Chi phí tuyển dụng của công ty bao gồm những chi phí gì ?

Cuối năm rồi, đã đến lúc chúng ta báo cáo kết quả làm việc năm cũ và bảo vệ kế hoạch làm việc năm mới. Cá nhân hay bộ phận nào cũng vậy. Và bộ phận tuyển dụng trong phòng Nhân sự cũng như vậy. Giả sử chúng ta có một bộ phận tuyển dụng độc lập giống như một công ty dịch vụ tuyển dụng thu nhỏ. Vậy chi phí tuyển dụng của chúng ta là gì?

Dựa trên thực tế những gì tôi trải nghiệm, theo tôi, các chi phí bao gồm:

+ Lương cho cán bộ tuyển dụng
+ Chi phí văn phòng phẩm cho bộ phận tuyển dụng
+ Chi phí địa điểm ngồi, điện nước, điện thoại cố định, quản lý cơ sở vật chất của bộ phận TD
+ Chi phí truyền thông tuyển dụng - đăng tuyển (các site tuyển dụng mất phí, báo giấy, báo mạng, quảng cáo fb, google)
+ Chi phí tổ chức sự kiện tuyển dụng (làm thương hiệu tuyển dụng. Lưu ý chi phí truyền thông cho sự kiện khác với chi phí đăng tin tuyển dụng)
+ Chi phí thuê dịch vụ tuyển dụng
+ Chi phí tiếp ứng viên (khách)
+ Chi phí công của cán bộ chuyên môn hỗ trợ tuyển dụng (trưởng phòng, giám đốc, chuyên gia ...)
+ Chi phí vận hành website tuyển dụng của công ty (tên miền, host, kỹ thuật)
+ Chi phí lương thử việc của ứng viên
+ Chi phí đào tạo hội nhập (lương theo giờ của cán bộ đào tạo, văn phòng phẩm)
+ Chi phí khác (10% của tổng các chi phí trên).

Một số nơi, họ tính chi phí tuyển dụng dựa trên số ứng viên được tuyển. Thực ra cách đó cũng ok. Chỉ cần lấy tổng chi phí / tổng số ứng viên là xong. Có lẽ nhìn vào danh sách các chi phí ở trên, tôi nghĩ hẳn mọi người không phải giải thích gì thêm. Tuy nhiên có thể sẽ có một số bạn sinh viên sẽ không rõ vì họ chưa trải nghiệm thực tế nên khó hình dung. Hơn nữa, nếu dừng ở đây thì bài viết cụt lủn quá. Vì thế tôi xin phép dài dòng nói chi tiết hơn để chúng ta cùng nắm. Ai biết rồi thì góp ý cho tôi nếu thấy tôi sai hoặc thiếu nhé.

1. Đầu tiên, tôi muốn nói đến là Lương và các loại phụ cấp cho các nhân viên của bộ phận tuyển dụng. Lẽ thường, chi phí này được tính cho phòng Nhân sự chứ không tính vào bộ phận tuyển dụng để theo dõi chi phí. Nhưng chi li thì cần phải như tôi. Rõ ràng lương của cán bộ tuyển dụng mà không được coi như chi phí tuyển dụng thì đây là một thiếu xót. Lương của bộ phận tuyển dụng sẽ bao gồm cả lương của trưởng bộ phận, các chuyên viên và cả lương thực tập, part time của các cá nhân khác tham gia vào bộ phận. Thường thì chi phí này sẽ là chi phí lớn thứ nhì trong các chi phí tuyển dụng.

2. Tiếp theo, tất nhiên là các chi phí vây xung quanh sự tồn tại của mỗi thành viên bộ phận tuyển dụng. Để họ làm được việc thì cần phải có trang thiết bị, văn phòng phẩm, môi trường làm việc, các dịch vu quản lý đi kèm. Cho nên nếu loại bỏ chi phí này thì không hợp lý. Cũng giống như chi phí lương của bộ phận tuyển dụng, các chi phí vận hành hay bị gộp chung vào chi phí của phòng Nhân sự. Việc gộp chung nay hay xảy ra vì tính toán chi phí chi ly cho từng người khá mất thời gian. Và cân đo đong đếm điện nước, số giấy tờ in ấn ... khó chính xác. Lúc người này in, lúc người kia in, ai mà đứng đó đếm số tờ được cơ chứ. Dù khó nhưng về khoản này, tôi thấy bên kế toán làm được hết. Họ bóc con số ra nhanh ý mà.

Chúng ta vừa điểm qua chi phí tạm gọi là cứng của bộ phận tuyển dụng. Giờ sẽ đến các loại chi phí tiếp theo:

3. Đã là tuyển dụng thì sẽ có những vị trí khó có thể tuyển được. Nhất là với những cán bộ tuyển dụng mới, lượng data, contact và các mối quan hệ chưa nhiều. Suy ra, chúng ta sẽ cần phải có sự hỗ trợ từ bên ngoài. Lúc này chi phí đăng tin tuyển dụng hoặc chi phí tìm kiếm xuất hiện. Đăng tin tuyển dụng hay tìm kiếm hồ sơ, hay quảng cáo tin tuyển dụng trên các kênh truyền thông đều là những việc cần phải làm để việc tuyển dụng xuôi và lớn hơn là để công ty có thể vận hành tốt. Tuy nhiên, nhiều công ty không hiểu điều đó. Họ đánh đồng chi phí này vào chi phí lương của cán bộ tuyển dụng. Họ nghiễm nhiên coi trả lương cho cán bộ tuyển dụng là phải tìm được người. Những tích lũy của nhân viên tuyển dụng trước kia (data ứng viên, quan hệ của nhân viên) là của công ty. Điều này khá bất công. Dữ liệu ứng viên của cán bộ tuyển dụng trước khi vào công ty là của riêng họ.

Công ty có thể tiết kiệm chi phí tuyển dụng này bằng cách yêu cầu bộ phận tuyển dụng lưu trữ dữ liệu và quản lý dữ liệu ứng viên từng ứng tuyển vào công ty. Theo tuổi của công ty, dữ liệu ứng viên lớn dần. Và đây chính là nguồn tốt, tiết kiệm về sau. Nếu khéo, chúng ta có thể tiết kiệm được cả chi phí xây dựng thương hiệu tuyển dụng nữa.

4. ... còn tiếp. Hẹn mọi người 2h chiều nay. Tầm 1h tôi sẽ viết tiếp. Giờ tôi đi chuẩn bị cơm nước đã.

4. Cùng với đăng tin tuyển dụng, tổ chức sự kiện tuyển dụng cũng là một chi phí cần tính. Theo tôi, mỗi một năm công ty nên làm việc này 1 lần. Có thể coi như đây là hoạt động xây dựng thương hiệu tuyển dụng của công ty. Ý tưởng tổ chức sự kiện có thể là: Tham gia một hội chợ việc làm, cũng có thể là tổ chức 1 sự kiện về trường đại học, cũng có thể là một buổi hội thảo về nghề nào đó, cũng có thể là sự kiện trao học bổng ... kể cả chi phí của chương trình quản trị viên tập sự cũng có thể tính vào đây. Mục 4 này có một điểm cần lưu ý là chi phí truyền thông cho sự kiện được tách ra với chi phí đăng tin tuyển dụng ở trên.

Tôi thấy các công ty nhỏ hoặc vừa vừa ít cho chi phí này vào chi phí hàng năm. Nhỏ hoặc vừa vừa với tôi là công ty nhỏ hơn 50 người. Các công ty to hơn khoảng 100 - 200 thì bập bõm lúc có lúc không. Một số công ty lớn chịu đầu tư, hay tách mục này ra hẳn thàng mục lớn với cái tên khá mỹ miều Employee Branding - Xây dựng thương hiệu tuyển dụng.

5, Thứ năm là chi phí thuê dịch vụ tuyển dụng - Headhunt. Một lúc nào đó, công ty dù có tích kiệm mãi thì cũng phải tòi tiền ra để thuê dịch vụ này thôi. Càng tích kiệm các chi phí ở trên thì tiền xùy ra ở mục này càng nhiều. Rõ ràng nếu không tuyển được Cán bộ tuyển dụng giỏi với dữ liệu quan hệ rộng, không chịu bỏ tiền ra đăng tin tạo nguồn dữ liệu, không chịu xây dựng thương hiệu tuyển dụng thì lúc cần ứng viên cấp cao chắc chắn phải thuê dịch vụ headhunt. Tôi nhớ đến câu chuyện của anh Sơn chủ tịch của Anh Văn Việt Mỹ trong Hồ Chí Minh. Anh nói rằng thế giới tuyển dụng ứng viên cao cấp giờ nhiều mánh lới lọc lừa. Ứng viên cao cấp thông đồng với đơn vị dịch vụ tuyển dụng để làm tiền khách hàng. Ai đảm bảo rằng ứng viên đến công ty rồi không ra đi sau một thời gian. Còn khách thì lại tìm cách móc nối ứng viên để quịt tiền dịch vụ. Bên này đổi bên kia và bên ni đổi tại bên nớ.

Chi phí của mục này thường lớn. Theo thị trường là 1 - 2 tháng lương của ứng viên. Mỗi ứng viên trên hai chục triệu. Nhẹ nhàng thôi.

6, Chi phí tiếp khách (ứng viên) và chi phí giờ công phỏng vấn của cán bộ chuyên môn là 2 chi phí ẩn mà các công ty thường không quan tâm. Làm tuyển dụng mà không cafe cà pháo với ứng viên, không đi offline kết nối, không hội thảo chuyên môn, hẳn người làm việc đó chỉ là công nhân tuyển dụng. Suốt ngày đăng tin thả thính. Cá cắn câu thì tốt không thì lại đi thả tiếp. Với tôi người làm tuyển dụng giỏi là người biết kết nối cộng đồng. Kết nối giữa lợi ích các bên. Ứng viên cần công việc, nhà tuyển dụng cần người làm việc. 2 bên với 2 lợi ích khác nhau và người đứng giữa làm cầu nối phải là người biết khéo léo kết hợp để tạo ra sự kết nối bền vững. Không những kết nối cộng đồng, Chuyên viên tuyển dụng giỏi phải là người biết đi săn. Họ phải sục sạo hang ổ của đối thủ để tìm người. Chả lẽ lúc đó họ dùng điện thoại công ty để gọi, hẹn họ đến công ty để nói chuyện? Chả ai sẽ làm thế và có làm thế thì hiếm ứng viên nào đến khi họ đã yên ổn. Vì thế một buổi cafe có thể sẽ tạo động lực để ứng viên đi hơn. Chi phí cafe này tính vào đâu? Chi phí gọi điện bằng điện thoại cá nhân nữa chứ ? Như tôi nói ở trên, công ty hay bỏ qua phần này. Họ đẩy tất cả vào lương nhân viên.

Rồi nữa, một chi phí mà bộ phận tuyển dụng và công ty rất hay quên. Đó là chi phí hỗ trợ phỏng vấn, tuyển dụng của cán bộ chuyên môn. Thời gian một cán bộ chuyên môn, trưởng phòng hoặc cao hơn là giám đốc bỏ ra để phỏng vấn 1 hoặc nhiều ứng viên rất lớn. Nhân sự không thể hoặc không nên phỏng vấn chuyên môn khác ngoài HR là câu chuyện tôi đã từng chia sẻ trong một bài viết trên blog này. Và thế là họ phải nhờ đến người có chuyên môn. Người này thay vì làm công việc chuyên môn lại phải bỏ thời gian để phỏng vấn. Giờ công của họ được lấy từ chuyên môn. Đảnh rằng đây là phục vụ cho công việc cho công ty nhưng rạch ròi ra thì nên tính phí.

Một trong những nhiệm vụ của quản lý cấp trung trở lên là quản trị nhân sự. Đơn giản hơn là các công việc gói gọn trong 4 từ: Tuyển, dạy, dùng, giữ. Nhưng, Quản trị nhân sự cũng chỉ là 1 nhiệm vụ. Song song với đó còn là Nhiệm vụ quản lý công việc của bộ phận. Chúng ta có thể yêu cầu họ hỗ trợ tuyển dụng nhưng nếu yêu cầu này quá nhiều và quá lớn thì chúng ta cần đưa ra chi phí cho điều này.

7. Chi phí vận hành website tuyển dụng của công ty (tên miền, host, kỹ thuật). Một số công ty chịu chơi, họ đầu tư hẳn website tuyển dụng riêng. Công ty sẽ tính chi phí này vào cho bên kỹ thuật, quản trị website. Họ tính chung vậy. Bộ phận tuyển thế là thảnh thơi chả cần phải lo nghĩ gì. Có tin thì đăng thôi. Ứng viên vào thì giới thiệu. Về cơ bản thì chi phí tính vào bên nào cũng được. Với tôi thì nên tính vào bộ phận tuyển dụng. Như vậy họ mới tính toán và đo lường được hiệu quả của bộ phận.

8. Phù, gần đến cuối rồi. Chúng ta còn có 3 chi phí nữa thôi. Chi phí lớn nhất là chi phí thử việc. Chi phí này tôi thấy hay bị tranh cãi. Để chi phí đó cho bộ phận chuyên môn hay để cho phòng nhân sự? Kinh nghiệm của tôi thấy, các công ty hay để chi phí lương này cho các bộ phận. Phòng nhân sự với đại diện là bộ phận tuyển dụng hay vô can trước việc này. Ai cũng nói, quá trình tuyển dụng chỉ kết thúc khi ứng viên ký hợp đồng chính thức. Ứng viên chưa qua thử việc thì chuyên viên tuyển dụng chưa được tính vào kết quả làm việc. Nhưng chả ai quy chi phí cho bộ phận tuyển dụng nên việc tuyển thì chúng ta cứ tuyển thôi. Không hợp thì ta tuyển tiếp. Nếu gắn cho bộ phận tuyển dụng 1 cái quỹ với số lượng tiền định sẵn để tuyển ứng viên thử việc. Tôi nghĩ họ sẽ không dám tuyển bừa. Quỹ tụt mà ứng viên vẫn chưa qua thử việc thì tèo.

Dự toán chi phí thử việc này khá khó do có tuyển phát sinh, tuyển thay thế. Mặc dù vậy nếu thu thập đủ thông tin, tôi tin chúng ta vẫn có thể tính được.

9. Một chi phí nữa cũng không hay được tính là chi phí đào tạo hội nhập. Tôi không biết công ty khác thế nào chứ công ty tôi từng làm thì đào tạo hội nhập được đẩy cho bên bộ phận đào tạo. Dường nhi chi phí này đúng là của bên đào tạo chứ không phải của tuyển dụng. Theo tôi, không phải vậy. Ứng viên chưa ký hợp đồng chính thức thì mọi thứ liên quan đến ứng viên đều phải thuộc bộ phận tuyển dụng. Tuyển dụng không đào tạo được hội nhập thì phải đặt hàng bộ phận khác. Và khi bộ phận khác tiến hành thì phải trả tiền dịch vụ cho họ. Cho nên chi phí nhân công đào tạo hội nhập và chi phí văn phòng phẩm phục vụ đào tạo hội nhập phải là một phần chi phí của bộ phận tuyển dụng. Chi phí này giống như chi phí cho bộ phận chuyên môn hỗ trợ tuyển dụng vậy.

10. Cuối cùng, đó là chi phí khác. Tôi vẫn chưa nghĩ ra. Mong cả nhà góp ý thêm.

Hình trên là hình phóng to bảng excel theo dõi quản lý của tôi. Còn tổng thể cả bảng nó trông giống thế này:

Chúc mọi người chủ nhật vui vẻ.