Cách giao và theo dõi kpi của nhân viên?

Dạo gần đây tôi thấy giới Quản trị Nhân sự nổi lên thuật ngữ mới là "OKR". Các chuyên gia về OKR nói rằng một trong những cái hay của công cụ này là để cho nhân viên tự lên các kết quả then chốt cần thiết để đạt mục tiêu. Tôi thấy đúng là hay thật. Và bản thân KPI cũng có thể làm được như thế.

Tôi quan sát thấy quá trình ứng dụng KPI trong các tổ chức rất đa dạng. Và cách giao KPI cũng vậy. Chúng ta có 3 cách như sau:

Cách 1: Để nhân viên tự lên thước đo và chỉ tiêu. Đây là cách dễ nhất cho các tổ chức. Chúng ta kiếm một biểu mẫu KPI. Trong biểu mẫu này không có nội dung gì ngoài các tiêu đề. Tiếp đến, chúng ta đào tạo nhân viên cách tự lên KPI và chỉ tiêu. Sau đó để nhân viên tự lên các thước đo và chỉ tiêu cho cả kỳ (năm, quý, tháng...). Khi đã có KPI của nhân viên, quản lý xem, trao đổi và có điều chỉnh dựa theo năng lực và dữ liệu công việc. Quản lý sẽ phân tích mạnh điểm, yếu điểm của nhân viên, phân tích thị trường đối thủ cạnh tranh... Đồng thời quản lý sẽ cùng nhân viên trao đổi các biện pháp, cách thức làm việc để đạt được mức chỉ tiêu 2 bên cùng thống nhất. Để ra các thước đo KPI và chỉ tiêu có hiệu quả tốt, chúng ta phải làm kỹ và có định hướng tốt. Chúng ta không nên ra một con số (chỉ tiêu) không được tính toán rồi bắt nhân viên nỗ lực "hái sao trên trời".

Để áp dụng được cách 1, chúng ta cần có được các nhân viên có kinh nghiệm tự triển khai KPI. Nhưng đôi khi chúng ta có những nhân viên mới vào nghề. Họ không đủ kiến thức và năng lực để lên KPI. Trong khi chúng ta không có đủ thời gian để đào tạo một cách kỹ càng. Vậy thì chúng ta có thể làm cách tắt hơn dưới đây.

Cách 2: Đưa ra trước các thước đo rồi cho nhân viên tự lên chỉ tiêu. Cách này sẽ giảm bớt áp lực cho nhân viên khi phải tự nghĩ ra các thước đo KPI. Tuy nhiên nó lại làm giảm sự sáng tạo của nhân viên khi chúng ta đưa sẵn KPI cho họ. Khi nhân viên đã tự đưa các chỉ tiêu, vai trò của người quản lý cũng giống như ở cáci 1. Tức là quản lý xem chỉ tiêu tự nhận của nhân viên rồi cùng họ ngồi lại phân tích tính toán sao cho hợp lý.

Cách 3: Đưa ra sẵn thước đo và chỉ tiêu. Đây là phương án nhẹ nhàng cho nhân viên nhất nhưng lại rất mệt cho quản lý. Mọi công việc suy nghĩ, tìm, lựa chọn ra KPI quan trọng đã được quản lý cùng phòng nhân sự làm sẵn. Việc thiết lập chỉ số đo lường cần được độc lập, khách quan (có sự tham gia của người bên NGOÀI - HR và cấp TRÊN – QUẢN LÝ) của vị trí công việc hay một phòng ban/bộ phận. Khi chọn lựa các thước đo KPI, chúng ta cần tránh việc tự chọn những chỉ số an toàn, không có tính thúc đẩy phát triển để đạt mục tiêu chung.

Sau khi đã có KPI, quản lý sẽ tiến hành giao chỉ tiêu nhưng cần được đồng thuận của cấp dưới. Quản lý cần phân tích trả lời các câu hỏi 5W - 1H của nhân viên:
- 1. What: cái gì?
- 2. Why: tại sao?
- 3. Where: ở đâu?
- 4. When: khi nào?
- 5. Who: là ai?
- 6. How: bằng cách nào?
Những câu trả lời này cần được chuẩn bị trước. Chi tiết về câu trả lời, thân mời bạn đọc bài: Những câu hỏi về 5W – 1H cần trả lời trước khi áp dụng KPI?

Trả lời hết các câu hỏi của nhân viên, Quản lý vẫn cần dành thời gian theo dõi quá trình triển khai của nhân viên và có biện pháp hỗ trợ nếu thấy cần thiết để giúp họ đạt được các chỉ tiêu KPI. Hàng tuần Quản lý nên thiết lập các cuộc họp để trao đổi tiến độ hoàn thành KPI và các công việc khác. Cùng với các buổi họp trao đổi về tiến độ KPI hàng tuần, khi đến kỳ đánh giá, quản lý sẽ nhận bản kết quả KPI của nhân viên, tiến hành hậu kiểm và tiến hành họp trao đổi về cái được và không được cũng như đào tạo, động viên nhân viên.

Khi tiến hành họp trao đổi với nhân viên, quản lý cần lưu ý:
- Nếu là các cuộc họp công việc nhanh hàng tuần thì họp chung cả nhóm. Nhưng nếu là cuộc họp về kết quả KPI, chúng ta nên họp riêng với từng người. Khi họp người quản lý sẽ trao đổi các vấn đề & giải pháp, sau đó là phản hồi cho nhân viên. Nếu cuộc họp trao đổi KPI có nhiều hơn 2 người, sẽ khiến cho các góp ý, phản hồi giảm bớt tính thẳng thắn, công bằng.
- Chuẩn bị trước các dữ liệu như kế hoạch và tiến độ hoàn thành các đầu công việc để ra được kết quả KPI, nguyên nhân dẫn tới việc bị trễ, chậm, không hoàn thành. Cùng với phân tích nguyên nhân, người quan lý cần chuẩn bị các phương án giúp nhân viên giải quyết trở ngại, bổ sung nguồn lực... để đạt được kết quả công việc
- Tập trung và gạt bỏ các căng thẳng, cáu gắt. Chúng ta nên để các cuộc họp không bị gián đoạn bởi các vấn đề khác như điện thoại, tin nhắn...
- Sử dụng nguyên tắc chiếc bánh Hamburger để trao đổi. Cụ thể là bắt đầu bằng sự công nhận và sau đó hỏi cảm giác của nhân viên “bạn cảm thấy thế nào?”
- Để nhân viên chủ động đưa ra báo cáo và tập trung giải quyết cho xong từng vấn đền một.
- Khi họp, quản lý cần mang tâm thế có mong muốn đào tạo và phát triển nhân viên. Coi cuộc họp như là một buổi đào tạo.
- Cuối cùng, tạo điều kiện để nhân viên phản hồi và đưa ra cảm nghĩ.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống Quản trị hiệu suất