Cách xây dựng lương 3P nhanh

Hôm nay, nhân lúc thảnh thơi, tôi nhận được một câu hỏi: "Anh Cường ơi em đang muốn học gấp vì sếp đang hối xây dựng hệ thống 3P những làm thế nào để hệ thống đơn giản và cán bộ nhân viên có thể hiểu rõ nhất đươc. Mà trước hết bản thân em phải hiểu rõ được anh à. Trước hết thì em cần học cái khoá mà dành cho công ty em, về điện tử viễn thông. Chuyên kinh doanh, đấu thầu các dự án các sản phẩm điện tử viễn thông trong và ngoài nước . Em chỉ muốn xem anh có cái khoá cơ bản nào dành cho công ty em, kiểu các dạng video xem xong mình có thể xây dựng được 3P ấy anh, kiểu dạng xây dựng đơn giản thôi anh chứ không phải quá phức tạp như các công ty lớn.

Anh xem giúp em nhé. Có khoá nào cơ bản như vậy không anh? Còn hiện tại khoá anh giới thiệu 22 buổi nó là dạng chuyên sâu rồi. Sau này khi nào thư thả thời gian em sẽ học sau."

Trả lời:

Chủ nhân câu hỏi có mong muốn: "Em chỉ muốn xem anh có cái khoá cơ bản nào..., kiểu các dạng video xem xong mình có thể xây dựng được 3P. Kiểu dạng xây dựng đơn giản thôi anh chứ không phải quá phức tạp như các công ty lớn". Xin được chia sẻ cách xây dựng lương 3P nhanh và tắt của tôi.

Tôi đã từng viết một số bài hướng dẫn anh chị em làm lương 3P tắt. Ví dụ như bài: "Cách xây dựng thang bảng lương hợp lý đối với doanh nghiệp nhỏ?". Tuy nhiên đọc lại thì bài đó cũng hơi dài. Tóm tắt tôi làm như sau:

Bước 1: Xác định xem công ty có những bộ phận nào, các bộ phận có bao nhiêu vị trí. Vị trí chứ không phải nhân viên. Do làm nhanh nên chúng ta không phải tính toán hay phân tích gì, cứ liệt kê ra các bộ phận và vị trí là được. Ví dụ như hình sau:

Bước 2: Lần lượt làm lương 3p nhanh cho từng bộ phận. Thứ tự như sau:
2.1. Mở file chính sách lương 3P nháp cho bộ phận: File này có hình ảnh như ở dưới. Cơ bản chỉ là file excel có các cột : stt, bậc, lương p1, lương p2, thưởng p3 full, thưởng tháng, thưởng quý, thưởng 6 tháng, thưởng năm, phụ lợi (phúc lợi + phụ cấp), quy đổi bậc ra năm kinh nghiệm.

2.2. Thống nhất bậc KPI, bậc lương và bậc năng lực. Do muốn nhanh nên tôi đề nghị 3 loại bậc này có số bậc trùng nhau. Để tìm ra số bậc, chúng ta dùng công thức sau: Số bậc = số năm trung bình công ty hi vọng nhân viên gắn bó / số năm trung bình công ty sẽ tăng lương cho nhân viên.

2.3. Quy đổi số bậc ở trên ra các mức kinh nghiệm của thị trường. Bước này dùng để so sánh với lương thị trường. Tùy vào từng công ty sẽ có cách quy đổi khác nhau. Tôi thường quy đổi bậc 1 ra thành nhỏ hơn 1 năm kinh nghiệm. Bậc 2 tương đương 1 - 2 năm, bậc 3: 3 - 4 năm, bậc 4: 5 - 6 năm...

2.4. Khảo sát lương để ra mức lương của thị trường bậc 1, 2 và các bậc khác. Việc khảo sát này cũng đơn giản. Theo tôi thì cứ lên google tìm kiếm hoặc vào các trang tìm việc để tra. Quá lắm thì tham khảo các khảo sát lương miễn phí của các đơn vị dịch vụ headhunt trong thị trường.

2.5. Xác định mức lương bậc 1. Chúng ta sử dụng kết quả khảo sát lương tưng ứng với năm kinh nghiệm ở bước 2.4 rồi gán cho mức lương bậc 1 theo từng vị trí. Vi dụ: Vị trí A ở thị trường nhỏ hơn 1 năm kinh nghiệm, lương trung bình vị trí là 6 triệu. Chúng ta lấy luôn lương P1 bậc 1 = 6 triệu, lương P2 bậc 1 = 0 triệu.

2.6. Xác định mức lương bậc 2. Tương tự bước 2.5, ở bậc 2, chúng ta gán lương bậc 2 theo lương thị trường ở mức 1 - 2 năm kinh nghiệm. Ví dụ tiếp tục với vị trí A, lương thị trường của vị trí A có 1 - 2 năm kinh nghiệm là 7 triệu. Chúng ta lấy lương P1 bậc 2 = lương P1 bậc 1 = 6 triệu, lương P2 bậc 2 = lương thị trường - lương P1 bậc 2 = 7 - 6 = 1 triệu.

2.7. Xác định mức lương bậc 3 và các bậc tiếp theo. Do đã có lương P1 = 6 triệu và mức nhảy bậc (khoảng cách) lương P2 từ bậc 1 (0 triệu) lên bậc 2 (1 triệu) = 1 - 0 = 1 triệu nên:
- Lương P2 của bậc 3 = lương P2 của bậc 2 + khoảng cách bậc = 1 + 1 = 2 triệu.
- Lương P1 của bậc 3 = lương P1 của bậc 2 = lương P1 của bậc 1 = 6 triệu.
Cứ tương tự như vậy, chúng ta ra lương P1, P2 của các bậc.

Lưu ý:
+ Đây là cách làm tắt.
+ Nếu không muốn dùng mức lương trung bình thì chúng ta có thể dùng bách phân vị lương để làm căn cứ.
+ Chúng ta sử dụng phương pháp lương 3p có P1 từng vị trí là cố định giữa các bậc.

2.8. Tính thưởng P3. Để xác định xem mỗi bậc của vị trí sẽ nên thưởng bao nhiêu, chúng ta theo nguyên tắc lương cứng - lương mềm. Lươnng cứng là P1 + P2 và lương mềm là thưởng P3. Mỗi 1 vị trí sẽ có tỷ lệ lương cứng : lương mềm khác nhau. Để ra tỷ lệ này, chúng ta có thể tham khảo thị trường hoặc lấy tham chiếu của chính công ty mình. Tức chúng ta thống kê tổng số tiền lương trả cố định cả năm cho vị trí là bao nhiêu, tổng thưởng cho vị trí cả năm có bao nhiêu. Sau đó lấy tổng lương trả cố định : tổng thưởng là ra tỷ lệ lương cứng : lương mềm. Thương thường chúng ta có tỷ lệ theo khối:
(1) Hỗ trợ: 70 - 30 hoặc 80 - 20
(2) Sản xuất/ kinh doanh: 60 - 40 hoặ 50 - 50 hoặc 40 - 60
Giả sử tỷ lệ lương cứng : lương mềm = x : y. Để tính ra thưởng chúng ta sử dụng công thức sau: Thưởng P3 = Lương cứng đang có * y / x.

Ví dụ: Lương cứng của vị trí A ở bậc 1 là 6 triệu như trên. Vị trí A ở khối hỗ trợ có tỷ lệ 80 : 20. Như vậy thưởng P3 của vị trí tối đa là: 6 triệu * 20 / 80 = 1,5 triệu. Áp dụng tương tự chúng ta sẽ ra mức thưởng tối đa của các bậc tiếp theo.

2.9. Phân phối thưởng P3 thành các khoản tích lũy. Khi đã tính ra được mức thưởng tối đa cho từng bậc, chúng ta cần tiếp tục giải quyết tiếp các bài toán về lương.
- Bài toán 1: Nhân viên muốn có thưởng cuối năm. Để giải quyết, chúng ta sẽ căt đi a% mức lương tối đa để dành (tích lũy) đến cuối năm. Khi đến kỳ thưởng cuối năm chúng ta sẽ lấy số tiền tích lũy đó * 12 tháng * tỷ lệ % hoàn thành công việc. Ví dụ bậc 1 vị trí A có thưởng là 1,5 triệu. Để cuối năm có tháng lương thứ 13 thưởng cho nhân viên, chúng ta trích ra 0,5 triệu. Tương ứng chúng ta đã tích lũy 0,5/1,5 * 100% = 30% thưởng P3 tối đa ở trên.
- Bài toán 2: Nhân viên nhận lương xong nghỉ ngay. Giải quyết xong bài toán 1, chúng ta vẫn còn một số tiền thưởng P3 nhất định. Chúng ta tiếp tục cắt một cục thưởng còn lại cho quý hoặc 6 tháng (tùy công ty quyết định). Việc trích lại bao nhiêu % tùy vào việc cân đối giữa tổng thu nhập thực tế của nhân viên. Ví dụ chúng ta có nhân viên Cường làm ở bậc 1 vị trí A có tổng thu nhập là 7 triệu. Trong khi đó theo như chúng ta tính thì P1 + P2 + P3 của bậc 1 vị trí A là 6 + 1,5 = 7,5 triệu. Chúng ta đã trích 0,5 triệu để thưởng cuối năm. Như vậy thì vị trí này ở bậc 1 sẽ có có thưởng quý hay 6 tháng vì tổng thu nhập lý thuyết - tổng thu nhập thực tế - tích lũy thưởng cuối năm = 7,5 - 7 - 0,5 = 0 triệu.

2.10. Xác định các điều kiện về lương khác như: Nâng lương, hạ lương, thưởng. Có được lương P1, lương P2, thưởng P3, chúng ta tiếp tục đưa ra các điều kiện và công thức tính lương. Ví dụ, tôi quy định cụ thể:
- Thu nhập = lương P1 + lương P2 + thưởng P3
- Thưởng P3 = thưởng P3 tháng * %HT công việc tháng + thưởng P3 quý * %HT công việc quý + thưởng P3 năm * %HT công việc năm...
Tùy vào từng thời điểm thưởng sẽ có các khoản thưởng khác nhau.
- Điều kiện thưởng: Tùy công ty quy định %HT công việc sẽ được thưởng. (Tôi thường quy định >= 60%).
- Điều kiện nâng lương: 3 tháng liên tiếp đạt %HT công việc.
- Điều hiện hạ bậc lương hoặc sa thải: 3 tháng liên tiếp không đạt 60% HT công việc.

Lưu ý: Việc xác định các điều kiện này tùy vào khẩu vị công ty rồi sau đó đàm phán trao đổi với nhân viên để ra bản chính sách cuối cùng.

Chúng ta cứ làm như vậy từ bước 2.2 đến 2.10 cho các vị trí của bộ phận. Xong một bộ phận chúng ta lại sang bộ phận khác và đi lại từ bước 2.1.

Bước 3. Gom các P1 + P2 lại tạo ra thang lương toàn công ty. Khi đã xong việc làm chính sách lương 3p nháp cho các bộ phận, chúng ta quay lại mở các chính sách đó và sao chép (copy) các mức lương ở các bậc của các vị trí vào 1 file excel rồi sắp xếp chúng để tạo ra thang lương P1 + P2.

Bước 4. Hoàn thiện chính sách lương. Có thang lương P1 + P2, thang thưởng P3, các điều kiện tăng giảm lương thưởng rồi, việc cuối là ta viết lại mọi thứ thành bản word và đặt tên nó là chính sách lương.

Vậy là tôi đã giải quyết câu hỏi trong phần tái bút. Lúc này cũng hơn 3h làm việc trôi qua. Hi vọng những gì tôi viết sẽ giúp được tác giả câu hỏi ít nhiêu. Xin tặng cả nhà tài liệu để anh chị em tham khảo.

Ngoài ra, nếu muốn tìm hiểu cách làm chính sách lương 3p tắt (nhanh) nữa, bạn vui lòng xem thêm 2 bài này:
- Cách tôi xây dựng và tư vấn về chính sách lương cho kinh doanh?
- Chính sách cho Sale (kinh doanh) cửa hàng thế nào là hợp lý? http://blognhansu.net.vn/?p=22248
- Cách xây dựng chính sách cho phòng ban: Trích bao nhiêu phần trăm doanh thu để thưởng là phù hợp? https://blognhansu.net.vn/?p=21495
- File Định biên chi phí – nhân sự và tính toán chính sách cho toàn công ty http://blognhansu.net.vn/?p=22221

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng Hệ thống QTNS bài bản

Tái bút: Bên cạnh đó, tác giả còn muốn: "Trước hết thì em cần học cái khoá mà dành cho công ty em, về điện tử viễn thông. Chuyên kinh doanh, đấu thầu các dự án các sản phẩm điện tử viễn thông trong và ngoài nước. Em chỉ muốn xem anh có cái khoá cơ bản nào dành cho công ty em". Phải nói thật là không có chỗ nào có đào tạo kiểu này trừ khi chúng ta thuê thầy về dạy (lớp inhouse). Sở dĩ bạn hỏi tôi là vì biết tôi có mở lớp đào tạo kỹ thuật xây dựng hệ thống QT nhân sự core lương 3P theo mô hình giả định của học viên. Học viên đưa mô hình gì thì lớp sẽ thực hành trên mô hình đó. Do học online zoom nên quá trình học được ghi hình lại. Vì thế, sau mấy năm tôi đã có được các khóa học với các lĩnh vực:
- Bệnh viện
- Thương Mai đầu tư Đất nền
- Sản xuất phục vụ Nông nghiệp
- Thương mại XNK vật tư ngành lưu lượng
- TM & DV kỹ thuật thiết bị (giải nhiệt công nghiệp, điện lạnh)
- Vendor SX Gỗ XNK
- Sản xuất gạch ốp lát
- Dịch vụ logictic cont cảng

Tuy nhiên khi bạn để ý kỹ hơn, bạn sẽ thấy cấu trúc để làm ra hệ thống QTNS lương 3p các lĩnh vực ở trên giống nhau. Cơ bản thì lĩnh vực nào cũng đi qua các giai đoạn sau:
+ Giai đoạn 1: Xác định chiến lược doanh nghiệp và chiến lược nhân sự
+ Giai đoạn 2: Tái cơ cấu tổ chức
+ Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống xếp hạng công việc và xác định thang lương P1
+ Giai đoạn 4: Xây dựng hệ thống QT hiệu suất theo BSCvsKPI
+ Giai đoạn 5: Xây dựng hệ thống QT năng lực theo ASK
+ Giai đoạn 6: Xây dựng hệ thống đãi ngộ 3P. Trong giai đoạn này lớp sẽ cùng làm:
- Xây dựng chính sách thang lương P2 cho các vị trí
- Xây dựng chính sách thang thưởng P3 cho các vị trí
- Hợp nhất 3P và tối ưu chính sách lương 3P phù hợp theo luật

Tóm lại: Cái khác nhau giữa các lớp 3P của tôi chỉ là 1 số thuật ngữ và nội dung còn cách làm và bước đi giống nhau. Bạn muốn tìm một lớp đúng theo ý bạn tác giả thì không có. Nếu muốn thì bạn chỉ có thể đi học, sau đó xung phong đưa ra mô hình giả định theo lĩnh vực của bạn.

Như đã nói ở phần trên, các nội dung mà tôi hướng dẫn trong lớp Kỹ thuật xây dựng hệ thống QTNS core lương 3P là để giúp mọi người có thể xây ra cả một hệ thống chứ không chỉ là chính sách lương theo mô hình 3P. Chứ bình thường, để ra chính sách lương 3P thì chỉ cần 1 - 4 buổi. Nhanh thì là 1 buổi. Buổi này chính là buổi cuối cùng của các lớp BSCvsKPI. Trong khóa học kỹ thuật xây dựng hệ thống QT hiệu suất theo BSCvsKPI, tôi hay dành ra buổi cuối cùng (buổi thêm) để hướng dẫn các học viên làm nhanh chính sách lương 3P (bao gồm nói tổng quan về lương 3P và thực hành xây ra chính sách lương).

Chậm thì tôi đi qua khoảng 4 buổi. Các buổi bao gồm:
- Buổi 1: Lý thuyết tổng quan về hệ thống đãi ngộ 3p
- Buổi 2: Thực hành lên thang lương P1
- Buổi 3: Thực hành lên thương lương P2 và thưởng P3
- Buổi 4: Thực hành tối ưu chính sách lương 3P theo luật
Đây chính là 4 buổi trong các khóa học lương 3P ở trên. Như vậy, bạn muốn nhanh thì có thể tham khảo buổi cuối cùng của các lớp BSCvsKPI hoặc 4 buổi trong lớp lương 3P.