Cách xây dựng thang bảng lương hợp lý đối với doanh nghiệp nhỏ?

Đang ngồi trong khách sạn tại Hồ Chí Minh để làm việc thì tôi nhận được mail với nội dung ngắn: “Hiện nay chúng tôi hơi vướng về việc xây dựng thang, bảng lương: Nên như thế nào là hợp lý đối với doanh nghiệp nhỏ? Anh Cường là chuyên gia lĩnh vực này nên nếu được anh hỗ trợ tư vấn là tốt”. Mail ngắn nhưng để giải quyết xong thì cần khoảng thời gian dài. Tự nhiên tôi nhớ đến đợt đi Thủ Dầu Một để hỗ trợ 1 công ty giải bài toán tương tự. Thế là tôi quyết định sẽ viết lại toàn bộ quá trình tôi làm ở Bình Dương. Tôi tin nếu đọc kỹ bài viết này, những ai có câu hỏi tương tự sẽ có thể tự giải được.

Tại Bình Dương, việc đầu tiên trong quá trình xây dựng thang bảng lương đó là xác định sơ đồ tổ chức. Việc xác định sơ đồ này nói dễ thì là dễ nhưng khó thì cũng khó. Vì bản thân nó (sơ đồ tổ chức) chính là một công cụ thể giúp tổ chức thực thi chiến lược. Để làm ra sơ đồ tổ chức cơ bản là cần phải biết:
- Chiến lược thời gian tới của tổ chức là gì? (Các dự định như mở chi nhánh, phát triển mảng này mảng kia….)
- Quy trình (lưu đồ) tổng thể công việc theo dòng chảy công việc (khách hàng, sản xuất/dịch vụ, nhân sự, tài chính)
- Từ quy trình tổng thể tạo ra ma trận chức năng – bảng excel phân bổ xem đầu việc lớn (quy trình lớn) do bộ phận nào chịu trách nhiệm chính, tham gia, hỗ trợ.

3 gạch đầu dòng trên sẽ ra sơ đồ cùng các mô tả nhiệm vụ bộ phận. Dài dòng vậy nhưng tôi thích làm tắt. Tôi nghe anh CEO chia sẻ về định hướng (chiến lược), luồng công việc rồi sau đó vẽ lại ra giấy hoặc bảng sơ đồ tổ chức. Vẽ xong tôi sẽ hỏi lại xem có đúng thế không? Anh sửa lại một chút và giải thích. Tôi vừa nghe vừa xem anh vẽ lại sơ đồ và nghĩ xem có hợp lý hay bất hợp lý. Thông thường, sơ đồ tổ chức có ít nhất 2 kiểu:
- Kiểu 1: Sơ đồ kiểu chức năng
- Kiểu 2: Sơ đồ kiểu ma trận

Có sơ đồ xong rồi, tôi tiếp tục hỏi về chi tiết các vị trí của từng bộ phận trong tổ chức. Việc này đơn giản là xác định số lượng và tên các vị trí. Tôi quay ra hỏi bạn phụ trách Nhân sự về tổng quát các vị trí được liệt kê ra làm gì và chịu trách nhiệm gì. Khi hỏi như vậy, tôi muốn biết xem « trọng lượng » của các vị trí ra sao và một ý phụ nữa là đánh giá xem bạn nhân sự nắm được công việc trong tổ chức đến đâu.

Tiếp nữa, tôi quay sang hỏi anh CEO về Định mức chi phí cho các bộ phận là bao nhiêu % / tổng doanh thu dự kiến ? Con số định mức chi phí này chính là nguyên liệu thứ 2 phục vụ cho việc xây dựng lên bảng lương. Không có nó, xây thang bảng lương cũng được nhưng sẽ không có cơ sở để tính thử xem thang bảng lương và các chính sách lương có hợp lý không.

Trao đổi sơ sơ ở trên cũng phải mất 2h.

Sau tôi sang bước tiếp theo : xây dựng bảng lương thưởng và chính sách trả, tăng, giảm lương thưởng. Tôi cùng các thành viên trong nhóm xây dựng thang bảng lương (CEO, nhân sự, tư vấn) đi từng phòng một.

Câu hỏi đầu tiên trong phần này là mức thu nhập (lương thưởng, phụ cấp) của phòng/ bộ phận là bao nhiêu? Thông thường, khi đi vào câu hỏi này, bộ phận nhân sự sẽ chiếu bảng lương lên màn hình để mọi người trong thời điểm đó cùng xem. Việc có thông tin chi tiết đó rất tốt. Tuy nhiên nếu không thể chiếu được (do không có sẵn) thì tôi cũng chỉ cần vài con số trung bình hoặc « khoảng » là được. Đây là những con số tiếp theo được dùng để làm căn cứ xây thang bảng lương.

Xem xong thông tin lương thực tế của bộ phận, tôi đã có thể hình dung được nhiều điều và có thể suy luận ra được những vấn đề (« bệnh ») có thể xảy ra trong công ty với hình thức trả lương hiện tại. Tôi trao đổi và đề xuất các thành viên chuyển đổi sang phương án lương mới. Đó chính là trả lương theo hình thức lương 3p :
Tổng thu nhập = P1 + P2 + P3 + #
- Lương P1: chính là lương cơ bản + điều chỉnh tương ứng với vị trí có mức lương cơ bản thấp nhất
- Lương P2: lương năng lực. Xây dựng sao cho P1 + P2 + phụ lợi đảm bảo
- Lương P3 (thưởng): phần nhận được khi hoàn thành KPI.
- Nguyên tắc: P1 + P2 : P3
(1) Hỗ trợ: 70 - 30 hoặc 80 - 20
(2): Sản xuất/ kinh doanh: 60 - 40 hoặ 50 - 50 hoặc 40 - 60

Tiếp đến, tôi mở file excel vẽ ra ma trận. Trong sheet có các cột : stt, bậc, lương p1, lương p2, thưởng p3 full, thưởng tháng, thưởng quý, thưởng 6 tháng, thưởng năm, phụ lợi (phúc lợi + phụ cấp), quy đổi bậc ra năm kinh nghiệm. Tùy vào từng công ty sẽ có cách quy đổi khác nhau. Tôi thường quy đổi bậc 1 ra thành nhỏ hơn 1 năm kinh nghiệm. Phần chi tiết xây bậc nằm trong dự án xây khung năng lực cho tổ chức.

Vẽ ma trận xong, tôi chuyển sang câu hỏi thứ hai : Với mức lương cơ bản (p1 +p2) thì ngoài thị trường bao nhiêu là có thể tuyển được vị trí bậc 1 (giả sử là nhỏ hơn 1 năm kinh nghiệm)? Để trả lời câu hỏi này một cách tốt nhất thì cần phải có thông tin :
- Thị trường do HR và tư vấn cung cấp. Hiện tại tôi đang tiến hành khảo sát lương để có thể đưa ra thông tin chính xác nhất. Thân mời anh chị em cùng tham dự: http://khaosatluong.com
- Mong muốn của nhân viên do trưởng bộ phận cung cấp
Khi hỏi xong bậc 1, tôi sang hỏi tương tự với bậc 2: lương cơ bản như thế nào có thể tuyển được người có bậc 2 (từ 1 – 2 năm kinh nghiệm) ở vị trí chúng ta đang bàn? Từ câu trả lời cho bậc 2, tôi có thể suy luận lên các bậc tiếp theo. Cụ thể: giả sử với bậc 1, chúng ta chỉ cần 6 triệu là có thể tuyển được và sang bậc 2, cần 7 triệu. Tức là bậc 3 sẽ cần 8 triệu, bậc 4 là 9 triệu và bậc 5 là 10 triệu.

[Cập nhật 24/10/23] Hôm nay tôi nhận được câu hỏi của chị bạn đang đọc bài này và làm theo. Sau đó chị có câu hỏi như sau:
Em có nghiên cứu bài viết này của anh. Bên em đang xây dựng lương theo 3P như nội dung hướng dẫn. Hiện tại, em triển khai xây P1 theo cách tắt là đi khảo sát rank lương trên thị trường để map với nội bộ công ty. Nhưng đang gặp khó khăn là: Sếp bên em có bảo vậy tỉ trọng công việc bên ngoài khác với công ty thì lương như nhau à. Nên có yêu cầu bổ sung cả tỉ trọng nữa để tăng độ chính xác.

Chúng em có yêu cầu các trưởng phòng hệ thống lại bản mô tả công việc chi tiết để phục vụ khảo sát, trong phần mô tả bên em có yêu cầu bổ sung thêm thước đo để đánh giá công việc và tỉ trọng đầu công việc đó.

Em đang gặp khó khăn ở việc map với thị trường như nào. Vì hầu hết khi đi khảo sát trên thị trường thì em cũng chỉ biết được rank lương + JD của vị trí đang khảo sát chứ không có số liệu tỉ trọng chi tiết ạ. Không biết anh có thể chia sẻ thêm về việc mối quan hệ giữa tỉ trọng đầu công việc của vị trí và lương P1 có mối quan hệ với nhau như nào không ạ. Hiện tại em cũng chưa biết map như nào cả.

Sở dĩ có việc xác định tỉ trọng vì: Thực tế bên em size nhỏ khoảng 50 người nên có thể có những việc kiêm nhiệm vị trí kế toán nội bộ nhưng lại làm thêm 1 phần của kế toán thuế. Hay 1 bạn kế toán nội bộ làm thêm 1 phần của kế toán thanh toán nữa ạ. Mọi việc sẽ không có gì, tuy nhiên bên em có 1 case ban đầu tuyển vào vị trí kế toán nội bộ sau đó chị ấy làm thêm 1 phần nhỏ của kế toán thuế nữa và có yêu cầu tăng lương vì có làm thêm. Và theo cách này thì nếu 1 bạn kế toán nội bộ làm thêm 1 phần nhỏ việc của bạn kế toán thuế thì lương phải trả thêm hay sao? Trong khi phân bổ công việc của bạn cộng tổng tỉ trọng vẫn là 100%. Xét về góc độ thời gian làm công việc, sếp em bảo không ai làm 2 việc cùng 1 lúc được và thời gian chị kia làm ở công ty cũng chỉ trong 8 tiếng làm việc để xử lý cả công việc nội bộ lẫn kế toán thuế. Thực chất là chị ấy không mang việc về nhà nhưng thời gian ở công ty xử lý thì kéo dài. Thường bên em 18h là kết thúc giờ làm việc nhưng chị ấy và rất nhiều bạn khác sẽ ở tới 18h15-18h30 mới về, nhưng bên em không coi đây là tăng ca ạ.

Trả lời: Đầu tiên, nếu đọc kĩ trong bài viết, tôi có nói về việc sử dụng khảo sát lương thị trường để định vị mức lương P1 + lương P2 cần trả cho người làm ở vị trí đó. Điều này có nghĩa là lương P1 được tôi dùng chỉ trong nội bộ và không so sánh. Lương P1 chỉ để trả cho vị trí, nói lên sự khác biệt về giá trị của các vị trí công việc. Còn khi so sánh (mapping) với thị trường thì sẽ dùng lương P1 + lương P2. Lý do phải so sánh với thị trườn để: Đảm bảo sự công bằng bên trong và bên ngoài, tăng cường khả năng tuyển cũng như giữ người.

Tiếp theo về việc: Lấy căn cứ gì để so sánh. Tôi thường:
- Sử dụng tên vị trí và mức độ tương thích trong mô tả công việc các vị trí tầm 70% là được. Tức là so sánh xem đầu việc trong mô tả công việc của công ty với đầu việc trong mô tả của khảo sát có giông giống nhau không.
- Mức lương các bậc được quy đổi ra năm kinh nghiệm. Ví dụ: Bậc 1 tương đương nhỏ 1 năm kinh nghiệm. Bậc 2 tương đương 1 - 2 năm kinh nghiệm.

Còn sát sao đến mức tính tỉ trọng các đầu việc rồi so sánh xem thị trường có vị trí có số đầu việc tương đương và tỉ trọng từng đầu việc thế nào thì quả là rất khó để có thể làm được. Vì tôi thấy rất ít công ty làm điều này. Nếu có làm thì họ cũng chỉ làm khoảng theo kiểu: 70% là nhân sự còn 30% là hành chính. Vì thế theo tôi nên phiên phiến dùng theo căn cứ của tôi là ổn.

Trong trường hợp sếp vẫn nhất quyết phải tính tỉ trọng trong mô tả công việc và so sánh thị trường thì theo tôi giải pháp là:
- Khi đi khảo sát, yêu cầu các công thị được khảo sát cho thêm tỉ trọng đối với từng đầu mô tả công việc.
- Sau đó lấy các đầu công việc giống nhau ra rồi cộng tỉ trọng. Ví dụ cùng vị trí công việc kế toán tổng hợp. Công ty A và B có 3 đầu việc giống nhau. 3 đầu việc của A cộng lại là 60% còn B cộng lại là 40%. Như vậy, lương của công ty A cho vị trí kế toán tổng hợp là 10 triệu thì sẽ có 6 triệu trả cho 3 đầu việc. Suy ra B sẽ trả lương cho vị trí kế toán tổng hợp công ty mình khi làm 3 đầu việc giống A là: (10 * 60%) * 40/60 = 4 triệu.

Tái bút: Thực ra tình huống của chị bạn tôi không phải là lương mà là làm thế nào để nhân viên trong công ty bớt thực dụng (kiểu giao thêm việc là đòi thêm tiền). Với tôi tốt nhất là:
- Cho chị bạn kế toán kia nghỉ.
- Làm lại mô tả công việc các vị trí sao cho công việc rộng và bao quát.
- Truyền thông cho nhân viên hiểu công việc của họ là làm tất theo mô tả công việc và tùy từng thời điểm sẽ trọng tâm vào công việc nào trong mô tả.
[Hết cập nhật]

Đơn giản như vậy thôi cả nhà ạ. Cứ vậy là tôi có thể tạo ra được thang lương cơ bản cho từng bộ phận. Khi có thang lương cơ bản của các bộ phận, việc tiếp theo là tôi đưa nó vào thang lương chung. Khi đổ xong các thông tin từ các sheet thang lương bộ phận vào bảng tổng. Tôi bắt đầu cân nhắc các yếu tố:
- Lương cơ bản bậc 1 (p1 + p2) >= lương tối thiểu vùng x 7% (vị trí qua đào tạo)
- Khi nhảy bậc ( 1->2 or 2 -> 3...) thì phải >=5%
- Bậc nên dài đủ 20 năm
Nếu hợp lý với 3 lưu ý trên là bảng lương ổn. Đơn giản vậy thôi. Tuy nhiên đây chỉ là cách làm tắt. Đọc kỹ sẽ thấy đâu đó vẫn có gì đó cảm tính.

[Cập nhật 24/10/23] Chú ý:
- Đến thời điểm này, luật lao động đã bỏ mức 7% và 5% kia.
- Bậc nên đủ 20 năm chuyển thành bậc nên đủ theo mong muốn gắn bó vị trí của tổ chức. Bậc được thiết kế theo công thức: Số bậc lương = Số năm công ty mong muốn nhân viên gắn bó với vị trí / chu kì tăng lương. Ví dụ số bậc lương = 20/ 2 = 10 bậc.
[Hết cập nhật]

Sau khi có thang lương này, việc tiếp theo của tôi là làm chi tiết hơn thang lương. Như tính lại P1 cho hợp lý, cân chỉnh lại để sao cho thu nhập của mọi người không bị giảm khi áp dụng thang lương mới.

Anh chị em thấy tôi xây dựng thang lương có đơn giản không? Cứ làm theo như tôi viết là ra kết quả như tôi đã áp dụng. Câu hỏi trên ngắn nhưng tôi phải mất 3 tiếng để viết ra. Trưa rồi, tôi đi ăn cơm rồi lại chuẩn bị lớp học BSC và KPI cho anh em HCM đây. “Nhà bao việc!”

Xin tặng cả nhà link file mẫu trong ảnh: Mau chinh sac va thang luong theo 3P

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24
HRM consultant/ HRM blogger at blognhansu.net.vn