Em nên làm gì khi mới ra trường đã bắt đầu nhận việc nhân sự (lương, BHXH) luôn?

Gửi anh Cường

Em là sinh viên mới ra trường. Chuyên ngành mà em "mài đũng quần" trên giảng đường không liên quan đến ngành nhân sự một chút nào. Nhưng mọi chuyện cứ thế xảy ra. Bây giờ, em đang là một nhân viên phòng nhân sự cuả một công ty may "có tiếng". Trước khi viết những dòng này, em đã trải qua ngày làm việc đầu tiên tóm tắt trong từ "kinh hoàng". Em thật sự bị ngợp với áp lực công việc đang diễn ra trong phòng. Tiếng chuông điện thoại liên tục, người vào, kẻ ra. Em thực sự rất muốn gắn bó với nghệ này. Anh có thể cho em lời khuyên được không?

Em rất mong nhận được thư trả lời của anh. Chúc anh luôn gặp may mắn và thành công trong sự nghiệp.

Thân ái

***

Chào Anh,

Bữa nay rãnh rỗi ngồi viết mail cho anh, Rãnh nhưng lúc nào cũng cảm thấy nhiều thứ quá tải chưa biết.

Bữa qua đi làm, qquy mô công ty 200 cn. một trưởng phòng nhân sự, và một người A nữa ( chỉ 3 ngày nữa cái người A đó sẽ bàn giao tất cả công việc của vị trí đó cho em) Quá mới mẻ với một nhân viên không kinh nghiệm, vị trí của em phải làm : BẢO HIỂM XÃ HỘI, CHẤM CÔNG, TÍNH LƯƠNG, HỢP ĐỒNG, MUA VẬT TƯ...Khi được hỏi chị A, thì công việc này coi ra gọi là Tổng Vụ....Nhưng sao họ tuyển người không có kinh nghiệm ( tiêu chí họ đề ra) ngay từ đầu. CHị A còn 3 ngày nữa nghỉ việc, và e sẽ phải bị bàn giao và ôm hết tất cả. Rất nhiều kiến thức còn không biết : BHXH ( cách thức giao dịch....lĩnh vực này e cực kỳ lo lắng vì kiến thức còn yếu) Máy chấm công, làm Lương hàng tháng( liên quan kế toán,) Mua vật tư ( xuất phiếu chi, phiếu mua...tè le...không hề lien quan tới ngành của em.. cộng vào đó nào là máy Fax, máy photo, excel...chưa rành nên e còn cà rề dữ lắm.) Qua nay em xì stret qua troi qua dat. 2 đêm không ngủ đươc ( đêm trước do hào hứng đi làm, hôm sau nghĩ về việc không hoàn thành nổi cv sắp tới).

Nhưng em thấy mình thích CV này, chỉ vì thời gian quá ít, nên áp lực quá chừng quá đất Anh ơi,
Mong anh cho em lời nhắn nhủ gì đó Anh ơi. Em cảm thấy nặng nề quá
Cảm ơn Anh.
Em,

***

Hi em,

Đầu mail anh chúc em vững chân tiếp tục bước đi những bước tiếp theo trên con đường nghề. Lúc đầu nó vậy. Em lại vào làm trong công ty sản xuất thành ra việc cũng nhiều hơn. Nhưng không vấn đề gì đâu.

Anh có vài lời khuyên, em vui lòng đọc ở đây nhé: (Nhân sự mới) Hr fresher khi mới vào nên làm gì ?( http://goo.gl/2RWuJg ) @ Sách Nhân sự.

Quay trở lại mail của em, em có nói là em được nhận để thay thế một chị trong phòng. Điều này nó sẽ cần em làm nhiều thứ hơn như trong link ở trên. Là anh thì anh sẽ làm như sau:

Việc đầu tiên: kiểm tra xem công ty có quy trình nghỉ việc và quy trình bàn giao công việc không ? Nếu có thì tiếp cận ngay các biểu mẫu của nó và tiếp cận với biên bản bàn giao công việc của chị để xem các công việc cụ thể sẽ được bàn giao là gì? Nếu chưa thì em nên đề xuất với anh chị trưởng phòng nhân sự làm quy trình luôn. Đại khái quy trình nó thế này:

NS -09 – BM07 – Quyet dinh nghi viec
NS- 09 – BM06 – Bien ban thanh ly nghi viec..
NS- 09 – BM05 – Phieu cam ket khi nghi viec.
NS- 09 – BM04 – Bien ban ban giao tai san, cong cu
NS- 09 – BM03 – Bien ban ban giao ho so, tai lieu
NS- 09 – BM02 – Bien ban ban giao cong viec
NS – 09 – Quy trinh nghi viec
NS- 09 – BM01 – Don xin nghi viec

Lưu ý: Khi click vào link, trang sẽ đưa bạn sang 1 trang khác là adf. ly. Bạn cứ để đấy vài giây là hệ thống tự động download tài liệu về.

Em cố gắng chú ý xem kỹ các công việc được bàn giao trong biên bản, chịu khó hỏi và hỏi luôn các vấn đề chưa hiểu trong đó. Đây là căn cứ đầu tiên để em tiếp cận công việc và được đào tạo. Đừng ngại bị chửi hay mắng.

Việc thứ 2, em nên mời chị đó đi ăn trưa, tìm hiểu về lý do xin nghỉ việc, nắm nội tình bên trong, những điểm mạnh điểm yếu môi trường công ty. Cùng với việc khai thác các thông tin đó, em cố gắng tạo thiện cảm với chị A. Khi em có được thiện cảm của chị ý rồi thì về sau em còn có thể nhờ nhiều việc khác nữa đấy em.

Việc thứ 3, nhanh chóng mở mô tả công việc vị trí em đang làm ra và nắm các công việc cần làm. Do em là nhân sự mới, em vừa ra trường nên có nhiều việc em sẽ không hiểu nên làm thế nào. Không sao cả. Không ai trách em về việc này. Em chuyển sang việc 4.

Việc thứ 4, tìm, lục lại lý thuyết và các hướng dẫn trên mạng liên quan đến các từ khóa có trong Biên bản bàn giao công việc, mô tả công việc. Đây là việc dễ và anh cũng đã hướng dẫn cách tìm thông tin qua hệ thống nhiệm vụ của anh. Nếu em làm rồi thì việc 4 này anh tin sẽ dễ dàng với em. Em có nêu cụ thể ở mail 1 số nhiệm vụ sau:
- BHXH ( cách thức giao dịch….lĩnh vực này e cực kỳ lo lắng vì kiến thức còn yếu): Em nên giở luật bảo hiểm ra, đọc lướt lại một lượt và nắm được sự phát triển của luật thông qua các thông tư, nghị định. Luật bảo hiểm thì nó khá rộng vì điều chỉnh nhiều thứ ngoài những quyền lợi và nghĩa vụ liên quan đến người lao động. Em nắm được phần liên quan đến người lao động đã là tốt rồi. Theo anh em cần biết những thứ sau liên quan đến BHXH (em nhớ là không giới hạn):
+ Các loại tỷ lệ đóng theo yêu cầu nhà nước như BHXH, BHTN, BHYT ... ( http://goo.gl/KNwuER )
+ Địa điểm của cơ quan quản lý BHXH nơi công ty mình đóng
+ Quy định đóng bảo hiểm
+ Các nghiệp vụ liên quan đến BHXH: Mở sổ, chốt sổ, báo tăng, báo giảm, chế độ thai sản ...
+ Các quy định về BH mới sẽ có hiệu lực trong thời gian tới
Anh nghĩ việc này em sẽ làm được. Cái khó ở đây là khả năng giao tiếp và quan hệ với cơ quan quản lý nhà nước. Chỗ này em nên hỏi nhỏ chị A để xem cách quan hệ ra sao, tính cách của người quản lý BH của mình như thế nào, lệ làng có gì đặc biệt cần lưu ý không ? Còn việc, cứ chạm vào sẽ vỡ ra.

Em nhớ đặt ra một số câu hỏi trong đầu khi xem biên bản bàn giao công việc. Nếu không thấy thì phải hỏi luôn:
++ Công ty có bao nhiêu người được đóng bảo hiểm ?
++ Tỷ lệ đóng của công ty so với lương thực nhận là như thế nào ?
++ Có những người nào không hoặc chưa được đóng BH? Tại sao lại chưa đóng ?
++ Ai đang và sắp được hưởng chế độ trong BHXH như thai sản ? Nếu sắp được thì họ đã nộp giấy tờ gì chưa?
++ Có ai sắp về hưu không ?
++ Có ai sắp nghỉ không (để chốt sổ)?
++ Với những người sắp chốt sổ thì chốt lúc nào ?
++ Có ai sắp vào công ty không ?
++ Những người sắp vào có sổ BH chưa (để báo tăng)? Hay là chưa có (để đóng mới)?
++ Người được đóng BH ở mức cao nhất là ai? Thấp nhất là ai ? Tại sao ?
++ Công ty có nợ tiền BH không ? Và nếu nợ thì thưởng trả lúc nào ?
++ Tổng số tiền phải đóng BH toàn công ty hàng tháng là bao nhiêu ? Lúc nào phải đóng cho bên BH? Quy trình để đóng như thế nào (quy trình kế toán)? Quy trình đóng cho BH ra sao ?
++ Thông tin của bên BH: số tài khoản, địa điểm, số điện thoại, mail ...
++ Sổ BH công ty có giữ không? Nếu giữ thì ở đâu? Hiện thời tình trạng các sổ ra sao (bao nhiêu sổ, còn thiếu bao nhiêu ...)?
++ Khi nhân viên nộp sổ BH thường phải có sổ ký nhận, vậy sổ ký nhận đó đâu ? Có ai chưa ký nhận đã giao hoặc đã nhận sổ không ?
... Tạm thời anh mới nghĩ được thế. Em đi hỏi các anh chị khác thêm nhé.

- Máy chấm công, làm Lương hàng tháng: Đây có thể là sự khó khăn trong 1 vài ngày. Máy chấm công không phải là ai cũng biết dùng. Nó lại liên quan đến công nghệ. Mà anh thấy con gái thì cái này không phải nhanh nhạy cho lắm. Dù đã đi làm mấy năm hay không. Do đó, em nên tìm hiểu về máy chấm công:
+ Cách vận hành của máy ?
+ Cách tạo, xóa user ?
+ Cách xuất dữ liệu ?
+ Cách chỉnh sửa dữ liệu ?
+ Hãng sản xuất máy? Loại máy ...
+ Các thông tin về đơn vị hỗ trợ bảo hành? Số điện thoại hotline, email ...

Cùng với tìm hiểu về máy chấm công, theo anh em nên xem lại file chấm công từ các tháng trước để hiểu các ký hiệu của nó. Em nên xem kỹ từng người và nhiều tháng. Do em làm nhà máy nên sẽ có ca kíp, tăng ca ... Tiếp nữa là tìm hiểu về quy chế chấm công của công ty. Em hỏi chị A xem:
- Quy chế chấm công ở đâu ?
- Quy chế lương để ở đâu ?
- Có quy trình chấm công không ? Nếu có thì như thế nào ở đâu?
- Cách tính công theo luật ?

Từ chấm công sẽ tiếp đến làm lương. Anh chúc mừng em vì em được làm việc này. Như vậy là sức mạnh mềm của em sẽ có đáng kể. Cuối tháng anh em trong công ty sẽ hỏi thăm em, dò la ý tứ xem em làm lương đến đâu rồi, có ai bị trừ không? Do em làm lương nên em cần nắm:
- Quy trình tính lương ở đâu? Như thế nào ?
- Ngày nào chốt công ?
- Công thức tính lương ra sao ?
- Tổng quỹ lương?
- Khi nào thì xong bảng lương ?
- Khi nào thì phải gửi bảng lương sang bên kế toán ?
- Khi nào thì phải xin chữ ký của giám đốc ?
- Khi nào thì công ty trả lương ?
- Các hình thức trả lương của công ty? Cách tính cho từng hình thức một.
...
Em cũng cần tìm hiểu về thuế thu nhập cá nhân nữa ( http://goo.gl/2fZkpf )

Chú ý: lương là vấn đề tế nhị. Nó rất nhạy cảm. Vì thế cách thức hỏi cũng phải khéo léo. Đừng làm cho người hỏi có cảm giác như em đang moi móc thông tin. Em mới vào, cho nên từ từ người ta sẽ đưa cho em các thông tin cần thiết. Anh mới tuyển ai đó vừa ra trường, vào đã hỏi lung tung là anh thấy cũng không ổn. Em chủ động tìm được thông tin thì rất tốt. Thông tin nó có thể ở server, các văn bản lưu ở trong phòng ... Khi định tìm cái gì đó, em hãy hỏi anh chị trưởng phòng xem mình định làm cái này, tìm thông tin cái kia thì nên tìm ở đâu và có được không ? Hỏi cũng là một nghệ thuật. Khổng nên cứ thích là hỏi mà hỏi đúng nơi đúng lúc. Anh lại nhớ đến bài viết này trong sách của anh: Đừng hỏi sếp ơi em nên làm thế nào ? ( http://goo.gl/86FiUX ).

Làm lương là làm công việc trực tiếp tới túi tiền, miếng cơm của nhân viên. Em lại là người mới, cho nên có thể có sai sót. Em nên hỏi kỹ và tự nhận là em có thể sẽ bị sai. Vậy lúc đó cần làm gì ? Tất nhiên là đã trả lương rồi thì sẽ phải điều chỉnh cho tháng sau. Em cần phải giải thích cho hợp lý với những người bị sai.

Nếu như ở mảng BHXH thì kỹ năng quan hệ với cơ quan quản lý là quan trọng thì ở mảng lương này, kỹ năng excel, sự tỉ mẩn và kỹ tính lại là thứ không thể thiếu. Em nên để ý rèn luyện mấy thứ này.

- Mua vật tư ( xuất phiếu chi, phiếu mua…): Mảng công việc này thì anh chưa hiểu lắm. Không biết nó có phải là các công việc liên quan đến : Quản lý tài sản, hàng hóa ra vào công ty, văn phòng phẩm không ? Nếu đúng thì đây là mảng việc của hành chính. Như thế thì đúng là em làm Tổng hợp rồi. Ở phần việc này anh không có góp ý gì cho em. Em cứ dựa như ở trên xem có ứng dụng được gì không?

Việc thứ 5, trang bị công cụ để triển khai công việc. Sau khi tìm hiểu các thông tin ở trên, em nên tập hợp tất cả những thứ em tìm được vào 1 khu vực nào đó trên máy tính. Sắp xếp các thông tin đó thật khoa học để dễ tìm. Đây chính là các công cụ triển khai công việc của em. Đừng để lung tung em ạ. Thứ nữa, nếu có thời gian em nên tìm hiểu thêm các công ty khác họ làm thế nào để có cái nhìn đa chiều hơn.

Việc thứ 6, triển khai công việc. Rõ ràng rằng em có biên bản bàn giao công việc thì hẳn sẽ có các công việc chưa làm xong, còn dang dở. Còn chờ gì nữa, em trao đổi với sếp về việc em sẽ tiếp tục các công việc và hỏi xem em làm như thế có được không ? Sếp ok thì em triển khai thôi. Nhớ rằng em mới vì thế việc gì em chưa làm lần nào thì nên hỏi sếp. Làm rồi thì lần sau đừng hỏi lại nữa.

Cuối cùng, em đọc thêm bài viết này : Mới chuyển ngang sang vị trí nhân sự (Hr) nên bắt đầu từ đâu ? ( http://goo.gl/OkXXKk ). Bài viết này anh dành cho các anh chị đã đi làm và chuyển ngang sang. Em đọc cũng được.

Em đọc thêm cả bài viết này: Mới vào vị trí lương và bảo hiểm cần tìm hiểu gì và bắt đầu từ đâu ? ( http://goo.gl/gKKZcr )

Hôm nay Giỗ Tổ, em nên nghỉ ngơi chút đi.

Anh,
KC