Tôi muốn sửa bảng điểm đánh giá giá trị công việc để ngắn gọn hoặc có cách nào nhanh hơn không?

Câu hỏi: Tôi muốn sửa bảng điểm đánh giá giá trị công việc để ngắn gọn hoặc có cách nào nhanh hơn không?

Trả lời:
1. Quan điểm, đặc điểm tổ chức tác động đến bộ tiêu chí đánh giá giá trị công việc

Trong bài "Bạn sử dụng bộ tiêu chí nào để đánh giá giá trị công việc?", tôi đã đưa ra hướng dẫn để có một bộ tiêu chí đánh giá giá trị phù hợp với tổ chức. Các bước như sau:
- Khảo sát yếu tố lớn ảnh hưởng đến giá trị công việc
- Tiến hành định nghĩa các tiêu chí
- Phân cấp độ và định nghĩa cho từng cấp đổ của từng nhóm yếu tố.
- Xác định mức độ quan trọng của các nhóm yếu tố đánh giá giá trị công việc trong doanh nghiệp
- Tính điểm các cấp độ cho các yếu tố phụ thành phần (tiêu chí đánh giá giá trị công việc chi tiết).
Nếu đi tuần tự các bước, hẳn bạn sẽ thấy 2 điều: Việc tạo hoặc sửa bảng điểm đánh giá giá trị công việc mẫu là hoàn toàn được. Và quan điểm quản trị cũng như đặc điểm của tổ chức sẽ tác động đến các tiêu chí.

Ví dụ 1 (Đặc điểm công ty làm thay đổi tiêu chí): Công ty chỉ có 50 người, kết hợp với nguyên tắc tầm hạn quản lý (1 quản lý 7) và SMART (cân đo đong đếm được) thì tiêu chí Số lượng nhân viên phụ trách quản lý trực tiếp có các cấp độ sau:
- Mức 1: Không quản lý nhân viên
- Mức 2: Quản lý từ 1 đến 7 nhân viên
- Mức 3: Quản lý từ 1 đến 7 nhân viên trực tiếp và 8 đến 49 nhân viên gián tiếp
Tuy nhiên, nếu công ty có nhiều hơn 50 người thì chúng ta có thể thêm Mức 4: Quản lý từ 1 đến 7 nhân viên trực tiếp và 49 nhân viên gián tiếp trở lên. Hoặc năng lực quản lý của công ty yếu nên trung bình 1 người chỉ quản lý được 5 nhân viên. Lúc này các mức sẽ thay đổi để phù hợp hơn.

Ví dụ 2 (Quan điểm tổ chức làm thay đổi tiêu chí): Ở tiêu chí bệnh nguy hiểm, tổ chức có quan điểm: "Đã là đi làm thì việc nào cũng tạo ra bệnh mãn tính nếu làm lâu. Các bệnh này đều không nguy hiểm tới tính mạng. Do đó tiêu chí bệnh mãn tính không làm thay đổi giá trị công việc, cần bỏ tiêu chí này đi". Khi quan điểm này được đưa ra, các thành viên trong hội đồng tiền lương sẽ cùng thảo luận và trao đổi. Nếu tất cả đồng thuận cao thì tiêu chí đó sẽ được bỏ đi. Thực tế, rõ ràng ta thấy bệnh nghề nghiệp của mỗi công việc sẽ có mức độ nặng nhẹ khác nhau. Việc bỏ tiêu chí này sẽ làm việc đánh giá giá trị bớt đi tính chính xác ít nhiều. Nhưng tổ chức đã không muốn đưa vào, chúng ta (người xây chính sách) sẽ tôn trọng quan điểm và loại bỏ sau khi đã tư vấn cho các cấp lãnh đạo.

2. Có cách nào đánh giá giá trị công việc nhanh hơn không?

Từ ví dụ quan điểm tác động đến bộ tiêu chí đánh giá giá trị công việc, trong trường hợp chúng ta muốn làm ngắn gọn hơn, tôi thấy có 1 số cách (phương pháp) sau:

2.1 Dùng cảm tính sắp xếp và cho điểm các vị trí.

Với phương pháp này, người đánh giá sẽ xem mô tả công việc các vị trí và dựa vào cảm tính về mức độ phức tạp (từ đơn giản đến khó khăn nhất) rồi cho điểm. Cụ thể cách làm:
- Bước 1: Xác định và xem mô tả công việc các vị trí.
- Bước 2: Gán 1 số điểm nhất định cho vị trí cảm thấy có mức độ phức tạp thấp nhất.
- Bước 3: Tiếp tục dùng cảm tính để gán 1 số điểm nhất định cho các vị trí có mức độ phực tạp cao hơn. Câu hỏi dùng để làm bước 3 này là: Nếu vị trí A có mức độ phức tạp nhất là ... điểm. Vậy vị trí B sẽ có mức độ phức tạp bằng mấy lần so với vị trí B.

Lưu ý: Ta cũng có thể thêm 1 số tiêu chí nữa như mức độ khan hiếm, mức độ ảnh hưởng để tăng thêm độ chính xác. Nhưng cơ bản, để cho nhanh, chúng ta vẫn dùng cảm tính để đánh giá. Cách này tôi đã thực hiện ở một vài đơn vị khi họ muốn đẩy nhanh tiến độ làm lương 3P (bằng cách làm tắt công việc đánh giá giá trị công việc).

Ví dụ:
- Nhân viên Hành chính tổng hợp có điểm giá trị là 100 điểm.
- Nhân viên Nhân sự tổng hợp có mức độ phức tạp = 2 lần * vị trí NV hành chính tổng hợp = 100 * 2 = 200 điểm.
- Tương tự, vị trí Trưởng phòng HCNS = 3 lần * vị trí NV hành chính tổng hợp = 300 điểm.

2.2 Phương pháp so sánh cặp.

Để bớt cảm tính hơn, chúng ta có thể dùng phương pháp so sánh cặp. Ta sẽ đặt các vị trí vào một ma trận sao cho dòng và cột có các vị trí sắp xếp giống nhau. Sau đó so sánh dòng và cột. Nếu:
- Dòng quan trọng hơn cột 3
- Dong quan trọng bằng cột 2
- Dòng quan trọng kém hơn cột 1
Đây là phương pháp so sánh cặp theo thông lệ người Đức hay dùng. Sau khi đã cho điểm, chúng ta tính tổng điểm kết quả cho từng dòng. Rồi tính tiếp tổng điểm của các kết quả. Cuối cũng, lấy kết quả tổng điểm cho từng dòng / tổng điểm các kết quả * điểm giá trị của vị trí thấp nhất chính là tổng điểm cho từng vị trí.

Tóm lại, điểm giá trị công việc của vị trí = điểm giá trị công việc thấp nhất * tổng điểm kết quả cho từng dòng / tổng điểm của các kết quả. Điểm giá trị công việc thấp nhất được gán 1 số điểm nhất định bằng cảm tính. Ví dụ gán cho vị trí Hành chính tổng hợp là 100 điểm.

2.3 Phương pháp theo thị trường.

Bớt cảm tính hơn chút nữa là sử dụng dữ liệu của thị trường để làm căn cứ cho tổ chức của mình. Tức chúng ta lấy dữ liệu khảo sát lương của thị trường rồi sau đó xắp xếp các vị trí. Cụ thể:
- Lương vị trí TP Hành chính nhân sự 20 triệu.
- Lương vị trí Nhân sự tổng hợp 16 triệu.
- Lương vị trí Hành chính tổng hợp 10 triệu
- Gán 100 điểm giá trị công việc cho vị trí có lương thấp nhất là Hành chính tổng hợp.
Như vậy, điểm giá trị công việc của vị trí:
+ Trưởng phòng HCNS = 20 triệu / 10 triệu * 100 điểm = 200 điểm.
+ Nhân sự tổng hợp = 16 triệu / 10 triệu * 100 điểm = 160 điểm

Vậy là tôi đã giới thiệu 3 phương pháp làm nhanh ra giá trị công việc các vị trí. Trong trường hợp có nhiều vị trí và chúng ta lại lười thì nên nhóm các vị trí vào các nhóm có cùng tính chất rồi sau đó lại làm giống như các phương pháp trên. Một số chuyên gia gọi nhóm các vị trí đó là ngạch hoặc hạng. Ví dụ:
- Ngạch lãnh đạo
- Ngạch quản lý
- Ngạch nhân viên kinh doanh
- Ngạch nhân viên kỹ thuật
- Ngạch nhân viên văn phòng
- Ngạch lao động phổ thông

Vị trí TP HCNS trong ngạch quản lý, vị trí Nhân sự tổng hợp và Hành chính tổng hợp trong ngạch nhân viên văn phòng. Ngạch lao động phổ thông gán 100 điểm. Ngạch nhân viên văn phòng có độ phức tạp gấp 2 lần ngạch lao động phổ thông nên điểm giá trị = 100 * 2 = 200 điểm.

Trước khi dừng bài, mấy phương pháp trên nói chung là linh hoạt, đơn giản, nhanh, chi phí triển khai rẻ nhưng cảm tính và chủ quan. Chúng ta nên hướng tới phương pháp định lượng (tính điểm) như tôi đã chia sẻ trong bài: "Bạn sử dụng bộ tiêu chí nào để đánh giá giá trị công việc?". Phương pháp này có ưu điểm như: có cấu trúc, định lượng được, khách quan và có công bằng nội bộ. Nhược điểm một chút là: Tốn kém thời gian (hơn 1 vài buổi) và phức tạp.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản