P1 – Kinh nghiệm triển khai đánh giá giá trị công việc

Hà Nội trời mưa rả rích từ sáng tinh mơ cho đến giờ. Trong cơn mưa, có chút gì đó se se lạnh. Vậy là dấu hiệu chính thức Thu đã về. Thực ra thì Thu đã về từ lâu, tới thời điểm viết bài này, chỉ còn 3 ngày nữa là trung thu. Đợt này tôi lười viết chia sẻ kinh nghiệm, một phần do bận và cũng một phần do cơ thể bắt đầu có những dấu hiệu của bệnh nghề nghiệp. Tôi cứ ngồi lâu một chút là cổ mỏi nhừ, chỉ muốn đi nằm. Lâu lâu, anh bạn trĩ lại quay về chào hỏi. Gặp bạn mà cười như mếu.

Có lẽ tôi sẽ không viết chia sẻ kinh nghiệm nếu như không có ai đó hối thúc. Và lần này có chị đồng nghiệp trong HCM gọi điện ra hỏi về việc làm P1 trong 3P. Chị có ủng hộ tôi (mua quyền sử dụng thư viện tài liệu quản trị Nhân sự iCPO) và đang tham khảo các tài liệu về 3P để xây cho công ty. Chị làm và có vướng mắc. Tôi vừa trả lời vừa hướng dẫn chị xem các tài liệu. Về cơ bản, các tài liệu đủ để bất cứ ai tham khảo cũng có thể làm được. Sau khi nói chuyện (qua điện thoại) xong, tôi hứa sẽ viết 1 bài chia sẻ "Kinh nghiệm triển khai đánh giá giá trị công việc - P1 trong lương 3P". Đây chính là lý do tôi gác mọi thứ và dành thời gian để viết.

Đánh giá giá trị công việc từ đó xây dựng ra chính sách lương cơ bản (P1) cho các vị trí là 1 phần trong quá trình xây dựng lương 3P và cũng là 1 phần nhỏ trong tổng thể hệ thống Quản trị Nhân sự. Để xây dựng nó, tôi tiến hành như sau:

Đầu tiên, tôi yêu cầu công ty thành lập ra Hội đồng Tiền lương. Thành viên của hội đồng chính là các Quản lý, lãnh đạo, Nhân sự và Tư vấn (nếu có). Buổi họp diễn ra theo đúng lịch với sự có mặt đông đủ của các quản lý và lãnh đạo.

Buổi họp số 1: Của hội đồng Tiền lương - truyền thông về lương 3P

Sau khi thành lập xong hội đồng, tôi sẽ bắt đầu đào tạo và truyền thông về lương 3P để tất cả cùng hiểu. Cơ bản trong buổi truyền thông tôi sẽ chia sẻ các nội dung như sau:

- Định nghĩa về lương 3P: Coi tổng thu nhập của 1 vị trí là 1 cục bánh (hoặc thịt). Miếng bánh đó có 3 phần:

P1 (Position): Trả lương cho vị trí công việc (bằng cấp, chức vụ)
P2 (Person): Trả lương cho con người giữ vị trí công việc (thâm niên, năng lực, thái độ)
P3 (Performance): Trả lương cho thành tích của người giữ vị trí công việc (dựa vào kết quả công việc)

- Lý do cần áp dụng lương 3P: Đảm bảo nhiều yếu tố cho người lao động như công bằng, cân đối, đủ, đảm bảo cuộc sống, tạo ra sự khuyến khích...
- Cách xây dựng ra lương P1.
- Cách xây dựng lương P2.
- Cách xây dựng thưởng P3.

Khi hoàn thành chia sẻ về cách xây dựng thưởng P3 là tôi kết thúc buổi số 1.

Buổi họp số 2: Của hội đồng Tiền lương - triển khai xây dựng tiêu chí và đánh giá giá trị công việc các vị trí

Chia sẻ xong lý thuyết, tôi bắt đầu dẫn Hội đồng tiền lương sang buổi họp số 2. Trong buổi họp này, hội đồng sẽ tiến thành bước thống nhất sơ đồ tổ chức và các vị trí có trong công ty.

1. Xác định vị trí và mô tả công việc

+ Tôi: Xin mời hội đồng cùng thống nhất lại các vị trí và mô tả công việc.

Lúc này tôi thường đưa ra sơ đồ và danh sách cũng như mô tả công việc các vị trí. Ví dụ dưới đây là sơ đồ và danh sách vị trí:

- Hội đồng cùng nhìn vào các vị trí và chốt.

2. Xác định các nhóm yếu tố ảnh hưởng đến giá trị công việc

+ Tôi tiếp tục nói: Để công ty có thể xây được thang lương P1 thì cần có bộ tiêu chí đánh giá giá trị công việc. Muốn có bộ tiêu chí thì cần phải tìm ra các yếu tố ảnh hưởng. Các thầy hãy vui lòng cho biết: Lý do gì mà vị trí giám đốc lại có mức lương khác vị trí lái xe?
- Hội đồng trả lời: Lý do trách nhiệm, bằng cấp, rủi ro...
+ Tôi vừa gõ lại các câu trả lời và hỏi tiếp: Thế lý do gì mà vị trí kế toán lại có mức lương khác vị trí nhân sự?
- Hội đồng: Lý do mức độ quan trọng, độ khó...
+ Tôi: Cám ơn anh chị đã trả lời, theo như khảo sát, tôi thấy cơ bản các lý do đều quy về 7 nhóm yếu tố lớn sau: Mức độ tác động tổ chức; Mức độ quản lý; Phạm vi trách nhiệm; Mức độ phối hợp trong công việc; Trình độ chuyên môn & kinh nghiệm; Giải quyết vấn đề; Điều kiện môi trường làm việc.
+ Tôi nói hỏi: Các thầy thấy 7 yếu tố này thế nào? Có cần thay đổi, thêm hay bớt yếu tố nào không? Và định nghĩa từng nhóm tiêu chí nếu thêm?
- Hội đồng: Không thêm.
+ Tôi: Nếu hội đồng thống nhất có thêm tiêu chí (ví dụ: NỖ LỰC THỂ CHẤT VÀ TINH THẦN). Các anh chị sẽ cùng nhau định nghĩa: Tiêu chí này đo lường những yêu cầu về thể chất, quan sát và tnh thần của công việc. Những yêu cầu này cần được đánh giá trên các mặt: tần suất, thời gian và mức độ nặng nhọc. Anh chị có thêm nhóm tiêu chí nào không?
- Hội đồng: Không.

3. Xác định mức độ quan trọng (tỷ trọng) của các nhóm yếu tố.

+ Tôi mở file excel có bảng các nhóm yếu tố rồi nói với hội đồng: Chúng ta tiến hành so sánh các ô ở mỗi dòng với các ô ở mỗi cột, nếu:
Ô ở dòng có tầm quan trọng lớn hơn ô ở cột thì chấm: 3 điểm
Ô ở dòng có tầm quan trọng bằng với ô ở cột thì chấm: 2 điểm
Ô ở dòng có tầm quan trọng kém hơn so với ô ở cột thì chấm: 1 điểm
Do chúng ta có hội đồng nên chúng ta sẽ lấy điểm theo trung bình cộng.

+ Tôi yêu cầu các thành viên hội đồng nhìn lên màn hình máy chiều và đánh giá so sánh các nhóm yếu tố với nhau.

- Hội đồng bắt đầu cho điểm. Từng người sẽ đọc điểm.
+ Tôi ghi vào file excel. Ví dụ: Mức độ tác động tổ chức so sánh với Mức độ quản lý =(3+2+1+2+1+2+2+2+2)/9.

Tính ra điểm xong thì tôi tính ra được điểm tổng cộng và tỷ trọng. Thí dụ: Mức độ tác động tổ chức có điểm tổng cộng là 12,33333333 và tỷ trọng = 12,33333333 / 87,55555556 x 100% = 14%. Trong đó 87,55555556 là Tổng điểm.

4. Xác định các yếu tổ phụ thành phần ảnh hướng tới giá trị công việc

Sau khi có tỷ trọng là phân cấp độ và định nghĩa cho từng cấp đổ của từng nhóm yếu tố. Ở bước này, có khá nhiều việc cần làm.

- Tôi hỏi: Ở phần trên, chúng ta có các nhóm yếu tố. Liệu anh chị có muốn chia nhỏ các yếu tố hơn nữa để dễ đánh giá không?
+ Hội đồng: ... không ý kiến. (Chỗ này thường thì mọi người sẽ không có ý kiến gì).
- Tôi: Nếu các thầy không có ý kiến gì thì tôi gợi ý nên chia nhỏ hơn. Chúng ta sẽ chia nhỏ nhóm yếu tố dựa trên các định nghĩa ở trên. Ví dụ: Mức độ tác động lên tổ chức = Phạm vi ảnh hưởng + Mức độ tác động. Không biết các thầy có đồng ý?
+ Hội đồng: OK
- Tôi: Để tiện cho hội đồng, tôi đã chia nhỏ sẵn các yếu tố ảnh hưởng lớn thành các yếu tố phụ thành phần. Mời các anh chị trong hội đồng cùng xem và chỉnh sửa lại cho phù hợp với tổ chức
+ Hội đồng cùng xem và bàn bạc.

5. Xác định các mức (cấp) độ ảnh hướng đến giá trị công việc của từng yếu tố phụ và định nghĩa biểu hiện của từng mức

Xong việc xác định các yếu tố phụ thành phần, việc tiếp theo là xác định cấp độ và định nghĩa từng cấp độ cho các yếu tố thành phần phụ. Công việc này rất vất vả. Nó vất vả tương tự như định nghĩa năng lực trong xây dựng P2. Tuy nhiên nếu làm được thì công ty đã có bộ tiêu chí riêng.

- Tôi: Sau khi có yếu tố phụ thành phần, Cường mời hội đồng cùng xác định các mức (cấp) độ ảnh hướng đến giá trị công việc của từng yếu tố phụ và định nghĩa biểu hiện của từng mức. Để cho nhanh, tôi đã có chuẩn bị sẵn một số định nghĩa cho các yếu tố phụ thành phần. Ví dụ cho định nghĩa cấp độ:

Nhóm yếu tố: Giải quyết vấn đề
Yếu tố phụ thành phần: KHẢ NĂNG ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH
+ Cấp độ 1: Khi được giao một công việc, người thực hiện được chỉ dẫn phải làm gì, khi nào làm và làm như thế nào. Các quy trình và thủ tục thực hiện công việc hoàn toàn cụ thể và dễ hiểu. Có rất ít hoặc không có lựa chọn khi quyết định phải làm cái gì.
+ Cấp độ 2: Các hoạt động phải thực hiện tương đối đa dạng, nhưng các quy trình và thủ tục đã được thiết lập và các hướng dẫn cụ thể đã có. Quyết định liên quan đến việc cần phải làm gì với các phương án khác nhau đòi hỏi người thực hiện công việc phải nhận biết dược sự khác biệt giữa các tình huống khác nhau.
+ Cấp độ 3: Người thực hiện công việc được yêu cầu cần phải làm gì, nhưng phải tự quyết định làm như thế nào. Cách thức thực hiện công việc như thế nào phải được lựa chọn từ nhiều phương án khác nhau. Các hướng dẫn mang tính chung chung, và nhân viên phải sử dụng một số khả năng phân tích trong việc hiểu và áp dụng các hướng dẫn khi giải quyết vấn đề cụ thể.
+ Cấp độ 4: Người thực hiện công việc được giao mục tiêu và phải quyết định cách thức cụ thể để hoàn thành mục tiêu. Các quyết định về những gì cần làm thường đòi hỏi việc đánh giá các tình huống mới và thông tin đầy đủ hoặc xung đột. Ví dụ như việc diễn giải số liệu, lập kế hoạch hoặc lựa chọn các kỹ thuật được sử dụng.
+ Cấp độ 5: Các cá nhân có trách nhiệm xác định các mục tiêu phù hợp. Công việc này đòi hỏi phải có sự phân tích chu đáo để xác định bản chất và phạm vi của vấn dề và các định các giải pháp có thể có.

- Tôi tiếp: Các thành viên trong hội đồng nhìn vào ví dụ, nếu thấy cần phải sửa lại cho hợp với công ty hoặc dễ hiểu hơn vui lòng cho xin ý kiến ạ. Tương tự với ví dụ, các bộ tiêu chí đã có sẵn, xin mời hội đồng cùng xem và chỉnh sửa.

Lưu ý, trong bộ tiêu chí chưa có những tiêu chí (yếu tố phụ thành phần) mới do hội đồng vừa thống nhất nên khi đến các tiêu chí này, hội đồng sẽ cùng thảo luận đưa ra định nghĩa mới.

+ Hội đồng đồng ý và bắt đầu ra soát từng yếu tố phụ thành phần theo bộ tiêu chí đã có sẵn.

Thời gian rà soát bộ tiêu chí và bổ sung cũng khá lâu. Đến khi gặp yếu tố phụ thành phần (tiêu chí mới)...

- Tôi: Đây là tiêu chí đánh giá giá trị công việc mới, xin mời hội đồng cùng trả lời câu hỏi: Định nghĩa của tiêu chí là gì? Tiêu chí có mấy mức? Từng mức được quy đinh bởi biểu hiện hay yếu tố nào?
+ Hội đồng (cụ thể là CEO) đưa ra định nghĩa, số lượng tiêu chí và biểu hiện từng mức.
+ Tôi góp ý đề xuất nếu thấy định nghĩa chung chưa bao quá hoặc các biểu hiện từng mức chưa đủ.

6. Tính điểm các cấp độ cho các yếu tố phụ thành phần.

Hoàn thành xong việc sửa các tiêu chí đánh giá giá trị công việc cùng các mức độ, tôi dẫn hội đồng đi vào tính điểm cho các mức độ.
- Tôi chia sẻ với hội đồng: Đến đây chúng ta có được các nhóm yếu tố, các yếu tố phụ và các định nghĩa cấp độ. Và chúng ta sang bước : Tính điểm các cấp độ cho các yếu tố phụ thành phần. Để tính điểm cho các cấp độ chúng ta quy ước:
- T: Tổng điểm số tối đa cho P1: 1000
- t: Tổng điểm số tối thiểu cho P1: 100
- n: Số khoảng cách trong một yếu tố; Ki: Trọng số của từng yếu tố
- T: Số điểm tối đa cho tất cả các yếu tố (1000 điểm); t: Số điểm tối thiểu cho tất cả các yêu tố (100 điểm)

Tổng điểm tối đa và tối thiểu không nhất thiết cứ phải là 1000 và 100 điểm mà có thể là con số khác. Tuy nhiên nên dùng 2 con số này cho dễ tính. Chúng ta có công thức tính ra điểm từng cấp độ:
+ Điểm tối đa của yếu tố i: Mi = Ki x T;
+ Điểm tối thiểu của yếu tố i: mi = Ki x t
+ Khoảng cách giữa các bậc trong yếu tố i = (Mi-mi)/(n-1)
+ Bậc kế tiếp: Bậc đứng trước + khoảng cách giữa các bậc

- Tôi vừa nói vừa làm trên bảng tính excel và hội đồng cùng xem.

7. Chấm điểm giá trị các vị trí.

- Tôi dẫn: Như vậy là chúng ta xong được bảng tiêu chí đánh giá công việc. Và sang đến công việc tiếp theo: Hội đồng cùng chấm điểm giá trị các vị trí. Xin mời các thầy - từng thành viên trong hội đồng cùng xem mô tả công việc các vị trí và cho điểm theo bảng tiêu chí.
+ Hội đồng từng người cho điểm.

Kết quả, tôi ra được bảng tổng hợp xếp hạng điểm giá trị công việc P1:

Lưu ý:
- Tốt nhất chúng ta nên làm ngay, tránh để về nhà cho mọi người tự làm vì đa phần sẽ không làm. Chúng ta phải đi "thúc đít" từng người hoàn thành việc chấm điểm này sẽ dẫn tới rất mệt mỏi.
- Tùy vào số lượng vị trí mà thời gian chấm điểm của hội đồng dài hay ngắn.

Buổi họp kết thúc khi hội đồng chấm điểm xong ra giá trị các vị trí

Vừa rồi là tôi tường thuật cách làm đầy đủ để đánh giá giá trị công việc. Nếu không muốn làm đầy đủ, tôi còn phương án nữa: Làm "tắt"

Xin được chia sẻ với độc giả: Cách làm tắt thường được tôi sử dụng khi xây dựng cơ chế thúc đẩy KPI. Cụ thể, tôi sẽ đặt các câu hỏi cho hội đồng tiền lương:

- Hỏi: Giả định chúng ta đã có tiêu chí để đánh giá công việc. Xét trên 3 tiêu chí: Độ khó công việc; + Độ khó tuyển dụng/ thay thế; + Phạm vi ảnh hưởng trong tổ chức, thì vị trí nào có tổng mức độ giá trị thấp nhất?
+ Trả lời: Vị trí ... Ví dụ: Công nhân vận hành (CNVH).
- Hỏi: Thế mức lương tối thiểu có thể tuyển được vị trí này là bao nhiêu?
+ Trả lời: 3,5 triệu.
- Hỏi: Nếu vị trí CNVH là có tổng mức độ giá trị là thấp nhất, vậy vị trí Trưởng nhóm Vận hành (TNVH) có tổng mức độ giá trị so với vị trí CNVH như thế nào? Lớn hơn bao nhiêu lần? TNVH = ? x CNVH
+ Trả lời: 3; 3; 2,5 lần (Từng thành viên trong hội đồng trả lời). Trung bình = (3 + 3 + 2,5)/3 = 2,83.
- Hỏi: Như vậy lương tối thiểu của vị trí TNVH là?
+ Trả lời: 2,83 x 3,5 = 9,9 triệu.
Cứ như vậy là tôi đã xong đánh giá giá trị toàn bộ các vị trí và ra được lương P1.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản