AOP (kế hoạch năm) của phòng Hành chính nhân sự là như thế nào?

Đã thành lệ, cuối năm anh chị em sẽ hỏi về báo cáo, đầu năm thì hỏi về kế hoạch của phòng Hành chính nhân sự. Giống như một bạn nhắn tin hỏi tôi thế này: "E đang cần một AOP của phòng HCNS, bên a có file này hok ạ?". AOP là viết tắt của Annual Operating Plan - Kế hoạch hoạt động hàng năm. Đã lâu rồi từ ngày bước chân vào làm nghề tư vấn xây dựng hệ thống Quản trị nhân sự, tôi đã không làm cái AOP phòng HCNS. Tuy nhiên trước đây tôi cũng đã có một số bài viết chia sẻ nên làm gì trong cả 1 năm đối với công việc Hành chính nhân sự. Ví dụ như các bài dưới đây:
- Công ty mới thành lập (startup), các công việc nhân sự cần làm năm đầu tiên là gì?
- Thứ tự các công việc Nhân sự cần làm từ năm 1 tới năm thứ 4 và tái cơ cấu hệ thống
- Các công việc của phòng hành chính theo cách nhìn quy trình
- List các công việc phòng HCNS đã làm trong 5 tháng đầu thành lập DN

Giờ nhận được câu hỏi, nhân tiện, tôi cũng tiện tay làm luôn 1 cái AOP phòng Hành chính nhân sự cho công ty của tôi luôn.

Nguyên tắc lập kế hoạch của tôi: Đứng trên góc nhìn của CEO để đi từ tổng thể xuống chi tiết. Sau đó đứng trên góc độ tác nghiệp của HRM đi từ chi tiết đi lên.

1. Việc đầu tiên là tôi sẽ xác định chiến lược nhân sự (các ý tưởng về mặt con người trong tổ chức và môi trường) cần làm trong năm.
- Nếu công ty đã có sẵn chiến lược nhân sự thì chỉ cần nhặt ra để sang bước tiếp theo. Ví dụ như hình bản đồ chiến lược dưới:

Đây là bản đồ chiến lược tổng thể. Trong đó bao gồm cả các chiến lược liên quan đến nhân sự.

Đây là KPI chiến lược được phân bổ cho phòng Hành Chính nhân sự

- Nếu công ty chưa có sẵn thì với vai là người lập kế hoạch, tôi cần trao đổi với Ban giám đốc để xác định định:
+ Điểm mạnh, yếu của công ty
+ Chiến lược cạnh tranh công ty ra sao
Để rồi từ đó cùng bàn xem cần làm gì cho năm 2024.

- Nếu không đủ năng lực đề ngồi cùng bàn việc nhân sự với BGĐ thì tôi sẽ hỏi luôn họ về ý tưởng và bài toán họ muốn giải về mặt Nhân sự sự trong năm tới là gì.

2. Có chiến lược rồi thì sẽ lên kế hoạch hành động để hoàn thành. Như trong ví dụ công ty tôi:
2.1 Chiến thuật Tối ưu chi phí vận hành nhân sự có kế hoạch chi phí như sau:

2.2 Chiến thuật Tổ chức các sự kiện kết nối nội bộ

2.3 Với chiến thuật Tuyển dụng thêm nhân viên cần có:
- Bảng ước tính định biên nhân sự:

[Update 15/3/24] Để ước tính định biên có nhiều cách:
- Tính định biên nhân sự dựa trên chi phí: Chúng ta xem 1 người tồn tại trong phòng sẽ tốn bao nhiêu chi phí. Sau khi tính hết số người thì ra tổng chi phí. Từ tổng chi phí, so sánh với ngân sách công ty phân bổ cho bộ phận. Nếu lớn hơn thì bỏ bớt người và ngược lại là thêm người. Vui lòng xem file và hướng dẫn tại: File Định biên chi phí – nhân sự và tính toán chính sách cho toàn công ty
- Định biên dựa trên định mức lao động: Với cách này, chúng ta xem người lao động trong 8h giờ hoàn thành những công việc gì. Sau đó tính tổng khối lượng các đầu việc cần có rồi so sánh với tổng số đầu việc được thực hiện. Nếu thừa thì bớt người và thiếu thì tăng người lên. Chi tiết vui lòng xem: Định mức lao động và 4 cách xác định các chỉ tiêu KPI
- Ngoài ra, thân mời bạn đọc bài này để nắm thêm các cách định biên: Định biên nhân sự có những cách thông dụng nào ?
[Hết Update 15/3/24]

- Kế hoạch tuyển dụng:

2.4 Với chiến thuật Duy trì các hoạt động đào tạo nội bộ

3. Sau khi có kế hoạch thực hiện từng chiến thuật và chiến lược, tôi sẽ tiến tới lập một cái kế hoạch công việc tổng thể. Trong bảng này sẽ có những công việc theo chiến lược và công việc định kì hàng năm. Đoạn lên kế hoạch công việc định kỳ này thì đúng là có khó hơn 1 chút vì các công việc sẽ có:
- Đáp ứng theo luật yêu cầu
- Đáp ứng theo yêu cầu nội bộ

Nếu trong bản kế hoạch công việc phòng Hành chính nhân sự có đủ các mảng việc:
- Nhân sự: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải
- Hành chính: Đón tiếp khách - Mua bán công cụ dụng cụ - Môi trường làm việc - Công cụ dụng cụ - An ninh an toàn...
thì quá tốt. Còn không thì mỗi mảng việc này nên có một cái kế hoạch riêng. Làm được như thế này thì phòng HCNS phải có từng người chuyên trách cho từng mảng.

4. Cuối cùng, sau khi có những thứ này thì bắt đầu làm cái slide tổng hợp để thuyết trình bảo vệ trước công ty.

Mấy slide này chỉ là copy, tổng hợp từ các file kế hoạch ở trên.

Bạn có muốn download các file ở trên? Hãy click vào link dưới đây:
- 2024 4 Ke hoach nhan su KC24.xlsx
- Ke hoach Hanh chi nhan su 2024

Chúc bạn xây dựng thành công.

Tái bút: Bạn có muốn tham khảo các mẫu khác về kế hoạch và báo cáo nhân sự? Nếu có hãy click tại đường link: https://bit.ly/3BivLdJ

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản.