Bí quyết cải thiện trải nghiệm của nhân viên

Trải nghiệm nhân viên (Employee Experience – EX) là toàn bộ quá trình làm việc, học hỏi, tương tác, quan sát, cảm nhận của nhân viên, từ khi là ứng viên cho đến khi trở thành nhân viên chính thức hoặc nghỉ việc.Một trải nghiệm tích cực không chỉ nâng cao sự hài lòng, gắn kết và năng suất mà còn thu hút và giữ chân nhân tài, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để xây dựng và cải thiện trải nghiệm nhân viên? Cùng Blognhansu tìm hiểu trong bài viết nhé.

1. Thu thập và phân tích kỳ vọng của nhân viên

Để thiết kế trải nghiệm nhân viên một cách phù hợp, doanh nghiệp nên thu thập và phân tích kỳ vọng của họ, thay vì triển khai theo ý tưởng chủ quan theo cấp lãnh đạo. Vậy thì làm thế nào để nhận biết và thấu hiểu những điều nhân viên mong muốn? Câu trả lời nằm ở phương pháp thu thập phản hồi từ nhân viên, doanh nghiệp có thể coi nhân viên như khách hàng, triển khai chiến lược Voice of the Employee và thu thập phản hồi từ họ:

• Phản hồi trực tiếp: là nguồn dữ liệu quan trọng để phân tích, được nhân viên phản ánh đến công ty thông qua hình thức ý kiến trực tiếp, các cuộc khảo sát... Việc thu nhận phản hồi cần được diễn ra thường xuyên.
• Phản hồi gián tiếp: là dạng phản hồi được thu thập từ mạng xã hội, trang cá nhân - cụ thể hơn là những nơi nhân viên chia sẻ ý kiến, suy nghĩ hay cảm nhận của mình.
• Phản hồi suy đoán: đây là các phản hồi xuất phát từ hành động của nhân viên thay vì lời nói. Dạng phản hồi này giúp doanh nghiệp đưa ra các suy đoán về hành vi của nhân viên trong tương lai, nhằm có giải pháp hỗ trợ cụ thể với nhân viên đó trong quá trình làm việc.

Tổng hợp các loại phản hồi và tiến hành phân tích, doanh nghiệp sẽ thấu hiểu hơn về kỳ vọng, mong muốn của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có phương án thiết kế hoặc cải thiện trải nghiệm của nhân viên một cách sâu sát nhất.

2. Cá nhân hóa trải nghiệm nhân viên nhờ Employee Persona

Vòng đời của một nhân viên trong doanh nghiệp từ khi được tuyển dụng đến khi trở thành nhân viên chính thức, được thăng chức hoặc nghỉ việc thường được quy trình hóa. Quy trình này thường áp dụng cho mọi nhân viên, không có sự khác biệt nhiều. Việc này tạo nên sự đồng bộ, tuy nhiên, cũng có phần thiếu linh hoạt, không tối ưu cho việc cá nhân hóa trải nghiệm nhân viên.

Nếu muốn gia tăng trải nghiệm nhân viên, doanh nghiệp cần thiết lập Employee Persona, tương tự như Customer Persona (chân dung khách hàng) thường được áp dụng trong lĩnh vực bán hàng hoặc marketing.

Employee Persona là một hình tượng nhân viên giả định kiểu mẫu, được xây dựng từ chính các phân tích về nhân viên. Để tạo nên các chân dung nhân viên chính xác, các nhà quản lý có thể tham khảo các câu hỏi sau:

• Quan điểm của nhân viên với công việc đang làm
• Môi trường làm việc hiện tại, kỳ vọng trong tương lai?
• Loại công việc mà nhân viên đang đảm nhiệm là gì?
• Thái độ của nhân viên với công nghệ, kỹ năng vận dụng các công cụ làm việc hiện đại của họ như thế nào
• Nhân viên phản ứng ra sao trước những thay đổi trong công ty?
• Mức độ ảnh hưởng của nhân viên trong doanh nghiệp là gì?
• Động lực nào giúp nhân viên làm việc, vươn tới các vị trí cao hơn và cống hiến cho công ty?

Ví dụ: Với Persona nhân viên sáng tạo (The Creator), họ là người yêu thích những điều mới mẻ, thường đưa ra các ý kiến thú vị để cải tiến công việc. Họ không ngại thay đổi và thử nghiệm những cách triển khai công việc khác biệt. Với nhân viên thuộc nhóm Persona này, doanh nghiệp nên trao cho họ những công việc liên quan đến sáng tạo, lắng nghe tạo điều kiện để họ bày tỏ quan điểm và hiện thực hóa các ý tưởng của mình.

3. Xác định những điều cần ưu tiên trong vòng đời nhân viên

Trải nghiệm nhân viên là tập hợp tất cả các trải nghiệm của nhân viên tại doanh nghiệp từ khi bắt đầu làm việc đến khi nghỉ việc. Bởi vậy doanh nghiệp cần tối ưu trải nghiệm cho họ trong suốt vòng đời nhân viên. Để làm được điều này, nhà quản lý phải liệt kê đầy đủ các giai đoạn nhân viên trải qua:

• Được các nhà tuyển dụng tiếp cận.
• Phỏng vấn, thử việc.
• Onboarding (đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên mới).
• Đàm phán về lương thưởng, phúc lợi.
• Học hỏi và phát triển năng lực.
• Kết nối với mọi người trong công ty.
• Khen thưởng và ghi nhận thành tích.
• Đánh giá năng lực.
• Thăng chức hoặc giáng chức, điều chuyển nhân sự.
• Nghỉ việc, kết thúc hợp đồng.

Với mỗi hoạt động trên, doanh nghiệp tiếp tục trả lời các câu hỏi như Nhân viên mong muốn nhận được kết quả như thế nào trong từng giai đoạn?, Kết quả thực tế so với trải nghiệm của nhân viên có sự khác biệt ra sao?...

Từ việc phân tích, so sánh, các nhà quản lý sẽ hiểu rõ hơn về tâm tư, nguyện vọng của nhân viên trong thực tế. Đồng thời, họ cũng sẽ nhận ra những lỗ hổng, thiếu sót mà công ty chưa đáp ứng được cho nhân viên hoặc những trải nghiệm không cần thiết có thể giảm bớt. Theo đó, trải nghiệm theo vòng đời nhân viên ngày càng được cải thiện hơn.

Lời kết

Cải thiện trải nghiệm nhân viên là một hành trình liên tục, đòi hỏi sự cam kết và đầu tư từ lãnh đạo cũng như sự phối hợp của toàn bộ tổ chức. Bằng cách tập trung vào việc lắng nghe, thấu hiểu nhu cầu của nhân viên, xây dựng văn hóa tin cậy, minh bạch và trao quyền, các doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc không chỉ tối ưu hóa năng suất mà còn nuôi dưỡng sự phát triển cá nhân và chuyên môn. Khi nhân viên cảm thấy được trân trọng, được trao quyền và có cơ hội phát triển, họ sẽ không chỉ gắn bó hơn mà còn trở thành những “đại sứ” mạnh mẽ nhất cho thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp.

• Xây dựng chính sách đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp
• Turnover rate là gì? Làm thế nào để giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên?