Người ta thường dùng những cách gì để định biên nhân sự?

Là một người xây dựng hệ thống Quản trị nhân sự, bạn sẽ cần phải trả lời câu hỏi: "Làm sao biết trong bộ phận sẽ cần bao nhiêu người?" hay "Số người trong bộ phận là bao nhiêu thì tối ưu?". Đây là những câu hỏi liên quan đến thuật ngữ "định biên nhân sự". Vậy bạn đã chuẩn bị cho mình những kiến thức về thuật ngữ này chưa?

1. Thế nào là định biên nhân sự?

Định biên nhân sự là tính toán số lượng nhân sự sao cho phù hợp với cấu trúc tổ chức và tối ưu ngân sách nhằm giúp tổ chức đạt được muc tiêu một cách hiệu quả nhất.

2. Các cách tính định biên nhân sự

Để tính định biên nhân sự, chúng ta không có chung 1 công thức mà tùy thuộc và đặc điểm của công ty, lĩnh vực, vị trí mà lựa chọn ra phương án tính tốt nhất. Dưới đây làm một số cách tính:

2.1 Sử dụng định mức lao động theo thời gian hoặc chi phí lương. Dựa trên quan sát, theo dõi, chúng ta xác định các đầu công việc nhân viên phải làm và tính toán ra kết quả số lượng (lần, kg, sản phẩm...), thời gian để hoàn thành 1 đơn vị số lượng đó, chi phí trả cho 1 đơn vị số lượng. Sau đó dùng công thức tính:
- Tổng thời lượng cần làm = Thời gian trung bình hoàn thành 1 đơn vị công việc 1 * số lượng kết quả công việc 1 + Thời gian trung bình hoàn thành 1 đơn vị công việc 2 * số lượng kết quả công việc 2 +...
- Tổng chi phí cần làm = Chi phí trung bình hoàn thành 1 đơn vị công việc 1 * số lượng kết quả công việc 1 + Chi phí trung bình hoàn thành 1 đơn vị công việc 2 * số lượng kết quả công việc 2 +...

Ví dụ:
- Định mức theo thời gian: Tôi viết 1 bài hết (khoảng 1000 từ) trung bình 3h. Như vậy, nếu một tháng có 20 ngày làm việc, mỗi ngày 8h thì tổng thời gian tôi có là 8 * 20 = 160h. Số bài cần viết là 160 /3 ~ 53 bài. Một quyển sách tương đương 53 bài. Như vậy muốn viết 2 quyển sách trong thì cần 2 người.
- Định mức theo chi phí: Chi phí trả cho 1 bài viết (khoảng 1000 từ) trung bình là 500 nghìn. Một quyển sách tương đương 50 bài. Công ty muốn 2 quyển sách. Lương tháng của tôi là 20 triệu. Vậy số người cần có là: 53 bài * 2 quyển * 500 nghìn / 20 triệu = 2,65 người.

2.2 Dựa trên hiệu quả (sản lượng, doanh thu,...) trung bình. Với cách này, chúng ta tính xem trung bình hiệu quả của 1 nhân viên là bao nhiêu. Sau đó lấy mục tiêu chia cho hiệu quả trung bình để ra số người.

Ví dụ:
- Doanh thu: 1 sale làm ra được 100 triệu. Để cần 1 tỷ thì cần 10 sale. Lấy 1 tỷ/ 100 triệu = 10 người.
- Sản lượng: 50 sản phẩm / ca / người. Cần 1000 sản phẩm. Số người cần có = 1000 / 50 = 20 người.

2.3 Dựa trên tỷ lệ tiêu chuẩn. Với cách này, chúng ta sẽ nghiên cứu, khảo sát xem ngành, công ty có những tỷ lệ tiêu chuẩn nào. Sao đó dựa trên tỷ lệ để tính số người.

Ví dụ:
- 1 nhân viên nhân sự phục vự được 25 người trong công ty. Công ty 50 người thì cần 50 / 25 = 2 nhân sự.
- Cứ 1 nhân viên khối hỗ trợ thì cần 2 nhân viên khối trực tiếp với khách hàng (sale). Công ty có 10 nhân viên hỗ trợ thì cần 20 nhân viên khối kinh doanh.
- Cứ 1 quản lý thì có thể quản lý được 7 người. Công ty có 21 nhân viên thì cần 3 quản lý.

2.4 Dựa trên tỷ lệ tăng giảm tương quan. Tức nếu tăng quy mô lên bao nhiêu thì số lượng tăng lên bấy nhiêu.

Ví dụ :
- Quy mô doanh thu: Tăng 30% thì số người tăng khoảng 30%.
- Quỹ lương: Giảm 10% thì số người giảm khoảng 10%.

2.5 Dựa trên tổng chi phí vận hành hoặc chi phí lương. Đối với cách này, công ty cần tính ra được tổng toàn bộ chi phí cho 1 bộ phận rồi so sánh với ngân sách cấp cho bộ phận. Nếu ngân sách > chi phí thì có thể tuyển thêm.

Ví dụ: Tổng chi phí cho phòng Marketing là 30 triệu. Ngân sách công ty cho phép là 50 triệu. Số lượng người của phòng hiện tại là 3. Như vậy, phòng có thể tuyển 1 nhân viên.

3. Ví dụ vận dụng cách tính định viên vào từng vị trí:
- Nhân sự: 1 nhân viên nhân sự phục vự được 25 người trong công ty. Công ty 50 người thì cần 50 / 25 = 2 nhân sự.
- Kinh doanh: 1 sale làm ra được 100 triệu. Để cần 1 tỷ thì cần 10 sale. Lấy 1 tỷ/ 100 triệu = 10 người.
- Kế toán: Hàng ngày xử lý được 100 chứng từ / ngày. Như vậy công ty có 500 chứng từ/ ngày cần: 500/ 100 = 5 người.
- Công nhân: 50 sản phẩm / ca / người. Cần 1000 sản phẩm. Số người cần có = 1000 / 50 = 20 người.
- Quản lý: Cứ 1 quản lý thì có thể quản lý được 7 người. Công ty có 21 nhân viên thì cần 3 quản lý.
- Mua hàng: 1 người có thể xử lý mua được 200 triệu tiền hàng/ ngày. Nếu cần mua 600 triệu tiền hàng/ ngày thì cần 600/200 = 3 người.
- Bác sỹ: 1 bác sỹ tương ứng 7 giường bệnh. Bệnh viện có 21 giường cần 3 bác sỹ.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản