Hướng dẫn lập thư mục (folder) HR lưu trữ hồ sơ tài liệu dữ liệu nhân sự

Hỏi: "Xin chia sẽ về thư mục HR,
Xin chào các anh chị,
Em là sinh viên mới ra trường. Xin vô làm cho cty mới start up, cty giao cho em phần HR kiêm luôn admin.
Phần HR, mặc dù em đã liệt kê ra các hạng mục công việc nhưng tạo thư mục kiểu gì cũng bị trùng lặp. Em bị xoắn giữa việc tạo theo năm hay là theo tên của từng người lao động rồi có thư mục con.
Hoặc là khi đã tạo ra cây thư mục ổn ổn rồi thì trong quá trình làm việc, sếp em lại đề cập đến cái mới, vậy là em không biết nhét cái mới vào folder nào cho nó phù hợp, hoặc là thư mục trước đây của em bị sót mục đó…
Nên các anh chị làm lâu năm trong nghề, có cách nào xây dựng folder dễ truy cập, có hệ thống mà không bị trùng lặp… xin chia sẽ giúp em với. Em xin cảm ơn rất rất nhiều"

Đáp: Bạn tham khảo cách làm folder này nhé:

1. Lưu trữ tài liệu công việc phát sinh:

Chi tiết hơn:

Download và xem đầy đủ: https://blognhansu.net.vn/wp-content/uploads/2026/09/Thu-muc-folder-HR.jpg

Đấy là đối với phòng Nhân sự.

2. Trong trường hợp về lưu trữ tài liệu biểu mẫu cố định thì nên như sau:

2.1 Còn với từng bộ phận thì nên lưu các tài liệu về Nhân sự thế này:

2.2 Còn với toàn công ty thì sắp xếp như:

2.3 Nếu với các tài liệu nhân sự toàn công ty và lưu tại phòng nhân sự thì nên sắp xếp theo chuỗi Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải:

Quay trở lại đầu bài với câu hỏi: "có cách nào xây dựng folder dễ truy cập, có hệ thống mà không bị trùng lặp" >> Hệ thống thì như trên, còn bị trùng thì mình giải quyết bằng cách tạo ra các shorcut (File hoặc thư mục giả, khi click vào thì sẽ được động nhảy đến nơi đặt chính thức).

Nguyễn Hùng Cường