Cách và logic chia thưởng P3 theo hướng bottomup thế nào?

Khi đọc đến bài này, bạn đang đi trên hành trình xây dựng chính sách lương 3P (đường lối, nguyên tắc, quy định trả lương thưởng theo mô hình 3P: P1 trả lương theo vị trí, P2 trả lương theo năng lực, P3 trả hưởng theo hiệu quả). Và bạn đã biết cách làm P1, P2. Giờ bạn bắt đầu tìm hiệu cách thức để xây P3 với câu hỏi tổng thể: "Cách và logic chia thưởng P3 thế nào?".

Ví dụ cụ thể như câu hỏi: "Các anh chị ơi, bên em đang xây dựng 3P, anh/chị chia sẻ thêm kinh nghiệm cách chia các quỹ thưởng trong Công ty ạ? Các khoản như T13, Thưởng ngày lễ có ghép vào P3 không ạ? Hay mình xử lý như thế nào? Phương pháp hay logic là gì? Cảm ơn các anh/chị nhiều ạ"

Hoặc "Chào các HR. Bên e đang gặp 1 vấn đề nhờ các bác cho lời khuyên và 1 vài phương án ạ:
Công ty e là 1 công ty vừa và nhỏ (khoảng 25 - 30 nhân sự) làm trong mảng Giáo Dục. Lúc mới thành lập công ty, do khó khăn nên tất cả các khoản đãi ngộ và thưởng đều ở mức thấp hoặc không có. Hiện tại thì các nhân sự đang muốn có 1 cơ chế rõ ràng cho các vấn đề sau:
- Thưởng lương tháng thứ 13
- Thưởng các ngày lễ tết
- Thưởng nhân sự có đóng góp, sáng tạo....
Đối với cả fulltime và partime. Không biết các anh chị thường tính phần đó dựa trên những yếu tố nào và nằm trong khoảng bao nhiêu..... Rất mong các anh chị giúp đỡ và cho e 1 vài ý tưởng ạ
E xin cảm ơn"

Trả lời: Nếu là độc giả của blog nhân sự phiên bản online, bạn sẽ thấy tôi đã viết nhiều bài chia sẻ cách giải các tình huống trên rồi. Ở bài này, xin thêm một lần nữa viết để độc giả hiểu cách làm và logic tôi chia thưởng P3. Đây là cách tôi làm P3 theo hướng đi từ dưới lên - bottomup (từ P1 + P2 + P3 ra tổng thu nhập)

1. Đầu tiên, ta thống nhất thang thưởng P3: Nếu tìm hiểu kỹ, bạn hẳn biết rằng quá trình làm thang lương P1, thang lương P2 khá linh hoạt dẫn tới có nhiều tình huống như:
* Lương P1 cố định:
- Số bậc thang lương P1 = Số bậc thang lương P2 = Số bậc thang thưởng P3

* Lương P1 biến đổi (có thâm niên)
- Số bậc thang lương P1 = Số bậc thang lương P2 = Số bậc thang thưởng P3
- Số bậc thang lương P1 = Số bậc thang thưởng P3 > Số bậc thang lương P2 (Do gán = số bậc thang năng lực của vị trí)
- Số bậc thang lương P1 > Số bậc thang lương P2 = Số bậc thang thưởng P3 (Do gán = số bậc thang năng lực của vị trí)

Tuy nhiên, do quan điểm "Thu nhập gắn liên với hiệu quả công việc", do đó thưởng sẽ biến đổi. Tôi dùng phương án mỗi bậc lương P1 sẽ có mức thưởng tương ứng. Từ đó số bậc lương P1 = số bậc thưởng P3. Tức là: Số bậc thang lương P1 = Số bậc thang lương P2 = Số bậc thang thưởng P3.

2. Tiếp theo, xin chia sẻ cách tôi tính tổng thưởng P3:

Thưởng P3 = (Lương P1 + Lương P2) * Số % tổng thu nhập được dùng làm lương mềm / Số % tổng thu nhập được dùng làm lương cứng
- Lương mềm = tổng các loại thưởng = thưởng P3.
- Lương cứng = lương trả cố định hàng tháng = Lương P1 + Lương P2

Tổng thưởng = x% / y% * lương cứng.
Trong đó:
- x + y = 100
- x% là tỷ lệ thưởng / tổng thu nhập
- y% là tỷ lệ lương cứng / tổng thu nhập

Ví dụ: Sale có tổng thu nhập là 10 triệu. Trong đó lương cố định hàng tháng là 6 triệu. Các loại thưởng gộp lại là 4 triệu thì số % tổng thu nhập được dùng làm lương mềm: 40 và số % tổng thu nhập làm lương cứng: 60. Thưởng P3 = 6 triệu * 40/ 60 = 4 triệu.

Lưu ý:
- Thưởng P3 không nên vượt quá 4 lần so với tổng lương P1 + lương P2. Sở dĩ có lưu ý này là do tôi đọc được 1 thí nghiệm về sự tác động của thưởng lên động lực trong cuốn "Lẽ phải của phi lý trí". Đại khái thí nghiệm đó họ làm như sau: Đầu tiên họ treo thưởng để người thí nghiệm chơi 1 trò chơi. Sau đó họ tăng dần phần thưởng lên. Nhà nghiên cứu thấy phần thưởng càng tăng thì hiệu quả của người thí nghiệm càng cao. Nhưng đến khi vượt ngưỡng 4 lần mức thu nhập trung bình của người chơi thì hiệu quả lại đi xuống. Lý giải cho điều này, nhà nghiên cứu nói rằng do phần thưởng quá 4 lần thì người tham gia thí nghiệm không tập trung vào chơi mà tập trung vào phần thưởng nên phân tâm làm giảm hiệu quả.
- Thưởng P3 không nên quá thấp (nhỏ hơn 1%) so với tổng lương P1 + lương P2. Vì khi phần thưởng quá thấp, hiệu quả công việc cũng đi xuống do tâm lý nhân viên sẽ nghĩ việc này không quan trọng. (Nguồn: Nghệ thuật của chiến lược – lý thuyết trò chơi. Thí nghiệm: Người chơi chơi trò giải đố. Mức thưởng 3 xu ra kết quả thấp nhất, không thưởng ra kết quả bình thường, thưởng 30 xu và 90 xu ra kết quả cao hơn. 100 xu = 1 đô = 1 bữa ăn nhanh. Một ngày cần 3 bữa nên cần tối thiểu 300 xu).
- Thưởng P3 ở đây là bao gồm toàn bộ các khoản thưởng của tổ chức.

Sau khi có tổng thưởng P3 thì tiến hành tách ra làm các loại thưởng:
- Thưởng KPI năm
- Thưởng KPI 6 tháng
- Thưởng KPI quý
- Thưởng KPI tháng
- Thưởng hoa hồng

3. Có tổng thưởng P3 theo tháng, tôi trích ra 1 phần nhất định để tích lũy lại làm thưởng quý, 6 tháng, năm. Tùy vào tổ chức mà chúng ta sẽ có các loại thưởng khác nhau.

Như đã viết ở trên, tổng thưởng P3 = tổng các loại thưởng = tổng thưởng tích lũy + thưởng nóng (thưởng tháng + thưởng hoa hồng + thưởng khác). Vì thế để xây dựng chính sách thưởng, chúng ta tiếp tục phân tách tổng thưởng P3 thành các phần. Phần đầu tiên là tính các loại thưởng tích lũy.

Đa phần các công ty sẽ có thưởng tích lũy năm (gọi là thưởng tháng thứ 13). Công thức thưởng tháng 13 = một phần thưởng tháng được tích lũy cho năm * 12 tháng. Thưởng tháng 13 = lương cứng = lương P1 + lương P2. Cuối năm, nhân viên sẽ nhận được thưởng tháng 13 theo tỷ lệ % hoàn thành KPI năm được giao. Tức thưởng tháng 13 thực tế = % HT KPI năm * Thưởng tháng 13 dự kiến.

Sau khi trích 1 phần tích lũy cho thưởng năm, tiếp tục nương theo quan điểm tổ chức để trích thưởng quý hoặc 6 tháng hoặc cả 2. Tôi viết từ "nương theo quan điểm", ý muốn rằng nếu lãnh đạo cân đối và thích thì làm không thì thôi. Việc trích này không có công thức giống như thưởng năm. Nhưng dù thế nào thì cũng không nên vượt quá 1 tháng lương. Công thức tính thưởng theo kỳ = phần tích lũy thưởng kỳ * số tháng của kỳ. Ví dụ thưởng quý = phần tích lũy để hưởng quý * 3 tháng. Đến kỳ thưởng, cũng giống như lương tháng 13, tôi thưởng các phần tích lũy này theo % HT KPI.

Lưu ý:
- Tâm lý người Việt luôn mong muốn có thưởng Tết và lương tháng 13. Vì thế cần tách một phần P3 ra để tích lũy thưởng năm (hay còn gọi là thưởng Tết hoặc lương tháng 13)
- Để giữ nhân viên ở lại với tổ chức, các khoản thưởng cần được tách ra thành khoản tích lũy như quý hoặc 6 tháng để họ cam kết.
- Ngoài ra có các khoản thưởng quý, 6 tháng cũng có tác dụng tạo động lực bên ngoài cho nhân viên cố gắng

4. Phần còn lại sau khi trừ phần thưởng tích lỹ, chúng ta sẽ tách làm 2 phần thưởng tháng: thưởng KPI tháng và % Hoa hồng theo doanh thu tháng.

Tổng thưởng P3 = thưởng tích lũy + thưởng nóng. Ở trên, chúng ta đã tính toán ra được các loại thưởng tích lũy. Đến thời điểm này chúng ta tính toán tiếp thưởng nóng. Với tôi thưởng nóng chính là thưởng trong tháng. Các loại thưởng nóng bao gồm: Thưởng %hoàn thành KPI tháng + thưởng hoa hồng + thưởng khác. Cách tôi tiến hành tính toán:

+ Xác định thưởng KPI tháng: Số tiền còn lại sau khi trích để tích lũy thưởng cho các đợt, tôi tính toán để ra một khoản cho việc thưởng hoàn thành KPI theo tháng. Số tiền thưởng KPI này theo tôi là vừa đủ khoảng 1 triệu gì đó. Ví dụ như ở trên, chúng ta có 4 triệu tiền thưởng P3, trích ra 0,5 triệu cho tích lũy thưởng năm (lương tháng 13); 0,5 triệu cho tích lũy thưởng 6 tháng; 0,5 triệu cho tích lũy thưởng quý. Như vậy chúng ta còn 4 triệu - 0,5 + 0,5 +0,5 = 2,5 triệu. Với 2,5 triệu này, tôi trích ra 1 triệu để làm thưởng KPI tháng. Khi đó thực nhận tháng của sale là: 6 triệu + 1 triệu = 7 triệu (nếu hoàn thành 100% KPI).

+ Xác định % hoa hồng: Sau khi trừ tất cả các khoản tích lũy và thưởng tháng, số tiền còn lại tôi sẽ dùng để tính toán, xác định % hoa hồng cho kinh doanh. Tùy vào quan điểm của tổ chức:
- Nếu tổ chức muốn đơn giản thì tôi sẽ chỉ tính ra một mức % hoa hồng cố định.
- Nếu tổ chức muốn tạo động lực hơn cho sale thì tôi sẽ tính ra % hoa hồng lũy tiến. Tức là thưởng % hoa hồng sẽ có các mức khác nhau.

Cách xây dựng chính sách thưởng hoa hồng: Cách xây cơ chế lương và chính sách hoa hồng chuẩn tắc cho sales (kinh doanh) theo tháng như thế nào? https://blognhansu.net.vn/?p=28923

5. Tách các loại thưởng ra thành 2 phần: Thưởng tài chính (tiền) và phi tài chính (không phải tiền mặt)

Thiết kế chính sách thưởng P3 chưa dừng lại sau khi tính ra thưởng nóng mà chúng ta cần tiếp tục tính toán để ra các loại thưởng cho phù hợp với tâm lý nhân viên.

Như chúng ta đã biết về thuyết 2 yếu tố :
- Nhân viên bất mãn khi các yếu tố vật chất không đủ: Họ sẽ rời bỏ tổ chức.
- Nhân viên nỗi lực khi có nhiều yếu tố tinh thần: Họ sẽ chăm chỉ hơn
Cùng với nghiên cứu tâm lý (nguồn sách Lẽ phải của phi lý trí): Nhân viên sẽ coi công ty như nơi trao đổi nếu như tất cả các khoản thu nhập bị quy đổi ra thành tiền, dẫn tới họ không gắn kết với tổ chức. Nên có những phần thưởng mang tính phi tài chính (tinh thần) để nhân viên ghi nhận và gắn kết.
Nên các khoản thưởng ở trên (tích lũy, nóng) cần có thưởng tài chính (tiền) và phi tài chính (không phải tiền mặt).

Tôi thường cân đối trích ra một % nhất định trong các khoản thưởng trên (tháng, quý, 6 tháng, năm) sao cho đủ tiền để trả cho 1 bữa liên hoan. Số tiền đó sẽ được giữ lại và biến tấu thành một loại thưởng khuyến khích gì đó. Ví dụ như để liên hoan, thưởng vé xem phim, du lịch...

6. Xác định chính sách và điều kiện thưởng.

6.1. Công thức tính tổng thu nhập: Tổng thu nhập 3P vị trí bậc i = Lương theo giá trị P1 bậc i + Lương theo năng lực P2 bậc i + Thưởng hiệu quả công việc P3 bậc i.

6.2. Công thức và điều kiện tính Thưởng hiệu quả công việc P3

Chúng ta có: Thưởng hiệu quả công việc P3 bậc i = Thưởng hiệu quả KPI bậc i + Thưởng hoa hồng + Thưởng nóng khác

Đến thời điểm này chúng ta đã có các loại thưởng như thưởng tháng, quý, 6 tháng, năm, hoa hồng. Công việc cần làm tiếp là xác định điều kiện thưởng. Dĩ nhiên, tùy vào quan điểm của doanh nghiệp để bạn đưa ra chính sách cho phù hợp. Nếu chúng ta không muốn gắn với bất kì công cụ hay điều kiện thưởng gì mà chỉ gắn với cảm tính thì cũng được (thưởng mà). Thông thường chúng ta hay gắn mức thưởng P3 với một phương pháp đánh giá hiệu quả nhân viên nào đó.

Tôi kiến nghị doanh nghiệp dùng phương pháp đánh giá hiệu quả công việc theo BSCvsKPI (phương pháp kết hợp giữ BSC và JD - KPI do tôi nghiên cứu). Điều kiện như sau: Mức độ hoàn thành KPI >= 60% mới bắt đầu tính thưởng.

Công thức tính thưởng KPI: Thưởng KPI bậc i = % hoàn thành KPI bậc i * mức thưởng KPI bậc i
Trong đó:
- % hoàn thành KPI bậc i = Điểm % hoàn thành KPI bậc i (Mỗi một vị trí có một thẻ KPI với chỉ tiêu tương ứng với từng bậc lương. Cách tính điểm % hoàn thành KPI tuân theo quy định riêng cho từng thẻ).
- Mức thưởng KPI bậc i: Có thể là thưởng KPI tháng, quý, 6 tháng, năm. Tùy vào từng thời điểm, từng loại thưởng sẽ xuất hiện.

Trong thưởng P3 còn có thưởng hoa hồng, tùy theo việc chúng ta chọn chính sách thưởng hoa hồng gì (lũy tiến hay không) để đưa ra công thức tính thưởng hoa hồng. Đơn giản nhất: Thưởng hoa hồng = % hoa hồng * Doanh thu. Riêng về thưởng hoa hồng, chúng ta có bài viết riêng: "Cách xây chính sách thương hoa hồng lũy tiến".

Thưởng nóng khác thường được lấy từ số tiền được trích ra làm quà.

6.3. Những điều kiện khác

Để tránh những rắc rối do chính sách thưởng không rõ ràng, ta nên có thêm một số điều kiện (luật chơi) nữa như thời gian tính thưởng. Tôi hay quy định nhân viên chỉ được tính thưởng khi ở công ty đến thời điểm thưởng. Quy định này để giữ chân nhân viên và tránh tình huống nhân viên nghỉ việc nhưng quay về đòi thưởng.

7. Cân đối thưởng P3 trong tổng thu nhập 3P với ngân sách được giao cho bộ phận của công ty.

Cuối cùng, trước khi áp dụng, chúng ta cần cân đối lại thưởng P3, tổng thu nhập 3P so với ngân sách được giao. Ví dụ đơn giản, ngân sách bộ phận được giao là 100 triệu / 1 tháng cho toàn bộ các chi phí. Chúng ta sẽ làm phép tính sao cho tổng chi phí bộ phận = chi phí lương + chi phí thưởng + chi phí vận hành + chi phí quản lí nhà nước = ngân sách được giao = 100 triệu. Trong đó chi phí lương + chi phí thưởng cần căn cứ vào số lượng người dự kiến có trong bộ phận.

Nếu tổng chi phí lớn hơn ngân sách thì chúng ta cần ra quyết định lựa chọn xem nên giảm chi phí ở khoản nào. Việc cân đối lại thưởng P3 cũng nên tính toán. Tuy nhiên tôi thấy rất khó cân lại vì quá trình làm chính sách, tôi đã dựa vào nhiều lý thuyết và tham chiếu thị trường. Giảm cái gì đi thì vi phạm lý thuyết cái đó. Khả dĩ nhất là giảm số người hoặc giảm chi phí vận hành của bộ phận.

Như vậy là tôi đã chia sẻ xong về Cách và logic chia thưởng P3 thế nào? Chúc bạn xây dựng thành công. Anh chị nhớ nhé: Tổng thưởng P3 là tất cả các loại thưởng rồi. Không cần thêm thưởng gì nữa.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản.

Tái bút: Phần xây dựng chính sách thưởng sẽ được tôi chia sẻ:
- Cách làm tắt trong buổi cuối (số 8) của lớp "Kỹ thuật xây dựng hệ thống QT hiệu suất theo BSCvsKPI" (daotaonhansu.net/kpi).
- Cách làm đầy đủ trong khóa học "Kỹ thuật xây dựng hệ thống QTNS core lương 3P" (daotaonhansu.net/3p)
Thân mời anh chị em ủng hộ tham gia.