Các bước tắt xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty sao cho nhanh

Bạn đang cùng tôi trong hành trình tìm hiểu cách thức để xây dựng hệ thống đãi ngộ nói chung và chính sách lương theo mô hình 3P nói riêng. Kết quả của hành trình là có được chính sách lương 3p bao gồm thang lương P1. Và để xác định được thang lương P1, chúng ta cần có điểm giá trị các công việc. Mà muốn đánh giá được điểm giá trị thì cần vị trí và mô tả công việc. Vì thế sau khi đã xác định được vị trí (cách xác định các vị trí cần có trong công ty đã được hướng dẫn trong bài: "Cách xác định các vị trí trong tổ chức"), công việc tiếp theo của người xây dựng hệ thống đãi ngộ 3P là làm sao có được mô tả công việc các vị trí.

Để ra mô tả công việc nhanh và tắt chúng ta đi các giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Xác định cơ cấu tổ chức bộ phận
Bước 1. Xác định định hướng Cơ cấu tổ chức bộ phận: Công việc này đã được thực hiện trong bước 2.1 Phân tích đặc điểm để lựa chọn cơ cấu tổ chức (và kiểu sơ đồ bộ phận) dự kiến của bộ phận khi tiến hành xác định sơ đồ vị trí (xem bài "Cách xác định các vị trí trong tổ chức". Vì thế ở bước này, ta làm nhanh (gần như chỉ nhắc lại để xác nhận lại xem chúng ta đã chắc chắn chọn cơ cấu tổ chức bộ phận đi theo mô hình nào (một chỉ huy, đa chỉ huy, vùng miền...).

Trong trường hợp định hướng lại, chúng ta sẽ dựa trên các yếu tố sau đây để phân tích:
- Quy mô bộ phận: Nhiều người (cơ cấu có nhiều bậc quản lý) hay ít người (cơ cấu nên là nằm ngang hoặc không có chỉ huy);
- Công nghệ quản lý: Ứng dụng nhiều (cơ cấu không chỉ huy hoặc nằm ngang) hay ít (cơ cấu nên có chỉ huy);
- Quan điểm quản trị: Nhân trị (cơ cấu không chỉ huy hoặc nằm ngang) hay pháp trị (cơ cấu nên có chỉ huy);
- Năng lực đội ngũ: Giỏi (cơ cấu có thể không cần chỉ huy hoặc nằm ngang, ít cấp chỉ huy) hay yếu (cơ cấu nên có chỉ huy);
- Giai đoạn thành lập bộ phận: Mới (nên chọn cơ cấu có chỉ huy) hay đã thành lập lâu rồi (có thể chọn cơ cấu không chỉ huy);
- Địa điểm hoạt động: Tập trung 1 địa điểm (cơ cấu không cần phân theo địa điểm) hay nhiều địa điểm (cơ cấu cần kết hợp với việc phân chia địa điểm và đa chỉ huy theo kiểu ma trận);
- Quy mô hoạt động: Nếu quy mô lớn (thì có thể chọn cơ cấu đa chỉ huy theo hướng ma trận) còn nhỏ (thì không cần thiết phải xây cơ cấu theo sản phẩm hay dự án - ma trận).
- Năng lực quản lý: Cần tư vấn, hỗ trợ quản lý (cơ cấu có thêm tham mưu) hay không (không cần thêm vị trí tham mưu);
- Dự phòng kế nhiệm: Có cần người thay thế (cơ cấu có thêm tham mưu) hay không (cơ cấu không cần thêm vị trí tham mưu).

Lựa chọn xọng định hướng cơ cấu, ta sang bước 2. Cơ bản ở Việt Nam, với kinh nghiệm tư vấn của tôi, các công ty đa phần lựa chọn hướng cơ cấu có chỉ huy và nhiều tầng quản lý. Tuy nhiên xu hướng hiện đại, nếu công ty có kinh phí cho nhân lực lớn, nhân viên viên có trình độ cao, công ty nên chọn theo hướng không có chỉ huy (mô hình tổ chức xanh ngọc - xã hội chủ nghĩa).

Bước 2. Xác định mục đích của bộ phận: Sau khi xác định xong định hướng cơ cấu tổ chức của phòng ban, chúng ta sang bước 2 là xác định đích cuối cùng của việc thành lập ra bộ phận với câu hỏi: Phòng sinh ra để làm gì cho tổ chức (công ty?). Đôi lúc, khi được hỏi câu này, các trưởng bộ phận hay khó trả lời và bị nhần sang nêu chức năng của bộ phận. Vì thế chúng ta có thể dùng câu hỏi thay thế như: Bộ phận sinh ra để đảm bảo điều gì?

Cũng có khá nhiều trưởng bộ phận không thể trả lời. Không trả lời được do quá trình họ lên làm trưởng phòng đã không được đào tạo một cách kỹ càng hoặc đơn giản công ty cũng không xác định được rõ tại sao phòng đó sinh ra. Công ty chỉ thấy cần rồi đẻ ra phòng. Trong trường hợp nếu buổi họp này có CEO, tiểu ban (những thành viên tham gia vào xác định cơ cấu tổ chức như trưởng phòng chuyên môn, đại diện phòng Nhân sự) sẽ dễ xác định được mục đích của bộ phận hơn thông qua những mong muốn của họ.

Bộ phận nào cũng được sinh ra để đảm bảo điều gì đó. Nếu bạn muốn biết, tôi xin bật mí cách tôi hay làm đó là tưởng tượng ra bản thân là CEO và sau đó kỳ vọng xem bộ phận sẽ giúp mình giải quyết việc gì, tránh các rủi ro ra sao. Chỉ cần tưởng tượng đủ là bạn sẽ thấy. Ví dụ:

Phòng cung ứng:
- Đảm bảo tiến độ và chất lượng sản xuất thông qua việc cung cấp đầu vào đúng theo kế hoạch
- Đảm bảo chi phí đầu vào thấp
- Đảm bảo tiến độ đáp ứng hàng cho kinh doanh, chất lượng hàng hóa trong kho

Phòng kế toán:
- Đảm bảo các số liệu tài chính kế toán trung thực, chính xác; tuân thủ theo quy định pháp luật
- Đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh

Phòng sản xuất:
- Đảm bảo sản xuất ra sản phẩm đúng tiến độ, chất lượng và số lượng
- Đảm bảo hạn lãng phí, hao hụt vật tư, đúng định mức trong quá trình sản xuất
...

Việc xác định đích cuối của một bộ phận cho trưởng bộ phận cái nhìn tổng quan. Từ đó họ sẽ có được định hướng quản lý chuyên môn bộ phận đúng đắn. Tôi cho rằng việc này quan trọng khi xây dựng cơ cấu tổ chức của bộ phận.

Bước 3. Phân tích số lượng vị trí: Việc tiếp theo, để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, chúng ta (cùng trưởng bộ phận) thực hiện việc phân tích một số yếu tố chuyên sâu để ra được định hướng thực hiện công việc (chuyên môn hóa hay không), ước lượng số lượng vị trí nhân viên, vị trí quản lý.

Chú ý: Chúng ta ước lượng số lượng vị trí chứ không phải là ước lượng số nhân viên. Chúng ta đi từng bước nhỏ sau:

3.1 Phân tích định hướng chuyên môn hóa:
- Số người hiện tại: Nếu Nhiều (Nên tạo ra các vị trí Chuyên môn hóa) Còn Ít (Nên tạo ra vị trí tổng hợp)
- Định hướng số người sắp tới: Nếu Nhiều (Nên tạo ra các vị trí Chuyên môn hóa) Còn Ít(Nên tạo ra vị trí tổng hợp)
- Thị trường nhân lực: Nếu Đa phần là chuyên (Nên tạo ra các vị trí Chuyên môn hóa) Còn Đa phần tổng hợp(Nên tạo ra vị trí tổng hợp)
- Nguồn lực cần dùng để chuyển đổi công việc: Nếu Lớn (Nên tạo ra các vị trí Chuyên môn hóa) Còn Nhỏ(Nên tạo ra vị trí tổng hợp)

3.2 Phân tích tầm hạn quản lý: Tầm hạn quản lý (tầm hạn kiểm soát) là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản lý có thể điều khiển một các tốt đẹp nhất. Tốt nhất là từ 3-9 nhân viên. Tầm hạn quản lý rộng hay hẹp tùy thuộc vào năng lực nhà quản lý, trình độ nhân viên, độ ổn định của công việc.

Với tôi thì 1 quản lý sẽ làm tốt với trò của mình khi nhân viên dưới quyền là 7 (tối đa là 9 và tối thiểu là 3). Tương tự, cứ 7 quản lý cần có 1 cấp trên (có thể là cấp giám đốc). Cứ 7 giám đốc thì cần cấp trên nữa (có thể là tổng giám đốc).

3.3 Phân tích sơ lược định mức lao động: Nếu lựa chọn theo hướng có các vị trí chuyên môn hóa thì số lượng đầu việc chuyên môn lớn có tần suất làm liên tục và làm mất cả ngày sẽ cần số lượng vị trí chuyên môn tương ứng.

Ví dụ: Số lượng đầu việc chuyên môn lớn có tần suất làm liên tục và làm mất cả ngày: là 3 thì cần khoảng 3 vị trí chuyên môn (nếu chuyên môn hóa).

3.4 Phân tích định hướng cơ cấu tổ chức: Nếu cơ cấu theo hướng có tham mưu thì bộ phận sẽ có thêm 1 vị trí tương tự như tham mưu hỗ trợ.

Bước 4. Xác định chức năng của phòng, phân bổ nhiệm vụ và đặt tên các vị trí: Có các dự liệu phân tích (định hướng cơ cấu, mục đích bộ phận, số lượng vị trí), việc cần làm sau đó là
- Xác định chức năng: Chúng ta có 2 phương án:
+ Phương án 1: Đi theo hướng sử dụng các hoạt động (chính và hỗ trợ) trong chuỗi giá trị rồi phân bổ xuống làm chức năng của bộ phận. Có được hoạt động sau phân bổ, chúng ta sẽ viết lại văn phong để phù hợp với ngôn ngữ và thuật ngữ chuyên môn của bộ phận.
+ Phương án 2: Trong trường hợp chưa thể làm mô hình chuỗi giá trị để phân tích các hoạt động lớn của công ty, một cách nhanh hơn đó là phỏng vấn trưởng bộ phận với câu hỏi: "Các công việc lớn của công ty được giao cho bộ phận thực hiện ra sao?" hoặc "Các công việc lớn của bộ phận là gì?" hoặc "Các bước triển khai các công việc lớn của bộ phận?". Tôi hay dùng phương án này để làm tắt.

Thông thường, câu hỏi thứ 3 sẽ dễ trả lời nhất. Thuật ngữ "chức năng" nghe rất quen nhưng không phải ai cũng hiểu ý nghĩa của nó. Với tôi, chức năng được hiểu là các công việc lớn do bộ phận đảm nhiệm.

Mặc dù câu hỏi thứ 3 khá dễ để trả lời, nhưng đôi khi vẫn khó với một số người (Có người thì nói chi tiết còn có người thì lại nói sơ sài). Để có thể tư vấn và hỗ trợ các bộ phận tìm ra chức năng. Tôi thường hay giúp đỡ và hướng dẫn các trưởng bộ phận liên tưởng đến dòng chảy công việc. Các bộ phận luôn có dòng chảy công việc. Đôi khi các công việc này khi vẽ ra thì nó thành 1 vòng tròn. Ví dụ như các công việc nhân sự là: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải. Các công việc nhân sự xoay quanh vòng đời của một nhân viên trong tổ chức.

Một ví dụ khác là phòng kế toán: Dòng chảy công việc của phòng sẽ xoay quanh dòng chảy của tiền. Mọi việc bắt đầu từ có tiền (Quỹ). Có tiền xong công ty sẽ Chi tiền để mua đầu vào rồi nhập kho (Tài sản, NVL). Có đầu vào rồi thì tiến hành sản xuất (Giá thành, chi phí sản xuất). Sản xuất ra thảnh phẩm thì tiến hành nhập kho (Thành phẩm). Có sản phẩm, công ty mang đi bán và thu tiền về (Thu). Có tiền rồi thì sẽ trả nợ và theo dõi đòi nợ nếu chưa thu hết (Công nợ). Đến kỳ, công ty sẽ cần phải thống kê và báo cáo về tiền (Báo cáo quản trị). Báo cáo xong ra lỗ lai, công ty sẽ đóng thuế cho nhà nước (Thuế). Hoàn thành đóng thuế, số tiền còn lại sẽ bắt đầu chia (phân bổ Quỹ). Cứ vậy, dòng tiền chảy liên tục.

Phân tích được dòng chảy tiền, việc viết chức năng kế toán trở thành đơn giản hơn:
1. Thực hiện các hoạt động thanh toán, hạch toán thu chi
2. Quản lý tài sản, nguyên vật liệu, sản phẩm, vật tư tồn kho về mặt giá trị sổ sách
3. Theo dõi chi phí sản xuất, tính toán giá thành
4. Quản lý công nợ
5. Tiến hành lập báo cáo quản trị tài chính
6. Triển khai các hoạt động tuân thủ luật thuế
7. Thực hiện phân bổ, quản lý quỹ, ngân sách
8. Thực hiện đầu tư và huy động vốn

- Xác định nhiệm vụ của các vị trí: Có được chức năng, nhóm làm cơ cấu tổ chức bộ phận trả lời tiếp câu hỏi: "Bộ phận giao lại cho vị trí công việc gì?" hay "Bộ phận phân bổ công việc cho các vị trí ra sao?" Để phân bổ, tôi hay dùng ma trận phân nhiệm. Tức là tạo ra ma trận với dòng là các chức năng và cột là các vị trí. Sau đó gán C (chịu trách nhiệm chính, báo cáo, giải trình) - T (tham gia vào dòng chảy công việc) - H (hỗ trợ, cung cấp thông tin) vào từng ô.

Lưu ý: Thời điểm này, các vị trí vẫn chưa có tên mà chỉ được kí hiệu như: Quản lý 1, quản lý 2, vị trí 1, vị trí 2.

- Đặt tên các vị trí: Hoàn thành việc phân bổ nhiệm vụ cho các vị trí, ta bắt đầu đặt tên cho từng vị trí một. Dựa vào những yếu tố chung của các công việc, nhóm xây cơ cấu bắt đầu thảo luận để ra 1 nhóm từ khóa đủ bao quát nhưng ngắn gọn và dùng nhóm từ đó làm tên cho vị trí.

Ví dụ như vị trí tham gia làm các đầu việc:
- Soạn thảo, trao đổi, đàm phán hợp đồng với khách hàng
- Chuẩn bị hồ sơ đáp ứng bài thầu của khách hàng hoặc dự án
- Quản lý chi phí của bộ phận Kinh doanh
- Quản lý theo dõi tài, yêu cầu bổ sung tài sản, cơ sở vật chất về mặt số lượng của phòng
- Duy trì an ninh trật tự, an toàn, PCCC, sức khỏe cho bộ phận
có điểm chung là hỗ trợ, ngồi văn phòng và có chút quản lý. Cho nên, tôi sẽ đặt tên vị trí là "Admin sale".

Bước 5. Hoàn thiện sơ đồ vị trí: Việc này khá dễ vì chỉ là mô tả lại hiện trạng các vị trí đang được sắp xếp. Các trưởng phòng trả lời câu hỏi "Bộ phận có các vị trí nào và sắp xếp ra sao?" khá dễ. Với kinh nghiệm của tôi, khi bắt đầu vẽ lại sơ đồ các vị trí, trưởng bộ phận lúc này bắt đầu mở lòng và chia sẻ về các vấn đề tồn tại của bộ phận cũng như vị trí. Bạn nào áp dụng giống như tôi và thấy đúng nhớ báo lại cho tôi biết ha.

Công việc ở bước này thực ra đã được làm ở bước 2.3 Xác định sơ đồ tổ chức bộ phận trong bài "Cách xác định các vị trí trong tổ chức". Lưu ý: Khi sắp xếp, ngoài việc cân nhắc đặc điểm, các bài toán của bộ phận cần giải, chúng ta cũng cần phải tuân thủ các nguyên tắc: Thống nhất, tối ưu và hiệu quả.

Bước 6. Phân bổ quyền hạn: Để biết các vị trí nên có quyền gì, tôi đề xuất dùng 5M và chia thành 2 nhóm quyền (Nhóm quyền tham mưu và nhóm quyền quyết định):
- Quyền liên quan đến Tài chính (Money)
- Quyền liên quan đến Con người (Man)
- Quyền liên quan đến Nguyên vật liệu (Material)
- Quyền liên quan đến Máy móc, công nghệ, cơ sở vật chất, công dụng cụ (Machine)
- Quyền liên quan đến Triển khai, phương pháp làm việc (Method)

Cách phân quyền như sau: Chúng ta tạo ra ma trận gồm: Trục tung (5M) và trục hoành (các vị trí). Sau đấy, đi từng ô một trong ma trận rồi trả lời câu hỏi vị trí này được quyền quyết gì và quyền đề xuất gì? Tôi thường gán các quyền của bộ phận làm quyền của trưởng phòng. Còn quyền của vị trí sẽ do trưởng bộ phận phân tiếp trong quyền hạn của bộ phận.

Ví dụ bảng phân quyền:

Ghi chú: TM = Tham mưu. ĐX = Đề xuất. QĐ = Quyết định.

Giai đoạn 2: Viết Mô tả công việc cho từng vị trí

Chốt xong cơ cấu tổ chức bộ phận, tôi chuyển sang làm mô tả công việc vị trí. Tôi làm tắt bằng cách lấy luôn mẫu có sẵn của MTCV ra và dẫn mọi người đi theo từng mục. Công việc dẫn của tôi cũng đơn giản thôi, hỏi mọi người theo đúng form đã có như:
- Quan hệ quản lý: Cấp trên cấp dưới trực tiếp của vị trí là vị trí nào?
- Quan hệ công việc: Vị trí phải trao đổi, làm việc trực tiếp với các bộ phận nào?
- Mục đích công việc: Công việc đảm bảo điều gì?
- Trách nhiệm và nhiệm vụ: Vị trí cần phải làm công việc gì?
- Kết quả đầu ra (chỉ tiêu): Đầu ra của công việc ra sao?
- Quyền hạn thực hiện công việc: Để làm được việc, vị trí cần quyền hạn gì?
- Điều kiện làm việc: Vị trí cần được cung cấp công cụ dụng cụ gì và làm trong điều kiện môi trường nào?
- Tiêu chuẩn công việc: Để làm được công việc, người vào vị trí cần có bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức, thái độ, tính cách gì?

Thời điểm làm Mô tả công việc của các vị trí, tôi khuyến khích nên có các nhân viên của bộ phận tham gia. Vì cứ khi làm một đầu mục, các thành viên của vị trí sẽ rõ hơn mình cần phải làm gì. Đây coi như là hoạt động đào tạo công việc.

Trong quá trình xây này, chúng ta cần đi chậm ở một số điểm. Cụ thể:

1. Mục đích công việc vị trí:
- Nếu là quản lý thì mục đích công việc của vị trí là toàn bộ mục đích của bộ phận và đảm bảo bộ phận hoàn thành nhiệm vụ đạt chất lượng, số lượng, thời gian và chi phí theo yêu cầu công ty.
- Nếu là vị trí nhân viên, mục đích công việc sẽ được chọn 1 trong các mục đích của bộ phận (tùy theo nhiệm vụ được phân công) và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ công việc của cá nhân.

Chú ý: Ở phần mục đích, chúng ta dùng từ "đảm bảo" ở đầu và cố gắng khái quát đích cuối cùng cần đạt.

2. Trách nhiệm và nhiệm vụ: Để có thể làm tốt được phần này, đầu tiên cần phân biệt các thuật ngữ:
- Chức năng: Các công việc lớn của công ty được giao cho bộ phận thực hiện. Thuật ngữ chức năng hay dùng cho bộ phận.
- Nhiệm vụ: Các công việc chi tiết cần phải làm. Thuật ngữ nhiệm vụ hay dùng cho vị trí.
- Trách nhiệm: Các công việc thuộc về vị trí mà người làm ở vị trí đó chịu cả rủi ro lẫn vinh quang. Thuật ngữ trách nhiệm hay dùng cho vị trí.
Do nhiệm vụ và trách nhiệm có ý khá giống nhau nên tôi gom chung thành: Trách nhiệm và nhiệm vụ.

Tiếp đến, khi viết nhiệm vụ, chúng ta cần dùng cấu trúc có động từ ở đầu. Ví dụ: Tổ chức thực hiện công việc.

Thứ ba, nên thêm câu "bao gồm (nhưng ko giới hạn) các nhiệm vụ sau" ở đầu khi bắt đầu viết các nhiệm vụ cho vị trí.

Thứ tư, các nhiệm vụ sẽ được lấy từ ma trận phân nhiệm cho các vị trí trong giai đoạn 1 (cơ cấu tổ chức của bộ phận). Vị trí càng có quyền hạn cao thì nhiệm vụ càng được viết khái quát và có nhiều đầu việc quản lý. Ngược lại, vị trí quyền hạn thấp như nhân viên thì cần phải viết chi tiết các nhiệm vụ.

Thứ 5, các nhiệm vụ nên được sắp xếp theo cấu trúc PDCA (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động) và theo quy trình.

Thứ 6, trong nội dung chi tiết các nhiệm vụ, thường gần cuối tôi hay thêm câu: "Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của công ty và quản lý trực tiếp!". Việc thêm câu này xuất phát từ thực tế có những công việc không thể để trong MTCV như công việc hỗ trợ đột xuất phòng ban khác, và cũng không thể để trong KPI được vì đó là những công việc không nằm trong sự phối hợp. Ví dụ cao điểm cần chuyển hàng lên xe gấp. HR không có nhiệm vụ và gần như không phải phối hợp việc này. Vậy làm thế nào để HR ra hỗ trợ chuyển hàng? Không có câu này, nhân viên dễ ngồi chơi và khi sếp giao việc, nhân viên lại mạnh dạn bảo "không phải nhiệm vụ của em nên em không làm"

Khi cho vào MTCV, tôi đều giải thích rằng: "Câu này có ý rằng: không ai có thể yêu cầu anh chị em làm việc khác so với mô tả công việc này trừ khi có sự yêu cầu từ quản lý (trưởng phòng) hoặc công ty. Và Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của công ty, quản lý trực tiếp là một phần của MTCV. Dĩ nhiên mọi người có quyền từ chối nếu công việc đó nếu nó nằm ngoài phạm vi công ty. Phần này sẽ được trao đổi kỹ hơn trong mục quyền hạn".

3. Kết quả đầu ra. Các kết quả đầu ra này chính là chỗ liên thông với KPI vị trí. Tôi sẽ nhặt các chỉ số (không phải con số) vào. Ý nghĩa của ô này nằm ở chỗ các công việc sẽ được đo đếm bằng các chỉ số. Trong trường hợp không có KPI, chúng ta có thể viết các sản phẩm, hoặc kì vọng cần có của công việc.

4. Quyền hạn của vị trí: Quyền hạn của vị trí cũng được lấy từ ma trận phân quyền trong cơ cấu tổ chức bộ phận. Ví dụ dưới đây là quyền hạn của vị trí trưởng phòng:

4.1. Money - Tài chính: Đề xuất chi tiêu, mua sắm, vật tư trang thiết bị phục vụ cho công việc
4.2. Man - Con người:
+ Đề xuất tuyển dụng, chính sách nhân sự, xử lý quan hệ lao động
+ Đề xuất đào tạo, sử dụng nhân sự trong các bộ phận khác
+ Quyền đào tạo, sử dụng nhân sự trong bộ phận
4.3. Material - Nguyên vật liệu: Quyền sử dụng nguyên vật liệu đầu vào được phân bổ cho bộ phận
4.4. Machine - Máy móc/ công nghệ: Quyền sử dụng máy móc, cơ sở vật chất, phần mềm được phân bổ cho bộ phận
4.5. Method - Phương pháp làm việc:
+ Quyết định lựa chọn phương pháp, cách thức triển khai công việc trong bộ phận
+ Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phục vụ cho công việc phòng
+ Quyền từ chối các công việc không tuân theo luật hoặc mất an toàn lao động.

5. Tiêu chuẩn công việc: Phần cuối của MTCV là yêu cầu về năng lực. Để cho chắc chắn tôi sẽ hướng dẫn mọi người lại thêm 1 lần nữa cách phân tách năng lực để anh em trong bộ phận cùng bàn chốt lần cuối về khung năng lực vị trí. Việc sẽ khá xuôi nếu bộ phận có nhân viên trình độ học vấn cao và sẽ khó nhằn khi bộ phận có nhân viên trình độ thấp. Ví dụ như sẽ rất khó làm nếu bộ phận toàn công nhân. Mọi người cứ im thin thít khi hỏi cần: nhiệm vụ này cần thái độ kỹ năng kiến thức gì?

Đến đây tôi xong việc xây dựng mô tả công việc. Nếu làm theo cách của tôi, cứ khoảng 1h chúng ta hoàn thành xong 1 mô tả công việc. Bộ phận có bao nhiêu vị trí, bạn cứ nhân lên là ra thời gian triển khai.

Các bài viết tham khảo thêm:
- Các bước xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty
- Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn
- Phân biệt rõ quy trình với mô tả công việc khi triển khai xây dựng Hệ thống QTNS?
- Mẫu cơ cấu tổ chức bộ phận và cách phân biệt chức năng, nhiệm vụ
- Cách xác định cơ cấu chức năng bộ phận tắt để làm KPI

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản