Bộ phận, vị trí có nên cân bằng khi làm KPI theo phương pháp BSCvsKPI?

Tình huống: "XÂY KPIs THEO BSC CHO KHỐI VĂN PHÒNG DỄ HAY KHÓ?

Em thấy: Khi đi học về KPIs các Thầy/Cô thường nói muốn xây KPIs chuẩn cho từng Bộ phận, từng vị trí chức danh phải căn cứ vào BSC.

Điều này Em thấy đúng và rất dễ làm khi xây cho Sale, MKT, CSKH tức là 4 khía cạnh của BSC được thể hiện rất rõ nét khi áp dụng cho từng Bp cũng như các vị trí trực thuộc 3 Bp này.

Nhưng khi xây cho các Bộ phận, vị trí khối Back khác thì... khó trăm bề. Rất khó để áp đủ và lượng hóa 4 Khía cạnh của BSC vào khi thiết lập.

- Đối với Bp HCNS: Thiết lập tiêu chí ở khía cạnh Tài chính, Khách hàng ra sao? Xác định tỷ trọng của chúng như thế nào? Với KPIs Bộ phận là vậy, với các vị trí Xây dựng Hệ thống, Tuyển dụng, Đào tạo, C&B, Quan hệ lao động... thì tiêu chí và số hóa theo Tài chính, Khách hàng ra sao...?
- Đối với Bp Tài chính, Kế toán: Khía cạnh Khách hàng thiết lập ntn, xác định tỷ trọng 4 yếu tố theo Thẻ ra sao...? Với các vị trí: Quản trị TC, Kế toán kho, Thanh toán, Công nợ... thì ntn?
...
Đau đầu vô cùng ạ! Chẳng lẽ cứ phán chung chung cho có, cho đủ 4 khía cạnh của BSC mới gọi là KPIs chuẩn và khoa học?"

Trả lời:

1. Đầu tiên, chúng ta cần hiểu được bối cảnh của tình huống. Tôii nghĩ chủ nhân của câu hỏi đang hỏi về việc thiết lập thẻ điểm cân bằng (BSC) cho từng bộ phận và từng vị trí.

Cách làm đầy đủ như sau:

Giai đoạn 1: Làm BSC công ty. Cách làm cũng giống như trong ảnh dưới đây gồm các bước:
- Bước 1: Xác định chiến lược và bản đồ chiến lược
- Bước 2: Xác định thước đo và chỉ tiêu chiến lược
- Bước 3: Xác định các kế hoạch hành động (chỗ này tôi hay gọi là chiến thuật)
- Bước 4: Cấp trên (HĐQT) và cấp dưới (CEO) trao đổi với nhau để chốt Kpi.

Giai đoạn 2: Làm BSC bộ phận. Các bước giống như làm BSC cho công ty, bao gồm:
- Bước 1: Trưởng bộ phận nhìn và bản đồ chiến lược và xác định các chiến lược cho bộ phận mình (hoặc CEO sẽ phân chiến lược cho bộ phận)
- Bước 2: Xác định thước đo và chỉ tiêu chiến lược của bộ phận
- Bước 3: Xác định các kế hoạch hành động cho bộ phận
- Bước 4: Cấp trên (CEO) và cấp dưới (Trưởng bộ phận) trao đổi với nhau để chốt Kpi.

Giai đoạn 3: Làm BSC vị trí. Giống các giai đoạn trên, các bước như sau:
- Bước 1: Nhân viên nhìn và bản đồ chiến lược bộ phận và xác định các chiến lược cho vị trí (hoặc trưởng phòng sẽ phân chiến lược cho vị trí)
- Bước 2: Xác định thước đo và chỉ tiêu chiến lược của vị trí
- Bước 3: Xác định các kế hoạch hành động cho vị trí
- Bước 4: Cấp trên (TP) và cấp dưới (NV) trao đổi với nhau để chốt Kpi.

Sau khi có KPI cho các vị trí, nếu tổ chức:
- Vẫn để có 4 viễn cảnh thì gọi là BSC vị trí:

Xem thêm bài: "Cách làm BSC – KPI theo Kplan &Norton"

Tuy nhiên, chủ nhân câu hỏi có vẻ như làm theo cách tắt:

"Khi xây cho các Bộ phận, vị trí khối Back khác thì... khó trăm bề. Rất khó để áp đủ và lượng hóa 4 Khía cạnh của BSC vào khi thiết lập.
- Đối với Bp HCNS: Thiết lập tiêu chí ở khía cạnh Tài chính, Khách hàng ra sao? Xác định tỷ trọng của chúng như thế nào? Với KPIs Bộ phận là vậy, với các vị trí Xây dựng Hệ thống, Tuyển dụng, Đào tạo, C&B, Quan hệ lao động... thì tiêu chí và số hóa theo Tài chính, Khách hàng ra sao...?
- Đối với Bp Tài chính, Kế toán: Khía cạnh Khách hàng thiết lập ntn, xác định tỷ trọng 4 yếu tố theo Thẻ ra sao...? Với các vị trí: Quản trị TC, Kế toán kho, Thanh toán, Công nợ... thì ntn?"

Tức thay vì đi theo tuần tự thác đổ như ở trên thì tác giả nhảy luôn vào bộ phận, rồi lấy cái form thẻ BSC có 4 viễn cảnh rồi tự đưa các chỉ tiêu vô.

Như hình ở trên, ta sẽ thấy "khó trăm bề. Rất khó để áp đủ và lượng hóa 4 Khía cạnh của BSC vào khi thiết lập."

2. Do có sự khó khăn đó, khi đi tư vấn và ứng dụng xây dựng hệ thống Quản trị hiệu suất, tôi hay đề xuất các tổ chức sử dụng phương pháp kết hợp giữa BSC - KPI (xây KPI từ chiến lược theo mô hình BSC) và JD - KPI (xây KPI từ chức năng nhiệm vụ). Tôi hay gọi là phương pháp BSCvsKPI.

Chính vì áp dụng phương pháp này nên việc lập Bản đồ chiến lược của tôi chỉ làm một lần duy nhất ở cấp độ vĩ mô (lập bản đồ chiến lược cho toàn tổ chức). Có bản đồ rồi, tôi và hội đồng chiến lược sẽ bước vào thiết lập thẻ điểm cân bằng cho tổ chức (BSC) thông qua việc tìm các thước đo (kpi) và chỉ tiêu chiến lược từ các ý tưởng (mục tiêu) chiến lược. Có các KPI chiến lược xong là tôi tiến tới hoàn thiện bản BSC như xác định trọng số các thước đo, tần suất đo, nơi kiểm tra kết quả. Cuối cùng trong bước hoàn thiện BSC là phân bổ các thước đo xuống các bộ phận.

Sau đấy các bộ phận sẽ sử dụng các KPI đó được phân bổ để tiếp tục tìm ra các KPI trực tiếp cho bộ phận mình. Tức là các bộ phận sẽ không lập bản đồ chiến lược cho bộ phận mình nữa. Điều này đồng nghĩa khi thiết lập bảng các chỉ số KPI chúng ta cũng không cần 4 viễn cảnh. Khi không có 4 viễn cảnh, thẻ điểm chứa các thước đo KPI được gọi là thẻ KPI chứ không còn gọi là thẻ điểm cân bằng (BSC).

Dưới đây là ảnh thư viện KPI của bộ phận. Các thước đo KPI được lấy từ chiến lược phân bổ xuống và chức năng nhiệm vụ (dùng phương pháp JD - KPI để phân tách - trả lời câu hỏi công việc như thế nào là đạt về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí?).

Tương tự vậy khi xuống vị trí, tôi cũng không lập bản đồ chiến lược cho vị trí. Với thẻ KPI thì cũng không có 4 viễn cảnh. Ví dụ như sau:

Cuối cùng, xin chia sẻ cách làm KPI theo phương pháp BSCvsKPI như sau:

Giai đoạn 1: Topdown – Từ trên xuống
- Bước 1: Xác định dòng chảy chiến lược.
- Bước 2: Xác định bản đồ chiến lược có 4 viễn cảnh.
- Bước 3: Xác định các thước đo và chỉ tiêu chiến lược.
- Bước 4: Đưa các thước đo và chỉ tiêu chiến lược vào thẻ điểm cân bằng (BSC)
- Bước 4: Hoàn thiện BSC của công ty:
- Bước 5: Từ bản BSC hoàn thiện, phân bổ các chỉ tiêu xuống các bộ phận.

Giai đoạn 2: Bottomup – Từ dưới lên:
- Bước 1: Xây dựng các thước đo hiệu quả công việc từ các chỉ tiêu phân bổ của công ty
- Bước 2: Xác định chức năng nhiệm vụ, vị trí của bộ phận.
- Bước 3: Thông qua phương pháp JD - KPI, tìm các thước đo hiệu quả và chỉ tiêu công việc từ chức năng và quy trình bộ phận.
- Bước 4: Tập hợp các thước đo và chỉ tiêu đó vào bảng chỉ tiêu được phân bổ để tạo thành thư viện KPI

Giai đoạn 3: Hoàn thiện các thẻ KPI cho vị trí và hệ thống Quản trị hiệu suất
- Bước 1: Tiến hành rút gọn, lựa chọn các KPI phù hợp cho từng vị trí.
- Bước 2: Chỉnh sửa, thêm bớt các thước đo khắc phục điểm yếu khi áp dụng KPI.
- Bước 3: Đặt ra các trọng số phù hợp tùy theo mức độ quan trọng của từng tiêu chí
- Bước 4: Lựa chọn phương pháp (cách thức) đánh giá kết quả công việc.
- Bước 5: Xây dựng hệ thống đo đếm báo cáo.
- Bước 6: Xây dựng chính sách đánh giá và lương thưởng thúc đẩy hoàn thành KPI. Cách làm theo kiểu 3P
- Bước 7: Kiểm thử chính sách trước khi áp dụng
- Bước 8: Hoàn thành thang KPI cho từng bậc năng lực của vị trí

Vui lòng xem: Chi tiết các bước triển khai phương pháp kết hợp BSC – KPI và JD – KPI

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QT hiệu suất BSCvsKPI