KPI là gì? Tại sao KPI trở thành công cụ quản lý ưa thích của doanh nghiệp?

Chỉ tiêu KPI là một thuật ngữ quá đỗi quen thuộc trong doanh nghiệp. Vậy bạn có bao giờ tự hỏi tại sao một công cụ quản trị đơn giản lại phổ biến như vậy chưa? Hãy cùng Blognhansu tìm hiểu lý do trong bài viết này nhé!

1. Chỉ tiêu KPI là gì?

Hiện nay, khi nói về KPI, trong giới Quản trị nhân sự đang tồn tại 3 kiểu định nghĩa. Mặc dù trong Tiếng Anh, chỉ tiêu KPI chỉ là Key Performance Indicators.

1.1 Định nghĩa 1:

“KPI là một công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc theo thời gian cho một mục tiêu cụ thể”.

Trong đó, KPI cung cấp các mục tiêu để các nhóm tìm kiếm, mốc quan trọng để đánh giá tiến độ và thông tin chi tiết giúp mọi người trong tổ chức đưa ra được kế hoạch cũng như định hướng tốt hơn. Nhờ vậy, họ hoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ được giao.

1.2 Định nghĩa 2:

“KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc quan trọng”.

Nghe có vẻ hơi giống định nghĩa đầu tiên, nhưng chỉ tiêu KPI trong trường hợp này có điểm khác biệt. Đây là định nghĩa hay được dùng bởi những ai tiếp xúc thường xuyên với KPI như các HR chuyên đánh giá, HRM hoặc người đã tìm hiểu, qua lớp đào tạo về KPI cơ bản.

1.3 Định nghĩa 3:

“KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả cốt yếu”.

Trường hợp KPI này là chỉ số cốt yếu, ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức và được theo dõi thường xuyên bởi lãnh đạo. Đây là định nghĩa phức tạp nhất mà giới chuyên gia - người tìm hiểu sâu hay thiên hướng đi vào học thuật thường sử dụng.

2. Tại sao KPI trở thành công cụ quản lý phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay?

Có nhiều lý do cho thấy vai trò quan trọng của chỉ tiêu KPI trong sự phát triển của doanh nghiệp.

2.1 KPI giúp hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp

Dựa vào những báo cáo KPI, nhà quản lý dễ dàng đưa ra những bước hoạch định chiến lược sát nhất với con số hiện tại và kế hoạch phát triển trong tương lai gần (6 tháng, 1 năm, 2 năm, …).

Hiểu đơn giản, chỉ tiêu KPI là việc định hướng sản phẩm, dịch vụ chính xác hơn và đánh đúng nhu cầu và tâm lý người tiêu dùng để tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Hơn nữa là khuyến khích nhân viên phát huy tốt nhất hiệu quả công việc, tạo sự liên kết bền chặt với các phòng ban.

2.2 KPI giúp đo lường mục tiêu

Mặc dù hay bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty hay là mục tiêu cốt yếu, nhưng KPI chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu. Chẳng hạn, nếu công ty đặt mục tiêu là thu được một số tiền nhất định từ việc bán những sản phẩm/dịch vụ mỗi tháng, KPI sẽ chỉ ra cách nhanh nhất hoặc chậm nhất để đạt được mục tiêu này.

Trong trường hợp khác, chỉ tiêu KPI có thể chỉ ra rằng đội ngũ kinh doanh tạo ra 20% doanh số kỳ vọng mà công ty đã thiết lập. Vậy với vai trò là một người quản lý, bạn phải giúp đội ngũ nhận thức rõ ràng về tiến triển và lý do không đạt được doanh số như mong muốn.

Một khi bạn có thể đo lường các mục tiêu theo cách này, nó sẽ mang lại cho bạn cơ hội nhìn thấy vấn đề. Từ đó, đưa ra quyết định để đạt được mục tiêu nhanh hơn.

2.3 KPI giúp tiếp nhận các thông tin quan trọng nhanh chóng, kịp thời

Chỉ tiêu KPI cung cấp cái nhìn tổng thể về hiệu suất của doanh nghiệp. Nếu bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của tổ chức.

Các dữ liệu thời gian thực mà KPI cung cấp cũng cho phép doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh hệ thống. Bạn không còn làm thay đổi rầm rộ vào cuối mỗi tháng để đạt được mục tiêu.

2.4 KPI tạo động lực phát triển của mỗi cá nhân

Không phải dự án hay chiến dịch nào cũng đạt được kết quả như kỳ vọng. Nhưng bằng cách giám sát hiệu quả theo KPI, doanh nghiệp sẽ tạo ra môi trường không ngừng học tập và tiến bộ.

Với việc đánh giá theo chỉ tiêu KPI, các phòng ban dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc tại mọi thời điểm mà không cần chờ đến cuối tháng, cuối quý hay kết thúc dự án.

Bản thân nhân viên khi tự theo dõi hiệu suất làm việc của mình và có giải pháp khắc phục tức thời thì cũng dễ dàng đạt được mục tiêu hơn. Điều này đặc biệt cần thiết cho sự phát triển của mỗi cá nhân.

2.5 KPI là cách để quản lý hiệu quả công việc

Có thể nói đây là lý do lớn nhất giải thích vì sao KPI lại quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Chỉ tiêu KPI giúp minh bạch và đơn giản hóa việc quản lý hiệu suất.

Bằng cách cho phép mỗi người nhìn thấy không chỉ những gì họ làm mà cả những gì đồng nghiệp/mọi người xung quanh đang làm. Qua đó, tất cả mọi người đều đảm bảo làm việc theo đúng định hướng và mục tiêu.

2.6 KPI cảnh báo nguy cơ không đạt mục tiêu chiến lược

Nhờ khả năng này của KPI, ban lãnh đạo và các bên liên quan sớm điều chỉnh trước khi mọi chuyện vượt khỏi tầm kiểm soát.

Chỉ tiêu KPI là cơ sở để phân tích doanh nghiệp một cách chuẩn xác dựa trên báo cáo, thống kê bằng con số. Nhờ đó, việc kiểm soát mục tiêu, chiến lược kinh doanh trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Lời kết,

Với những lý do này đủ để hiểu mức độ quan trọng của chỉ tiêu KPI trong doanh nghiệp. KPI là một công cụ quản lý hiệu quả được nhiều nhà quản trị yêu thích và tin dùng hiện nay.

• KPI là gì? Nhận biết vai trò của KPI trong doanh nghiệp
• Cách xây dựng KPI hiệu quả theo nguyên tắc SMART