Tiến hành đánh giá xác định giá trị công việc như thế nào?

Chúng ta đang trong hành trình xây dựng hệ thống đãi ngộ 3P. Khi đọc đến bài viết này, đang đang ở bước 2 - Thống nhất bảng xếp hạng giá trị công việc - trong quá trình làm thang và chính sách lương theo vị trí P1. Để hoàn thành thành bước này chúng ta đã có bộ tiêu chí đánh giá giá trị công việc, giờ chỉ cần lấy nó ra và tiến hành đánh giá.

1. Khái niệm đánh giá công việc (hoặc đánh giá giá trị công việc): Là quá trình sử dụng các yếu tố ảnh hưởng đến công việc để cho điểm các vị trí.

2. Công việc đánh giá giá trị công việc, cơ bản như sau:
- Tổ chức cuộc họp hội đồng tiền lương.
- Mang sơ đồ và mô tả công việc chi tiết của các vị trí ra cho các thành viên hội đồng tiền lương.
- Mời họ cho điểm giá trị lần lượt từng vị trí theo bộ tiêu chí đánh giá giá trị công việc đã có.
- Thống kê lại các điểm từng tiêu chi do hội đồng chấm cho các vị trí.
- Tổng hợp điểm giá trị của các vị trí.
- Sắp xếp các vị trí theo cấu trúc điểm giá trị từ cao đến thấp.

3. Khi đi tư vấn tôi thường hay thành lập hội đồng tiền lương để cùng ngồi đánh giá giá trị công việc. Tuy nhiên, có thể sẽ có anh chị không đủ năng lực hoặc sức mạnh mềm để làm điều này. Nên chúng ta có một phương án nữa là đi từng phòng để cùng trưởng bộ phận (ngồi cùng từng thành viên hội đồng) chấm điểm. Tệ nhất là phương án: Đào tạo các thành viên biết về bộ tiêu chí rồi sau đó đưa cho họ tự chấm điểm giá trị các vị trí thuộc về bộ phận mà họ quản lý.

4. Tôi thấy việc cũng cơ bản nhưng lại thấy có bạn đi theo cách là gửi bộ tiêu chí đánh giá đến cho toàn bộ nhân viên rồi bảo họ tự đánh giá giá trị công việc của họ. Kết quả là toàn bộ nhân viên đều cho điểm vị trí mình rất cao. Từ đó việc đánh giá giá trị công việc không thành công. Vì thế chúng ta cần tuân theo nguyên tắc đanh giá công việc:

- 1. Đánh gía công việc không phải đánh giá con người thực hiện công việc đó.
- 2. Đánh giá công việc phải dựa trên mức độ hoàn thành công việc bình thường, không dựa trên việc hoàn thành xuất sắc.
- 3. Đánh gía công việc hiện tại.
- 4. Không quan tâm đến vị trí cấp bậc và thang lương hiện tại.
- 5. Không hiểu công việc không đánh giá.

5. Có anh bạn tôi lại tiến hành đánh giá bằng cách tự mình đánh giá. Thế rồi, bạn tôi lại phải "bơi". Anh khổ sở, đau đầu để đánh giá rồi lại bị các trưởng bộ phận "phản biện" nói anh không biết gì mà cũng đòi đánh giá. Do vậy, tôi có lưu ý dành cho bạn: Nên sử dụng phương pháp chuyên gia và hội đồng chuyên gia, thành lập hội đồng tiền lương để đánh giá. Chúng ta cứ để các thành viên hội đồng tiền lương cho điểm. Sau đó cộng lại rồi chia trung bình là xong.

Ví dụ: Tiêu chí "Phạm vi trách nhiệm đối với công việc của người khác" có:
- Mức 1: Chỉ chịu trách nhiệm đối với kết quả công việc của bản thân mình - 3 điểm
- Mức 2: Chịu trách nhiệm đối với kết quả công việc của một nhóm người - 11 điểm
- Mức 3: Chịu trách nhiệm đối với kết quả công việc của một bộ phận, đơn vị hoặc nhóm đơn vị. - 19 điểm
- Mức 4: Chịu trách nhiệm đối với kết quả công việc của cả tổ chức - 27 điểm

Hội đồng gồm Quản lý A, quản lý B, lãnh đạo C. Tất cả cùng đánh giá vị trí "TP Cho thuê Kho": A cho 11 điểm, B cho cho 19 điểm và C cho 11 điểm. Như vậy điểm trung bình = (11 + 19 + 11)/3 = 13,66 điểm.

Một điểm nữa khi có hội đồng cùng đánh giá đó là sự phản biện. Khi một ai đó cho điểm quá khác biệt với những người khác, họ sẽ cần phải giải trình và bảo vệ phương án cho điểm của mình. Nếu không bảo vệ thành công, số điểm sẽ bị chỉnh sửa lại cho phù hợp với vị trí.

6. Để cho tiện việc đánh giá, tôi hay thiết kế ra 1 file excel, trong đó có ma trận gồm:
- Cột dọc chứa các tiêu chí và mức điểm
- Hàng ngang chứa các vị trí
Khi đến tiêu chí đánh giá nào thì hội đồng sẽ dóng ngang sang các vị trí để cho điểm. Làm như vầy sẽ giúp các thành viên hội đồng dễ so sánh phân tích sự giống và khác nhau giữa các vị trí.

7. Trong bài "Tôi muốn sửa bảng điểm để đánh giá giá trị công việc để ngắn gọn hoặc có cách nào nhanh hơn không?" có đề cập đến việc công ty muốn chỉnh sửa bảng điểm cho phù hợp với đơn vị. Bạn nhớ lưu ý rằng nếu công ty sửa các tiêu chí theo hướng loại bỏ bớt tiêu chí và gom lại cho đơn giản thì sẽ dẫn tới hậu quả ở phần đánh giá là nhiều vị trí rõ ràng thấy có sự khác nhau về mặt giá trị nhưng vẫn đánh điểm bằng nhau.

8. Bộ tiêu chí càng chi tiết thì việc đánh giá giá trị sẽ càng đỡ phải chỉnh sửa và ngược lại. Khi chúng ta hoàn thành xong việc đánh giá, thông thường hội đồng tiền lương sẽ có một số buổi để xem lại các vị trí có điểm thế nào. Và nếu bộ bộ tiêu chí đánh giá càng đơn giản thì công việc xem xét lại này càng mất thời gian.

Đặc biệt, trong trường hợp nếu không thể tập hợp được hội đồng tiền lương, bạn chọn phương án để các trưởng bộ phận nhận bộ tiêu chí rồi về tự đánh giá các vị trí của bộ phận thì sẽ xảy ra vấn đề có trưởng bộ phận đánh giá lỏng dẫn tới cho điểm cao và có người thì đánh giá chặt cho điểm thấp vị trí. Từ đó việc họp xem xét giá trị các vị trí sẽ trở nên khó kiểm soát hơn.

Cách tốt nhất là hãy làm theo như các bước của tôi ở trên. Cuối cùng chúng ta ra được bảng xếp hạng giá trị các vị trí. Ví dụ như bảng xếp hạng sau:

Stt. Tên vị trí viết tắt - Tên vị trí đầy đủ - Điểm giá trị
1. GĐ - Giám đốc điều hành - 737 điểm
2. PGĐ Vận hành - Phó giám đốc Vận hành - 691 điểm
3. PP Sale - Phó phòng quản lý kinh doanh - 549 điểm
4. TP KD - Trưởng phòng quản lý kinh doanh - 531 điểm
5. TP Kho vận - Trưởng phòng quản lý kho và vận chuyển - 496 điểm
6. TP Kỹ thuật - Trưởng phòng kỹ thuật cơ điện - 96 điểm
7. TP Kế toán - Trưởng phòng kế toán - 478 điểm
8. TP Marketing - Trưởng phòng Marketing và truyền thông - 478 điểm
9. TP HCNS - Trưởng phòng Hành chính Nhân sự - 468 điểm
10. TP XNK - Trưởng phòng Xuất nhập khẩu - 462 điểm
11. Giao nhận - Giao nhận hàng hóa - 445 điểm
12. TN Sale - Trưởng nhóm kinh doanh phụ trách khu vực - 413 điểm

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản