Hướng dẫn làm KPI nhanh cho UBND cấp xã theo hướng dẫn 02 của Ban Tổ chức Trung ương

[Tình huống] "Trong Group có ai nhận làm KPI nhanh không ạ? Mình làm bên UBND cấp xã, muốn làm KPI có 2 biểu theo hướng dẫn 02 của Ban Tổ chức Trung ương, ai làm nhắn mình ạ?"

Trả lời: Đây là lần thứ 3 tôi tiếp cận với câu hỏi tương tự như này. Tuy nhiên đầu bài hôm nay có thêm yêu cầu và thông tin: “làm KPI có 2 biểu theo hướng dẫn 02 của Ban Tổ chức Trung ương”. Thông tin này làm tôi khá hứng thú vì đã từ lâu tôi cũng thắc mắc không biế nhà nước có cách nào làm kpi không ngoài cách cũ: Liệt kê các đầu việc (cố gắng ra mục tiêu lượng hoá gắn với đầu việc đó), sau đó gán cho mỗi đầu việc một số điểm nhất định sao cho tổng điểm 100. Sở dĩ tôi gọi đây là cách cũ vì từ rất nhâu rồi tôi đã nhìn và từng theo cách đó để bình bầu khi còn làm tình nguyện tại địa phương. Tôi đã từng làm phó chủ tịch Hội chữ thập đỏ phường, uỷ viên Ban chấp hành đoàn, đại biểu Hội đồng nhân dân.

1. Hướng dẫn 02 của Ban Tổ chức Trung ương

Chúng ta bắt đầu từ việc tìm hiểu hướng dẫn 02 có nội dung gì?

Ngày 22/5/2026, Ban Tổ chức Trung ương đã ban hành Hướng dẫn 02-HD/BTCTW hướng dẫn một số nội dung về việc đánh giá định kỳ hằng quý đối với cán bộ lãnh đạo, quản lý các cấp trong hệ thống chính trị.

Theo đó, trên cơ sở Danh mục sản phẩm/công việc và hệ số quy đổi, tiến hành đánh giá, chấm điểm đối với cá nhân trên cơ sở chấm điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ (KPI) được Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn tại Phụ lục II Hướng dẫn 02-HD/BTCTW năm 2026 như sau:

(1) Cách thức chấm điểm
- Cơ cấu thang điểm theo quý đối với cá nhân được xác định theo Quy định 366-QĐ/TW năm 2025 trong đó: tiêu chí chung chiếm khoảng 30% tổng điểm; kết quả thực hiện chức trách, nhiệm vụ chiếm khoảng 70% tổng điểm, làm thước đo chủ yếu để đánh giá cán bộ.

+ Công thức tính điểm trên thang 100: Tổng điểm = Điểm tiêu chí chung + Điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ
Trong đó: Điểm tiêu chí chung tối đa: 30; Điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ: 70

+ Công thức tính điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ theo chỉ số KPI: Điểm KPI=(A+B+C+D)/4
Trong đó:
A: Số lượng sản phẩm công việc;
B: Chất lượng sản phẩm;
C: Tiến độ hoàn thành;
D: Năng lực lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi phụ trách

Từ đó, xác định điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ như sau: Điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ = ∑ Điểm KPI theo từng trục * Điểm tối đa của từng trục kết quả

(2) Gợi ý cách quy đổi và chấm điểm KPI
Việc cụ thể hoá tiêu chỉ và cách thức chấm điểm tham khảo nội dung sau:
- Hoàn thành 100% nhiệm vụ, kế hoạch đề ra: Điểm KPI về số lượng đạt 100%. Trường hợp vượt mục tiêu nhiệm vụ và kế hoạch đề ra, thì được xem xét, ghi nhận trong việc chấm điểm KPI về tiến độ, chất lượng, đây là cơ sở xem xét về mức độ nổi trội giữa các cá nhân khi đánh giá, xếp loại (nếu có).
- Các trường hợp chậm tiến độ, sản phẩm không đạt yêu cầu, phải điều chỉnh, bổ sung, sửa đổi nhiều lần hoặc công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực hiện nhiệm vụ không đảm bảo (như trường hợp địa phương, lĩnh vực, cơ quan, đơn vị, bộ phận mả cá nhân phụ trách lãnh đạo, quản lý có trách nhiệm trực tiếp hoặc trách nhiệm người đứng đầu hoặc cùng chịu trách nhiệm liên quan bị xếp loại "Không hoàn thành nhiệm vụ”) thì xem xét trừ điểm KPI theo tiêu chí số lượng, tiến độ, chất lượng và năng lực lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành tương ứng.

Nguồn tham khảo: Thư viện pháp luật

Download (tải về) Phụ lục Hướng dẫn 02-HD/BTCTW năm 2026: Phu luc 1,2 huong dan 02 ban chap hanh trung uong.pdf

2. Nghị định 335/2025/NĐ-CP​ về đánh giá, xếp loại chất đối với cơ quan hành chính nhà nước và công chức

Tìm hiểu xong hướng dẫn 02, chúng ta tiếp tục tìm hiểu đến nghị định 335/2025/NĐ-CP​. Có thể hiểu nghị định này như là quy chế đánh giá công việc trong 1 công ty. Anh chị nào muốn hiểu các viết, hãy tham khảo nó.

Khi đọc nghị định chúng ta chú ý đến các điều sau:

Điều 6. Tiêu chí chung
Tiêu chí chung được chấm tối đa là 30 điểm (trong thang điểm 100), bao gồm:
1. Chấp hành nghiêm đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; thực hiện sự chỉ đạo, điều hành của cấp trên; khả năng xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược, kế hoạch phát triển của đơn vị gắn với mục tiêu quốc gia, ngành, địa phương; năng lực nhận diện, dự báo xu hướng phát triển, chủ động thích ứng với thay đổi môi trường.
2. Hiệu quả trong việc quản lý, sử dụng công chức theo vị trí việc làm; xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, minh bạch, tạo điều kiện cho công chức phát huy năng lực; hiệu quả phối hợp công tác và xây dựng đoàn kết nội bộ; mức độ chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính và tinh thần phục vụ của công chức.
3. Kết quả thực hiện các giải pháp cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong hoạt động nội bộ và cung cấp dịch vụ công; mức độ thường xuyên rà soát, cải tiến các quy chế làm việc, quy trình nội bộ, đảm bảo hoạt động hiệu năng, hiệu lực; việc xây dựng và tổ chức thực hiện các biện pháp khắc phục những tồn tại, hạn chế về tổ chức, quản lý, quy trình nội bộ đã được chỉ ra qua đánh giá, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán (nếu có).

Điều 7. Tiêu chí về kết quả thực hiện nhiệm vụ
1. Tiêu chí về kết quả thực hiện nhiệm vụ được chấm tối đa là 70 điểm (trong thang điểm 100), bao gồm:
a) Kết quả thể chế hóa chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước thành chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, đề án, văn bản quy phạm pháp luật.
b) Tỷ lệ hoàn thành các nhiệm vụ trong chương trình, kế hoạch công tác của năm và các nhiệm vụ phát sinh.
c) Kết quả hoạt động quản lý, điều hành của tổ chức; tháo gỡ điểm nghẽn thể chế (nếu có); không để xảy ra sai phạm trong ban hành chính sách, văn bản.
d) Kết quả phối hợp với các cơ quan liên quan, điều phối chính sách liên ngành, liên vùng; có sáng kiến, mô hình điều phối được ghi nhận (nếu có).
đ) Kết quả thực hiện chuyển đổi số, đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm thời gian, chi phí cho người dân, doanh nghiệp; có sáng kiến cụ thể áp dụng hiệu quả (nếu có).
e) Kết quả thực hiện chính sách, chương trình khoa học - công nghệ, đổi mới sáng tạo tác động rõ rệt đến hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
g) Kết quả giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính; tỷ lệ xử lý hồ sơ trực tuyến (nếu có).
h) Kết quả giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị của người dân, doanh nghiệp (nếu có).
2. Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều này, bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm quy định cụ thể các tiêu chí về kết quả thực hiện nhiệm vụ để áp dụng thống nhất trong phạm vi quản lý.

Điều 12. Tiêu chí theo dõi, đánh giá, xếp loại chất lượng công chức
1. Việc theo dõi, đánh giá, xếp loại chất lượng công chức căn cứ vào các tiêu chí chung và tiêu chí về kết quả thực hiện nhiệm vụ.
2. Tiêu chí chung được chấm tối đa là 30 điểm (trong thang điểm 100), bao gồm:
a) Phẩm chất chính trị, phẩm chất đạo đức, văn hóa thực thi công vụ và ý thức kỷ luật, kỷ cương trong thực thi công vụ.
b) Năng lực chuyên môn, nghiệp vụ theo yêu cầu của vị trí việc làm; khả năng đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được giao; tinh thần trách nhiệm trong thực thi công vụ; thái độ phục vụ Nhân dân, doanh nghiệp và khả năng phối hợp với đồng nghiệp.
c) Năng lực đổi mới, sáng tạo, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm vì lợi ích chung trong thực thi công vụ.
3. Tiêu chí về kết quả thực hiện nhiệm vụ được chấm tối đa là 70 điểm (trong thang điểm 100). Phương pháp và cách xác định điểm tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ quy định tại Điều 13, Điều 14, Điều 15 và Điều 16 Nghị định này.

Điều 16. Cách xác định điểm tiêu chí kết quả thực hiện nhiệm vụ
1. Điểm tiêu chí kết quả thực hiện nhiệm vụ của công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý trong tháng hoặc quý được tính theo công thức sau:
Điểm tiêu chí kết quả thực hiện nhiệm vụ = (a + b +c)/ 3
Trong đó:
a là điểm tỷ lệ phần trăm (%) về số lượng kết quả thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 14 Nghị định này.
b là điểm tỷ lệ phần trăm (%) về chất lượng kết quả thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Nghị định này.
c là điểm tỷ lệ phần trăm (%) về tiến độ kết quả thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 14 Nghị định này.

2. Điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ của công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý trong tháng hoặc quý được tính theo công thức sau:
Điểm tiêu chí kết quả thực hiện nhiệm vụ = (a + b + c + d + đ + e)/ 6
Trong đó:
a là điểm tỷ lệ phần trăm (%) về số lượng kết quả thực hiện nhiệm vụ quy định tại điểm a khoản 2 Điều 14 Nghị định này.
b là điểm tỷ lệ phần trăm (%) về chất lượng kết quả thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Nghị định này.
c là điểm tỷ lệ phần trăm (%) về tiến độ kết quả thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 14 Nghị định này.
d là điểm tỷ lệ phần trăm (%) về kết quả hoạt động của lĩnh vực được giao lãnh đạo, quản lý, phụ trách quy định tại điểm a khoản 3 Điều 15 Nghị định này.
đ là điểm tỷ lệ phần trăm (%) về khả năng tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ quy định tại điểm b khoản 3 Điều 15 Nghị định này.
e là điểm tỷ lệ phần trăm (%) về năng lực tập hợp, đoàn kết công chức thuộc phạm vi quản lý quy định tại điểm c khoản 3 Điều 15 Nghị định này.

Điều 17. Tổng hợp kết quả theo dõi, đánh giá công chức
1. Kết quả theo dõi, đánh giá công chức của tháng hoặc quý được xác định bằng tổng điểm tiêu chí chung và điểm tiêu chí kết quả thực hiện nhiệm vụ của công chức.

Điểm theo dõi, đánh giá của tháng hoặc quý = Điểm tiêu chí chung + (Điểm tiêu chí kết quả thực hiện nhiệm vụ x 70)

2. Công chức thực hiện tự đánh giá số điểm đạt được của tháng hoặc quý theo Mẫu số 01 tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này, gửi cấp có thẩm quyền theo dõi, đánh giá nhận xét, xác nhận.
3. Kết quả theo dõi, đánh giá hằng tháng hoặc quý được thông báo đến công chức và gửi về bộ phận tham mưu về tổ chức, cán bộ của cơ quan có thẩm quyền theo dõi, xếp loại chất lượng công chức để tổng hợp, phục vụ việc theo dõi, đánh giá theo quý (bằng điểm trung bình cộng của 03 tháng), 06 tháng (bằng điểm trung bình cộng của 06 tháng) và xếp loại chất lượng cuối năm (bằng điểm trung bình cộng của 12 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 11 Nghị định này).

Download (tải về nghị định 335): 335_2025_ND-CP__686369.doc

3. Phương pháp đánh giá công việc OLE

Khi đọc cả hướng dẫn 02 và nghị định 335, tôi thấy nội dung có phong cách giông giống phương pháp OLE:

Phương pháp OLE (Overall Labor Effectiveness - đánh giá hiệu quả lao động toàn diện).

Công thức tính: OLE = A x P x Q
Trong đó:
- A (Available): gọi là chỉ số sẵn sàng làm việc. A = Lượng thời gian thực tế làm việc/ lượng thời gian kế hoạch phải làm việc
- P (Performance): gọi là chỉ số năng suất. P = Số lượng công việc thực tế hoàn thành / Số lượng công việc yêu cầu phải hoàn thành
- Q (Quality): gọi là chỉ số chất lượng công việc. Q = Số lượng công việc hoàn thành đạt yêu cầu chất lượng đã quy định / Tổng số công việc hoàn thành của nhân viên.

Minh họa: Đặt giả thiết lượng thời gian kế hoạch phải làm việc trong tuần là 5 ngày

Ví dụ 1: Tính OLE theo tuần của một chức danh Trưởng phòng Kinh doanh?
- Lượng thời gian thực tế làm việc trong tuần: 4 ngày.
- Số lượng công việc Ban Giám Đốc yêu cầu phải hoàn thành trong tuần: 10 việc
- Số lượng công việc thực tế hoàn thành trong tuần: 9 việc
- Số lượng công việc hòan thành đạt yêu cầu của Ban Giám Đốc: 8 việc
=> OLE theo tuần của một chức danh Trưởng phòng Kinh doanh được tính như sau:
A = 4/5 → A = 0,8
P = 9/10 → P =0,9
Q = 8/9 → Q = 0,89
=> Kết quả OLE = 64,08%
=> Kết luận: Trong tuần vừa qua, Trưởng phòng Kinh doanh về chỉ số hiệu quả lao động toàn diện chỉ đạt được 64,08% (điều đó có nghĩa là 35,92% là lãng phí cần phải cải tiến).

Chi tiết bài viết: "Phương pháp OLE: không dùng kpi nhưng vẫn đánh giá được hiệu quả công việc"

4. Hướng dẫn làm KPI nhanh cho UBND cấp xã theo hướng dẫn 02 của Ban Tổ chức Trung ương

Chúng ta đã biết về hướng dẫn và nghị định, cùng với đó chúng ta cũng đã liên kết được cách làm của cơ quan nhà nước với phương pháp ở khối tư nhân. Giờ chúng ta đi vào từng bước làm.

Bước 1: Xây dựng danh mục và sản phẩm công việc:

Để ra danh mục này như hướng dẫn 02, chúng ta có các bước nhỏ:
- Bước 1.1: Căn cứ chức năng nhiệm vụ, chương trình công tác của địa phương, cơ quan, đơn vị, tiến hành thống kê các nhiệm vụ; phân loại thành các nhóm theo mức độ khó, phức tạp, phạm vi tác động của từng nhiệm vụ được giao và tổng hợp thành Danh mục các sản phẩm/công việc chuẩn của cơ quan, đơn vị.
- Bước 1.2: Căn cứ tính chất, đặc điểm, mức độ phức tạp của vị trí việc làm theo từng chức danh, xác định hệ số quy đổi các sản phẩm/công việc về Đơn vị sản phẩm/công việc chuẩn. Trong đó, Đơn vị sản phẩm/công việc chuẩn phải cơ bản đảm bảo các đặc điểm sau: Sản phẩm/công việc được thực hiện thường xuyên theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, không phải sản phẩm phát sinh đột xuất hoặc chỉ xuất hiện ở một số thời điểm nhất định; có quy trình xử lý và đầu ra sản phẩm rõ ràng, có thể so sánh, phân loại, lượng hóa được và không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố biến động hoặc ngoại lệ.
- Bước 1.3: Trên cơ sở Danh mục các sản phẩm/công việc và Đơn vị sản phẩm/công việc chuẩn, xác định hệ số quy đổi theo công thức sau: Hệ số quy đổi sản phẩm/công việc = Điểm của sản phẩm hoặc công việc cụ thể / Điểm của sản phẩm hoặc công việc chuẩn.
Các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm xây dựng cách tính điểm căn cứ vào tiến độ; chất lượng sản phẩm đầu ra, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ; mức độ khó, phức tạp, phạm vi tác động của từng nhiệm vụ được giao
- Bước 1.4: Từ hệ số quy đổi, thực hiện tính điểm đối với tất cả các sản phẩm/công việc khác theo điểm của đơn vị sản phẩm/công việc chuẩn; để lập thành Danh mục sản phẩm/công việc quy đổi.

Chi tiết triển khai các bước nhỏ đối với UBND cấp xã:
- Bước 1.1: Như vậy, việc đầu tiên là cần xác định được chức năng nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân xã.

Như trong bài "KPI lĩnh vực hành chính dùng cho cơ quan MTTQ xã và các vị trí trong cơ quan", cách để ra chức năng nhiệm vụ UBND xã là phải tìm hiểu theo luật, rồi quyết định... Theo các quy định mới nhất (Luật Tổ chức chính quyền địa phương), UBND xã thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn trọng tâm sau:

* 1. Chức năng của UBND cấp xã: Chức năng chính của Ủy ban nhân dân cấp xã đó là quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn xã trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội và an ninh quốc phòng theo các chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và theo sự phân công chỉ đạo thực hiện của Ủy ban nhân dân cấp huyện. Qua đó, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, bảo đảm quyền và nghĩa vụ công dân, góp phần xây dựng đời sống vật chất và tinh thần trong sáng, vững mạnh cho người dân.
Các chức năng cụ thể bao gồm:
- Tổ chức và hướng dẫn cho nhân dân, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội trên địa bàn thực hiện tốt các chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước. Tạo điều kiện cho nhân dân làm ăn và phát triển kinh tế địa phương, nắm bắt rõ các tâm tư, nguyện vọng của người dân để nhanh chóng giải quyết hoặc phản ánh lên cấp trên.
- Kiểm tra và giám sát việc thực hiện các chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước tại các cơ quan, tổ chức ở Địa phương
- Tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch về kinh tế xã hội và kế hoạch ngân sách xã được Ủy ban nhân dân cấp huyện giao hằng năm. Xây dựng dự toán ngân sách năm sau trình UBND huyện phê duyệt.

*2. Nhiệm vụ của UBND cấp xã. UBND cấp xã có các nhiệm vụ sau đây:
- Xây dựng, trình HĐND xã quyết định một số nội dung thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của HĐND xã như:
+ Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân xã.
+ Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn xã.
+ Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm của xã trước khi trình Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương phê duyệt. Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách xã; điều chỉnh dự toán ngân sách xã trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách xã. Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án của xã trong phạm vi được phân quyền.
- Và tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND xã.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương trên cơ sở số ngân sách đã được phê duyệt.
-Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân xã./.
Nguồn: https://quangninh.thanhhoa.gov.vn/gioi-thieu/chuc-nang-nhiem-vu-cua-ubnd-cap-xa-414352

Sau khi đã xác định được chức năng nhiệm vụ, trong bước này, tôi thấy chúng ta cần phải tiếp tục tiến hành chi tiết, phân nhỏ các công việc ra để xác định sản phẩm. Việc này giống như trong các công ty là tiến hành định mức lao động.

...

Bước 2: Quy đổi ra điểm (tính điểm) KPI

Bước 3: Tính % hoàn thành KPI:

Từ bảng trên suy ra:
A = 6,7/7,7 = 87,01%; B = 6,85/7,7 = 88,96%; C = 6,85/7,7 = 88,96%; D = 6,85/7,7 = 88,96%
=> KPI = (A+B+C+D)/4 = 88,47%
Như vậy: Tổng điểm = 30 + 88,47% x 70 = 91,93 điểm.

... Còn tiếp

Nguyễn Hùng Cường