Tìm hiểu 9 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự tối ưu

Các giai đoạn trong quá trình tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong quyết định cuối cùng của doanh nghiệp về việc lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí công việc. Dưới đây là 9 bước phổ biến trong tuyển dụng nhân sự. Cùng Blognhansu tìm hiểu trong bài viết nhé!

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp

Quá trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp sẽ bắt đầu từ việc xác định nhu cầu: vị trí nào còn trống, cần được bổ sung. Tiếp theo, nhà tuyển dụng phân tích các điểm đặc trưng của vị trí đó như kỹ năng, chuyên môn, kinh nghiệm cần thiết để đảm nhận vị trí công việc.

Trong bước này, doanh nghiệp cần thực hiện một số công việc sau đây:

• Tìm ra khoảng trống của doanh nghiệp tại thời điểm đó và xác định có vấn đề gì tồn đọng chưa được giải quyết. Đồng thời, xác định ứng viên cần có năng lực, tính năng đặc trưng nào để phù hợp với vị trí tuyển dụng.
• Xác định xem khối lượng công việc cần làm có tăng lên khi tuyển người mới không?
• Phân tích hiệu suất, liệt kê phẩm chất, kỹ năng, trình độ mà doanh nghiệp đang thiếu hụt.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng

Một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình tuyển dụng nhân sự đó là lập kế hoạch. Kế hoạch tuyển dụng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho quy trình tuyển dụng, đảm bảo tối đa hiệu quả và tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực.

Khi lập kế hoạch, doanh nghiệp cần phải xác định số lượng vị trí cần tuyển, các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho từng vị trí hay thời gian tuyển dụng. Sau đó, đánh giá khả năng sử dụng lại các nguồn lực hiện có như nhân viên hiện tại, hồ sơ ứng viên đã nộp trước đó hay các dịch vụ tuyển dụng đã từng sử dụng để tiết kiệm chi phí

Bước 3: Lập bản mô tả công việc

Phác thảo bản mô tả công việc (JD) là bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Một JD hoàn chỉnh sẽ bao gồm:

• Doanh nghiệp phải đặt tên chính xác cho vị trí đó, như nhân viên kinh doanh, chuyên viên tài chính, quản lý sản xuất, …
• Mô tả chung về vị trí: mục tiêu, nhiệm vụ, trách nhiệm chính, hoạt động cần thực hiện hay mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
• Yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm: Doanh nghiệp cần đưa ra các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ học vấn cần thiết cho mỗi vị trí.
• Môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp.
• Phúc lợi, chế độ đãi ngộ và lương thưởng.

Lập bản mô tả công việc giúp các ứng viên hiểu rõ hơn về công việc và đưa ra quyết định chính xác khi nộp đơn ứng tuyển. Bên cạnh đó, bản mô tả công việc còn giúp doanh nghiệp thu hút được ứng viên phù hợp với nhu cầu của mình.

Bước 4: Tìm kiếm ứng viên tiềm năng

Thu hút ứng viên và thúc đẩy họ nộp hồ sơ là những khía cạnh quan trọng của quá trình tuyển dụng nhân sự. Có thể tìm kiếm ứng viên từ nguồn tuyển dụng nội bộ, tuyển dụng bên ngoài và thuê bên thứ ba.

• Nguồn tuyển dụng nội bộ: Với các nhân sự sẵn có tại doanh nghiệp, nhà tuyển dụng có thể tối ưu hóa bằng cách chuyển giao công việc, thăng chức hoặc liên hệ lại với nhân viên, ứng viên cũ. Phương pháp này có thể tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.
• Tuyển dụng từ bên ngoài: Tuyển dụng thông qua các nguồn bên ngoài sẽ có phạm vi lựa chọn rộng hơn qua các kênh tuyển dụng, các trang mạng xã hội, quảng cáo, trang tuyển dụng của công ty, …
• Thuê bên thứ ba: Cách này giúp tiết kiệm thời gian và tập trung vào những việc quan trọng hơn. Một số doanh nghiệp chọn thuê các đơn vị bên ngoài như headhunter, talent acquisition, …

Bước 5: Sàng lọc hồ sơ ứng viên

Rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lựa chọn ứng viên từ những hồ sơ xin việc của ứng viên. Nhà tuyển dụng có thể giải quyết vấn đề theo 4 bước sau:

• Chọn lọc hồ sơ đáp ứng yêu cầu tối thiểu đã đặt ra.
• Phân loại nhóm hồ sơ ưu tiên bằng việc xem xét chứng chỉ, kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và trình độ kỹ thuật cũng như các kỹ năng khác của ứng viên xem có đáp ứng yêu cầu của công việc không.
• Chọn ra ứng viên đáp ứng 2 tiêu chí trên.
• Thống kê và đánh dấu các mục ứng viên cần trình bày rõ ràng hơn khi tham gia phỏng vấn.

Bước 6: Tổ chức phỏng vấn

Các ứng viên tiềm năng trong danh sách rút gọn sẽ chuyển đổi sang quá trình phỏng vấn trước khi nhận được thư mời nhận việc hoặc thư từ chối. Tùy thuộc vào quy mô của nhóm tuyển dụng và nhu cầu tuyển dụng, việc phỏng vấn sẽ được diễn ra theo chu trình từ trực tuyến đến trực tiếp.

# Phỏng vấn qua điện thoại

Phỏng vấn qua điện thoại thuận tiện, nhanh chóng và là bước đầu tiên để nhà tuyển dụng có ấn tượng về ứng viên. Qua các cuộc điện thoại bất ngờ, nhà tuyển dụng có thể kiểm tra được kỹ năng giao tiếp, phản biện, giải quyết vấn đề và năng lực của ứng viên. Cuộc phỏng vấn ngắn gọn và thông tin đến ứng viên những điều cần thiết nhất.

# Kiểm tra tâm lý ứng viên

Đây là bước quan trọng của quá trình tuyển dụng vì những thông tin từ đánh giá này sẽ giúp nhà tuyển dụng biết liệu ứng viên tiềm năng đó có làm việc và duy trì năng suất hay không. Quá trình sàng lọc hoàn toàn không thiên vị, giúp xác định một cách hiệu quả những ứng viên phù hợp với bất kỳ công việc nào.

# Phỏng vấn trực tiếp

Đây là bước cuối cùng trước khi doanh nghiệp đánh giá và đưa ra quyết định tuyển dụng ứng viên. Đầu tiên cần phải thống nhất với nhau về người thực hiện phỏng vấn, thời gian phỏng vấn và có một danh sách ứng viên dự phòng để tránh lãng phí thời gian.

Bước 7: Đánh giá ứng viên

Doanh nghiệp cần kiểm tra tính phù hợp của ứng viên với văn hóa công ty như giá trị, tính cách, đạo đức, … Nếu vị trí đòi hỏi khả năng quản lý, doanh nghiệp cần kiểm tra cách thức lãnh đạo của ứng viên.

Đánh giá ứng viên giúp doanh nghiệp xác định được ứng viên phù hợp nhất cho vị trí cần tuyển. Từ đó, tăng khả năng thành công của quy trình tuyển dụng và giảm thiểu các rủi ro không mong muốn. Hơn thế, đánh giá ứng viên cũng giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên có năng lực, phù hợp văn hóa và góp phần vào thành công bền vững của tổ chức.

Bước 8: Gửi thư mời ứng viên nhận việc (Quyết định tuyển dụng)

Gửi thư mời ứng viên nhận việc là bước không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Thư mời này giúp doanh nghiệp thông báo cho ứng viên rằng họ đã được chọn và được đề nghị gia nhập vào đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.

Thư mời ứng viên nhân việc nên cung cấp những thông tin cụ thể về công việc, mức lương, chế độ phúc lợi và các điều kiện làm việc khác để họ có thể chuẩn bị cho công việc mới của mình. Việc gửi thư mời cũng thể hiện sự tôn trọng đến ứng viên và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong tuyển dụng.

Bước 9: Giới thiệu nhân viên mới

Khi ứng viên đã chấp nhận lời mời làm việc và đồng ý trở thành nhân viên chính thức của công ty. Nhà tuyển dụng có trách nhiệm giới thiệu nhân viên mới và ký kết hợp đồng lao động theo quy định.

Lời kết,

Trên đây là quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ về các bước xây dựng 1 quy tuyển dụng. Các bạn có thể truy cập vào Blognhansu để xem thêm những bài viết khác về chủ đề nhân sự nhé!