Làm việc 4 ngày/tuần, tôi đã áp dụng thử và cảm giác thất bại!!!

Mấy ngày cuối tháng tám, tôi thấy một số người bạn chia sẻ trên mạng xã hội bài viết: "Làm việc 4 ngày/tuần, Microsoft Nhật Bản tăng 40% năng suất, Iceland nhảy vào cuộc và thành công rực rỡ: Làm ít, hiệu quả nhiều đang là xu hướng mới". Tôi đọc lướt qua và thấy không có gì mới. Cảm giác như bài được "xào lại" từ những tin cũ ngày xưa. Tuy nhiên, tôi có đọc được dòng chia sẻ trạng thái của người bạn:

"Thực sự mà nói, giảm giờ làm để tăng năng suất không thể tính toán như 1 công thức toán học được. Các DN Việt vẫn đang áp dụng tuần làm 5.5 hoặc 6 ngày, một số là 5 ngày. Nhưng hầu như tôi chưa thấy có DN nào áp dụng 4 ngày cả.

Nếu như lý thuyết và tính toán không thể chứng minh “mối quan hệ giữa Thời gian làm việc và NSLĐ“ là tỷ lệ thuận hay nghịch, thì cách làm thử nghiệm như các DN trên thế giới rất đáng để xem xét. Tôi thì thấy việc giảm thời gian làm việc cực kỳ có lợi cho DN, vì quãng thời gian ko làm việc có nhiều cách để bất kỳ ai muốn phát triển sẽ biết tận dụng tối đa. VD như cách tôi làm: đọc sách và nghiên cứu; nhiều tháng/năm nữa kiến thức tôi có được sẽ trở nên hữu ích, thể hiện ra bằng chính kết quả công việc đó ở tương lai."

Tommy Đàm

Thế là với bản tính hay comment dạo, tôi nhảy vào bình luận: "A đã thử và không thành công nhé! Việc giảm thời gian chỉ có ích cho NLD thôi!". Ngoài ra tôi nhớ là còn có trả lời trong 1 trạng thái của ai đó với đại ý: Ý tưởng này chắc may ra chỉ áp dụng được với các công ty có quy mô hoặc đẳng cấp tương đương. Anh chị có muốn biết: "Làm việc 4 ngày/tuần, tôi đã áp dụng thử và cảm giác thất bại!!!" ? Nếu có, hẹn gặp bạn ở cuối bài. Tôi sẽ chia sẻ kinh nghiệm của tôi. Còn giờ mời bạn đọc bài báo này:

Làm việc 4 ngày/tuần, Microsoft Nhật Bản tăng 40% năng suất, Iceland nhảy vào cuộc và thành công rực rỡ: Làm ít, hiệu quả nhiều đang là xu hướng mới

Công nghệ phát triển giúp nâng cao năng suất lao động một cách đáng kể. Đây rất có thể trở thành tiền đề để phát triển xu hướng mới mà chúng ta chỉ cần làm việc 4 ngày/tuần nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả.

Kể từ khi xuất hiện đề xuất làm việc 4 ngày trong một tuần, không ít tập đoàn ở nước ngoài đã bắt đầu thử nghiệm và triển khai.

Trong số đó, Microsoft Nhật Bản là doanh nghiệp ghi nhận thành tựu rực rỡ nhất. Theo một bài báo trên NPR, Microsoft Nhật Bản đã tăng 40% năng suất và giảm 23% hóa đơn tiền điện.

Nhờ thành công bước đầu tại Nhật Bản, nhiều doanh nghiệp tại các quốc gia khác cũng bắt đầu thử nghiệm xu hướng mới.

Tại Tây Ban Nha, khoản hỗ trợ lên tới 50 triệu euro (tương đương 60 triệu USD) được chi để thử nghiệm một tuần làm việc 32 giờ mà không giảm lương của nhân viên. Cuộc thử nghiệm được tiến hành với 3.000 - 6.000 nhân viên từ 200 công ty.

Unilever New Zealand cũng có một vài thử nghiệm tương tự xung quanh cơ chế làm việc bốn ngày/tuần. Nếu đạt được kết quả khả quan, họ dự kiến ​​sẽ mở rộng thử nghiệm cho các chi nhánh khác trên toàn cầu.

Gần đây, Iceland và Thụy Điển cũng đã “nhảy” vào cuộc. Theo The Guardian, các chương trình thí điểm tại đây cũng cho kết quả rất hứa hẹn. Theo các nghiên cứu thí điểm, người lao động cho biết năng suất tăng từ 25% đến 40% khi thời gian làm việc giảm đi.

Họ cho biết áp lực cuộc sống được cải thiện, tinh thần cũng phấn chấn hơn. Ngoài ra, giảm thời gian lao động giúp họ có lịch làm việc linh hoạt hơn, cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn. Thời gian nghỉ ốm giảm, thời gian để chăm sóc gia đình, con cái gia tăng.

Sau thử nghiệm này, Công đoàn Iceland đã đại diện cho người lao động đàm phán với nhiều đơn vị sử dụng lao động khác nhau. Họ hy vọng sẽ mở rộng cơ chế làm việc bốn ngày/tuần cho tất cả người lao động.

Hiện nay, đại dịch Covid-19 đang khiến cả người lao động và người sử dụng lao động rơi vào tình cảnh lao đao. Không chỉ nhiều người thất nghiệp muốn tìm việc làm mà bản thân các doanh nghiệp cũng cần thu hút được nhiều nhân tài để vực dậy tình hình kinh doanh.

Khi thị trường lao động trở nên cạnh tranh hơn thì những lao động chất lượng cao cũng cần được tạo điều kiện tốt hơn để xây dựng lòng gắn kết với doanh nghiệp.

Với kế hoạch giảm giờ làm xuống còn 4 ngày/tuần, thời gian còn lại họ có thể cân bằng sinh hoạt cá nhân. Nếu làm việc thêm giờ, họ cũng sẽ được trả thêm lương hoặc phụ cấp OT.

Về phía doanh nghiệp, đề xuất này cũng có thể đem tới nhiều ích lợi. Theo Khảo sát thường niên năm 2019 của FlexJobs, 80% nhân viên khẳng định họ sẽ trung thành hơn với người sử dụng lao động nếu được cung cấp lịch trình làm việc mang tính xây dựng và linh hoạt.

Chúng ta biết rằng, khi mọi thứ đã trở thành thói quen, một thay đổi mang tính táo bạo thường rất khó được công nhận ngay lập tức. Tuy nhiên, chính thói quen làm việc 40 tiếng/tuần cũng từng là thay đổi hoàn toàn mới vào một thập kỷ trước.

Henry Ford, người đứng đầu Ford Motor Company, là một trong những người đầu tiên bắt đầu chính sách làm việc 8 tiếng/ngày để thu hút lao động.

Phải mất nửa thế kỷ 20 và rất nhiều cuộc vận động trong xã hội công nghiệp phương Tây, tuần làm việc tiêu chuẩn của người lao động mới có thể giảm từ 60 giờ trong 6 ngày xuống còn 40 giờ trong 5 ngày.

Đến hiện nay, trong môi trường kỹ thuật số đang phát triển mạnh mẽ và dịch bệnh có diễn biến phức tạp, làm việc tại nhà thay vì đến văn phòng dần trở thành thói quen mới. Rất nhiều nhân viên đồng tình với sự điều chỉnh này.

Theo nghiên cứu của PwC, 83% nhà tuyển dụng và 71% nhân viên thích làm việc từ xa. 52% các nhà quản lý nhận thấy năng suất và hiệu quả tăng vọt.

Trong một cuộc phỏng vấn với CNBC, Joe Ryle, người có liên quan đến Chiến dịch 4 ngày/tuần của Anh đã rất ngạc nhiên với sự thay đổi này. Anh nhận xét rằng: “Sự thay đổi có thể xảy ra và sẽ xảy ra rất nhanh khi chúng ta muốn”.

Giảm thời gian làm việc hay thay đổi môi trường xung quanh là cách đem lại cho nhân viên sự thoải mái. Họ có thể dành thời gian cho gia đình mà không phải chịu áp lực hi sinh tất cả vì công ty.

Theo Mark Takano, từng là Dân biểu Hoa Kỳ của California, tuần làm việc tiêu chuẩn nên tiếp tục giảm xuống còn 32 giờ, tương đương làm việc 4 ngày/tuần. Nguyên nhân khiến ông đưa ra đề xuất này là do nhận thấy, mọi người đang phải làm việc nhiều giờ hơn trong khi mức lương trì trệ.

Ông Takano cũng cho rằng, giảm thời gian làm việc có thể giúp doanh nghiệp giảm phí bảo hiểm, chăm sóc sức khỏe và chi phí hoạt động cho nhân viên. Việc thực hiện đề xuất làm việc 4 ngày/tuần về cơ bản có thể làm giảm đáng kể tình trạng kiệt sức và mệt mỏi.

Nguồn: Phương Thuý (Tổ Quốc)

Quay trở lại với đoạn đầu, sau nhiều năm tư vấn về Quản trị Nhân sự, tôi quyết định thử nghiệm mở công ty vào năm 2019, đăng ký chính thức vào 2020. Do là tư vấn về Quản trị Nhân sự nên tôi thường hay "thử thuốc" trong chính doanh nghiệp mình để xem những lời tư vấn của tôi nó hiệu quả đến đâu. Trong năm 2014, tôi có viết bài: "Tác động ngược của chính sách thời gian làm việc linh hoạt là gì ?". Sở dĩ tôi viết bài này vì đọc được một số bài chia sẻ trên facebook rằng công ty có chế độ làm việc linh hoạt. Các nhân viên trẻ thì ai cũng thích phải làm việc linh hoạt, làm ở nhà cũng được. Ai cũng chắc như đinh đóng cột là sẽ hoàn thành tốt công việc. Rồi thì một số công ty cũng áp dụng như thế. Ví dụ như FPT chả hạn. Họ có thể đến lúc 9h cũng được miễn sao làm được việc. Đúng là MBO và làm việc linh hoạt rất có ích. Nhưng thực tế nó chỉ có ích đối với một số trường hợp và công ty mà thôi. Đôi khi tác động ngược của MBO và làm việc linh hoạt chính là làm giảm hiệu quả làm việc.

Sau đó năm 2018, tôi lại viết lại và có đưa ra những lời khuyên để áp dụng trong bài: "Chế độ làm việc linh hoạt hay toàn thời gian cố định?". Cụ thể lời khuyên như sau:

Phân tích sâu chế độ:
- Làm linh hoạt miễn sao làm hết việc và đủ 6 tiếng hành chính / ngày (nhân viên có thể đến công ty + - 1 tiếng, tức là đến sau 7h và trước 9h. Sau đó nhân viên phải trả lại công ty -. + 1 tiếng tức là về trong khoảng thời gian từ 5h - 7h tối.)
- Nghỉ thứ 7
chúng ta sẽ thấy:

Nhân viên 9h đến công ty, + 30 - 60 phút chuẩn bị làm việc tức là 9h30 - 10h mới làm việc : lúc đó là gần trưa. Ngồi thêm 1 tí là ăn trưa. Đến tầm chiều 5h là các nơi tan sở, nhân viên vẫn ở lại đến 7h. Vậy từ 5h - 7h tối thì nhân viên làm gì ? Tất nhiên là làm hết công việc của mình. Nhưng thực tế là họ có làm hết công việc hay để lại hôm sau làm là 1 vấn đề. Không ai kiểm soát cái đó. Rất khó khăn.

Như thế là cần thêm Nguyên tắc làm việc để tạo ra Văn hóa trách nhiệm. Ví dụ:

- Việc trong ngày phải giải quyết / hồi đáp (nếu không giải quyêt được) ngay, nếu phát sinh sau 6h làm việc thì phải giải quyết/ hồi đáp trong 6h làm việc tiếp theo.
- Khi làm việc thì cần tuân theo nguyên tắc.
1. Nhân quả trong hiện tại
2. Win - win
3. Ăn 1 quả trả cục vàng
4. Đền đáp tiếp nối
- Hiểu được giá trị cạnh tranh cốt lõi (vì cộng đồng) và giá trị văn hoá cốt lõi.

Dưới Nguyên tắc làm việc sẽ có cái KPI. KPI này sẽ bao gồm:
- KPI quá trình (từ quy trình và mô tả công việc)
- KPI mục tiêu (từ chiến lược công ty giao)
- KPI hành vi (từ nội quy, văn hóa).
3 KPI này sẽ chia ra làm 2 đánh giá Kết quả công việc vs Tuân thủ Nội quy và gắn với thu nhập (thưởng phạt) ( https://goo.gl/IQgMb9 ). Tuy nhiên KPI xây không dễ. Nhất là với các vị trí công việc có tính sáng tạo như ở trên. Thôi thì lại trông chờ vào Văn hóa vậy.

Điểm cuối chính là chế độ báo cáo và kiểm soát công việc. Ngày trước khó trong việc này nhưng giờ dễ hơn do đã có phần mềm. Nói chế độ cho sang thực ra là 2 công cụ:
- Kế hoạch công việc năm, tháng, tuần, ngày: là một file excel hoặc phần mềm với nội dung các công việc, thời gian thực hiện, mục tiêu đạt được và người phụ trách.
- Bảng Kanban: Kanban dịch từ tiếng Nhật có nghĩa là “bảng thông tin”. Với tôi đây là bảng: Chuẩn bị làm, Đang làm và Đã hoàn thành.

Trong cùng năm 2018, để thử nghiệm xem những gì tôi tư vấn có chính xác không, tôi tuyển 1 bản và áp dụng chế độ làm việc linh hoạt như sau:
- Làm linh hoạt 2 - 4 - 6: từ 9h - 16h
- Làm tự do: 3 - 5
- Đổi thứ 7 thành 3 - 5: từ 18h - 21h
Linh hoạt là đến muộn thì về muộn, đến sớm về sớm nhưng tối nếu có hoạt động cộng đồng HR phải tham dự (chi phí tham dự được hỗ trợ). Tự do là làm ở đâu cũng được.
Chi tiết chế độ tôi chia sẻ trong bài: Ví dụ thực tế của việc áp dụng chế độ làm việc linh hoạt. Cuối cùng tôi cũng BỊ "CHO NGHỈ VIỆC" vì: không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của công ty cũng như không thể hoàn thành tốt các công việc được giao. Như vậy là thử nghiệm không thành công.

Tôi muốn xây dựng văn hóa "Tự chủ" và bản thân vẫn cố chấp nên năm 2019, 2020 tôi tiếp tục tuyển nhân viên và áp dụng chế độ làm việc:
- Thời gian làm chính thức từ 9h00 - 16h00 các ngày từ thứ 2 - 6.
- Nghỉ trưa 1h (từ 12h - 13h)
- Thứ 7 và 2h mỗi ngày làm việc linh hoạt.
Như vậy, chính sách này tương đương có thể nói là làm việc 4 ngày/ tuần. Vì tôi thấy thực tế các bạn nhân viên của tôi ít khi làm việc vào những khung thời gian linh hoạt. Các bạn không dậy sớm làm việc và cũng không thức khuya để hoàn thành nốt dealine. Thứ 7 thì lại càng không. Cứ khi nào tôi gọi điện hỏi thì mới thấy trả lời. Nhiều bạn còn lên kế hoạch về quê từ 5h chiều thứ 6.

Chế độ làm việc này có kèm với các công cụ quản trị nhân sự như:
- KPI
- Mô tả công việc
- Nội quy nguyên tắc làm việc
- Chế độ giám sát: Phần mềm theo dõi kế hoạch báo cáo công việc, có họp kế hoạch tuần, tháng. Các bạn được để chủ động công việc lớn do tôi phải đến đối tác tư vấn liên tục.
- Quy trình
- Chính sách lương thưởng 3p

...

Khi áp dụng chế độ này, về lý như bài báo mà nói thì năng suất làm việc công ty tôi phải cao. Nhưng thực tế không như mơ
1. Về biểu hiện hành vi: Một số bạn còn có chút tâm lý lợi dụng chế độ này bằng cách xin đến muộn, xin về sớm hoặc kéo dài thời gian nghỉ trưa. Khi hết giờ làm việc là đóng toàn bộ công việc công ty. Tôi còn để ý, nhiều bạn đến đúng 9h. Xong rồi các bạn làm việc riêng như ăn sáng, vệ sinh, chờ máy khởi động, nói chuyện. Thời gian này chắc khoảng 20 - 30 phút. Vậy là 9h30 mới làm việc. Còn đến cuối ngày, đến 4h là các bạn tắt máy. Có khi gần 4h là đã lục đục dừng công việc. Đấy là chưa kể những giây phút sao nhãng, làm việc riêng, gọi đồ ăn, điện thoại việc bố mẹ, gia đình...

2. Về thái độ: Như bạn Toomy ở trên, nếu áp dụng chế độ linh hoạt thì sẽ có thời gian cho các bạn học và nâng cấp bản thân. Tiếc rằng thực tế tôi gặp lại không vậy. Tôi từng hỏi một bạn sale là có muốn đi học lớp về Quản trị Nhân sự không (để hiểu sản phẩm và nâng cấp kiến thức). Bạn trả lời là không. Rồi sách tôi để ở công ty nhiều nhưng đa phần các bạn không đọc.

3. Về kết quả công việc: Các bạn đạt kết quả công việc 100% theo KPI tôi đặt ra là mừng rồi. Nhưng không được như thế. Đa phần kết quả các bạn không đạt kỳ vọng. Trong khi KPI tôi xây dựa trên kỳ vọng về kết quả chiến lược tương ứng với mức thu nhập. Cứ khi nào tôi nhảy vào hỗ trợ thì KPI kéo lên được khoảng 100 (tức là tôi vào làm cùng). Nhưng rời ra làm việc khác (đi đến khách tư vấn) là kết quả nó tụt đi.

Vậy là tôi đã trình bày rõ ý câu nhận xét: "A đã thử và không thành công nhé! Việc giảm thời gian chỉ có ích cho NLD thôi!". Thời điểm này tôi đang tạm rút ra kinh nghiệm: Chế độ này không thích hợp cho các bạn còn non. Ý tôi là những bạn từ 40 tuổi trở xuống nhưng vẫn đến công ty tôi với tâm thế học hỏi.

Theo bạn, tôi vẫn nên tiếp tục duy trì chế độ làm việc linh hoạt?

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)