Không JD, việc làm lung tung, tổng hợp làm kpi thế nào?

Hôm nay là ngày Giỗ Tổ, cả nưics được nghỉ, tôi cũng nhân dịp này xả hơi để lấy lại giọng sau chuỗi ngày cày cuốc. Cái nghề tư vấn này rất cần giọng nói ít nhất nghe được. Theo thói quen, tôi dậy lúc 6h, kiểm tra xem có công việc gì không?

Trong tin nhắn chờ, tôi thấy có câu hỏi: “Em chào anh Cường! Trong những ngày nghỉ e đang loay hoay về việc xây dựng KPI gấp cho công ty với đặc thù ngành khá khó. Trong tay hiện tại côngty chưa có chức năng nhiệm vụ của từng phòng/ban, mô tả công việc cho từng vị trí. Các vị trí cũng đang gọi chung chung nhân viên, chuyên viên,.... chứ chưa gọi mặt đặt tên cho từng vị trí đang nắm giữ HOẶC các vị trí đó đang kiêm nhiệm nhiều việc mà khó chuyên môn hoá được. Vậy anh có thể cho e 1 số lời khuyên đối với việc này để bắt tay vào việc xây dựng đc k?”

Khi đọc kĩ câu hỏi, ta thấy có 2 vấn đề:
- (1) Côngty chưa có chức năng nhiệm vụ của từng phòng/ban, mô tả công việc cho từng vị trí. Các vị trí cũng đang gọi chung chung nhân viên, chuyên viên,.... chứ chưa gọi mặt đặt tên cho từng vị trí đang nắm giữ.
- Hoặc (2) các vị trí đó đang kiêm nhiệm nhiều việc mà khó chuyên môn hoá được.

Ở tình huống (1) chưa có chức năng nhiệm vụ bộ phận và vị trí, ta làm theo các bước sau:

Bước 1: Xác định chức năng bộ phận và ma trận phân nhiệm cho các vị trí.
- Xác định mục đích của bộ phận
- Xác định chức năng của phòng, phân bổ nhiệm vụ và đặt tên các vị trí
- Hoàn thiện sơ đồ vị trí
Bước 2: Sử dựng phương pháp JD - KPI để phân tách KPI từ chức năng.
Bước 3: Tạo thư viện Kpi bộ phận bằng cách tập hợp Kpi từ bảng phân tách và kpi chiến lược do công ty phân bổ xuống.
Bước 4: Phân bổ kpi cho các vị trí theo như bảng phân bổ nhiệm vụ ở bước 1.
Bước 5: Rút gọn kpi từng vị trí xuống 8.

Cách làm giống hệt trong bài: “Cách xây dựng KPI cho công ty nhanh”

Kết quả ta ra bản kpi cho vị trí:

Với tình huống (2) gặp phải vị trí “Thợ đụng - đụng cái gì cũng làm” thì kpi thế nào?

Câu trả lời cũng khá tương tự như ở trên. Chúng ta sẽ tạo ra thẻ kpi thay đổi linh hoạt theo từng thời điểm. Thời điểm A, thợ đụng việc A thì kpi A. Thời điểm B, thợ đụng việc B thì kpi B. Nếu thời điểm A và B ngắn thì gộp Kpi A và Kpi B vào 1 bảng và đáng trọng số % sao cho tổng là 100%.

Cụ thể các bước:
Bước 1: Xác định công việc của vị trí trong trong tháng (nếu đo theo tháng)
Bước 2: Sử dựng phương pháp JD - KPI để phân tách KPI từ các công việc.

Nhìn vào từng đầu công việc rồi lẩm bẩm khẩu quyết ở trên

Bc2.1. Làm thế nào để đo được hiệu suất - tức:
- Khối lượng
- Chất lượng
- Tốc độ hoàn thành
- Chi phí
của người thực hiện công việc đó?

Hay trả lời câu hỏi khẩu quyết: Công việc như thế nào là đạt về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí?

Bc2.2. Có được câu trả lời rồi thì chuyển đổi câu trả lời về mẫu KPI:
Số + ...
Tỷ lệ + ..
Thời gian ...

Bước 3: Tạo thư viện Kpi vị trí bằng cách tập hợp Kpi từ bảng phân tách.
Bước 4: Rút gọn kpi từng vị trí xuống 8.

Cách làm giống như bài: “Xây dựng KPI tắt như thế nào cho nhanh?

Thế nhỡ không thể xác định trước được công việc trong tháng cho vị trí thợ đụng thì sao? Câu phản biện này giống như câu hỏi: Cách làm KPI cho các vị trí khó định lượng như Developer, kiến trúc sư, kỹ thuật?

Kinh nghiệm của tôi là... hãy tưởng tượng những người làm những công việc đó như anh thợ đụng. Công việc của anh là đụng cái gì làm cái đó. Nào là trát vữa, quét sơn... Giờ phải trả công cho anh như thế nào? Trả theo công nhật hay khoán? Mà trả kiểu gì cũng phải khoán. Nhưng việc của anh đâu phải lúc nào cũng chỉ 1 mà lúc có việc này anh đụng nó, hết việc anh đụng sang cái khác. Cho nên có một cách khoán là quy đổi công việc ra 1 giá trị nào đó rồi giao chỉ tiêu.

Ví dụ:
- Sơn nhà có giá là 200k/ 1 m2
- Xây tường có giá là 400k/ 1 m2
- Trộn vữa có giá là 100k/ 1 bao xi măng (theo công thức 2 vữa 1 xi).
Suy ra chúng ta có chỉ tiêu: Tổng giá trị công việc mà thợ cần "đụng": 1000k/ ngày.

Bạn đọc thêm bài: “Cách làm KPI cho các vị trí khó định lượng như Developer, kiến trúc sư, kỹ thuật

Chúc bạn một ngày nghỉ lễ đầy niềm vui.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng ht QTNS BSCvsKPI