Rủi ro làm giả sổ sách tại phòng kế toán

Trên góc độ quản trị nhân sự và điều hành, một trong các công việc cần lưu ý là kiểm soát rủi ro. Dưới đây là một bài toán đối với 1 công ty FDI và có thể cũng là vấn đề với cty có sếp quá tin tưởng vào kế toán.

**
Kế toán mới nhận việc: Làm ơn đừng vội “cải tiến”.

Các bạn kế toán khi mới nhận việc, mới bước vào một môi trường mới: làm ơn đừng vội đề xuất, cũng đừng vội cải tiến bất cứ điều gì.

Trước tiên, hãy dành thời gian để quan sát, học hỏi và hiểu cách doanh nghiệp đang vận hành. Khi đã nắm rõ ngọn ngành rồi, lúc đó muốn đề xuất hay cải tiến cũng chưa muộn.

Mình từng gặp khá nhiều bạn mới ra trường hoặc kinh nghiệm chưa nhiều thường mắc chung một tâm lý: vừa bước chân vào công ty là lập tức soi xét quy trình cũ.

Thấy chỗ nào khác với những gì mình từng học hay từng làm là lập tức nghĩ:
• “Chỗ này bất thường.”
• “Cách này chưa tối ưu.”
• “Bút toán này sai rồi.”

Thậm chí, có bạn còn mang tư duy phải “bới lông tìm vết”, tìm cho bằng được lỗi sai của người đi trước để chứng minh năng lực của bản thân.

Nhưng thực tế là lúc đó chúng ta chưa hề hiểu hết về doanh nghiệp. Có những cách xử lý nhìn từ bên ngoài tưởng chừng vô lý, nhưng ẩn sau đó luôn là một lý do cụ thể. Thậm chí có trường hợp người ta biết cách làm đó chưa tối ưu, nhưng nếu không làm vậy thì sẽ phát sinh vấn đề khác còn lớn hơn rất nhiều.

Chính mình ngày trước cũng từng mắc phải sai lầm này.

Hồi làm việc ở một công ty Nhật, hàng tháng phòng mình phải gửi báo cáo kết quả kinh doanh về cho công ty mẹ.
Lúc mới vào, mình thấy xuất hiện những bút toán điều chỉnh giá vốn khá lạ: tháng này ghi nhận Nợ 632 / Có 335, rồi sang tháng sau lại đảo ngược Nợ 335 / Có 632. Hồ sơ chứng từ không có luôn mình có hỏi bạn làm ở đó thì bảo đó là bút toán của sếp và chị kế toán trưởng, mình không hiểu bản chất nên đã đến gặp chị kế toán trưởng với tâm thế khẳng định: “Bút toán này sai rồi chị ạ.”

Sau đó, chị mới nhẹ nhàng giải thích cho mình: Hàng tháng công ty phải lập kế hoạch kinh doanh gửi công ty mẹ, nhưng kết quả kinh doanh thực tế từng tháng có thể biến động trồi sụt. Do đó, nếu tháng nào có lợi nhuận nhiều sếp để :giành" cho những tháng mà bị lỗ. Cái này phục vụ có mục đích quản trị, nhằm phân bổ và cân bằng lợi nhuận giữa các tháng.

Đến cuối kỳ tài chính, toàn bộ các khoản trích trước này đều phải rà soát, hoàn nhập và đối chiếu chặt chẽ với chứng từ gốc để phản ánh đúng bản chất.

Bài học đó đã thay đổi hoàn toàn góc nhìn của mình: Tuyệt đối không vội kết luận khi chưa hiểu thấu đáo quy trình và bối cảnh của doanh nghiệp.

Khi thay đổi lăng kính tiếp cận, mình bắt đầu hiểu công việc ở một tầng sâu hơn:
• Không còn đóng khung góc nhìn vào từng con số hay một bút toán đơn lẻ.
• Nhìn ra được bức tranh lớn và cả chuỗi vận hành đằng sau nó.
• Phân biệt được đâu thực sự là lỗi cần khắc phục, đâu là nghiệp vụ mang tính đặc thù.

Nhờ vậy, những đề xuất cải tiến về sau của mình luôn vững cơ sở thực tế và có tính thuyết phục hơn rất nhiều.

Người mới không cần chứng minh năng lực bằng cách bới móc lỗi sai của người tiền nhiệm. Điều quan trọng nhất là phải trả lời được câu hỏi: “Tại sao họ lại làm như vậy?”

Khi đã hiểu đủ sâu mà vẫn nhận thấy điểm bất hợp lý, lúc đó hãy cất tiếng nói đề xuất. Đó mới là tác phong của một người làm nghề trưởng thành: Hiểu trước, đề xuất sau.

Nguồn: Nguyễn Thị Lý

***

Lời bình:
1. Bạn có thấy vấn đề của doanh nghiệp trong câu chuyện trên?

Vấn đề nằm ở đoạn này: “Hàng tháng công ty phải lập kế hoạch kinh doanh gửi công ty mẹ, nhưng kết quả kinh doanh thực tế từng tháng có thể biến động trồi sụt. Do đó, nếu tháng nào có lợi nhuận nhiều sếp để “giành" cho những tháng mà bị lỗ. Cái này phục vụ có mục đích quản trị, nhằm phân bổ và cân bằng lợi nhuận giữa các tháng.”

->> Nếu vấn đề (dành số) chỉ nằm nội bộ phòng kinh doanh: Rủi ro này nhẹ và có thể kiểm soát được. Đa phần các phòng kinh doanh đều như vậy nếu chính sách lương thưởng thiên hướng về việc lương cố định cao và doanh thu phải đạt ít nhất 1 mức nhất định mới đc lương cao. Chưa có hoặc chính sách thưởng khuyến khích doanh thu không đủ mạnh.
->> Nếu đây là chỉ đạo của kế toán trưởng: Rủi ro về việc không minh bạch số liệu hay còn gọi là cty bị làm giả sổ sách.
->> Đây là chỉ đạo của CEO thuê: Rủi ro gấp đôi, không chỉ còn rủi ro về minh bạch số liệu mà còn rủi ro cả về việc điều hành và chiến lược. Việc làm giả số sách đã lên đến cấp độ có tổ chức.

2. Phần bài học của tác giả đúng. Tuy nhiên, về sau khi có trải nghiệm hơn về điều hành và xử lý rủi ro quản trị, tôi tin tác giả sẽ rút tiếp một lớp bài học nữa về việc nên bài bản và đúng lý thuyết. Tác giả sẽ thấy bạn nhân viên có hành động: “mình thấy xuất hiện những bút toán điều chỉnh giá vốn khá lạ: tháng này ghi nhận Nợ 632 / Có 335, rồi sang tháng sau lại đảo ngược Nợ 335 / Có 632. Hồ sơ chứng từ không có luôn mình có hỏi bạn làm ở đó thì bảo đó là bút toán của sếp và chị kế toán trưởng, mình không hiểu bản chất nên đã đến gặp chị kế toán trưởng với tâm thế khẳng định: “Bút toán này sai rồi chị ạ.”” là chuẩn. Tại sao lại chuẩn? Vì phòng kế toán có vai trò đảm bảo tính minh bạch của số liệu. Minh bạch mới giúp lãnh đạo cty ra được quyết định chiến lược đúng. Giờ san doanh thu ra như vậy thì sao lãnh đạo công ty biết đâu là cao điểm mùa vụ, đâu là thấp điểm? Nếu không biết thì quyết định điều chuyển nguồn lực cho các mùa sẽ sai.

3. Cuối cùng, do “làm giả sổ sách” nên kế toán trưởng “mới nhẹ nhàng giải thích”. Không nhẹ nhàng, nhỡ đâu bạn nhân viên mang thắc đi hỏi cấp cao hơn thì toang. Chứ nếu không làm sai thì bạn nhân viên mới kia sẽ bị mắng te tua về tội lanh chanh, không biết mà còn tỏ vẻ.

Nguyễn Hùng Cường