Công ty sắp bị thanh tra BHXH, kinh nghiệm và trải nghiệm có thể “gỡ rối”

Thanh tra BHXH gõ cửa - Đừng để tim rớt nhịp
By Thư Nguyễn (Tee)

Coi Annabelle không mất ngủ.
The Conjuring cũng bình thường thoy.
Nhưng...
“Công ty sắp bị thanh tra BHXH” – nghe xong là tỉnh ngủ 3 ngày 3 đêm ☠️

Vốn cái tánh nhiều chuyện và thích hóng hớt nên tôi tham gia kha khá các hội nhóm HR. Dạo gần đây, tôi thấy nhiều anh chị hỏi về thanh tra BHXH.

Vậy là... nhân một ngày đẹp trời được nghỉ birthday leave, tôi gom hết kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của mình về thanh tra BHXH để làm ra một file tổng hợp – với hy vọng có thể "gỡ rối" phần nào cho các anh/chị HR.

A. Quy trình thanh tra BHXH
Quy trình cơ bản như sau:
1. Thông báo trước
- Cơ quan BHXH hoặc Thanh tra Bộ/ Sở gửi quyết định/ thông báo thanh tra trước (thường
5–7 ngày).
- Nội dung sẽ ghi rõ phạm vi (toàn diện hay chuyên đề, ví dụ: chỉ thanh tra việc trích nộp
BHXH).
2. Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ
- Thu thập, sắp xếp tài liệu theo danh mục yêu cầu.
- Nên lập “bảng đối chiếu” giữa số lao động, tiền lương, số tiền đã trích nộp BHXH.
3. Làm việc trực tiếp
- Đoàn thanh tra xuống doanh nghiệp, kiểm tra hồ sơ, đối chiếu chứng từ.
- Đặt câu hỏi với nhân sự, kế toán.
- Thời gian làm việc tại DN: thường 1–5 ngày (tùy quy mô).
4. Lập biên bản thanh tra
- Nêu rõ các sai phạm (nếu có): thiếu đóng, đóng không đúng mức, không ký HĐLĐ…
- Doanh nghiệp được quyền giải trình, bổ sung tài liệu.
5. Kết luận và yêu cầu khắc phục (nếu có)
- Có thể phải truy đóng BHXH, nộp phạt hành chính.
- Nếu nghiêm trọng, có thể chuyển cơ quan điều tra.
- DN phải thực hiện theo kết luận trong thời hạn nhất định.

B. Danh mục hồ sơ, tài liệu thường được yêu cầu
Khi gửi quyết định/ thông báo thanh tra, đoàn thanh tra thường sẽ gửi kèm Công văn đề nghịcung cấp thông tin, tài liệu (mẫu số 02/CV-TT) trước khi xuống làm việc. Dưới đây là danh mục các loại giấy tờ, tài liệu thường bị yêu cầu:

Loại hồ sơ / tài liệu	Nội dung / chú thích
Hồ sơ pháp lý & quản lý doanh nghiệp	• Giấy đăng ký kinh doanh • Thang bảng lương, quy chế lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi và các chính sách liên quan • Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ
Hồ sơ lao động	• HĐLĐ, phụ lục HĐLĐ, các loại hợp đồng / thỏa thuận khác • Hồ sơ NLĐ (giấy tờ tùy thân, bằng cấp, giấy khám sức khỏe…) • Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, thôi việc • Danh sách lao động (Master file
Hồ sơ tiền lương	• Bảng lương, bảng chấm công • Quyết định tăng lương, phụ cấp, thưởng • Chứng từ chi trả lương
Hồ sơ BHXH, BHYT, BHTN	• Hồ sơ báo cáo BHXH (tăng, giảm, điều chỉnh). HR nên có file theo dõi chi tiết • Hồ sơ truy đóng, truy thu (nếu có) • Biên bản / thông báo của BHXH trong quá trình hoạt động (nếu có) • Chứng từ đóng BHXH, BHYT, BHTN
Hồ sơ chế độ	• Hồ sơ hưởng ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: giấy xác nhận y tế, và các giấy tờ hưởng chế độ liên quan
Hồ sơ tài chính, thuế để đối chiếu	• Quyết toán thuế TNCN • Số liệu tài khoản liên quan đến chi phí nhân công • Sổ sách kế toán liên quan đến chi phí lương, bảo hiểm *Lưu ý: Trường hợp DN có sai phạm nghiêm trọng, báo cáo tài chính và quyết toán thuế TNDN có thể bị yêu cầu.
Hồ sơ kiểm tra / thanh tra trước đó (nếu có)	• Biên bản kiểm tra / thanh tra trước đây • Kết luận thanh tra, yêu cầu khắc phục • Văn bản xử lý / báo cáo khắc phục vi phạm trước đó

C. Doanh nghiệp bị thanh tra BHXH khi nào?
1. Thanh tra định kỳ (theo kế hoạch hằng năm)
- BHXH tỉnh/thành phố, Bộ/Sở xây dựng kế hoạch thanh tra DN, thường công bố đầu năm.
- Doanh nghiệp sẽ được chọn theo tiêu chí rủi ro (quy mô lao động lớn, ngành nghề đặc thù, từng có vi phạm BHXH).
2. Thanh tra đột xuất (ngoài kế hoạch)
- DN có dấu hiệu vi phạm:
• DN nợ BHXH, BHYT, BHTN (thường là từ 6 tháng trở lên)
• DN không tham gia BHXH cho toàn bộ NLĐ thuộc diện bắt buộc (vd: quên báo tăng, báo tăng trễ từ 6 tháng trở lên)
• DN đóng BHXH thấp hơn mức lương thực tế (khai lương cơ bản thấp)
• DN có đơn tố cáo của NLĐ, công đoàn hoặc cá nhân về việc trốn đóng, chậm đóng
• DN có dấu hiệu trục lợi quỹ BHXH (vd: lập hồ sơ hưởng thai sản cho NLĐ vừa đủ số tháng tham gia BHXH tối thiểu)
• DN có số liệu đóng BHXH, BHYT, BHTN không khớp với số liệu khai thuế TNCN
3. Thanh tra theo chuyên đề
- Thanh tra tập trung vào một vấn đề cụ thể (ví dụ: tình hình đóng BHXH của lao động thời vụ, quản lý quỹ ốm đau–thai sản, an toàn vệ sinh lao động).
- Thường xảy ra với nhóm DN cùng ngành/ cùng địa bàn.
4. Thanh tra theo chỉ đạo đột xuất của cấp trên
- Khi có yêu cầu của Bộ/Sở, UBND tỉnh/thành phố, cơ quan BHXH cấp trên, hoặc theo yêu cầu quản lý nhà nước.

D. Bí kíp sống sót qua mùa thanh tra BHXH
1. Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ gọn gàng
- Lập checklist hồ sơ theo yêu cầu thanh tra.
- Sắp xếp theo năm/tháng, số thứ tự để đoàn thanh tra dễ kiểm tra.
- Giữ bản mềm (scan/pdf) để tra cứu nhanh khi có yêu cầu.
2. Đối chiếu số liệu trước
- Kiểm tra sự khớp số liệu giữa bảng lương – HĐLĐ – Quyết toán thuế TNCN – C12.
- Nếu có chênh lệch → giải trình trước, chuẩn bị tài liệu chứng minh.
3. Kiểm tra các “điểm G”
Những nội dung đoàn thanh tra luôn soi đầu tiên:
- Có NLĐ nào ký HĐLĐ nhưng chưa được tham gia BHXH?
- Mức lương đóng BHXH có thấp hơn lương thực tế? (vd: không cộng phụ cấp, khoản bổ sung).
- Có nợ BHXH?
- Thang bảng lương, quy chế lương đã đầy đủ?
- Chế độ BHXH (thai sản, ốm đau, TNLĐ-BNN) có gì “mờ ám” không?
- Lao động thời vụ, cộng tác viên, làm việc ngắn hạn <1 tháng → lưu hồ sơ rõ ràng, tránh bị quy thành “trốn đóng”.
- NLĐ thử việc: không bắt buộc đóng BHXH, nhưng cần hợp đồng thử việc để chứng minh.
4. Ứng xử khi làm việc với đoàn thanh tra
- Cử 1 đầu mối chính (HR hoặc C&B) để tiếp đoàn, tránh nhiều người trả lời chồng chéo.
- Giữ thái độ hợp tác, cung cấp hồ sơ theo yêu cầu.
- Nếu phát hiện sai sót, nên chủ động giải trình và đề xuất hướng khắc phục.
5. Chủ động khắc phục trước khi đoàn đến
- Nếu còn nợ BHXH → nộp ngay trước khi thanh tra (nếu có thể).
- Nếu có NLĐ bị quên báo tăng → báo tăng liền.

❗ Lưu ý nhẹ: File chưa bao gồm chi tiết mức xử phạt & lãi đối với các hành vi vi phạm trong lĩnh vực BHXH, vì nội dung này đã được nêu rõ trong Chương III – Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Nếu file có thiếu sót, rất mong nhận được feedback từ các anh/chị HR để cùng nhau hoàn thiện và chia sẻ giá trị thật. HR giúp HR ❤️

#ThanhTraBHXH