Bảng mô tả công việc (JD) có những nội dung gì?

Bảng mô tả công việc là yếu tố không thể thiếu trong tuyển dụng nhân sự. Một bảng mô tả công việc rõ ràng, chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp tuyển dụng được những ứng viên chất lượng. Vậy nội dung của bảng mô tả công việc (JD) là gì? Cùng Blognhansu tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Bảng mô tả công việc (JD) là gì?

Bảng mô tả công việc (hay còn gọi là JD - Job Description) là một tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng và các yêu cầu khác liên quan đến một vị trí công việc cụ thể trong doanh nghiệp. JD đóng vai trò quan trọng trong cả quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự.

Tại sao nên sử dụng bảng mô tả công việc?

Sau đây là một số lý do tại sao sử dụng bảng mô tả công việc là cần thiết:

1. Đối với doanh nghiệp

Bảng mô tả công việc cung cấp thông tin chi tiết về vị trí, giúp thu hút những ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm và nhu cầu phù hợp với yêu cầu công việc. Hơn nữa, việc sử dụng bảng mô tả công việc giúp đơn giản hóa quá trình tuyển dụng, tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.

Nhờ bảng mô tả công việc, nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và mục tiêu công việc, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Bảng mô tả công việc còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên để đưa ra những khen thưởng và hình phạt phù hợp.

Bên cạnh đó, JD giúp thiết lập kỳ vọng rõ ràng giữa doanh nghiệp và nhân viên, giảm thiểu nguy cơ tranh chấp lao động.

2. Đối với người quản lý

Mô tả công việc giúp người quản lý dễ dàng giao việc, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Người quản lý xác định điểm mạnh, điểm yếu và nhu cầu phát triển của nhân viên để xây dựng chương trình đào tạo phù hợp.

3. Đối với ứng viên

Bảng mô tả công việc giúp ứng viên hiểu rõ bản chất công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu của vị trí ứng tuyển. Đồng thời, ứng viên có thể dựa vào bảng mô tả công việc để đánh giá bản thân có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không. Từ đó, ứng viên sẽ chuẩn bị tốt hơn cho quá trình phỏng vấn.

Nội dung của bảng mô tả công việc

Dựa trên quy mô, mục tiêu xây dựng, ngành nghề và tư duy quản trị của từng doanh nghiệp, không khó để bắt gặp những mẫu mô tả công việc khác nhau. Tuy nhiên, nội dung của bảng mô tả công việc cần có những hạng mục nhất định.

1. Thông tin chung về công việc

Tại mục này, bạn bắt buộc phải cung cấp các thông tin cơ bản về công việc như:

• Chức danh: tên gọi chính thức của vị trí công việc
• Bộ phận trực thuộc: ghi rõ phòng ban, bộ phận mà vị trí trực thuộc
• Địa điểm làm việc: văn phòng hoặc chi nhánh cụ thể của doanh nghiệp
• Mối quan hệ cấp trên và cấp dưới: vị trí này trực thuộc quyền quản lý hoặc được quản lý các vị trí nào khác trong doanh nghiệp.

2. Mục đích công việc

Bảng mô tả công việc cần có mục đích công việc. Cụ thể là các yêu cầu về nhiệm vụ, kết quả cần đạt được của vị trí và trả lời cho các câu hỏi như bạn cần làm gì, kết quả đạt được là gì…

3. Nhiệm vụ chính

Nhiệm vụ chính hoặc trách nhiệm chính là phần mô tả chi tiết trách nhiệm công việc, kèm theo những đầu mục công việc cụ thể cần làm để hoàn thành mục tiêu.

Ví dụ với vị trí Kế toán bán hàng, các nhiệm vụ chính là:

• Kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp.
• Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng thành phẩm, hàng hóa bán ra và tiêu thụ nội bộ.
• Phân phối lợi nhuận từ doanh thu bán hàng.
• Tập hợp các khoản chi phí bán hàng thực tế đã phát sinh trong kỳ.
• Quản lý tiền hàng.
• Xác định chính xác giá mua thực tế đã bỏ ra để sản xuất (hoặc mua) của lượng hàng hóa đã được tiêu thụ.
• Kiểm tra tình hình thu hồi, đôn đốc việc thu hồi sản phẩm kịp thời.
• Lập báo cáo bán hàng theo quy định
• Cung cấp thông tin kịp thời về tình hình bán hàng phục vụ cho lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh thương mại.

4. Quyền hạn công việc

Trong bảng mô tả công việc, quyền hạn công việc là các quyền lợi mà người lao động được hưởng trong quá trình làm việc tại công ty. Đó có thể là quyền sử dụng các thiết bị và trang thiết bị cần thiết, hưởng các chế độ bảo hiểm, phúc lợi, được đào tạo, phát triển nghề nghiệp, tham gia các hoạt động thể thao trong công ty…

Ví dụ, quyền hạn của Kế toán chi phí:

• Thông qua Kế toán trưởng, có quyền yêu cầu kế toán các phần hành và các bộ phận (khi cần) cung cấp những chứng liệu liên quan đến việc theo dõi ghi, nhận chi phí phục vụ cho công tác – đối chiếu, hạch toán kế toán.
• Được từ chối các yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin sai quy định.

5. Điều kiện làm việc

Điều kiện làm việc bao gồm thời gian, địa điểm làm việc, các trang thiết bị, phương tiện làm việc cung cấp cho một vị trí cụ thể. Một số doanh nghiệp không thể hiện hạng mục này trong bảng mô tả công việc, song thực tế cho thấy hơn 80% ứng viên quan tâm đến vấn đề này. Do đó, các nhà tuyển dụng nên nêu rõ điều kiện làm việc để thông tin tuyển dụng đầy đủ và thu hút hơn.

6. Tiêu chuẩn công việc

Tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc bao gồm tiêu chuẩn chính về Kiến thức – Kinh nghiệm – Kỹ năng và các tiêu chuẩn bổ trợ khác. Đây là nội dung giúp doanh nghiệp xác định rõ chân dung ứng viên và đánh giá tiềm lực nhân sự nội bộ.

Lời kết

Nội dung của bảng mô tả công việc bao gồm thông tin chung về công việc, mục đích, nhiệm vụ chính, quyền hạn, điều kiện làm việc và tiêu chuẩn công việc. Một bảng mô tả công việc đầy đủ nội dung, chuyển nghiệp, hấp dẫn sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể tìm được những ứng viên tiềm năng.

• Quy trình xây dựng quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp
• Networking là gì? Kỹ năng Networking xuất sắc của nhà lãnh đạo