Categories: Tuyển - Chuyện 3T - Tuyển mộ, Tuyển chọn, Thử việc

Quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

Tuyển dụng nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng, góp phần vào sự phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp. Một quy trình tuyển dụng bài bản và hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp thu hút được những ứng viên phù hợp mà còn tối ưu hóa chi phí và thời gian. Cùng Blognhansu tìm hiểu các bước trong quy trình tuyển dụng nhé.

1. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng

15 ngày trước năm/quý mới, các bộ phận, phòng ban trong toàn công ty có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho năm/quý tới với các chi tiết cụ thể nhất, gửi bản kế hoạch tuyển dụng về phòng Nhân sự. Các phòng ban chịu trách nhiệm về bản kế hoạch đã đưa ra.

Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận cung cấp, bộ phận nhân sự có trách nhiệm xem xét, tư vấn, đánh giá lại nhu cầu tuyển dụng và liên hệ trước với các nguồn cung ứng lao động để xác định khả năng đáp ứng, thuận tiện khi có yêu cầu tuyển dụng thực tế.

2. Phiếu yêu cầu tuyển dụng

Phòng ban khi có yêu cầu tuyển dụng sẽ đến phòng nhân sự nhận mẫu đơn, điền vào Phiếu yêu cầu tuyển dụng và Hồ sơ tuyển dụng sau đó gửi về phòng nhân sự.

3. Phòng nhân sự xem xét

Giám đốc Nhân sự xem xét Phiếu yêu cầu tuyển dụng, nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người sẽ ký duyệt và trình cấp trên duyệt. Nếu thấy không cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả Phiếu yêu cầu tuyển dụng, Hồ sơ tuyển dụng cho phòng ban có nhu cầu tuyển trong vòng 10 ngày.

4. Phê duyệt

Phòng Nhân sự trình BTGĐ ký duyệt Phiếu yêu cầu tuyển dụng. Khi BTGĐ đã ký duyệt, Phiếu yêu cầu tuyển dụng được chuyển về bộ phận Tuyển dụng – Phòng Nhân sự để tiến hành tìm ứng viên phù hợp.

5. Thông báo tuyển dụng

Công ty luôn ưu tiên, tạo cơ hội phát triển, thăng tiến cho nhân viên của công ty (NV-CN được ứng tuyển vào những vị trí khác đang trống), cũng như tạo điều kiện cho nhân viên được giới thiệu người thân, bạn bè của mình vào làm việc tại công ty.

Khi có nhu cầu tuyển dụng, phòng nhân sự ra thông báo tuyển dụng nhân viên trên email nội bộ của công ty, các nguồn cung ứng lao động bên ngoài... Nội dung thông báo gồm các yêu cầu, điều kiện tuyển dụng, hồ sơ, thời gian nhận hồ sơ...

6. Nhận và xét hồ sơ

Bộ phận Tuyển dụng - Phòng Nhân sự nhận và kiểm tra hồ sơ theo Phiếu xét duyệt hồ sơ. Tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như sau:

6.1 Về mặt hình thức

- Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để Công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu.

- Các giấy tờ cần thiết phải được sắp xếp gọn gàng theo thứ tự như sau:
+ Đơn xin việc
+ Sơ yếu lí lịch (có chứng thực của địa phương)
+ Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên (nếu có) (có chứng thực hoặc đối chiếu với bản gốc).
+ Giấy khám sức khỏe
+ Bản sao hộ khẩu, Giấy đăng ký tạm trú (nếu có)
+ Bản sao CMND
+ 4 tấm hình 3*4
+ Quyết định thôi việc đơn vị cũ (nếu cần)

6.2 Về mặt nội dung

Hồ sơ phải thể hiện được trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của Đơn xin việc và Sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
Bên cạnh đó, ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thông qua Giấy khám sức khỏe đã được xác nhận của Cơ quan y tế có thẩm quyền.

6.3 Các tiêu chuẩn khác

- Việc xét tuyển sẽ được ưu tiên đối với hồ sơ các ứng viên nội bộ.
- Hồ sơ ứng tuyển của đợt tuyển dụng trước sẽ được ưu tiên xem xét lại.
- Hồ sơ ứng viên được ưu tiên theo thứ tự: Kinh nghiệm chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc, không có kinh nghiệm nhưng có tố chất, năng lực có thể phát triển được.

7. Kiểm tra-sơ vấn

Các ứng viên đều làm bài kiểm tra/sơ vấn (trừ công nhân SX). Các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng cần phải gửi đề bài, thang điểm, đáp án cho Bộ phận Tuyển dụng - Phòng Nhân sự trước ngày kiểm tra 2 ngày để tổ chức kiểm tra. Khi ứng viên đã hoàn thành bài kiểm tra, Bộ phận Nhân sự sẽ thông báo cho Phòng ban liên quan đến nhận hồ sơ, đề thi và bài kiểm tra của ứng viên. (Nếu bài kiểm tra của ứng viên được thực hiện trên máy vi tính thì Bộ phận Tuyển dụng sẽ gửi Email trực tiếp đến người có trách nhiệm chấm bài).

Chấm điểm xong, bộ phận quản lý trực tiếp gửi bài kiểm tra, điểm, kết quả đánh giá cho Bộ phận Tuyển dụng chậm nhất 02 ngày kể từ khi nhận được bài làm của ứng viên. Nếu đạt, phòng Nhân sự phối hợp cùng Trưởng bộ phận sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chuyên môn. Còn nếu không đạt sẽ thông báo loại.

8. Phỏng vấn chuyên môn

Bộ phận Tuyển dụng - Phòng Nhân sự chuyển những thông tin về ứng viên cho người tham gia phỏng vấn trước ngày phỏng vấn chuyên môn 02 ngày để nghiên cứu.

- Nếu tuyển các chức danh nhân viên, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Bộ phận Tuyển dụng, bộ phận có nhu cầu tuyển dụng hoặc BTGĐ (nếu cần thiết) sẽ tham dự.
- Nếu tuyển các chức danh Quản lý cấp trung và cấp cao, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: BTGĐ, GĐNS, Giám đốc bộ phận, Chuyên viên cao cấp hoặc người được BTGĐ đề cử tham gia.phỏng vấn.

Trong quá trình phỏng vấn, mỗi phỏng vấn viên phải đưa ra kết quả đánh giá riêng và sau đó trao đổi thống nhất. Nếu không thống nhất được ý kiến, BTGĐ là người quyết định cuối cùng.
Kết quả phỏng vấn được ghi trong Bản dữ liệu ứng viên dự tuyển.

9. Mời nhận việc

Dựa vào Kết quả phỏng vấn trong Bản dữ liệu ứng viên dự tuyển, Phòng Nhân sự sẽ mời các Ứng viên đạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn chuyên môn nhận việc bằng thư mời nhận việc hoặc qua điện thoại. Phòng Nhân sự phối hợp cùng các Trưởng bộ phận hướng dẫn NV-CN mới làm các thủ tục nhận việc phổ biến nội quy, chính sách,… của công ty qua buổi đào tạo hội nhập.

10. Thử việc

Bộ phận quản lý trực tiếp có trách nhiệm phân công, hướng dẫn công việc, trình bày rõ trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên mới. Bộ phận quản lý trực tiếp sẽ đưa ra Chương trình thử việc mà nhân viên mới phải thực hiện. Thời gian thử việc áp dụng theo quy định của Công ty. Kết thúc thời gian thử việc nhân viên được đánh giá lại.

11. Đánh giá sau thử việc

Phòng Nhân sự có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho Trưởng bộ phận hoặc người trực tiếp quản lý nhân viên mới trước 2 tuần. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hoàn thành công việc của nhân viên mới, Trưởng bộ phận/người quản lý trực tiếp xác nhận, đánh giá kết quả sau thời gian thử việc và gửi về phòng Nhân sự.

12. Quyết định tuyển dụng

Nhân viên mới sau khi đã qua thời gian thử việc và được Trưởng bộ phận đánh giá đạt yêu cầu (đối với NV trở lên), phòng Nhân sự sẽ ra quyết định nhận việc chính thức. Nhân viên được ký kết Hợp đồng lao động và hưởng đầy đủ các chính sách, chế độ phúc lợi theo quy chế của công ty.

Lời kết

Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả là một quá trình đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc về thời gian, nguồn lực và chiến lược. Việc tuân thủ một quy trình bài bản, từ việc xác định nhu cầu, thu hút ứng viên, sàng lọc, phỏng vấn, đánh giá đến hòa nhập nhân viên mới, không chỉ giúp doanh nghiệp tìm kiếm được những nhân tố phù hợp mà còn xây dựng được một đội ngũ vững mạnh, gắn kết và cống hiến lâu dài cho sự phát triển của tổ chức.