Hướng xử lý điều chỉnh KPI cho tình huống thai sản

Hỏi: "Chào mọi người ạ, em muốn xin tư vấn về việc đánh giá lại KPI của nhân viên ạ.

Case của bạn này khá khó cho em xử lý vì hiện tại bạn đang mang thai, mà em thì mới nhận quản lý trực tiếp gần đây thôi. Trước đó bạn cũng đã được tăng lương 2 lần trong vòng 1 năm rồi ạ. KPI trước đây đang là 2 triệu, trong đó tuyển dụng chiếm 60%, C&B 20% và admin 20%. Bảng KPI cho vị trí của bạn có nội dung công việc và chỉ tiêu đánh giá KPI.

Hiện tại công việc chính của bạn là C&B với các công việc giấy tờ/admin (hành chính)...

Phần tuyển dụng gần như đã chuyển sang cho người khác phụ trách vì thời gian trước bạn chưa đạt được KPI tuyển dụng, bạn cũng không muốn tham gia nhiều nữa. Mỗi lần team cần hỗ trợ tuyển dụng thêm thì bạn thường tìm lý do để tránh.

Còn phần C&B và admin thì theo góc nhìn của em là bạn làm ở mức chấp nhận được, chưa tới mức quá tốt hay quá chủ động, vẫn có lỗi.

Nên KPI hiện tại cũng không còn align (tương thích) với scope (phạm vi) công việc thực tế nữa ạ. Em đang cân nhắc điều chỉnh lại KPI để phù hợp hơn với khối lượng công việc thực tế hiện tại.

Em dự định điều chỉnh KPI xuống còn 1.5 triệu, trong đó C&B chiếm 60%, còn lại là các task admin khác chia 20% mỗi phần để align hơn với scope hiện tại và giúp phần KPI ổn định hơn hàng tháng.

Em đang khá phân vân là nếu giữ KPI như cũ thì cảm giác không còn phù hợp với công việc thực tế nữa, nhưng nếu điều chỉnh mạnh quá thì em cũng sợ ảnh hưởng tâm lý và việc phối hợp của bạn với team trong giai đoạn này. Do bạn ấy vẫn mong muốn giữ nguyên mức KPI như trước và đang trong thời gian thai sản.

Case này cũng khá nhạy cảm nên em muốn tham khảo thêm góc nhìn từ mọi người để xử lý sao cho hợp lý và phù hợp nhất ạ.

Trong trường hợp này thì nếu bỏ phần KPI của task đó, đồng nghĩa tổng KPI còn lại khoảng 60%, thì có được xem là hợp lý không ạ? Liệu có cách nào tốt hơn không?"

Trả lời: Tại chúng ta có thể sẽ nhìn KPI theo 2 góc nhìn khác nhau nên đầu tiên mình cần thống nhất được KPI là gì đã.

KPI là cái file nó trông giống thế này: (Bảng KPI)

Trong này có các thước đo (gắn với công việc) và chỉ tiêu gắn với mức thu nhập (theo định mức lao động).

Sau đó đến phần tiếp theo là thống nhất cách hiểu liên kết giữa KPI và lương thưởng. Mình dùng lương 3P trong đó có:
- Lương P1 trả theo thời gian và dùng để nhân viên hoàn thành các công việc theo mô tả công việc.
- Lương P2 trả theo năng lực (gắn với kinh nghiệm)
- Thưởng P3 gắn với KPI

Cách tính thưởng cho nhân viên: Thưởng KPI = %HT KPI * mức thưởng P3

Do đây là tình huống thai sản nên chúng ta cần tính toán các nước đi cẩn thận hơn. Trên tinh thần tạo điều kiện tối đa cho các bạn thai sản và phải cùng chiến thắng cho các bên (win - win), công ty nên:
- Trong thời gian đi làm:
+ Phương án 1: Nếu giữ nguyên lương thưởng thì giữ nguyên công việc và KPI. Chúng ta giao KPI và bạn không hoàn thành thì sẽ:
++ Không thưởng nếu <60%
++ Ghi vào biên bản không hoàn thành công việc để làm căn cứ sau thời gian thai sản sẽ xử lý cho nghỉ việc.
Còn lương cứng P1 + P2 thì bạn vẫn nhận đủ.
+ Phương án 2: Nếu bạn đồng ý thay đổi lương thưởng (tình huống này có vẻ khó vì bạn muốn giữ nguyên lương) thì sẽ thay đổi KPI. Công việc nhẹ hơn, lương thấp hơn thì KPI sẽ bớt áp lực.
+ Phương án 3: Nếu bạn không đồng ý thay đổi lương thưởng nhưng công ty đồng ý thay đổi công việc cho bạn nữ (bỏ bớt việc tuyển dụng) thì tiến hành thay đổi thẻ KPI. Cụ thể: Bỏ bớt các thước đo liên quan đến tuyển dụng, thay bằng các thước đo liên quan đến C&B và Admin. Hoặc nâng cao chỉ tiêu của các thước đo KPI còn lại sau khi bỏ KPI tuyển dụng.Nếu đầu công việc giảm thì trọng số sẽ dồn vào những công việc còn lại. Còn chỉ tiêu của các KPI còn lại thì sẽ tăng lên do thu nhập không giảm mà dồn vào các công việc đang làm.
+ Phương án 4: Nếu 3 phương án trên không được, bạn nhân viên chỉ muốn vơ lợi cho bản thân thì nên thuyết phục bạn nhân viên nghỉ việc. Phương án này không khuyến khích vì nhân viên là nữ lại đang trong tình trạng thai sản.
+ Chú ý: Để đảm bảo KPI của cả phòng vẫn hoàn thành, các công việc của bạn sẽ được TBP (hoặc nhân viên khác) làm song song. Kết quả không tính vào KPI của bạn thai sản.

- Trong thời gian nghỉ thai sản:
+ Các công việc và KPI của bạn thai sản được chia cho những người còn lại.
+ Nếu những người còn lại vẫn giữ nguyên KPI cũ thì trong trường hợp các KPI mới hoàn thành thì thưởng them cho họ.
+ Chú ý: Quản lý sẽ không được tăng lương hay thưởng vì KPI của quản lý bao chùm KPI nhân viên. Nhân viên không làm thì quản lý làm.

Cùng với việc đưa ra chính sách, quản lý nên sử dụng khả năng thuyết phục đàm phán để nhân viên chấp nhận nguyên tắc win win.

Nguyễn Hùng Cường
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản