Đào tạo hội nhập nhân viên mới có quy trình như thế nào ?

Những ngày giáp Tết, thảnh thơi với công việc bộn bề, tôi lại có thêm thời gian để viết lách. Điểm lại những gì tôi đã làm và lướt qua 1 số mail mọi người hỏi thì tôi thấy có chủ đề khá hay: "Đào tạo hội nhập nên có những gì ?". Chủ đề này mọi người trao đổi cũng khá nhiều. Mấy lần tôi định viết về kinh nghiệm của mình nhưng cứ mải việc lại quên mất. Về đào tạo hội nhập, tôi hay làm như sau:

Quy trình đào tạo hội nhập nhân viên mới như thế nào ?

Quy trình trên thì đơn giản nhưng thực tế tôi làm kỹ hơn nhiều. Dưới đây là những gì tôi đã cải tiến để những người mới vào sẽ hòa nhập tốt hơn.

DTKc24-01- Hoi nhap Huong Dan Hoi Nhap
DTKc24-01- Quy trinh dao tao hoi nhap
DTKc24-02- Check list ky thuat can co
DTKc24-02- Huong dan su dung outlook v1.1
DTKc24-02- Thu chao mung
DTKc24-03- Chuong trinh Thu viec
DTKc24-04- Lich trien khai chuong trinh dao tao
DTKc24-05- Hoi nhap KC24 GROUP Su menh
DTKc24-05- Hoi nhap KC24 GROUP He thong chung chi
DTKc24-05- Hoi nhap KC24 GROUP huong dan hoc online
DTKc24-05- Hoi nhap KC24 GROUP Lam viec
DTKc24-05- Hoi nhap KC24 GROUP Tu hao
DTKc24-05- Hoi nhap KC24 GROUP Van hoa
DTKc24-06- KC24 GROUP - chorus mp3
DTKc24-06- KC24 GROUP huong toi tuong lai
DTKc24-06- ORGANIZATIONAL STRUCTURE
DTKc24-06- So do
DTKc24-07- Phieu danh gia cong tac to chuc hoi nhap
DTKc24-08- QUY CHE KY LUAT LAO DONG KC24
DTKc24-09 - Test kien thuc hoi nhap lam viec
DTKc24-09 - Test kien thuc hoi nhap van hoa

Để làm ra được những tài liệu và quy trình chi tiết như thế này, tôi xuất phát từ những thực tế. Làm đào tạo hội nhập luôn phải đứng trên hai vai:
- Vai nhân viên mới vào vướng mắc cái gì và cái gì cần biết để quá trình hội nhập công việc nhanh hơn ?
- Vai công ty: công ty muốn nhân viên biết cái gì và nên lưu ý cái gì ?

Quá trình hội nhập nhân viên mới bắt đầu khi cán bộ phụ trách tuyển dụng gửi mail thông báo đã ký hợp đồng thử việc, thời gian sẽ đến công ty và vị trí sẽ làm. Khi có thông báo này thì người phụ trách hội nhập nhân viên mới (là tôi) sẽ bắt đầu gửi 1 mail order (đặt hàng) tới các bộ phận liên quan:
- It để mở mail và các user cần thiết
- Hành chính để chuẩn bị cơ sở vật chất làm việc
- Phòng ban của nhân viên mới để chuẩn bị chỗ
- Các thành viên khác trong phòng Nhân sự để nắm thông tin.

Thường mail order sẽ được gửi trước 1 tuần và trước 3 ngày nhân viên đến, tôi sẽ check lại 1 lần nữa các vấn đề thông qua checklist kỹ thuật cần có.

Bên cạnh đó, cùng với việc check điều kiện làm việc, tôi cũng gửi form chương trình thử việc để trưởng bộ phận sẽ lên. Việc này cần có để kiểm soát quá trình thử việc và đánh giá sau này. Tiếp đó là tôi lên kế hoạch triển khai chương trình đào tạo hội nhập. Do đây là việc nhỏ nên chương trình đào tạo hội nhập tôi không cần phải thông quan trưởng phòng mà cứ thể triển khai luôn.

Đến ngày làm nhân viên đến, tôi sẽ mời nhân viên vào phòng họp ngồi đợi, sau đó dẫn quan phòng nhân sự để làm quen với mọi người trong phòng và check lại hồ sơ của họ. Việc check lại hồ sơ do cán bộ tuyển dụng làm.

Khi trưởng bộ phận đến làm việc, tôi sẽ dẫn về phòng để bàn giao cho bộ phận. Kèm theo việc bàn giao tôi sẽ đưa cho nhân viên mới 1 thư chào mừng. Trong thư chào mừng có lời chào, cám ơn, và các hướng dẫn cơ bản như mật khẩu wifi, gặp ai, hỏi ai, ở đâu. Lúc đầu công ty tôi không có thư chào mừng. Tôi để ý thì thấy mọi người khá lúng túng khi ngồi vào bàn. Sau đó mọi người lại phải chạy lên hỏi tôi từng ý vấn đề. Vì thế để người mới cảm thấy được trân trọng và thân thiện tôi mới nghĩ cách để cải thiện việc đó. Lúc đưa phong bì chứa thư chào mừng, tôi hay nói đùa với mọi người là "công ty có phong bì cám ơn". Nhận được phong bì ai cũng vui.

Do nhân viên mới công ty tôi có nhiều bạn mới ra trường nên việc không biết sử dụng outlook là khá nhiều. Và các thông số trong outlook cũng là 1 cái mọi người cần biết nên tôi đưa cùng với mail chào mừng hướng dẫn sử dụng outlook.

Cùng với hướng dẫn sử dụng outlook và mail chào mừng là lịch triển khai đào tạo hội nhập. Tôi không quan điểm là phải chờ đông người mới đào tạo hội nhập. Có nhân viên mới là tôi cố gắng hướng dẫn ngay. Không làm thế thể nào mọi người cũng cảm thấy lạc lõng một phần nào đó. Tôi thì không muốn vậy.

Đến giờ đến hẹn trong lịch, tôi gọi mọi người vào phòng họp và tiến hành. Đào tạo hội nhập thường có 2 người: 1 ở bên phòng ISO để giới thiệu tổng quan các công việc và quy trình công ty, 1 là tôi. Nhưng thường thì tôi kiêm giới thiệu tất tần tật luôn. Tôi cố gắng đào tạo trong 1 buổi tầm 3h tất cả mọi thứ để mọi người nắm:

1. Phần giới thiệu chung công ty:
- Tên
- Lĩnh vực, phạm vi và quy mô hoạt động
- Sứ mệnh, Tầm nhìn, Giá trị cốt lõi
- Mục tiêu, chiến lược
- Dịch vụ/ Sản phẩm... cung cấp
- Cơ chế vận hành tổng thể (với tập đoàn), Cơ cấu tổ chức và nhân sự chủ chốt

2. Phần giới thiệu bản sắc công ty:
- Làm rõ thêm giá trị cốt lõi
- Văn hóa công ty
- Quy tắc đạo đức, hành xử và tác phong
- Hoạt động trách nhiệm xã hội

3. Phần giới thiệu về chính sách và môi trường làm việc: (Có thể dùng Sổ tay nhân viên để hưởng dẫn)
- Các quan điểm chủ đạo, nguyên tắc của chính sách tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến thu nhập, khen thưởng - kỷ luật, an toàn & vệ sinh lao động .....
- Các quy trình và thủ tục chính cần lưu ý

Cái này thì công ty nào cũng có rồi. Tôi chỉ có chú ý thêm ở chỗ giới thiệu kỹ về tiểu sử các anh chị làm lãnh đạo trong công ty và các phòng ban. Bộ phận thì giới thiệu sơ qua tên và bộ phần nhưng cấp lãnh đạo thì phải kỹ. Ngoài ra tôi cũng nói kỹ về việc muốn hỗ trợ việc gì thì gặp ai. Ví dụ hỗ trợ chung trong giai đoạn đầu là tôi, hỏi lương là chị A, nhận lương là chị B ở C ....

Sau khi hoàn thành xong việc đào tạo hội nhập, tôi sẽ dẫn mọi người đi giới thiệu một vòng. Bắt đầu từ các anh lãnh đạo. Anh nào tôi cũng giới thiệu hết. Sau đó là đi theo 1 vòng tròn. Phòng thư ký, phòng hành chính, phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng bảo hành, phòng xuất nhập khẩu, các trung tâm kinh doanh rồi sau đó quay lại về phòng hành chính để bàn giao lấy vân tay và các thủ tục ra vào khác. Đến từng nơi, tôi sẽ nói qua 1 số lưu ý khi giao tiếp với các phòng, các anh chị lãnh đạo. Mỗi người 1 tính cách, 1 tác phong làm việc nên nếu mọi người biết trước thì quá trình hợp tác sẽ ngon cơm hơn nhiều.

Khi đào tạo hoàn thành, tôi về sẽ gửi lại các tài liệu đã đào tạo và nội quy công ty vào mail cho mọi người. Ngoài ra tôi cũng gửi phiếu đánh giá công tác đào tạo hội nhập để mọi người nhận xét. Và gửi lại cho tôi bản cứng.

Trong quá trình 2 tháng thử việc, tôi sẽ thỉnh thoảng xuống (khoảng tuần 1 - 2 buổi) để hỏi thăm tình hình xem cần hỗ trợ gì không ? có thể là rủ đi ăn, uống nước ... nói chung làm sao để mọi người cảm thấy không lạc lõng bơ vơ là được.

Cuối cùng, những ngày trước khi kết thúc thử việc tôi sẽ liên hệ với trưởng bộ phận để lấy phiếu đánh giá thử việc, gửi cho các nhân viên mới bài kiểm tra kiến thức hội nhập để chắc chắn họ nhớ được những thứ công ty cần họ nhớ. Tôi gửi các kết quả đó cho cán bộ tuyển dụng để đồng nghiệp của tôi làm nốt các phần còn lại: tiếp nhận hay dừng tiếp nhập.

Quá trình hội nhập của tôi cơ bản là vậy. Thực ra nếu cải tiến thì tôi sẽ thêm cả 1 buổi lễ chào mừng cho các nhân viên mới trong tháng. Nhưng nhân viên mới vào hơi ít nên nếu làm vậy sẽ khá lãng phí thời gian cho mọi người. Liệu có nên đề xuất công ty nên có 1 buổi họp chung toàn công ty 1 ngày trong tháng không nhỉ ? Hay là họp chung công ty 1 quý 1 lần. Sẽ phải có 1 trong 2 phương án. Thôi cứ tạm thế đã.