Cách làm KPI theo mô hình xương cá

Hôm nay, vừa xong ca tư vấn thì tôi được đối tác gửi cho một bức ảnh hay quá. Tôi gọi bức ảnh đó là phương pháp làm KPI theo mô hình xương cá. Xin chia sẻ với cả nhà bức ảnh và các bước do tôi gõ lại:

Bước 1: Xác định đầu cá
Mỗi mục tiêu trong bản đồ chiến lược sẽ là một đầu cá cần phải hoàn thành

Bước 2: Xác định xương cá (CSF)
Ứng với mỗi đầu cá, liệt kê các nhánh xương hay còn gọi là CSF (yếu tố thành công then chốt)

Bước 3: Xác định KPI
Khi các CSF (yếu tố thành công then chốt) được tìm ra thì việc tiếp theo là tìm ra các chỉ số hiệu suất KPI cho các yếu tố này

Tóm lại: Mục tiêu = CSF + KPI

Sau đó tôi lại được xem thêm một hình và nội dung trao đổi về cách thức phân bổ KPI cho cá nhân.

I. Từ 2 hình tôi logic lại cách làm KPI theo mô hình xương cá như sau:

1. Xây dựng KPI ở thượng tầng (ban lãnh đạo):
- Đầu tiên là xác định ra các chiến lược (hoặc các mục tiêu) hoặc ra bản đồ chiến lược (nếu theo BSC thì bản đồ đó có 4 viên cảnh với các chiến lược được chia vào các viễn cảnh đó).
- Tiếp đến, sử dụng mô hình xương cá để tìm ra các CSF (yếu tố thành công then chốt).
- Ở mỗi CSF lại tìm ra các KPI đo hiệu quả hoặc hiệu suất hoàn thành CSF.
2. Xây dựng KPI ở hạ tầng (cấp độ bộ phận):
- Đầu tiên, phân bổ các mục tiêu (hoặc CSF) xuống cho các bộ phận. Đoạn này tôi không rõ ý lắm. Nhưng dựa trên kiến thức của tôi về BSC thì sẽ phân bổ mục tiêu. Tôi hay gọi các mục tiêu này là chiến lược.
- Dựa trên các mục tiêu được phân bổ, các bộ phận sẽ xác định các CSF theo mô hình xương cá.
- Ở mỗi CSF lại tìm ra các KPI đo hiệu quả hoặc hiệu suất hoàn thành CSF của bộ phận.
3. Xây dựng KPI ở cấp độ cá nhân: Các bước làm vẫn tương tự như mục 2.
- Đầu tiên, phân bổ các mục tiêu bộ phận (hoặc CSF) xuống cho các vị trí (hoặc cá nhân).
- Dựa trên các mục tiêu được phân bổ, các cá nhân sẽ xác định các CSF của mình theo mô hình xương cá.
- Ở mỗi CSF lại tìm ra các KPI đo hiệu quả hoặc hiệu suất hoàn thành CSF của cá nhân.

Nếu đúng như thế này thì phương pháp này giống như cách làm của Kaplan (cách làm gốc). Sự sáng tạo ở đây chính là mô hình hóa cách ra được KPI bằng xương cá. Cũng là một sự thú vị. Cách làm này cũng giông giống cách của tôi. Về bản chất vẫn là từ Công việc lớn (Sinh ra KPI lớn) --> Công việc trung bình (Sinh ra KPI trung bình) --> Công việc nhỏ (Sinh ra KPI nhỏ).

Vui lòng xem cách làm KPI theo tôi là bản gốc của Kaplan & Norton ở đây: Cách làm BSC – KPI theo Kplan &Norton.

Trước khi đọc tiếp cách làm của tôi, thân mời bạn cùng tìm hiểu về mô hình xương cá:

Biểu đồ xương cá hay Fishbone diagram được cho là xuất hiện lần đầu vào những năm 1920. Nhưng khái niệm này trở nên phổ biến hơn bởi giáo sư kỹ thuật người Nhật Bản, Kaoru Ishikawa, người đã đưa các quy trình quản lý chất lượng cho các nhà máy đóng tàu Kawasaki.

Nói một cách dễ hiểu, “biểu đồ xương cá là một công cụ khám phá nguyên nhân và kết quả giúp tìm ra ly do cho các khiếm khuyết, biến thể hoặc lỗi của một quy trình”. Biểu đồ xương cá giúp phá vỡ các nguyên nhân gốc rễ có khả năng góp phần tạo ra hiệu ứng của vấn đề. Đôi khi, nó còn được gọi là sơ đồ Ishikawa hoặc phân tích nguyên nhân và kết quả.

“Sơ đồ xương cá là một trong những công cụ chính được sử dụng trong phân tích nguyên nhân gốc rễ”.

Ban đầu, biểu đồ xương cá được hình thành như một công cụ hỗ trợ giải quyết vấn đề. Biểu đồ xương cá còn có thể linh hoạt được nhiều hơn thế. Với bất kỳ quy trình hay hệ thống nào, sơ đồ xương cá sẽ giúp bạn chia nhỏ tất cả các yếu tố góp phần của nó theo cách phân cấp.

Chi tiết hơn về biểu đồ này, bạn vui lòng đọc bài: Mô hình xương cá là gì? Phương pháp triển khai trong doanh nghiệp

II. Cách làm KPI theo phương pháp BSCvsKPI (cách làm của tôi):

1. Xây dựng KPI ở thượng tầng (ban lãnh đạo):
- Đầu tiên là xác định ra các chiến lược rồi đặt vào bản đồ chiến lược có 4 viên cảnh.
- Tiếp đến, trả lời câu hỏi chiến lược như thế nào là đạt về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí?
- Có câu trả lời thì đổi câu trả lời thành các KPI chiến lược.
- Trong trường hợp khó xác định được chiến lược như thế nào là đạt thì có thêm bước phụ:
+ Trả lời câu hỏi: Nhân tố hay chiến thuật nào dẫn tới sự thành công của chiến lược? Tôi gọi đây là CSF.
+ Có được CSF rồi thì lại quay trở về trả lời câu hỏi CSF như thế nào là đạt về số lượng, chất lượng, thời gian?
+ Trả lời xong thì chuyển đổi câu trả lời thành KPI.
2. Xây dựng KPI ở hạ tầng (cấp độ bộ phận) - tạo ra thư viện KPI ở bộ phận:
2.1 Xác định các KPI chiến lược cho bộ phận
- Đầu tiên, phân bổ các chiến lược và KPI chiến lược xuống cho các bộ phận
- Tiếp đến, trả lời câu hỏi: Để các lược thành công và KPI chiến lược hoàn thành thì bộ phận sẽ có Nhân tố hay hành động nào trực tiếp tham gia vào?
- Có câu trả lời thì tiếp tục trả lời câu hỏi: Nhân tố đó như thế nào là đạt số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí?
- Từ câu trả lời, chuyển đổi thành KPI chiến lược gắn trực tiếp với bộ phận
2.2 Xác định KPI chức năng của bộ phận
- Xác định các chức năng của bộ phận.
- Trả lời câu hỏi: Công việc đảm bảo điều gì? Như thế nào là đạt số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí? Có vấn đề gì xảy ra hay không?
- Sau đấy chuyển đổi câu trả lời thành thước đo KPI chức năng
2.3 Tập hợp KPI chiến lược trực tiếp của bộ phận và KPI chức năng vào 1 khu vực gọi là thư viện KPI bộ phận
3. Xây dựng KPI ở cấp độ vị trí:
- Đầu tiên, phân bổ các KPI bộ phận xuống cho các vị trí.
- Có được các KPI của vị trí rồi thì rút xuống 8 theo 6 nguyên tắc (SMART, KEY...)

Ngẫm kĩ thì thực ra Số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí chính là 4 nhánh xương cá. Việc tìm ra nhân tố, chiến thuật, hành động cũng chính là tìm các nhánh xương cá. Dù sao thì việc ứng dụng mô hình xương cá để tìm ra KPI cũng là một sự sáng tạo. Rất tiếc là chủ nhân của bức ảnh không viết sách để cộng đồng cùng hưởng lợi.

Kết quả cuối cùng tôi ra sản phẩm như này:

Đây là KPI của CEO:

Đây là KPI của trưởng bộ phận:

Còn đây là KPI của nhân viên:

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QT hiệu suất theo BSCvsKPI