Sai lầm khi xây dựng bản mô tả công việc của nhà tuyển dụng

Trong quá trình tuyển dụng, bản mô tả công việc đóng vai trò như một chiếc cầu nối quan trọng giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Tuy nhiên, không phải bản mô tả nào cũng hiệu quả. Nhiều nhà tuyển dụng mắc phải những sai lầm khi xây dựng bản mô tả này, dẫn đến việc thu hút được ít ứng viên phù hợp, gây lãng phí thời gian và nguồn lực. Cùng Blognhansu tìm hiểu nhé.

Mô tả công việc là gì?

Mô tả công việc (hay còn gọi là JD - Job Description) là một tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng và các yêu cầu khác liên quan đến một vị trí công việc cụ thể trong doanh nghiệp. JD đóng vai trò quan trọng trong cả quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự.

Vai trò của bản mô tả công việc

Sau đây là một số lý do tại sao sử dụng bảng mô tả công việc là cần thiết:

1. Đối với doanh nghiệp

Bảng mô tả công việc cung cấp thông tin chi tiết về vị trí, giúp thu hút những ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm và nhu cầu phù hợp với yêu cầu công việc. Hơn nữa, việc sử dụng bảng mô tả công việc giúp đơn giản hóa quá trình tuyển dụng, tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.

Nhờ bảng mô tả công việc, nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và mục tiêu công việc, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Bảng mô tả công việc còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên để đưa ra những khen thưởng và hình phạt phù hợp.

2. Đối với người quản lý

Mô tả công việc giúp người quản lý dễ dàng giao việc, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Người quản lý xác định điểm mạnh, điểm yếu và nhu cầu phát triển của nhân viên để xây dựng chương trình đào tạo phù hợp.

3. Đối với ứng viên

Bảng mô tả công việc giúp ứng viên hiểu rõ bản chất công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu của vị trí ứng tuyển. Đồng thời, ứng viên có thể dựa vào bảng mô tả công việc để đánh giá bản thân có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không. Từ đó, ứng viên sẽ chuẩn bị tốt hơn cho quá trình phỏng vấn.

Những sai lầm khi xây dựng bản mô tả công việc

1. Chức danh không chuẩn hóa

Đây là điều tối kỵ mà nhà tuyển dụng cần phải đặc biệt lưu ý. Khi chức danh không rõ ràng sẽ khiến cho ứng viên cảm thấy mơ hồ và không hình dung được công việc. Như vậy, nhà tuyển dụng đã tự hạn chế đi cơ hội tìm được người phù hợp với vị trí đang cần tìm kiếm. Điều này vừa gây mất thời gian vừa lãng phí tiền bạc.

2. Mô tả công việc không giống với thực tế

Mỗi công việc sẽ có quy trình làm việc riêng nên chỉ cần một vài chi tiết mô tả sai có thể làm sai lệch đi giá trị công việc. Từ đó, dẫn đến thiếu chính xác, dễ gây hiểu lầm và mất đi sự công bằng khi thanh toán lương. Trong quá trình soạn thảo bản mô tả công việc, cần đảm bảo mô tả đúng theo thực tế những việc cần phải làm, không đưa những việc hiện tại đang không thực hiện.

3. Mô tả quá chi tiết, rườm rà và dư thừa thông tin

Nhiều người có mong muốn sử dụng bản mô tả công việc thay thế cho mọi văn bản hướng dẫn khác nên cố gắng cho thật nhiều thông tin. Như vậy, bản mô tả sẽ bị đi sai mục đích cũng như khiến cho nhân viên khó xác định được công việc chủ yếu họ cần phải làm.

Mỗi công việc đưa ra khoảng 3-5 đầu công việc để diễn giải là hợp lý nhất mà vẫn đảm bảo rõ ý.

4. Sử dụng thuật ngữ viết tắt

Đối với lĩnh vực chuyên ngành, việc sử dụng quá nhiều thuật ngữ viết tắt là điều không nên. Hãy diễn giải bằng ngôn từ trong sáng và dễ hiểu nhất. Điều này không chỉ tạo điều kiện cho ứng viên mà còn giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu công việc về sau mà không cần phải giải thích hoặc chỉnh sửa lại bản mô tả công việc.

5. Đưa ra những kỳ vọng xa vời thực tế

Có thể nói đây là một cách “phóng đại” công việc ở vị trí đó lên quá cao. Giao quá nhiều việc và đưa các tiêu chuẩn quá cao có thể hiến cho nhân viên cảm thấy choáng ngợp và khó đáp ứng được yêu cầu. Thậm chí, những mô tả đó có thể vượt quá khỏi vị trí khi thực tế không đòi hỏi tới mức như thế. Vậy là chính bộ phận tuyển dụng đang “tự làm khó mình” cho việc tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí đang cần tìm kiếm.

6. Mô tả công việc trùng lặp

Hiện tượng mô tả công việc bị trùng lặp và chồng chéo giữa các vị trí diễn ra tương đối phổ biến hiện nay. Việc này dẫn đến sự phân chia trách nhiệm không rõ ràng, xảy ra tình trạng thiếu rạch ròi. Đồng thời, nhân viên không nắm được chính xác đầu công việc mà họ cần phải làm.

7. Không đề cập đến thông tin mức lương và phúc lợi

Lương và phúc lợi chính là hai vấn đề mà ứng viên quan tâm hàng đầu, là tiêu chí để phân loại và chọn lựa công việc. Những tin tuyển dụng hiện nay trong phần mô tả công việc không ít doanh nghiệp không đề cập đến lương và chế độ đãi ngộ.

Nếu không thể đưa ra một con số chính xác thì có thể để một khoảng ước lượng cũng tốt hơn rất nhiều. Ứng viên sẽ nắm được tình hình và có khả năng thuyết phục họ tìm hiểu và lựa chọn ứng tuyển hiệu quả hơn.

Lời kết

Qua những phân tích trên, có thể thấy rằng việc xây dựng một bản mô tả công việc hiệu quả đòi hỏi sự đầu tư thời gian và công sức. Nhà tuyển dụng cần dành thời gian để nghiên cứu kỹ vị trí việc làm, xác định rõ các yêu cầu công việc và sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích để truyền đạt thông tin đến ứng viên.