Cold Call – Kịch bản xử lý gọi điện tuyển dụng ngẫu nhiên với ứng viên

(Tiếp bài trước: https://goo.gl/rxpHsK ) Hắn khoe với em Trang thực tập: “Anh có cả kịch bản gọi điện cho ứng viên nữa”. Mở mồ ra là hắn biết mình đã nhỡ mồm. Bí kíp của hắn cất dấu bao lâu nay, giờ có nguy cơ bị lộ vì dại gái. Không có cái gì dại hơn cái dại này. Em Trang với đôi mắt tròn xoe, chớp chớp: “Anh nói cho em với”. Dù không muốn hắn đành phải mở máy tính lôi ra kịch bản mà hắn đã dày công xây dựng:

Phần đầu của kịch bản là một số lưu ý: Kịch bản sẽ có những nội dung chính như:
1. Gây sự chú ý của ứng viên: Bằng giọng nói, nội dung.
2. Tìm hiểu nhu cầu ứng viên: Như công việc mong muốn, môi trường làm việc, chế độ chính sách.
3. Xác định lại nhu cầu và cho ứng viên thấy được sự phù hợp tại công ty mình.
4. Hẹn gặp.

Ngoài kịch bản tình huống trong giao tiếp với ứng viên thì việc chuẩn bị kịch bản tâm lý không kém phần quan trọng. Khi bắt đầu gọi điện cho ứng viên NTD phải có tâm lý thoải mái, vui vẻ, tiếp đó nếu ứng viên cũng có tâm lý vui vẻ và sẵn lòng đối thoại thì việc truyền đạt đến ứng viên dễ dàng hơn nhiều. Việc để ý đến thái độ và tâm lý tích cực trong khi gọi điện cho ứng viên là rất quan trọng, không những ảnh hưởng đến phản ứng của ứng viên mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh công ty, gần hơn là kết quả làm việc của nhà tuyển dụng.

Phần sau là các kịch bản hay gặp:

A. Kịch bản với các ứng viên Cao cấp:

1. Chưa có thông tin ứng viên cao cấp (trưởng bộ phận), xin thông tin gián tiếp
(Gặp người nhấc máy)

Chào anh/chị, tôi là.......... ở công ty ............Công ty chuyên về lĩnh vực.......cho các doanh nghiệp như bên anh/chị. Để có thể hỗ trợ và hợp tác trong hoạt động kinh doanh cho [bộ phận của ứng viên cao cấp] xin anh/chị 1 -2 phút để tìm hiểu một vài thông tin trước khi gửi tài liệu này được chứ ạ!

Cho tôi hỏi ( 2 câu hỏi đơn giản mang tính kiểm tra lại thông tin : địa chỉ chính xác, số fax để người nghe đỡ phòng thủ và cởi mở hơn)................

Có phải số fax bên anh chị đang dùng là.......................

Để có thể gửi tài liệu cho thuận tiện chị cho xin tên đầy đủ của [trưởng bộ phận] ?(thêm các thông tin khác nếu có thể)

Anh/chị vui lòng cho tôi xin tên để lần sau liên hệ cho tiện được không?
Cảm ơn anh/chị.

2. Chưa có thông tin ứng viên cao cấp (trưởng bộ phận), Xin thông tin trực tiếp:
(Gặp người nhấc máy)

Chào anh/chị, tôi là................. Ở bên công ty ......................
Sếp tôi có tài liệu cần chuyển gấp cho (trưởng bộ phận A) của anh/chị, anh/chị vui lòng đọc giúp địa chỉ email chính xác của xếp anh/chị để tôi gửi qua nhé.

Để tiện việc xác nhận được tài liệu anh/chị đọc giúp số di động tiện gọi nhất ( Trong trường hợp người nhấc máy hỏi gửi tài liệu gì cần trả lời: Sếp tôi bảo tôi gửi tài liệu qua cho sếp chị tôi không biết là tài liệu gì )

Anh/chị vui lòng cho tôi biết tên của anh chị để tôi nói lại cho sếp tôi
Tôi muốn có thêm thông tin liên lạc gấp anh/chị cho tôi biết tôi cần gặp ai
Cám ơn anh/chị!

3. Đã có tên ứng viên cao cấp (trưởng bộ phận),
(Gặp người nhấc máy)

Làm ơn nối máy cho gặp anh/chị .......(tên riêng) ứng viên cao cấp (trưởng bộ phận),

Tôi ở bên ...............làm về........................
- Tôi có việc cần thảo luận nhanh với anh/chị .................(xin máy lẻ nếu bận họp hoặc đi vắng)
- Tôi có hẹn với anh............gửi một số tài liệu sang , để gửi tài liệu phù hợp anh/chị cho xin một số thông tin: ..............email, mobile của trưởng bộ phận A..........

Tôi sẽ liên lạc với anh..........sau.
Cảm ơn anh.

4. Xin cuộc hẹn gặp ứng viên cao cấp (trưởng bộ phận),

Anh...........(tên người cần gặp).......... à!

Em là ..............- phụ trách ............bên.... .......công ty chuyên về ............(gắn với nhu cầu hoặc vấn đề ứng viên đang quan tâm) Xin anh.......1-2 phút để trao đổi nhanh một số nội dung được chứ ạ ?

Qua thông tin.............em được biết anh chuyên gia trong lĩnh vực ………………………. Bên em đang có bài toán ................(vấn đề đang gặp phải). Rất mong anh hỗ trợ.

Không biết anh có thời gian nào rảnh không? Em muốn gặp anh để hỏi anh kỹ hơn.

Ngày..............lúc nào phù hợp cho anh?
Vậy thì..................(xác nhận lại thời gian)..................

Cảm ơn anh.

B. Kịch bản với các ứng viên đại trà: (Cách gọi bạn/ anh/ chị / em phụ thuộc vào tuổi tác của ứng viên. Trong trường hợp chưa biết cứ giữ phép lịch sự gọi anh chị xưng em).

1.Câu chào: Xin chào bạn A. Mình là … gọi từ tập đoàn Phan Thị. ( Gọi như vậy nghe tự tin & thân thiện hơn. Không cần phải “Xin lỗi A có phải A ko?” hay “Đây có phải số máy A ko?”)
+ Trường hợp không phải A, tiếp tục tự nhiên: Thành thật xin lỗi bạn vì cuộc gọi bất tiện này. Bên tập đoàn … đang có vị trí …. . Không biết bạn có đang làm cùng lĩnh vực không? . Sau khi trao đổi ngắn gọn các thông tin nếu không thấy phù hợp, kết thúc cuộc gọi và hẹn dịp gặp lại. Chuyển sang mục 7.
+ Trường hợp là A:

2. Tiếp theo: Dạ, mình biết ….. bạn….. rất bận nhưng cuộc gọi này chỉ mất 2 phút và bên mình đang có nhu cầu tìm kiếm vị trí ..… (Đừng bao giờ nên hỏi “A có rỗi để nói chuyện ko?” hay “Mình xin A vài phút được ko?”… Không nên, vì chắc chắn ứng viên sẽ bảo ‘bận lắm’, ‘rất bận’. Nếu nói như vậy, tức là đã tạo ra cho Ứng viên một lý do hoàn hảo để cúp máy.)

3. Trao đổi về vị trí công việc …. Hỏi lại ứng viên: Không biết trao đổi về cơ hội này có tiện với bạn không?
+ Trường hợp Ứng viên trả lời đã có việc làm hoặc từ chối: Cám ơn bạn đã trao đổi và vui lòng cho mình xin thêm vài phút để “ khảo sát” mong muốn của ứng viên về chế độ, môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến… (Nếu phù hợp và công ty đáp ứng được nguyện vọng đó, hãy giới thiệu ngay với ứng viên và để lai liên hệ, khi quan tâm họ sẽ liên hệ lại. Hoặc sau khi khảo sát không đạt được mục đích, hãy kết thúc bằng một câu kết đẹp. Chuyển sang mục 7)
+ Trường hợp Ứng viên trả lời chưa có việc hoặc đồng ý trao đổi tiếp:

4. Phỏng vấn sơ bộ năng lực của ứng viên: Theo bạn …..(câu hỏi phỏng vấn theo vị trí)

5. Tìm hiểu nhu cầu của ứng viên: Sử dụng các câu hỏi kiểu gợi chuyện. Cố gắng hỏi các câu hỏi có từ để hỏi như "cái gì", "khi nào", "ở đâu", "như thế nào". Ví dụ: Theo bạn thì công ty như thế nào sẽ hấp dẫn ứng viên?
Sau đó Sử dụng câu hỏi đóng để phân loại và xác nhận sự thấu hiểu đối với ứng viên. Câu hỏi đóng là dạng câu hỏi được trả lời có hay không, chẳng hạn:”Ý bạn nói là công ty nên có …. phải không?”

6. Chốt:
+ Nếu ứng viên phù hợp nhu cầu: đặt lịch hẹn phỏng vấn và lấy CV cập nhật. Không được chớp lấy cơ hội để bắt đầu giải thích rằng công ty có thể giải quyết nhu cầu như thế nào cho đến khi ta đã hỏi xong tất cả các câu hỏi và thu thập tất cả thông tin ta cần. (Trong bất kỳ trường hợp nào cũng không nên chen vào câu chuyện). Hỏi xong, giới thiêu với ứng viên những điểm phù hợp:
Mình thấy, ở công ty Phan Thị có điểm này chắc bạn sẽ thích. Đó là ……. Không biết bạn có rảnh để lên công ty chúng ta cùng tra đổi thêm? Ngày..............lúc nào phù hợp cho bạn?
Vậy thì..................(xác nhận lại thời gian)..................

Bạn vui lòng gửi CV mới nhất vào email: cuongnh…
+ Nếu ứng viên không phù hợp: Cám ơn ứng viên và hẹn sẽ liên hệ lại khi phù hợp với nhu cầu.

7. Xác nhận lại thông tin liên hệ của ứng viên: email, điện thoại, họ và tên.
Trước khi cúp máy, bạn vui lòng cho mình xác nhận lại thông tin 1 chút:
- Họ tên:
- Email :
- Điện thoại:

8. Kết với ý mong muốn được gặp lại: Rất cảm ơn bạn đã bỏ chút thời gian để cùng trao đổi. Hi vọng chúng ta sẽ sớm có duyên gặp mặt …

Cho em thực tập xem kịch bản gọi điện cho ứng viên xong. Hắn hỏi: “Em thấy được không?. Nói chung làm nghề gì cũng phải có công cụ cả. Bên C&B cũng thế. Đây chỉ là kịch bản thôi. Còn để sử dụng nó nhuần nhuyễn thì phải tập nhiều. Và vấp chán em ạ. Vì thế đừng sợ. Cứ trải nghiệm là sẽ tốt ngay.”

Còn tiếp!
Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn