Khi nào cần thay đổi hệ thống Quản trị nhân sự?

Dạo này, Nhung hay thấy facebook mọi người chia sẻ câu chuyện về quản lý đàn Kiến làm việc. Câu chuyện như sau:

Mỗi ngày, Kiến đi làm rất sớm và luôn tập trung hoàn thành công việc với một thái độ vui vẻ, thoải mái. Ông chủ của Kiến, là Sư Tử, rất ngạc nhiên khi thấy Kiến làm việc đạt năng suất cao mà không cần sự giám sát. Sư Tử bèn nghĩ, nếu có cấp trên giám sát trực tiếp thì chắc chắn Kiến sẽ làm việc còn hiệu quả hơn. Thế là không chần chừ lâu, Sư Tử thuê Gián về để giám sát Kiến.

Sau khi Gián vào làm, quyết định đầu tiên là cài đặt máy chấm công để theo dõi việc Kiến liệu có đi làm đúng giờ hay không? Thêm vào đó, Gián cũng cần 1 thư ký để thay mình ghi chú công việc, thực hiện báo cáo, và thế là...Gián thuê thư ký Nhện với nhiệm vụ quản lý báo cáo và nhận các cuộc gọi.

“Sếp” Sư Tử rất hài lòng về những báo cáo của Trưởng nhóm Gián, vì vậy Gián được yêu cầu chuẩn bị những biểu đồ theo dõi sản lượng và phân tích xu hướng thị trường để Sư Tử trình bày tại cuộc họp Ban quản trị. Nghĩ rằng mình cần thêm thiết bị hỗ trợ để hoàn thành nhiệm vụ được giao, Gián đề nghị và được duyệt mua 1 cái máy vi tính mới, cùng với 1 máy in lazer. Nhu cầu quản lý máy móc phát sinh, Gián tiếp tục tuyển Ruồi về làm Trưởng bộ phận IT.

Quay lại chuyện của Kiến, lúc trước Kiến ta làm việc rất siêng năng với một tinh thần tích cực, giờ đây trong lòng cảm thấy rất là bực mình vì những thủ tục giấy tờ và những cuộc họp vô bổ chiếm hết thời gian!

Xuy xét tình hình hiện tại, ông chủ Sư Tử đi đến kết luận là cần phải có một quản lý chung cho toàn bộ bộ phận mà  Kiến đang làm việc. Chức vụ “ông chủ nhỏ” này ngay lập tức được giao cho Ve Sầu! Quyết định đầu tiên của Ve là mua ngay 1 tấm thảm thật đẹp và một cái ghế thật êm cho phòng làm việc. Ve Sầu cũng cần thêm 1 máy vi tính và một thư ký riêng, người sẽ giúp cho Ve chuẩn bị Kế Hoạch Tối Ưu Hoá Chiến Lược Kiểm Soát Công việc và Ngân quỹ. Nghĩ là làm, Ve tuyển ngay thư ký cũ đã từng làm việc cùng mình trước đó.

Ngày qua ngày, văn phòng Kiến làm việc dần trở thành một nơi buồn bã, chẳng còn ai cười đùa và mọi người trở nên lo lắng, khó chịu... Thế là Ve Sầu thuyết phục ông chủ lớn, là Sư Tử, về sự cần thiết phải làm một cuộc nghiên cứu kỹ lưỡng về môi trường làm việc tại doanh nghiệp. Nghe được đề xuất của Ve Sầu, Sư Tử bèn xem lại các báo cáo tài chính tại bộ phận này. Sư Tử phát hiện rằng hiệu suất công việc cùng kết quả doanh thu đã sụt giảm rất nhiều.

Đau đầu nghĩ cách giải quyết - Sư Tử thuê Cú, vốn là 1 cố vấn nổi tiếng và có uy tín, để tiến hành nghiên cứu và đưa ra các giải pháp cần thiết. Cú bỏ ra 3 tháng nghiên cứu về văn phòng và viết một báo cáo khổng lồ, lên đến vài quyển, cuối cùng đi đến kết luận: “Văn phòng này có quá nhiều nhân viên...”

Một câu hỏi được đặt ra, khi nào thì cần thay đổi hệ thống quản trị.

Khi Nhung đi tư vấn xây dựng hệ thống quản trị nhân sự cho doanh nghiệp, sau khi xây dựng xong hệ thống quản trị hiệu suất theo phương pháp KPI, Nhung tư vấn sang xây dựng hệ thống lương 3P nhanh. Tất nhiên trong quá trình tư vấn theo nhu cầu của doanh nghiệp, nhằm tránh thay đổi lớn về quy chế lương cho cán bộ nhân viên, tránh tạo ra sự bất mãn thì lương nhận mới phải tương đương với lương nhận cũ (trừ trường hợp doanh nghiệp muốn thay máu nhân sự sẽ có những thay đổi quyết liệt về quy chế lương) hoặc trường hợp lương cũ cao hơn lương mới thì trong quá trình thử nghiệm thì người lao động sẽ nhận lương cũ, còn trường hợp lương mới cao hơn lương cũ thì người lao động nhận lương mới để khuyến khích người lao động. Thời gian chạy thử nghiệm thông thường là 3 tháng.

Trong quá trình tư vấn cho doanh nghiệp này, sau khi xây dựng xong chính sách lương mới và được CEO đồng ý. Nhung mới quay lai hỏi vị CEO này là doanh nghiệp anh chị có nhiều cán bộ nhân viên nhiệt tình với công việc, sẵn sàng làm thêm giờ, cống hiến cho doanh nghiệp, và hiện tại thâm niên của cán bộ nhân viên ở đây rất lâu, CEO cũng hài lòng với tỷ lệ chi trả cho cán bộ nhân viên/tổng doanh thu, điều đó cũng có nghĩa là mọi thứ vận hành đang ổn định, anh có cần thay đổi cái đang ổn định mà chuyển sang sự xáo trộn hay không? Câu hỏi này đã dặt ra cho vị CEO này suy nghĩ rất nhiều. Tất nhiên về phía người làm tư vấn, như vậy chẳng khác nào đạp đổ chén cơm của mình, nhưng Nhung hiểu, việc tư vấn của mình, với cách tư vấn này đã mở ra CEO một cách nhìn mới, rộng hơn về quản trị nhân sự, về chiến lược kinh doanh, nhìn nhận lại doanh nghiệp mình cần gì, muốn gì trong tương lai, định hình đứa con tinh thần của mình chuẩn hơn.

Đôi khi, có những doanh nghiệp chưa rõ mình cần gì, nhìn thấy anh hàng xóm làm như vậy, nên mình cũng muốn làm như vậy. Vừa tốn chi phí, vừa tốn thời gian mà sau đó lại chẳng thể áp dụng được, hoặc nếu áp dụng thì tạo ra sự xáo trộn không mong muốn, thậm chí nếu làm không đúng thì còn làm hỏng cả hệ thống, dẫn tới nhiều vấn đề đau đầu khác cho doanh nghiệp. Nhung biết có doanh nghiệp chỉ vì chọn sai đơn vị tư vấn, mà thiệt hại hàng tỷ đồng trong vòng vài tháng ngắn ngủi, mặcc dù lúc chọn dơn vị tư vấn rất kỹ, nhưng có thể phù hợp với doanh  nghiệp khác nhưng không phù hợp với doanh nghiệp mình. Làm thế nào để chọn được đơn vị tư vấn phù hợp, hôm nào Nhung sẽ chia sẻ nhé.

Tác giả: Lưu Thị Kim Nhung

Tái bút 30/4/2023: Tôi - Nguyễn Hùng Cường - tiếp tục chỉnh sửa cho bài viết này. Đây là bài viết của bạn Nhung. Bạn đến làm với tôi với mong muốn để trở thành chuyên gia tư vấn. Lúc đầu bạn hứa với tôi nhiều lắm. Đại khái là sẽ chuyên tâm và thu xếp thời gian làm việc. Nào ngờ, chỉ sau có 2 tháng thử việc, khi được nhận chính thức, bạn đã quên phắt lời hẹn. Bạn quay lại thành một người làm thuê ích kỉ, tìm cách lách chính sách, chạy số cho đủ chỉ tiêu kpi chứ không quan tâm đến chất lượng công việc, bạn từ chối hoặc không làm những công việc phát sinh về chuyên môn. Bạn hứa tối sẽ thu xếp thời gian đứng chia sẻ chuyên môn cho dự án Giải mã nhưng đến khi xếp lớp thì bạn bảo bận không đứng lớp được. Đặc biệt hơn, bạn còn tạo hoặc tham gia nhóm kín nói xấu và tìm cách đối phó với chính sách công ty...

Để trở thành tư vấn, tôi giao cho bạn kpi là viết bài chuyên môn tối thiểu 1000 từ. Và tôi cũng tìm dự án nhỏ để bạn thử nghiệm tư vấn cho dù tổng thu của dự án còn không đủ trả cho thu nhập của bạn. Phần kinh nghiệm mà bạn kể trong bài chính từ dự án này. Tất nhiên, phần thu nhập còn thiếu do tôi "cày các dự án khác" để đưa cho bạn. Kết quả thì tôi nhận được như đã viết ở trên và những bài chuyên môn được cố viết sao cho đủ nghìn từ chứ không cần quan tâm tới người đọc nghĩ sao hay có hiểu gì không?

Bài này có chủ đề: "Khi nào cần thay đổi hệ thống?", tôi sửa thành: "Khi nào cần thay đổi hệ thống Quản trị nhân sự?". Chủ đề thì hay nhưng nội dung thì gần như chưa giải quyết được. Đó là lí do tôi quyết định viết thêm mấy dòng tái bút này.

Với kinh nghiệm tư vấn của tôi, một công ty cần thay đổi chính sách công cụ quản trị nhân sự (hệ thống QT nhân sự) khi ... họ cho tôi duyên được gặp gỡ và trao đổi. Tuy nhiên khi gặp rồi tôi sẽ có một số biện pháp để làm rõ hơn xem thực sự tổ chức đã đến lúc phải thay đổi chưa. Cụ thể:
1. Nếu nhân sự xảy ra những vấn đề làm lãnh đạo phải đau đầu suy nghĩ liên tục thì đây là lúc cần thay đổi. Tôi hay hỏi các CEO câu hỏi đầu tiên khi gặp mặt: "Anh chị đang có bài toán gì về nhân sự dẫn tới bản thân đau đầu không?". Sau đó tôi sẽ được nghe các vấn đề. Từ các vấn đề đó, tôi đưa ra các lời giải phù hợp. Nếu CEO thấy hợp lý và không thể tự làm được, tôi sẽ cào giúp. Đấy, bạn sẽ thay đổi hệ thống khi có gì đó làm bạn đau đầu đến độ phải gặp tư vấn. Tôi vẫn nhớ có công ty, họ gọi tôi đến nhưng khi tôi hỏi anh CEO: "Anh có gì đang đau đầu về QTNS không?". Anh trả lời: "Anh không có gì đau đầu cả". Lúc này tôi hiểu công ty đã bị nặng nhưng tôi không có duyên với họ.
2. Nếu muốn biết rõ công ty có cần thay đổi hệ thống QTNS không, chúng ta có thể xem xét chỉ số tỷ lệ nghỉ việc của công ty. Chỉ cần chỉ tiêu (con số) cao tức là trong công ty đang có gì không ổn. Con số này bị cao liên tục thì rõ ràng công ty cần phải làm gì đó.
3. Nếu không xem chỉ số tỷ lệ nghỉ việc chúng ta có thể xem doanh thu trung bình hoặc lợi nhuận trung bình trên đầu người. Tóm lại, chúng ta xem xem công ty có lợi nhuận không? Không có lợi nhuận hay hiệu suất làm việc không cao không như chúng ta mong đợi thì đến lúc cần phải tái tạo rồi.
4. Đơn giản nhất, dấu hiệu để chúng ta thay đổi là hệ thống đã lâu rồi chúng ta chưa thay đổi chính sách, công cụ. Thời gian đó khoảng 5 năm trở lên.
5. Cuối cùng, khi công ty tăng trưởng nhanh và có dư tiền thì nên thay đổi hệ thống quản trị nhân sự để chuẩn bị cho phù hợp với quy mô. Ví dụ công ty đang 50 người và sẽ tăng lên 100 trong thời gian ngắn thì công ty cần có hệ thống mới để phù hợp hơn.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS