi mang tính xây dựng cho nhân viên
2. Khen ngợi nhân viên: Công nhận nhân viên khi họ làm tốt một việc nào đó sẽ khiến nhân viên có khuynh hướng thường xuyên hoàn thành xuất sắc các công việc mà không đòi hỏi phải được đền bù thêm bằng vật chất hay tiền bạc.
3. Xây dựng môi trường làm việc tốt: Đồng cảm với nhân viên và làm cho họ luôn có cảm giác rằng họ có thể gặp gỡ, trao đổi với sếp khi cần thiết.

4. Khuyến khích nhân viên chủ động trong công việc: Tạo cơ hội cho họ làm chủ các dự án. Khi đó nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn. Nhân viên sẽ cảm thấy tự hào hơn và thỏa mãn hơn khi họ làm việc một cách chủ động và có trách nhiệm.
5. Thúc đẩy tinh thần đồng đội: Sếp phải làm gương bằng cách đối xử tốt và trân trọng nhân viên. Khi được sếp tôn trọng, nhân viên sẽ tôn trọng các nhân viên khác và tôn trọng sếp.

(theo Doanh nhân Sài Gòn)

Dựa vào những kinh nghiệm tôi đã trải qua. Tôi có chút lời bình và cũng nhân tiện bổ sung thêm cho bài viết trước kia của tôi: Cách quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả - phần 1 : http://blognhansu.net/2013/06/29/cach-quan-ly-nhan-su-nhu-the-nao-cho-hieu-qua/ . Theo bài viết, tôi có liệt kê ra 7 yếu tố sẽ giúp quản lý nhân sự hiệu quả:

1. Hệ thống theo dõi thông tin nhân sự rõ ràng và tốt – BigData
2. Quy trình nhân sự tốt và đầy đủ
3. Hệ thống chính sách được phổ biến rộng rãi và đầy đủ
4. Mô tả công việc, mục tiêu, mục đích rõ ràng
5. Hướng dẫn cụ thể, nâng cấp liên tục các kinh nghiệm và công cụ làm việc cho anh em nhân viên
6. Công cụ đánh giá công việc rõ ràng nhất quán
7. Thưởng phạt chắc chắn.

Giờ tôi xin bổ sung thêm 4 yếu tố nữa:
8. Thúc đẩy xây dựng nhóm liên kết với nhau
Yếu tố đặc biệt:
9. Cố gắng tạo ra hệ thống có thể tự vận hành khi không có sếp.
10. Xây dựng ra sứ mệnh vượt ra ngoài phạm vi tài chính cho nhóm.
11. Tự tạo ra mục tiêu ngoài sức tưởng tượng của nhóm.

Quay lại việc bình bức tranh trên, thực ra trong 5 yếu tố của bức tranh trên tôi thấy:
1. Phát triển nhân viên = Hướng dẫn cụ thể, nâng cấp liên tục các kinh nghiệm và công cụ làm việc cho anh em nhân viên.

2. Khen ngợi nhân viên = Công cụ đánh giá công việc rõ ràng nhất quán + Thưởng phạt chắc chắn: Công nhận nhân viên khi họ làm tốt một việc nào đó sẽ khiến nhân viên có khuynh hướng thường xuyên hoàn thành xuất sắc các công việc mà không đòi hỏi phải được đền bù thêm bằng vật chất hay tiền bạc. (Điều này có vẻ đúng với những người chủ động tìm kiếm công việc và không cần hỗ trợ vật chất. Còn những người đến với công việc với mong muốn kiếm thêm chút thu nhập hoặc nâng cao lương thì việc khen ngợi hay không không bằng việc thưởng chắc phạt chắc. Khen nhiều mà không có hình phạt dẫn tới việc nhân viên đòi hỏi việc khen thưởng mà việc làm không nhiều)

3. Xây dựng môi trường làm việc tốt = 5. Thúc đẩy tinh thần đồng đội: tôi gom lại bằng yếu tố thứ 8: Thúc đẩy xây dựng nhóm liên kết với nhau.

4. Khuyến khích nhân viên chủ động trong công việc = 4. Mô tả công việc, mục tiêu, mục đích rõ ràng
Tạo cơ hội cho họ làm chủ các dự án. Khi đó nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn. Nhân viên sẽ cảm thấy tự hào hơn và thỏa mãn hơn khi họ làm việc một cách chủ động và có trách nhiệm. (điều này không đúng với các fresher và thực tập khi mà họ thiếu nhiều thứ, quan trọng nhất là thiếu sự chủ động. Bên cạnh đó họ có các mối quan tâm khác ngoài công việc như học thêm, học chính, khóa luận, tốt nghiệp ... nên không thể giao cả dự án cho họ được cho dù có huấn luyện cụ thể).

Tiếp tục với các yếu tố giúp quản lý nhân sự hiệu quả của tôi.

Yếu tố thứ 8 đối với tôi là - 8. Thúc đẩy xây dựng nhóm liên kết với nhau: trong các công việc nhân sự, có một công việc hẳn nhiên là của nhân sự đó là thúc đẩy sự liên kết giữa các thành viên trong công ty. Việc thúc đẩy đó có tác dụng rất tốt để tổ chức làm việc hiệu quả hơn. Nhiều người tóm gọn công việc đó bắng thuật ngữ "teambuilding". Tác dụng của teambuilding thì rõ ràng rồi. Lên mạng search 1 cái là ra. Ý tưởng để teambuilding lúc nào cũng nhiều. Bạn chỉ cần nghĩ 1 chút là ra. Đó có thể là buổi dã ngoại với mục đích rõ ràng, buổi liên hoan ... hoặc thậm chí là 1 buổi nhậu nếu nó giải quyết được bài toán : làm cho mọi người xích gần nhau hơn.

Đấy là góc nhìn của nhân sự, vậy góc nhìn của sếp thì thế nào ? Là sếp với góc độ của nhóm thì sếp vẫn nên duy trì các các hoạt động liên kết này. Khi có các hoạt động này thì sếp cần tham gia. Nhân viên mới vào thì nên có những bữa ăn cùng cả nhóm, thỉnh thoảng có bữa nhậu cũng hay. Tiền thì sếp bao hoặc share chung cho thoải mái. Nhóm toàn con gái thì khó hơn, nên đến nhà nhau chơi rồi ăn uống, nấu nướng cùng nhau.

Đọc đến đây hẳn những người có kinh nghiệm sẽ bảo: "nếu gần nhân viên quá thì dẫn đến nhờn. Nói nhân viên không nghe". Cách giải quyết đơn giản đó là khi làm việc thì nghiêm túc nhưng khi giao lưu thì vui vẻ.

Cùng với yếu tố thứ 8 là 3 yếu tố đặc biệt. Những yếu tố này tôi ngộ ra được sau khi đọc xong quyển "Xây dựng để trường tồn".

9. Cố gắng tạo ra hệ thống có thể tự vận hành khi không có sếp: Là một người quản lý hoặc sếp thường sẽ cố gắng tạo ra 1 cơ chế quản lý để nhân viên làm việc hiệu quả. Nhưng theo nghiên cứu thì nếu sếp cố gắng tạo ra 1 cơ chế quản lý để nhân viên làm việc hiệu quả ngay cả khi không có mình thì tổ chức đó sẽ có cơ hội phát triển và phát triển mạnh về sau. Tại sao lại như vậy ? Từ những gì thực tế diễn ra trong các tổ chức lớn, các nhà nghiên cứu nhận ra khi sếp có ý nghĩ muốn tạo ra cơ chế tự vận hành hiệu quả ngay cả khi không có mình thì sếp hay tìm ra những phương án, những cách thức để thúc đẩy nhóm như 8 yếu tố ở trên. Họ sẽ nghĩ ra chương trình đào tạo huấn luyện nhân viên, nâng tầm nhìn của nhân viên, đưa ra các dự án thúc đẩy ...

Yếu tố này có thể nói là yếu tố bao quát của 8 yếu tố trên. Tuy nhiên 1 số người lại không có yếu tố này nên họ cần biết những điều trên cho đến khi nào họ hiểu được sứ mệnh của mình.

10. Xây dựng ra sứ mệnh vượt ra ngoài phạm vi tài chính cho nhóm: Một nhóm khi đã có người lãnh đạo với xu hướng muốn biến nhóm thành "1 chiếc đồng hồ" (cách nói của Xây dựng để trường tồn) đã rất tốt, nhóm sẽ phát triển nhưng sẽ tốt hơn nếu như nhóm đó có những sứ mệnh của riêng mình. Và sứ mệnh đó phải vượt ra ngoài phạm vi tài chính hoặc doanh thu. Ví dụ như nhân sự với sứ mệnh thúc đẩy công ty, cá nhân trong công ty làm việc hiệu quả. Phòng nhân sự nếu có sứ mệnh như vậy sẽ vô hình thúc đẩy từng nhân viên trong phòng đó có suy nghĩ và hành động theo nó. Họ sẽ nghĩ ra nhiều phương án, ý tưởng để làm việc.

Thế là, sếp đỡ phải nghĩ việc cho nhân viên.

11. Tự tạo ra mục tiêu ngoài sức tưởng tượng của nhóm: Cuối cùng, một nhóm đã có sếp là người có tư duy tạo ra chiếc đồng hồ, có sứ mệnh cứ nhân độ thế và nhóm nên cần 1 yếu tố cuối cùng. Yếu tố đó chính là một mục tiêu ngoài sức tưởng tưởng của nhóm. Việc có mục tiêu đó không có gì lý giải ngoài 1 sự thật đơn giản hiển nhiên là sứ mệnh của họ yêu cầu họ phải làm điều đó. Ví dụ phòng kinh doanh, thay vì mục tiêu chỉ có 1 tỷ, hãy đặt mục tiêu 50 tỷ 1 năm. Thay vì đặt mục tiêu vừa sức: mở được 1 chi nhánh, hãy đặt mục tiêu mở 64 chi nhánh trên toàn quốc trong vòng 2 năm . Không cần biết mục tiêu viển vông thế nào chỉ cần nhóm biết rằng nhóm sinh ra với sứ mệnh của mình thì phải hoàn thành mục tiêu điên khùng ấy.

Nhóm của bạn có bao nhiêu yếu tố trong 11 yếu tố trên ?