Đánh giá hiệu suất dựa trên khung năng lực là đúng hay sai?

Sáng nay, sau khi hoàn thành xong từ điển năng lực cho bộ phận Marketing của đối tác, tôi lướt facebook thì thấy gợi ý có stt của anh Chung như sau: "Đánh giá Hiệu suất dựa trên Khung năng lực là đúng hay sai? Mời mọi người cùng trao đổi và thảo luận nhé." Dòng trạng thái này đăng trong 1 nhóm khoảng 30 nghìn thành viên nhưng đã 4h không thấy ai phản hồi. Tôi đoán có lẽ do Group ít tương tác hoặc có thể mọi người chưa hiểu ý và bối cảnh của stt nên không vào trao đổi được. Lúc này, trời đã gần trưa, có chút nắng ấm giữa trưa đông, tôi liền mở blog ra viết bài này. Liệu đánh giá hiệu suất dựa trên khung năng lực là đúng hay sai?

Đầu tiên, chúng ta nên thống nhất định nghĩa và bối cảnh câu hỏi:
- Hiệu suất: Là mối quan hệ giữa đầu ra có ích so với 1 đầu vào chuẩn. Hiệu suất = Kết quả có ích đạt được/ Chi phí or = Kết quả có ích đạt được / Đầu người or = Đầu ra/ Đầu vào or = Kết quả có ích thực tế đạt được / Kết quả lý thuyết.
- Hiệu quả: Là mối quan hệ giữa đầu ra có ích so với mục tiêu. Hiệu quả = Đầu ra có ích đạt được / Đầu ra mục tiêu.
- Năng suất: Là sức làm ra cái gì đó của một vật, một người hoặc một việc. Năng suất là mối quan hệ giữa các đầu ra có ích tương ứng với các mục tiêu, là tổng các hiệu quả. Năng suất = Hiệu quả 1 * trọng số 1 + Hiệu quả 2 * trọng số 2 + ...
- KPI: Thước đo (Chỉ số và chỉ tiêu) hiệu quả hoặc hiệu suất quan trọng.
- Thẻ KPI: Là một cấu trúc tập hợp các KPI cần có của một vị trí mà người là ở vị trí đó cần phải hoàn thành.

Xem thêm tại bài: Sự khác nhau giữa các thuật ngữ: Hiệu suất, Hiệu quả, Năng suất

- Năng lực: Năng lực là sự tổng hợp những thuộc tính của cá nhân con người, đáp ứng những yêu cầu của hoạt động và đảm bảo cho hoạt động đạt được những kết quả cao.
- Khung năng lực: Là một cấu trúc tập hợp các năng lực cần có của một vị trí mà người làm ở vị trí đó cần có để hoàn thành công việc.
- Hiệu lực: Là tác dụng thực tế so với tiêu chuẩn cần có của năng lực. Hiệu lực = Kết quả kiểm tra có ích của năng lực / Tiêu chuẩn cần có của năng lực.
- Hiệu năng: Là khả năng có thể mang lại kết quả khi dùng đến (một người hoặc một vật). Hiệu năng là mối quan hệ giữa kết quả kiểm tra có ích tương ứng với các mục tiêu năng lực, là tổng các hiệu lực. Hiệu năng = Hiệu lực 1 * trọng số 1 + Hiệu lực 2 * trọng số 2 + ...

Xem thêm tại bài: Định nghĩa “năng lực” trong quá trình xây dựng từ điển năng lực… ?

Tôi đoán có thể tác giả của câu hỏi ở trên đang đánh đồng giữa hiệu suất, hiệu quả làm một và ý nói đến năng suất, hoàn thành KPI. Còn khung năng lực là hàm ý nói đến hiệu năng, đáp ứng tiêu chuẩn năng lực.

Tôi nghĩ trong giới quản trị nhân sự, chắc chỉ có tôi là làm cái việc "over thinking - suy nghĩ quá lên" là định nghĩa rõ các thuật ngữ như này. Nhưng tôi tin đây cũng là việc tốt. Tiếng việt luôn phong phú và không phải ai cũng phân biệt được một cách rõ ràng các thuật ngữ với nhau.

Trong bài "Cách nào đánh giá năng lực cá nhân theo P2 và nó có ý nghĩa gì?", tôi đã từng viết: "Năng lực và kết quả công việc như là 2 mặt của một bàn tay. Một nhân viên có năng lực thì sẽ làm ra kết quả và ngược lại, một nhân viên có kết quả công việc tốt thì năng lực cũng tốt. Vì tôi thấy có thể dùng tỷ lệ % hoàn thành công việc để quy đổi sang tỷ lệ % đáp ứng năng lực. Ví dụ công ty ra quy định: Mỗi năm xét tăng lương một lần. Việc xét tăng lương dựa trên mức độ hoàn thành công việc. Nếu mức độ hoàn thành công việc lớn hơn 100% thì tăng bậc lương năng lực lên bậc mới. Tỷ lệ đáp ứng năng lực thống nhất = 100%. Bên cạnh đó, việc xây công cụ đánh giá hoàn thành công việc dễ định lượng hơn công cụ đánh giá năng lực. Việc định lượng rất rõ ràng nếu công ty áp dụng KPI." Như vậy dùng KPI - hiệu suất để đánh giá Khung năng lực - hiệu năng là có thể dùng được. Và dùng Khung năng lực - hiệu năng có thể dự đoán được KPI - hiệu suất.

Tiếp đến, khi làm từ điển năng lực, xác định các biểu hiện hành vi (chuẩn đầu ra) cho từng mức độ thành thạo của năng lực, chúng ta có thể viết theo hướng:
- Miêu tả các hành vi kèm với các trạng từ tần suất, mức độ, cách thức. (1)
- Hoặc miêu tả các hành vi kèm các trạng từ chỉ số lượng.(2)
Dùng theo hướng miêu tả nào thì cũng cần phải sao cho cân đo đong đếm được, tránh bị cảm tính. Thông thường nếu miêu tả theo hướng 1 hay bị cảm tính khi đánh giá. Còn nếu miêu tả theo hướng 2 thì có thể hiểu đây là KPI.

Ví dụ:
- Miêu tả năng lực theo hướng 1: Năng lực Tỉ mỉ
+ Mức 1: Thỉnh thoảng phát hiện ra được các chi tiết nhỏ trong công việc hoặc thứ khác
+ Mức 2: Đôi khi phát hiện ra được các chi tiết nhỏ trong công việc hoặc thứ khác
+ Mức 3: Thường xuyên phát hiện ra được các chi tiết nhỏ trong công việc hoặc thứ khác
+ Mức 4: Phát hiện ra được tất cả các chi tiết nhỏ trong công việc hoặc thứ khác

- Miêu tả năng lực theo hướng 2: Năng lực Design
+ Mức 1: Thiết kế được 365 ảnh trong kì đánh giá
+ Mức 2:Thiết kế được >365 - 750 ảnh trong kì đánh giá
+ Mức 3: Thiết kế được >750 - 1.095 ảnh trong kì đánh giá
+ Mức 4: Thiết kế được >1.095 - 1460 ảnh trong kì đánh giá

Như vậy, từ khung năng lực ta sẽ có các năng lực với các tiêu chuẩn mức độ thành thạo nhất định. Với từng mức độ thành thạo đó, ta có chuẩn đầu ra tương ứng. Mỗi chuẩn đầu ra là 1 KPI (nếu theo hướng miêu tả 2). Do đó, đánh giá hiệu suất dựa trên khung năng lực là đúng.

Lấy thí dụ để chúng ta dễ hình dung hơn: Vị trí SEO có khung năng lực bậc thợ 1:
- Năng lực SEO: Yêu cầu mức độ thành thạo 1.
- Năng lực Design: Yêu cầu mức độ thành thạo 1.
Quy đổi ra chuẩn đầu ra theo từ điển năng lực.
- Năng lực SEO mức 1:
+ Đi được <100 backlink trong kì đánh giá
+ Tối ưu được <30 bài chuẩn SEO> 90 điểm/ tháng
+ <10 từ khóa lên top 1 trong kì đánh giá.
- Năng lực Desig mức 1:
+ Thiết kế được 365 ảnh trong kì đánh giá
+ <10% số ảnh thiết kế ra được lời khen
Tổng số KPI bậc thợ 1 cần phải hoàn thành là 5 KPI ở trên. Hoàn thành được tập hợp các KPI (thẻ KPI) này là đáp ứng được năng lực bậc thợ 1.

Tuy nhiên theo tôi không nên nhập nhằng giữa thẻ KPI và khung Năng lực. Nên tách bạch và dùng với 2 mục đích khác nhau. Thẻ KPI dùng để đánh giá năng suất còn Khung năng lực dùng để đánh giá hiệu năng. Như vậy tốt hơn.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản