Tác động ngược của chính sách thời gian làm việc linh hoạt là gì ?

Nếu thực sự quan tâm tới nhân sự và quan tâm tới quản trị thì hẳn đâu đó ta đã tiếp xúc đến thuật ngữ MBO (quản trị theo mục tiêu) và chính sách làm việc linh hoạt. Các nhân viên trẻ thì ai cũng thích phải làm việc linh hoạt, làm ở nhà cũng được. Ai cũng chắc như đinh đóng cột là sẽ hoàn thành tốt công việc. Rồi thì một số công ty cũng áp dụng như thế. Ví dụ như FPT chả hạn. Họ có thể đến lúc 9h cũng được miễn sao làm được việc.

Đúng là MBO và làm việc linh hoạt rất có ích. Nhưng thực tế nó chỉ có ích đối với một số trường hợp và công ty mà thôi. Tôi để ý thấy và đã tiếp xúc với ít nhất 1 giám đốc xác nhận rằng MBO chưa chắc đã tốt. Nhất là với SALE. Anh ý kể, trước khi gặp tôi 1 thời gian đã từng áp dụng chính sách làm việc linh hoạt đối với đội sale. Không cần biết sale làm gì và đi đâu chỉ cần biết là cuối tháng mang về doanh số. Không thì nghỉ làm. Cứ tưởng áp dụng thế là ngon. Ai ngờ cuối tháng số lượng người cứ rụng dần. Và sau đó anh ý quyết định thay đổi. Các sale phải điểm danh trước và sau khi làm vì đơn giản là muốn đi đầu thì đi nhưng phải xuất phát từ công ty. Áp chỉ số công việc từng ngày như gọi bao nhiêu cuộc điện thoại, gặp bao nhiêu khách hàng . Việc áp dụng chế độ quản lý hành chính đó tuy khắt khe nhưng anh giám đốc lại thấy nó hiệu quả hơn. Ít nhất thì anh ý biết nhân viên của anh ý đang làm gì và làm như thế nào.

Vậy đó, đôi khi tác động ngược của MBO và làm việc linh hoạt chính là làm giảm hiệu quả làm việc. Nguyên do:
1. Cá nhân thường không thể tự kiểm soát được thời gian làm việc: Bình thường khi đến công ty, nhân viên thường mất 30 phút - 1 tiếng đồng hồ để khởi động trước khi làm việc. Chính sách làm việc linh hoạt sẽ tạo điều kiện cho nhân viên ỳ hơn khi cố ngủ thêm 1 chú, cố làm việc này việc kia thêm 1 tý.

2. Không có môi trường kích thích làm việc: Khi làm việc linh hoạt thì người ta tự cho mình cái quyền thích làm việc ở đâu thì làm và ở đó họ thích làm gì cũng được không ai kiểm soát. Điều đó đồng nghĩa họ có thể bị mất tập trung và nhiệm vụ chính. Thay vào đó họ sẽ làm những công việc khác, thú vui khác.

3. Không kiểm soát được tiến độ công việc: Do không thể tự kiểm soát được thời gian và không có môi trường kích thích làm viện nên nhân viên thường dẫn tới việc không kiểm soát được tiến độ làm việc. Sếp không biết được anh em làm tới đâu để thúc. Và rất khỏ để kiểm tra khi người đó không ở công ty và việc thì nhiều. Khi sếp nhớ ra thì lại không hỏi được.

Vậy đó, với chủ đề này có lẽ chúng ta sẽ còn phải giải quyết khá nhiều câu hỏi như:
- Câu hỏi 1: Nếu nói vậy thì quy mô công ty như thế nào thì dùng MBO và chế độ làm việc linh hoạt được?
- Câu hỏi 2: Vị trí nào nên áp dụng chính sách đó và vị trí nào thì không ?

Câu hỏi 2 dễ trả lời hơn :
Áp dụng giờ hành chính: nhân viên ngân hàng, nhân viên làm ở bộ phận hành chính và nhân sự, nhân viên lễ tân, kế toán, kiểm toán, trợ lý kinh doanh... Công việc hành chính văn phòng thường xoay quanh việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của công ty

Áp dụng linh hoạt thời gian: phóng viên, biên tập viên website, hướng dẫn viên du lịch, nhân viên thiết kế...

Câu hỏi 1 thì tôi đúng là cần thời gian để nghiên cứu thêm. Trường hợp thực tế thì tôi mới chỉ thấy có mỗi FPT. Và họ vẫn phát triển tốt chứng tỏ chính sách đó ok.

Cuối cùng , theo tôi nếu có áp dụng thì phải áp dụng phối hợp giữa kiểm soát hành chính, chế độ báo cáo và MBO. Tiếc là rất khó để có một bộ 3 hoàn hảo như thế. Giả sử khi áp dụng chế độ thời gian làm việc linh hoạt như sau: nhân viên có thể đến công ty + - 1 tiếng, tức là đến sau 7h và trước 9h. Sau đó nhân viên phải trả lại công ty -. + 1 tiếng tức là về trong khoảng thời gian từ 5h - 7h tối. Chính sách này có vẻ sẽ được nhiều người ủng hộ. Nhưng phân tích sâu hơn sẽ thấy:

Nhân viên 9h đến công ty, + 30 - 60 phút chuẩn bị làm việc tức là 9h30 - 10h mới làm việc : lúc đó là gần trưa. Ngồi thêm 1 tí là ăn trưa. Đến tầm chiều 5h là các nơi tan sở, nhân viên vẫn ở lại đến 7h. Vậy từ 5h - 7h tối thì nhân viên làm gì ? Tất nhiên là làm hết công việc của mình. Nhưng thực tế là họ có làm hết công việc hay để lại hôm sau làm là 1 vấn đề. Không ai kiểm soát cái đó. Rất khó khăn.

Như thế là cần thêm cái MBO. Mà lúc này kết quả công việc lại phải giao đến từng ngày. Nhân sự và các sếp sẽ phải cân đo đong đếm xem mỗi người mỗi ngày phải làm bao nhiêu là đủ. Thế cũng được, ít nhất thì nhân sự cũng có việc để làm. :) Còn sếp thì phải đau đầu vì suốt ngày phải nghĩ giao bao nhiêu cho nhân viên để nó làm hết trong vòng 8h đây nhỉ. Công ty có nhiều việc thì quả là ok. Công ty mà ít việc thì khổ thân sếp.

Update 220924: 10 năm sau khi viết bài này, tôi đã áp dụng thử cho công ty mình và đã duy trì được khoảng 5 năm. Cụ thể chế độ linh hoạt của tôi như sau: Thời gian làm việc 6h cứng và 2h linh hoạt, từ 9h - 16h, làm từ xa cả ngày thứ 7. Như vậy là tôi có thể trả lời được câu hỏi 1: Quy mô và công ty như thế nào thì áp dụng được? Trả lời: Công ty nào cũng có thể áp dụng được, cho dù công ty có bé tí xíu như công ty tôi.

Tuy nhiên chế độ làm việc linh hoạt không phải chỉ màu hồng như nhiều chuyên gia đã viết. Đặc biệt là đối với môi trường Việt Nam.

Đây là một ví dụ về màu tối trong chế độ làm việc linh hoạt:

"Chào anh chị. Em mới nhận làm leader cho bộ phận sale của 1 CTY nọ. Nhưng khi vào làm việc thực tế, bộ phận này ko có nhân sự làm việc trực tiếp tại chi nhánh. Toàn người làm online ở nhà. Kết quả công việc ko tốt. Sếp yêu cầu em đưa ra biện pháp. Mà hiện giờ trong đầu em thấy rằng nhân sự online đâu có đảm bảo được kết quả cv đâu. Ko hiểu đưa giải pháp gì khi ko có nhân sự làm trực tiếp tại văn phòng. Anh chị đưa giúp em 1 vài lời khuyên với ạ"

Không chỉ tự kiểm nghiệm, xem các ví dụ mà tôi cũng còn thấy tình huống công ty áp dụng chế độ làm việc linh hoạt trên góc độ tư vấn xây dựng hệ thống QTNS. Đây là một công ty Mỹ có nhân viên đa phần là ở Việt Nam (trụ sở ở HCM). Và họ áp dụng chế độ làm việc tại nhà. Ban lãnh đạo ở Mỹ (Việt Kiều). Do quá hiện trạng như vậy nên công ty nhiều khi phải họp vào lúc 7h sáng tại Việt Nam (tương đương khoảng 9h tối bên Mỹ). Tôi cũng họp như vậy với đối tác liên tiếp khoảng 6- 8 buổi. Theo như tôi thấy, công ty vẫn đạt được doanh thu kì vọng, mọi thứ vẫn vận hành có vẻ trơn tru. Tuy nhiên có vẻ như mọi người sẽ không thích họp sáng ở VN (tối đối với Mỹ) vì ảnh hưởng đến các hoạt động cá nhân. Công ty trả lương theo thời gian 1 cục, chưa có KPI. Tôi có duyên với đối tác là giúp họ xây dựng ra được một bộ KPI dùng để đánh giá được sự đóng góp của nhân viên một cách chính xác và công bằng.

Với kinh nghiệm của tôi, để linh hoạt bớt tối thì cần có KPI, định mức lao động, chế độ lương 3P, quản lý duy trì họp check công việc liên tục, tăng cường tuyển dụng thay thế. Đây cũng là giải pháp mà tôi viết từ 2014: "Như thế là cần thêm cái MBO. Mà lúc này kết quả công việc lại phải giao đến từng ngày. Nhân sự và các sếp sẽ phải cân đo đong đếm xem mỗi người mỗi ngày phải làm bao nhiêu là đủ. Thế cũng được, ít nhất thì nhân sự cũng có việc để làm. :) Còn sếp thì phải đau đầu vì suốt ngày phải nghĩ giao bao nhiêu cho nhân viên để nó làm hết trong vòng 8h đây nhỉ. Công ty có nhiều việc thì quả là ok. Công ty mà ít việc thì khổ thân sếp."

Nếu bạn chưa biết KPI và lương 3P là gì thì hãy nhìn ảnh sau:

Trong các giải pháp trên có "quản lý duy trì họp check công việc liên tục, tăng cường tuyển dụng thay thế" làm tôi nhớ đến một câu chuyện ngụ ngôn về Sư từ và kiến trong Quản trị nhân sự. Đại ý câu chuyện kể về 1 công ty có chủ là Sư tử và nhân viên là Kiến. Kiến tự thấy bản thân: "Mỗi ngày Kiến đi làm rất sớm và bắt tay ngay vào làm việc. Kiến làm việc rất giỏi và luôn luôn vui vẻ". Còn Sư tử thấy Kiến "làm việc mà không có sự giám sát. Sư Tử chợt nghĩ rằng nếu được giám sát thì chắc chắn Kiến sẽ làm việc có hiệu quả hơn". Đây là 2 góc nhìn khác hẳn nhau.

Với vai trò đứng đầu, Sư tử bắt đầu hành động để tìm cách nâng cao hiệu quả công việc của Kiến. Sư Tử thuê Gián về làm giám sát hoặc quản lý. Lúc này "Sư Tử rất hài lòng về những báo cáo của Gián và yêu cầu Gián làm thêm những biểu đồ theo dõi sản lượng và phân tích xu hướng thị trường". Còn Kiến tự thấy bản thân "lúc trước làm việc rất chăm và thoải mái, giờ Kiến rất bực mình vì những công việc giấy tờ và những cuộc họp vô bổ làm mất hết thời gian của nó!".

Công ty bắt đầu lớn hơn, Sư tử tiếp tục tìm cách tăng hiệu quả công việc bằng "Kế Hoạch Tối Ưu Hoá Chiến Lược Kiểm Soát Công Việc & Ngân Quỹ". Kiến bắt đầu phản ứng nhiều hơn: "Văn phòng nơi Kiến làm việc trở thành một nơi buồn bã, chẳng còn ai cười đùa và mọi người trở nên lo lắng khó chịu". Và thế là Kiến quyết định phản kháng bằng cách giảm năng suất.

Sự việc căng thẳng, "Sư Tử phát hiện ra năng suất đã giảm sút hơn trước đây rất nhiều" vì thế quyết định thuê Cú "là một cố vấn nổi tiếng và có uy tín, để tiến hành điều tra và đưa ra các giải pháp cần thiết". Cú "đi đến kết luận: “Văn phòng này có quá nhiều nhân viên”" nên cần tuyển thay thế. Cuối cùng "Con kiến bị sa thải vì nó “thiếu động cơ làm việc và có thái độ bi quan trong công việc”".

Chi tiết câu chuyện bạn vui lòng xem tại đây: Quản trị nhân sự hay Quản trị vận hành hệ thống?

Tình huống này là điều bình thường tôi hay thấy khi đi tư vấn. Bản thân tôi thấy mình giống con Cú trong câu chuyện. Dĩ nhiên về kết luận, tôi tin vẫn là “Văn phòng này có quá nhiều nhân viên”. Và tôi vẫn đề xuất "Con kiến bị sa thải vì nó “thiếu động cơ làm việc và có thái độ bi quan trong công việc”". Tuy nhiên tôi đề nghị Sư tử làm thêm 1 số thứ trước khi giải quyết Kiến.

- Đầu tiên là thống nhất việc Quản trị nhân sự là việc của Quản lý (Gián, Ve sầu). Nếu nhân viên không làm được việc thì đáy là lỗi của quản lý. Quản lý không tìm người thay thế, không đào tạo nâng cao năng lực, không thúc đẩy động lực nhân viên.
- Có hệ thống theo dõi đánh giá kết quả công việc và lương thưởng công bằng để tránh cảm tính, không để xảy ra tình trạng: Kiến tự thấy bản thân: "Mỗi ngày Kiến đi làm rất sớm và bắt tay ngay vào làm việc. Kiến làm việc rất giỏi và luôn luôn vui vẻ". Còn Sư tử thấy Kiến "làm việc mà không có sự giám sát. Sư Tử chợt nghĩ rằng nếu được giám sát thì chắc chắn Kiến sẽ làm việc có hiệu quả hơn".
- Quản trị rủi ro và sự thay đổi, tránh để xảy ra phản kháng. Chi tiết như trong bài: Quản trị sự thay đổi – làm sao để nhân viên không phản đối khi áp dụng chính sách mới?

Quay trở lại với chế độ làm việc linh hoạt. Linh hoạt cũng tốt như phải có KPI, định mức lao động, chế độ lương 3P, quản lý duy trì họp check công việc liên tục, tăng cường tuyển dụng thay thế để tìm ra được người làm việc có hiệu suất.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)