Xây dựng chính sách đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp

Trong một thế giới thay đổi không ngừng, nơi công nghệ phát triển như vũ bão và yêu cầu công việc ngày càng phức tạp, việc nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên trở thành nhiệm vụ cấp thiết. Một chính sách đào tạo được xây dựng bài bản không chỉ giúp nâng cao kỹ năng, kiến thức cho nhân sự, mà còn góp phần xây dựng văn hóa học tập, tăng cường sự gắn kết và lòng trung thành của nhân viên với tổ chức. Vậy làm thế nào để xây dựng một chính sách đào tạo nhân sự hiệu quả? Cùng Blognhansu tìm hiểu trong bài viết nhé.

Chính sách đào tạo nhân viên mới

1. Các chương trình đào tạo nhân viên mới

Hoạt động đào tạo nhân viên mới được tổ chức để giúp cho nhân viên mới tiếp nhận công việc nhanh chóng và hiệu quả.

Các chương trình đào tạo nhân viên mới phổ biến bao gồm:

• Đào tạo văn hóa doanh nghiệp, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, nguyên tắc phục vụ khách hàng…
• Đào tạo quy định, quy trình làm việc, an toàn thông tin, an toàn lao động.
• Đào tạo kỹ năng công việc và nghiệp vụ chuyên môn.
• Đào tạo am hiểu sản phẩm/dịch vụ, am hiểu khách hàng.

2. Quy trình đào tạo nhân viên mới

Mỗi vị trí công việc sẽ có những chương trình đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ riêng. Khi tuyển nhân viên mới, các chương trình đào tạo chung bao gồm: đào tạo về văn hóa công ty, quy trình, quy định, nguyên tắc phục vụ khách hàng, am hiểu sản phẩm/dịch vụ… Sau đó là các chương trình đào tạo riêng cho từng vị trí chuyên môn sẽ được phân chia về bộ phận/cá nhân phụ trách đào tạo khác.

2.1 Thiết kế chương trình đào tạo

Bộ phận nhân sự cần thiết kế các chương trình đào tạo chung và riêng cho từng vị trí công việc. Chương trình đào tạo chung sẽ thực hiện đào tạo tập trung với mọi nhân viên. Với chương trình đào tạo riêng, cần xác định các kỹ năng, nghiệp vụ theo mô tả công việc; có thể phối hợp với trưởng bộ phận chuyên môn hoặc người được ủy quyền xây dựng tài liệu đào tạo, xác định người đào tạo, thời lượng cho mỗi chương trình đào tạo.

Chương trình đào tạo chỉ cần xây dựng 1 lần để áp dụng cho nhiều đợt tuyển dụng mới. Các chương trình có thể thêm, bớt, bổ sung thông tin để phù hợp với tình hình đào tạo thực tế với mỗi thời điểm. Hàng năm, doanh nghiệp nên kiểm tra lại hiệu quả và tính thực thi của mỗi chương trình đào tạo để điều chỉnh, xây mới nếu cần thiết.

1.2 Sắp xếp lịch đào tạo

Người phụ trách lên lịch đào tạo cho nhân viên mới tham gia các chương trình đào tạo tập trung và chương trình đào tạo riêng.

Lịch đào tạo căn cứ vào:

• Thời gian đi làm của nhân sự mới
• Thời gian làm việc của người đào tạo
• Địa điểm thực hiện đào tạo có sẵn hay có sự kiện khác?

Trong bước này, người phụ trách nên tổng hợp luôn danh sách nhân viên tham gia đào tạo, người đào tạo và thông báo bằng email (hoặc hình thức khác) cho những người tham gia.

1.3 Tổ chức đào tạo tập trung

Triển khai đào tạo tập trung với các chương trình đào tạo chung theo thời gian, địa điểm và số nhân sự trong kế hoạch trước đó.

1.4 Tổ chức đào tạo riêng

Các nhân sự mới sẽ tham gia đào tạo riêng tại bộ phận mà nhân sự đó công tác theo chương trình được thiết kế trước đó. Giảng viên đào tạo có trách nhiệm hướng dẫn, cung cấp tài liệu cho nhân sự mới.

1.5 Đánh giá sau đào tạo

Tổ chức cho nhân sự mới tham gia các bài test sau các khóa đào tạo và thực hiện đánh giá nhân sự đạt, không đạt để có quyết định ký hợp đồng chính thức, dừng hợp động lao động hoặc đào tạo lại cho nhân viên.

Chính sách đào tạo nội bộ

1. Các chương trình đào tạo nội bộ phổ biến

Một số chương trình đào tạo nội bộ phổ biến như:

• Chương trình đào tạo cho quản lý cấp cao, quản lý cấp trung, cán bộ nguồn.
• Chương trình đào tạo cho nhân viên các bộ phận với kỹ năng, chuyên môn, nghiệp vụ mới…
• Chương trình đào tạo tư duy áp dụng với toàn bộ cán bộ nhân viên.

Bên cạnh đó, còn có nhiều khóa đào tạo chuyên môn cho từng vị trí công việc như:

• Bộ phận nhân sự: Đào tạo chiến lược nhân sự, Đào tạo quản trị thực thi theo hiệu quả KPIs...
• Bộ phận Kinh doanh: Đào tạo giám đốc kinh doanh, Đào tạo bán hàng và tư duy lấy khách hàng làm trọng tâm…
• Chương trình đào tạo chung: Design thinking (Tư duy thiết kế), Critical and Logical Thinking (Tư duy phản biện và logic), Brainstorming (Sáng tạo), kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lập kế hoạch…

2. Quy trình đào tạo nhân sự nội bộ

Quy trình đào tạo nhân sự nội bộ trong doanh nghiệp thường được triển khai theo 4 bước.

2.1 Xác định nhu cầu đào tạo

Khi xác định nhu cầu đào tạo nội bộ, doanh nghiệp cần xác định: Tại sao cần có chương trình đào tạo nội bộ đó? Đối tượng đào tạo là ai? Lợi ích của chương trình đào tạo là gì?

• Ở cấp độ tổ chức: Công tác đào tạo cần có sự ủng hộ, chấp thuận từ cấp lãnh đạo, các quản lý cấp trung. Đào tạo cần gắn liền với chiến lược phát triển của tổ chức, được ứng dụng vào công việc và đem lại hiệu quả về kinh tế cho doanh nghiệp trong tương lai.
• Ở cấp độ thực hiện: Đánh giá thực trạng và hiệu quả làm việc tại các bộ phận, phát hiện các điểm yếu hoặc vấn đề khiến công việc chưa đạt hiệu quả cao. Nếu vấn đề có thể được xử lý, quản lý bộ phận đó có thể tự đào tạo nhân viên để tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Nếu yếu điểm không khắc phục được ở cấp bộ phận, người phụ trách đào tạo sẽ ghi nhận lại vấn đề để thiết kế chương trình đào tạo phù hợp.
• Ở cấp độ cá nhân: Sử dụng phương pháp đo lường, thu thập thông tin như phỏng vấn, khảo sát, quan sát… để theo dõi sát sao năng lực làm việc của từng nhân viên để lên lộ trình đào tạo phù hợp. Ngoài ra, lấy góp ý, mong muốn của nhân viên muốn được đào tạo thêm kỹ năng, nghiệp vụ gì thì có thể đề xuất.

2.2 Lập kế hoạch đào tạo

Cần căn cứ trên nhu cầu đào tạo từ bước 1 để xác định:

• Chương trình đào tạo và mức độ quan trọng, cấp thiết
• Thời gian đào tạo, đối tượng tham gia đào tạo
• Mục tiêu của chương trình đào tạo
• Cách thức triển khai, đo lường kết quả khi đào tạo kết thúc
• Xây dựng tài liệu đào tạo, Bài kiểm tra sau đào tạo (ai phụ trách, nội dung gì?)
• Xác định giảng viên đào tạo, hình thức và phương pháp đào tạo
• Chi phí đào tạo…

2.3 Triển khai đào tạo nội bộ

Việc đào tạo nhằm mục đích cuối cùng là bổ sung kiến thức, hành vi và thái độ của nhân viên. Ở mỗi mục tiêu và mức độ, cần áp dụng những phương pháp phù hợp.

Có nhiều hình thức đào tạo, được sử dụng nhiều nhất có thể kể đến các hình thức đào tạo sau:

Đối với việc đào tạo cho cấp nhà quản trị và chuyên viên	Đối với đào tạo công nhân trực tiếp sản xuất hoặc nhân viên nghiệp vụ
Phương pháp nghiên cứu tình huống Phương pháp hội nghị Mô hình ứng xử Trò chơi quản trị Đào tạo bàn giấy Thực tập sinh Kỹ thuật nghe nhìn	Kèm cặp tại chỗ Đào tạo học nghề Phương pháp sử dụng dụng cụ mô phỏng Đào tạo chính quy

2.4 Đánh giá chương trình đào tạo

Việc đánh giá chương trình đào tạo là vô cùng cần thiết mỗi khi chương trình đào tạo kết thúc. Điều này để đánh giá: chương trình đào tạo có phù hợp hay không, có tính ứng dụng cao và đem lại hiệu quả như mục tiêu đã lên kế hoạch hay không.

Đánh giá sau đào tạo bao gồm các hoạt động sau:

• So sánh hiệu quả làm việc của nhân viên trước và sau khi được đào tạo để xác định liệu chương trình đào tạo có đáp ứng được các mục tiêu đào tạo hay không
• Lấy ý kiến của người tham gia sau mỗi buổi đào tạo về nội dung kiến thức được cung cấp, đánh giá phương pháp đào tạo…
• Nhu cầu tham gia đào tạo các chương trình khác trong tương lai

Việc đánh giá sẽ là căn cứ để doanh nghiệp có những điều chỉnh trong chính sách đào tạo nhân sự trong tương lai để đem lại hiệu quả tốt hơn cho doanh nghiệp.

Lời kết

Như vậy, việc xây dựng một chính sách đào tạo nhân sự hiệu quả là một khoản đầu tư chiến lược của doanh nghiệp. Một chính sách đào tạo được thiết kế bài bản, chú trọng đến nhu cầu thực tế của nhân viên và mục tiêu kinh doanh của công ty sẽ là chìa khóa để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh, thúc đẩy sự đổi mới và đạt được những thành công vượt trội trong tương lai.

• Khung năng lực COID là gì? 4 bước xây dựng phương pháp COID
• Adhocracy culture – Văn hóa thúc đẩy sự linh hoạt trong doanh nghiệp