Xử lý hồ sơ thai sản và báo tăng lao động không khó

Về việc giải quyết chế độ thai sản cũng là một vấn đề được khá nhiều bạn trong cộng đồng quan tâm. Tôi mới thấy câu hỏi đặc trưng của về thời gian nghỉ hưởng thai sản như sau:

Một câu hỏi có thể là khá dễ dàng đối với những bạn đã có kinh nghiệm rồi nhưng đối với những bạn mới chập chững bước chân vào nghề, thì việc giải quyết 1 chế độ liên quan đến thai sản, số tiền chế độ cũng khá lớn, đồng thời cũng hay được doạ sẽ hay bị thanh tra liên quan đến thai sản sẽ khiến các bạn lúng túng.

Vì vậy trong bài viết này tôi sẽ đưa thêm các điều khoản liên quan đến luật hiện hành và giải đáp tình huống, đồng thời đưa ra thêm những chú ý liên quan đến vấn đề giải quyết chế độ thai sản.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, lao động nữ sinh con được nghỉ việc hưởng chế độ thai sản trước và sau khi sinh con là 06 tháng đối với trường hợp sinh con đầu lòng hoặc sinh một con (Căn cứ khoản 1 Điều 139 Bộ luật Lao động được sửa đổi bởi Luật Dân số 2025).

Điều 29. Sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật có liên quan đến công tác dân số

1. Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 139 của Bộ luật Lao động số 49/2019/QH14 đã được sửa đổi, bổ sung theo Luật số 71/2025/QH15 như sau:

“1. Lao động nữ được nghỉ thai sản trước và sau khi sinh con là 06 tháng; trường hợp sinh con thứ hai, lao động nữ được nghỉ thai sản trước và sau khi sinh con là 07 tháng; thời gian nghỉ trước khi sinh không quá 02 tháng.

Trường hợp lao động nữ sinh đôi trở lên thì tính từ con thứ hai trở đi, cứ mỗi con, người mẹ được nghỉ thêm 01 tháng.”.

Khi áp dụng vào trường hợp cụ thể của công ty bạn, thời gian từ ngày 01/12/2025 đến hết ngày 31/05/2026 là đúng tròn 06 tháng nghỉ thai sản. Như vậy, kỳ nghỉ thai sản theo luật định của người lao động này đã kết thúc hợp lệ.

Bắt đầu từ ngày 01/06/2026, người lao động quay trở lại làm việc bình thường. Trong tháng 06, người lao động có đi làm đầy đủ và công ty có chi trả tiền lương, tức là phát sinh thu nhập tính đóng bảo hiểm xã hội. Vì vậy, bộ phận nhân sự bắt buộc phải thực hiện thủ tục báo tăng lao động bắt đầu từ tháng 06 năm 2026. HR chú ý việc báo tăng đúng thời điểm ngay trong tháng 06 là cực kỳ quan trọng nhằm đảm bảo việc nối tiếp giá trị sử dụng của thẻ bảo hiểm y tế

Hoặc một tình huống khác:

Bước thu thập giấy tờ từ người lao động là bước đầu tiên và quan trọng nhất để làm hồ sơ. Pháp luật quy định hồ sơ đề nghị hưởng chế độ thai sản đối với lao động nữ sinh con thông thường chỉ yêu cầu bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con (Căn cứ khoản 1 Điều 61 Luật Bảo hiểm xã hội 2024)

Điều 61. Hồ sơ đề nghị hưởng chế độ thai sản

1. Hồ sơ đề nghị hưởng chế độ thai sản đối với lao động nữ sinh con hoặc lao động nữ mang thai hộ sinh con hoặc lao động nữ nhờ mang thai hộ là bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con và giấy tờ khác trong các trường hợp sau đây:

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ từ người lao động, bộ phận nhân sự tại doanh nghiệp có trách nhiệm lập danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ theo biểu mẫu quy định để nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 07 ngày làm việc (Căn cứ Điều 62 Luật Bảo hiểm xã hội 2024).

Điều 62. Giải quyết hưởng chế độ thai sản đối với người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc

1. Người lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ quy định tại Điều 61 của Luật này cho người sử dụng lao động. Thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là 45 ngày kể từ ngày hết thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ người lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập danh sách người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản kèm theo hồ sơ quy định tại Điều 61 của Luật này nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Về phương thức nộp hồ sơ, đơn vị sử dụng lao động nộp bằng hình thức trực tuyến, chọn hồ sơ 630. Sau đó, bạn cần gửi chứng từ qua đường bưu điện cho cơ quan BHXH bằng cách tạo tài khoản trên trang: https://bhxh.vnpost.vn/Security/SignIn. Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm giải quyết hồ sơ trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ trực tuyến từ người sử dụng lao động.

Cập nhật các chính sách pháp luật mới liên quan đến chế độ thai sản

Bên cạnh việc nắm rõ quy trình xử lý hồ sơ như trên, người làm công tác nhân sự bắt buộc phải liên tục cập nhật các chính sách pháp luật mới. Bắt đầu từ năm 2026, có hàng loạt chính sách thai sản mới được ban hành mang lại quyền lợi rất lớn cho người lao động mà bộ phận nhân sự cần nắm chắc để tư vấn và thực hiện.

Sự thay đổi lớn nhất là việc tăng thời gian nghỉ thai sản khi người lao động sinh con thứ hai. Từ ngày 01 tháng 07 năm 2026, lao động nữ sinh con thứ hai sẽ được nghỉ thai sản 7 tháng thay vì 6 tháng như quy định đối với trường hợp sinh con đầu lòng (Căn cứ Điều 29 Luật Dân số 2025). Đồng thời, đối với lao động nam có vợ sinh con thứ hai, thời gian được nghỉ làm việc hưởng chế độ cũng tăng lên 10 ngày làm việc thay vì 5 ngày như trước đây (Căn cứ Điều 29 Luật Dân số 2025).

Thay đổi quan trọng tiếp theo là chính sách hỗ trợ thêm nguồn tài chính từ ngân sách địa phương. Mức hỗ trợ tài chính tối thiểu là 2.000.000 đồng cho một phụ nữ khi sinh con nếu thuộc nhóm phụ nữ dân tộc thiểu số rất ít người, phụ nữ ở tỉnh thành có mức sinh dưới mức sinh thay thế, hoặc phụ nữ sinh đủ hai con trước 35 tuổi (Căn cứ Điều 3 Nghị định 168/2026/NĐ-CP). Khoản tiền này do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định hỗ trợ và thực hiện chi trả cùng với thời điểm đăng ký khai sinh cho em bé.

Điều 3. Mức hỗ trợ tài chính khi sinh con và trình tự, thủ tục thực hiện việc hỗ trợ tài chính

1. Mức hỗ trợ tài chính tối thiểu là 2.000.000 đồng/phụ nữ khi sinh con thuộc các trường hợp sau:

a) Phụ nữ dân tộc thiểu số rất ít người;

b) Phụ nữ ở tỉnh, thành phố có mức sinh dưới mức sinh thay thế;

c) Phụ nữ sinh đủ 02 con trước 35 tuổi.

Phụ nữ khi sinh con đồng thời thuộc các trường hợp được quy định tại điểm a, b và điểm c khoản 1 Điều này thì được hưởng một mức hỗ trợ.

Đặc biệt, pháp luật hiện hành không quy định giới hạn số lần hưởng bảo hiểm xã hội về thai sản đối với số lần sinh con của người lao động. Do đó, lao động nữ sinh con lần thứ ba hoặc các lần tiếp theo vẫn sẽ được nhận đầy đủ quyền lợi thai sản giống như sinh con lần đầu, miễn là đáp ứng đủ điều kiện đóng bảo hiểm bắt buộc từ đủ 06 tháng trở lên trong thời gian 12 tháng liền kề trước khi sinh con.

Nếu trong quá trình nộp hồ sơ điện tử mà hồ sơ bị cơ quan bảo hiểm xã hội từ chối, HR cần đọc kỹ thông báo từ chối trên phần mềm để xem cụ thể lý do từ chối là gì. Các lỗi phổ biến có thể bao gồm sai thông tin mã số BHXH, ngày bắt đầu nghỉ sinh sau ngày sinh, thông tin chưa khớp với hệ thống giao dịch điện tử, hoặc do dữ liệu giấy chứng sinh chưa được bệnh viện cập nhật liên thông lên hệ thống của bảo hiểm xã hội. Dựa trên nguyên nhân cụ thể đó, HR tiến hành chỉnh sửa thông tin, yêu cầu người lao động liên hệ bệnh viện nếu cần thiết, và nộp lại hồ sơ hoàn chỉnh. Hy vọng bài viết sẽ giúp các bạn HR đỡ lúng túng hơn trong việc giải quyết chế độ thai sản cho người lao động.

 

Tạ Vân Phương