Lấy chỉ tiêu cho KPI chiến lược như thế nào khi trước đó công ty chưa từng có dữ liệu?

Những ngày này trời Hà Nội nồng nàn hoa sữa. Đây cũng là thời điểm cuối tháng 10. Theo như lịch năm nay thì Tết Âm lịch (Tết Ta) vào cuối tháng 1 Dương lịch. Như vậy có nghĩa là nước ta sẽ vừa nghỉ ngày 1/1 (Tết Tây) thì mấy hôm sau sẽ nghỉ Tết Ta. Tôi dự chúng ta sẽ có 1 tháng 1 chỉ ăn chơi. Do cuối tháng 10 nên tôi đăng một dòng trạng thái với nội dung:"Nhanh quá! Đã cuối tháng 10. Công ty anh chị và các bạn đạt bao nhiêu % chiến lược năm 2022 rồi : 0" lên mạng xã hội Facebook để giao lưu mới các bạn bè. Tôi nhận được 1 bình luận của người bạn: "Nhân tiện về ngữ nghĩa câu từ thì không ai tính % của chiến lược nha". Tôi chưa hiểu lắm ý anh bạn nói gì nhưng đoán ý anh là không thể đo được mức độ hoàn thành chiến lược. Tôi trả lời: "Được anh ơi! Chúng ta dùng BSC là có thể đo được".

Liệu công ty của bạn đã có BSC để đo tỷ lệ % hoàn thành chiến lược chưa? Nếu chưa, tôi nghĩ bạn nên triển khai. Khi làm BSC, chúng ta sẽ thấy các bước thực hiện của nó thật đơn giản:
- Bc1: Xác định chiến lược
- Bc2: Xác định nhân tố thành công của chiến lược
- Bc3: Xác định kỳ vọng chiến lược
- Bc4: Chuyển đổ kỳ vọng sang thước đo và chỉ tiêu
- Bc5: Hoàn thiện bản BSC
Chúng ta cứ đi lần lượt các bước. Đến bước 5, nếu thực sự triển khai, bạn hẳn sẽ có một số câu hỏi hay:

Câu 1: Công ty chưa bao giờ lưu dữ liệu nên không thể xác định được chỉ tiêu. Giờ làm sao để thiết lập chỉ tiêu chiến lược?
Câu trả lời: Đây là câu hỏi lớn và tôi cũng thỉnh thoảng được hỏi. Do tôi chỉ là người tư vấn về xây dựng hệ thống Quản trị hiệu suất nói riêng và hệ thống QT Nhân sự nói chung nên tôi thường mặc định rằng các tổ chức đã có chiến lược và các chỉ tiêu chiến lược. Việc của tôi đến chỉ là giúp những điều như vậy thay vì ở một nơi nào đó thì tập trung lại và hiện hữu ra để mọi người cùng trao đổi. Do vậy, tôi thực cũng không biết cách xác định chỉ tiêu cho các chiến lược. Tuy nhiên nếu bạn vẫn cố hỏi tôi xem tôi làm như thế nào chính doanh nghiệp thì tôi làm mấy cách sau:

1. Đầu tiên dựa vào phân tích, đánh giá thị trường để tính xem quy mô, mức độ tăng trưởng thị trường. Ví dụ như đối tượng khách hàng của tôi là những người làm Quản trị Nhân sự ở các doanh nghiệp (chủ yếu là CEO). Mỗi năm Việt Nam có thêm 10.000 Doanh nghiệp (thí dụ vậy). Nếu trong 10 ngàn đó có 50% là hoạt động thì số lượng khách của tôi sẽ là 5 nghìn mỗi năm. Như vậy tôi sẽ dự kiến ra được mức độ tăng trưởng khoảng 5 nghìn khách.

Cùng với đó, việc tính toán chỉ tiêu chiến lược, không chỉ căn cứ vào phân tích đánh giá thị trường mà còn căn cứ cả vào SWOT. Tức là tôi cân nhắc giữa điểm mạnh (S), điểm yếu (W), cơ hội (O) và thách thức (T) để lựa chọn phương án chiến lược. Sau đó từ phương án chiến lược sẽ xác định các chiến lược. Có các chiến lược, các chỉ tiêu sẽ được đưa ra sao cho phù hợp với phương án chiến lược. Ví dụ phương WT (khắc phục điểm yếu chống lại thách thức) thì chiến lược có thể là duy trì lợi nhuận như năm trước. Chiến lược duy trì lợi nhuận như năm trước thì có thể lấy chỉ tiêu lợi nhuận năm nay bằng chỉ tiêu năm trước.

2. Nếu trong trường hợp không thể dựa vào thị trường để phân tích ra số liệu, chúng ta có thể dựa vào kiến thức và khoa học để phân tích và đưa ra chỉ tiêu. Trong quản trị dự án, các chuyên gia đã đưa ra các công thức tài chính để tính ra được các con số cho phép tiếp tục hay không nên duy trì dự án. Cụ thể tôi thấy các chỉ số sau:
- NPV (Giá trị hiện tại thuần)
- IRR (Tỷ lệ hoàn vốn nội bộ)
- PI (Chỉ số lợi nhuận)
- MIRR (Tỷ lệ hoàn vốn nội bộ được điều chỉnh)
- PP (Thời gian thu hồi vốn)
Các thước đo này đều có công thức tính ra kết quả. Chính vì thế chúng ta chỉ cần nhập con số doanh thu, chi phí ước tính hàng năm rồi sau đó điều chỉnh sao cho kết quả các thước đo phù hợp với lời khuyên nên duy trì dự án.

Ví dụ: Nếu chúng ta không biết doanh thu cho công ty mới mở là bao nhiêu qua các năm là hợp lý. Chúng ta sẽ giả định các con số doanh thu và chi phí qua các năm như sau:

Năm - Doanh thu - Chi phí
+ 2020 - 764.839 - 924.672,0
+ 2021 - 956.049 - 970.905,6
+ 2022 - 1.195.061 - 1.067.996,2
+ 2023 - 1.493.826 - 1.174.795,8
+ 2024 - 1.867.283 - 1.351.015,1
+ 2025 - 2.334.103 - 1.688.768,9

Với những con số này kết quả:
- Chi phí đầu tư ban đầu: 311.833,00 nghìn
- NPV (Giá trị hiện tại thuần): 658.306 đ Tiếp tục duy trì Công ty
- IRR (Tỷ lệ hoàn vốn nội bộ): 118% Tiếp tục hoạt động công ty
- PI (Chỉ số lợi nhuận): 2,11 đ Tiếp tục công ty
- MIRR (Tỷ lệ hoàn vốn nội bộ được điều chỉnh): 32% Tiếp tục hoạt động công ty
- PP (Thời gian thu hồi vốn): 4,0 Năm

3. Dựa vào logic giữa các thước đo. Khi chúng ta ra các KPI chiến lược, bản thân các thước đo đó đã ẩn chứa các công thức để tính toán. Cụ thể như:
- Doanh thu = Giá trị trung bình 1 khách mua x Số lượng khách
- Lợi nhuận = Doanh thu - chi phí
- Tỷ lệ lợi nhuận = tổng lợi nhuận/ doanh thu
- Tổng chi phí = chi phí vận hành phòng A + chi phí vận hành phòng B
- Tỷ lệ chốt sale = tổng số khách mua/ tổng số data khách hàng có nhu cầu
...
Chúng ta chỉ cần sử dụng chút tính toán là sẽ ra các thước đo còn lại nếu như 1 thước đo đã có chỉ tiêu. Ví dụ: Doanh số 10 tỷ, 1 khách mua 10 triệu. Suy ra số khách cần có: 1000

4. Trong trường hợp một số KPI không thể dựa vào 3 cách trên để xác định, chúng ta có thể dựa vào tham chiếu:
+ Dữ liệu công ty các năm trước. Nguồn dữ liệu này luôn sẵn có. Tùy vào từng chiến lược, các dữ liệu tham chiếu năm trước sẽ ở các khu vực lưu trữ thông tin của từng phòng. Tuy nhiên, đa phần số liệu thường nằm trong sổ sách kế toán. Với kinh nghiệm đi tư vấn, khi xác định chỉ tiêu đến KPI nào mà công ty không thể đưa ra được số liệu, tôi có thể đoán công ty đã không quản lý tốt vấn đề đó.
+ Dữ liệu của ngành. Nếu không lấy được dữ liệu cũ từ nội bộ, chúng ta tham khảo thêm dữ liệu của ngành để làm căn cứ xác định chỉ tiêu cũng rất tôt. Dữ liệu của ngành thường được tìm thấy rất nhiều từ các cơ quan quản lý nhà nước, internet... Chúng ta chỉ cần chịu khó một chút là ra. Trong trường hợp không tìm ra, chúng ta có thể thuê các đơn vị tư vấn.

5. Cuối cùng, nếu đã áp dụng 4 cách trên mà không được, tôi thấy các công ty hay dùng cảm tính tự lấy 1 chỉ tiêu. Rồi sau đó theo dõi dữ liệu để năm sau hoặc chu kỳ sau điều chỉnh lại chỉ tiêu cho chính xác.

Câu 2: Lấy nguồn dữ liệu ở đâu khi có nhiều chỉ số thế này?
Trả lời: Đây cũng là câu hỏi hay được CEO hỏi sau khi bản BSC được hoàn thành. Bản BSC có rất nhiều thước đo và trải dài các bộ phận. Điều này làm cho một số công ty bối rối vì đây là lần đầu tiên họ quản trị dữ liệu nhiều và tập trung. Cũng có thể lúc ấy, CEO nghĩ rằng bản thân họ sẽ là người đo và nhập dữ liệu nên mới thốt ra lời cảm thán về nguồn dữ liệu. Với tôi, đây chỉ là công việc tập hợp dữ liệu. Chúng ta sẽ lấy nguồn từ các bộ phận vì các thước đo và chỉ tiêu sẽ đc phân bổ xuống các bộ phận. Các bộ phận có trách nhiệm xây dựng hệ thống theo dõi dữ liệu kết quả công việc.

Hiện nay chúng ta có khá nhiều phần mềm miễn phí như googlesheet và chỉ cần tùy chỉnh là có thể tạo ra được nơi lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên nếu một phòng ban nào đó của công ty không có đủ khả năng sử dụng Googlesheet, chúng ta nên tạo ra các biểu mẫu nhập dữ liệu rồi in ra, đóng thành sổ để cho các nhân viên bộ phận viết bằng tay. Sau đó, các dữ liệu sẽ được một ai đó có thể sử dụng máy tính chuyển thành dữ liệu số (bản mềm). Từ các dữ liệu số, kết hợp với một số công thức cơ bản là chúng ta có thể ra được dữ liệu phục vụ cho đo đếm kết quả của bản BSC.

Bạn vui lòng tham khảo thêm cách tạo nguồn dữ liệu trong bài: Những câu hỏi về 5W – 1H cần trả lời trước khi áp dụng KPI?

Câu 3: Nhiều thước đo quá???
Trả lời: Thực ra tôi thấy nhiều KPI hay ít là phụ thuộc vào tổ chức và các chiến lược của họ. Bản thân tôi không có lời khuyên nào về việc cần bao nhiêu thước đo trong bản BSC. Nếu bạn thấy nhiều chúng ta có thể rút về 100 hoặc rút nữa về 24. Đây là lời khuyên của David Parmenter (100) và Kaplan (24).

Quay trở lại với anh bạn của tôi và câu bình luận với đại ý không đo được % hoàn thành chiến lược, chúng ta đã có chỉ tiêu, đã có dữ liệu kết quả hoàn thành từng chỉ tiêu, việc đơn giản lúc này chỉ là lấy % hoàn thành từng chỉ tiêu x trọng số KPI chiến lược x trọng số chiến lược x trọng số viễn cảnh rồi cộng lại với nhau là xong. Công thức tính % hoàn thành chiến lược như sau:

% Hoàn thành chiến lược = Điểm % hoàn thành KPI chiến lược 1 + Điểm % hoàn thành KPI chiến lược 2 + ...
+ Điểm % hoàn thành KPI chiến lược = % hoàn thành KPI chiến lược x trọng số KPI chiến lược i x trọng số chiến lược x trọng số viễn cảnh
+ % hoàn thành KPI chiến lược: tính theo công thức của từng thươc đo. Ví dụ: % hoàn thành KPI doanh thu = Doanh thu thực tế/ Doanh thu kế hoạch x 100%

Chúc bạn đo được tỷ lệ % hoàn thành chiến lược.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản