Cách xây dựng KPI của phòng sản xuất nhanh và hiệu quả

22h trước, trên cộng đồng Nhân sự HrShare, Cường có thấy câu hỏi này: "E đang xây dựng KPI của khối sản xuất. Anh/chị nào có mẫu KPI của các vị trí trong Phòng sản xuất cho em xin để tham khảo vớ. Em cảm ơn mọi người ạ."

Đúng nghề của tôi nên tôi và hỏi: "Phòng sản xuất của bạn có những vị trí nào thế?". Tôi hỏi câu đó vì với kinh nghiệm của mình, khi nói đến phòng sản xuất, trong đầu tôi sẽ hiện ra mấy mô hình liền. Có phòng sản xuất bé xíu với mấy chức danh. Nhưng cũng tên là phòng sản xuất, có nơi nó là tổng hợp của nhiều bộ phận và mỗi bộ phận tương tự như cái phòng bé xíu mà tôi vừa nói. Rồi nữa, lĩnh vực sản xuất khác nhau sẽ có kpi khác nhau nữa chứ. Hỏi xong, tôi nhận được câu trả lời: "Bên em có các vị trí quản đốc, tổ trưởng sản xuất, công nhân ạ".

Rồi! Giờ chúng ta đi vào xây dựng KPI của phòng sản xuất:

1. Tổng quát các bước xác định KPI cho phòng sản xuất:
- Bước 1: Xác định các chức năng (hoạt động) của phòng Sản xuất và phân bổ các chức năng đó xuống các vị trí trong bộ phận.
- Bước 2: Phân tách, xác định các thước đo (KPI) đánh giá hiệu quả từng chức năng (hoạt động) ở bước 1.
- Bước 3: Tập hợp các thước đo (KPI) đã tìm ra được ở bước 2 thành 1 thư viện KPI của bộ phần.
- Bước 4: Phân chia các thước đo (KPI) xuống các vị trí theo các chức năng của các vị trí đã được phân bổ ở bước 1.
- Bước 5: Lựa chọn các thước đo phù hợp với từng vị trí trong phòng Sản xuất.
- Bước 6: Hoàn thiện các thẻ KPI của từng vị trí.

Lưu ý:
- Đây là các bước làm nhanh. Muốn nhanh hơn nữa, chúng ta có thể làm KPI trực tiếp từ mô tả công việc. Cách làm giống như trên bạn ạ. Tuy nhiên có điểm khác ở chỗ, chúng ta bỏ bước 4 và thay bước 1 bằng nội dung: Xác định mô tả công việc của vị trí. Hướng dẫn cụ thể như trong bài: "Làm thế nào để lập KPI cho vị trí công nhân?".
- Muốn đầy đủ thì cần đi theo phương pháp BSCvsKPI. Tức là chúng ta còn phải lấy cả KPI chiến lược của công ty phân bổ xuống bộ phận để đưa vào thư viện KPI bộ phận. Từ đó phân KPI chiến lược cho các vị trí.

2. Cách xây dựng KPI của phòng sản xuất nhanh và hiệu quả:

* Bước 1:Xác định các chức năng (hoạt động) của phòng Sản xuất và phân bổ các chức năng đó xuống các vị trí trong bộ phận.

Để ra chức năng, cách nhanh nhất là phỏng vấn trực tiếp. Tôi hay sử dụng các câu hỏi để trao đổi với trưởng bộ phận:
- Chức năng của bộ phận là gì?
- Hoặc các công việc lớn của bộ phận ra sao?
- Hoặc các bước triển khai các công việc lớn của bộ phận?
Thông thường, câu hỏi thứ 3 sẽ dễ trả lời nhất. Thuật ngữ "chức năng" nghe rất quen nhưng không phải ai cũng hiểu ý nghĩa của nó. Với tôi, chức năng được hiểu là các công việc lớn do bộ phận đảm nhiệm.

Ví dụ kết quả chức năng phòng sản xuất ra như sau:
- Tiếp nhận yều, lập kế hoạch điều độ sản xuất
- Nhận, bàn giao ca, chuẩn bị mặt bằng và phương tiện sản xuất (NLV)
- Tiến hành sơ chế nguyên vật liệu
- Vận hành lò chế biến
- Vận hành đóng gói và chuyển thành phẩm vào kho
- Vệ sinh thiết bị, sửa chữa nhỏ, thống kê

Có được chức năng rồi thì tôi sẽ phân bổ các công việc cho các vị trí trong bộ phận theo các kí tự C (Chịu trách nhiệm chính cho nhóm), T (tham gia trực tiếp vào dòng chảy hoạt động), H (hỗ trợ).

* Bước 2: Phân tách, xác định các thước đo (KPI) đánh giá hiệu quả từng chức năng (hoạt động) ở bước 1.

Có được chức năng, để ra KPI, chúng ta đưa vào 1 file tên gọi là Bảng phân tách KPI từ chức năng. Đây là một bảng ma trận. Trong đó dòng là các chức năng còn cột là các câu hỏi sau:
1. Công việc có đích là gì?
2. Công việc như thế nào là đạt?
+ Số lượng (đủ)?
+ Chất lượng (đúng)?
+ Thời gian (đều)?
+ Chi phí (tiết kiệm)?
3. Có vấn đề gì xảy ra ở công việc?
Mỗi một cột câu hỏi lại tách ra thành 2 cột nhỏ hơn là: Diễn đạt bằng lời và Chuyển đổi thành thước đo. Hiểu một cách đơn giản là: Chúng ta sẽ lần lượt đi từng chức năng, đặt câu hỏi và trả lời theo ngôn ngữ bình thường. Sau đó chuyển đổi câu trả lời đó thành thước đo hiệu quả công việc.

Để công việc dễ dàng và nhanh, khi làm KPI chức năng, chúng ta cần ngồi với trưởng phòng (nếu có thêm CEO càng tốt). Trưởng phòng sẽ giúp chúng ta đưa ra các yêu cầu, tiêu chuẩn công việc. Tức là họ sẽ trả lời cho chúng ta biết các câu hỏi đó.

Ví dụ công việc: Vận hành lò chế biến
* Câu hỏi: Đích cuối công việc đảm bảo điều gì?
- Trả lời: Đảm bảo số lượng chất lượng, thời gian, chi phí
>> KPI:
+ Tổng số lượng thành phẩm làm được
+ Tỷ lệ thành phẩm không đạt chuẩn/ tổng số thành phẩm được chế biến
- Trả lời: Đảm bảo an toàn lao động
>> KPI:
+ Tổng thời gian duy trì an toàn lao động sản xuất
+ Số ca tai nạn lao động xảy ra

* Câu hỏi: Công việc như thế nào là đúng đủ đều (đạt số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí)?
- Trả lời Số lượng: Chế biến đủ số lượng theo kế hoạch sản xuất
>> KPI:
+ Tổng số lượng thành phẩm làm được
+ Tổng giá trị thành phẩm được chế biến
- Trả lời Chất lượng: Chất lượng thành phẩm đạt theo chuẩn
>> KPI:
+ Số lượng thành phẩm lỗi bị phát hiện
+ Tỷ lệ mẻ chế biến đạt tiêu chuẩn/ tổng số mẻ được chế biến
+ Tỷ lệ thành phẩm không đạt chuẩn/ tổng số thành phẩm được chế biến
- Trả lời Thời gian: Tiến độ sản xuất theo đúng kế hoạch sản xuất
>> KPI:
+ Số lần hoàn thành chế biến chậm so với kế hoạch
+ Tỷ lệ số mẻ chế biến hoàn thành đúng tiến độ/ tổng số mẻ chế biến
+ Số phút - chế biến xong mẻ NVL đó
- Trả lời Chi phí: Không lãng phí
>> KPI:
+ Tỷ lệ bán thành phẩm bị hao hụt/ tổng số bán thành phẩm được chế biến
+ Tổng khối lượng phế phẩm tối đa được phép
+ Tỷ lệ phế phẩm/ tổng số thành phẩm

* Bước 3: Tập hợp các thước đo (KPI) đã tìm ra được ở bước 2 thành 1 thư viện KPI của bộ phần.

Có được các KPI, công việc cuối là tập hợp lại vào thư viện KPI. Chúng ta gom các KPI của từng chức năng lại với nhau. Ví dụ: Chúng ta có chức năng (Mục tiêu bộ phận) là: Vận hành lò chế biến, các KPI của chức năng này bao gồm:
+ Tổng số lượng thành phẩm làm được
+ Tỷ lệ thành phẩm không đạt chuẩn/ tổng số thành phẩm được chế biến
+ Tổng thời gian duy trì an toàn lao động sản xuất
+ Số ca tai nạn lao động xảy ra
+ Tổng số lượng thành phẩm làm được
+ Tổng giá trị thành phẩm được chế biến
+ Số lượng thành phẩm lỗi bị phát hiện
+ Tỷ lệ mẻ chế biến đạt tiêu chuẩn/ tổng số mẻ được chế biến
+ Tỷ lệ thành phẩm không đạt chuẩn/ tổng số thành phẩm được chế biến
+ Tỷ lệ sản phẩm bị lỗi mẻ trước/ số sản phẩm bị lỗi của mẻ sau
+ Số lần hoàn thành chế biến chậm so với kế hoạch
+ Tỷ lệ số mẻ chế biến hoàn thành đúng tiến độ/ tổng số mẻ chế biến
+ Số phút - chế biến xong mẻ NVL đó
+ Tỷ lệ bán thành phẩm bị hao hụt/ tổng số bán thành phẩm được chế biến
+ Tổng khối lượng phế phẩm tối đa được phép
+ Tỷ lệ phế phẩm/ tổng số thành phẩm
+ Số thành phẩm trung bình/ 1 người
+ Số thành phẩm trung bình/ 1 máy
... Cứ lần lượt chúng ta để các thước đo xếp từng dòng trong cột có tên: Tiêu chí - thước đo/ tên KPI

* Bước 4: Phân chia các thước đo (KPI) xuống các vị trí theo các chức năng của các vị trí đã được phân bổ ở bước 1.

Sau khi đưa các thước đo KPI vào thư viện, chúng ta tạo thêm cột. Số cột tương ứng với số vị trí. Tiếp đến ta dùng các kí hiệu: C (Chịu trách nhiệm chính), T (tham gia trực tiếp vào dòng chảy hoạt động), H (hỗ trợ) để xác định KPI tương ứng với từng vị trí. Việc xác định này rất dễ do chúng ta đã phân bổ nhiệm vụ (phân công việc) xuống vị trí ở bước 1.

* Bước 5: Lựa chọn các thước đo phù hợp với từng vị trí trong phòng

Có được bảng phân bổ các thước đo KPI xuống các vị trí, bước tiếp theo, chúng ta tách riêng từng bảng tương ứng với vị trí. Tức mỗi vị trí sẽ có 1 bảng chứa các KPI được phân bổ.

Tại mỗi bảng KPI của vị trí, chúng ta tiến hành rút KPI gọn lại với các bước nhỏ sau:
- Nguyên tắc chung: Dưới 8 KPI cho mỗi vị trí; Giữa lại thước đo SMART (cân đo đong đếm được); Giữ lại các thước đo có tích cực tạo động lực (củ cà rốt)
- Nguyên tắc rút cho vị trí trưởng: Giữ lại chỉ số Chiến lược; Giữ lại chỉ số KEY; Giữ lại chỉ số Khắc phục vấn đề tồn tại trong công việc
- Nguyên tắc rút cho vị trí nhân viên: Giữ lại chỉ số Nhiệm vụ; Giữ lại chỉ số KEY; Giữ lại chỉ số Khắc phục vấn đề tồn tại trong công việc

* Bước 6: Hoàn thiện các thẻ KPI của từng vị trí.

Có được 8 thước đo quan trọng cho từng vị trí, công việc cuối cần làm là hoàn thiện các thẻ KPI này sao cho đẹp, thân thiện. Thông thường một thẻ KPI đẹp của tôi thường có các cột:
+ Cột STT: Đánh số thứ tự cho từng thước đo trong bảng để biết vị trí có bao nhiêu thước đo.
+ Cột Kí hiệu: Đánh kí hiệu JD (Job Description) cho từng nhóm và từng thước đo.
+ Cột Mục tiêu bộ phận: Chứa các nội dung công việc cần dùng KPI để đo.
+ Cột Trọng số: Đây là cột xác định mức độ quan trọng của từng thước đo trong tổng 100%. Chúng ta có thể để trưởng bộ phận tự xác định hoặc dùng phương pháp so sánh cặp để tính toán. Chi tiết hướng dẫn: "Phương pháp so sánh cặp là gì?"
+ Cột Tiêu chí - thước đo/ tên KPI: Chứa tên các thước đo.
+ Cột Chỉ tiêu: Chứa đích cần đạt cho từng thước đo.
+ Cột Thước đo, đơn vị tính; Cột Tần suất kiểm soát; Cột Công cụ đo lường/Nguồn chứng minh.
+ Cột Cách tính %HT: Chứa công thức để xác định % hoàn thành trên thang 100% của từng thước đo.
+ Cuối cùng là cột Hiệu quả: Cột này bao gồm 3 cột nhỏ hơn bên trong (cột Kết quả: Dùng để nhập dữ liệu kết quả; cột %HT: Để tính %HT cho từng thước đo theo cách tính của cột Các tính %HT; cột Điểm %: Để tính mức độ % trong tổng 100%).

Công thức tính Hiệu quả như sau: Hiệu quả (hoặc Năng suất) = Điểm % 1 + Điểm % 2 + ...
Trong đó: Điểm % = %HT * Trọng số; %HT được tính toán theo công thức quy định ở cột Cách tính %HT.

Cứ đi từng vị trí trong phòng Sản xuất, chúng ta sẽ ra được các thẻ KPI vị trí của bộ phận. Kết quả ra các thẻ KPI như sau:

Xin tặng cả nhà các thẻ KPI của các vị trí trong phòng Sản xuất:
- KPI phòng sản xuất: KPI phong San xuat.xls
- KPI Giám đốc sản xuất: KPI cho vị trí giám đốc sản xuất là gì?
- KPI công nhân:
+ Làm thế nào để lập KPI cho vị trí công nhân?
+ Đánh giá hiệu quả công việc của công nhân như nào?
- Quy chế đánh giá KPI: Quy chế đánh giá hiệu quả công việc mẫu theo KPI

Nguyễn Hùng Cường
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản