Hôm trước, Nhung có được một bạn tâm sự về hoạt động chấm công của công ty bạn ý. Bạn bảo công ty có số lượng cán bộ nhân viên khoảng 80 người, bao gồm cả nhân viên part time và full time, với các chi nhánh rải rác ở khoảng 11 điểm trong nội thành Hà Nội, tình hình là mỗi tháng bạn ý sẽ tổng kết công của cán bộ nhân viên 1 lần để làm lương, tuy nhiên bạn ý đang gặp những vấn đề phát sinh sau:
- Hình thức chấm công của công ty bạn ý là chấm công bằng vân tay. Nhân viên mới thử việc sau 3 ngày sẽ được lấy dấu vân tay. Lúc đó nhân viên ở dưới chi nhanh thì 1 là phải gọi nhân viên lên văn phòng chính lấy dấu vân tay, 2 là nhân viên phòng hành chính nhân sự xuống chi nhánh để lấy dấu vân tay. Không đồng ý cho người đứng đầu chi nhánh lấy dấu vân tay do sợ có sự gian lận do họ vào phần mềm chấm công chỉnh sửa dữ liệu
- Do công 1 tháng tổng hợp 1 lần dẫn đến tình huống khi tổng hợp công cán bộ nhân viên thắc mắc sao không tính thời gian làm thêm. Ví dụ 4h hết ca làm việc nhưng 5h bạn ý về, tức là phải chấm làm thêm cho bạn ý 1 tiếng.
- Cuối tháng tổng hợp công nên cũng xảy ra tình trạng những bạn không chấm được công thì chụp ảnh màn hình máy chấm công (trên đó có hiện ngày và giờ cán bộ nhân viên có mặt) để chứng minh là người lao động đến đúng giờ làm việc và đúng ngày, nhưng vì lý do nào như máy chấm công hỏng, lỗi không nhận dấu vân tay.
Như vậy thì bạn ý khá là vất vả khi tổng hợp công. Để giải quyết bài toán này, Nhung đề xuất như sau:
- Do phòng hành chính nhân sự tạm thời có 1 mình bạn ý phụ trách, việc xuống chi nhánh để lấy dấu vân tay nhiều lúc bất tiện có thể yêu cầu người phụ trách chi nhánh thực hiện công việc này, có quy định rõ trong bản mô tả công việc. Song song với đó gọi điện thoại liên lạc với bên bán máy chấm công, để nhờ hỗ trợ cài đặt những tài khoản của người phụ trách chi nhánh chỉ có quyền vào phần lấy dấu vân tay chứ không được phân quyền vào những khu vực khác.
- Quy định rõ thế nào là làm thêm, làm thêm là sự thỏa thuận giữa 2 bên người lao động và người sử dụng lao động. Vì vậy khi làm thêm cần có sự phê duyệt của người phụ trách chi nhánh và nộp lên phòng hành chính nhân sự. Những quy định này phải được phổ biến tới toàn thể cán bộ nhân viên công ty
- Do người lao động không theo dõi được việc máy chấm công nhận vân tay hay chưa (có thể đã thấy hiện lên từ xin cảm ơn nhưng nếu máy lỗi thì phần mềm không ghi nhận) nên phòng hành chính nhân sự sắp xếp thời gian gửi xác nhận công hàng ngày. Còn nếu có điều kiện đầu tư phần mềm quản lý để người lao động hàng ngày vào account của họ và kiểm tra mình đã chấm công, hiển thị công đầy đủ hay chưa. Tự người lao động chủ động với hoạt động này. Đồng thời không cho phép xác nhận 1 lần vào cuối tháng mà quy định trong vòng bao nhiêu ngày, người lao động phải xác nhận công trong thời gian đó.
Đấy là giải pháp của Nhung, không biết các bạn còn giải pháp nào không, chia sẻ với Nhung với nhé.
Tác giả: Lưu Thị Kim Nhung