Muốn công ty đột phá thì cần có thực thi xuất sắc

Đã bao giờ bạn tự hỏi: "Tôi không muốn công ty của tôi cứ "lom dom", doanh thu đủ ăn nữa mà trở nên lớn mạnh, vậy thì phải làm thế nào?". Tôi cũng vậy nên trong quá trình đi tư vấn, tôi luôn để ý và cố gắng phỏng vấn ban lãnh đạo và các quản lý về con đường họ có thể thúc đẩy tổ chức của họ vươn lên. Rồi tôi cũng tìm thêm sách để đọc. Ở quyển Những công ty đột phá của Keith McFarland, đọc đến cuối tác giả mới nói rằng:
- Muốn đột phá thì công ty cần cho các quản lý vào tham gia hoạch định chiến lược.
- Quá trình lập chiến lược thay vì 3 tháng nên rút ngắn xuống 3 ngày.
Cùng với đó, trong quyển Thực thi xuất sắc của Robert s.Kplan & David P.Norton có viết: "Có chiến lược nhưng không có thực thi thì chiến lược sẽ thất bại". Tóm lại ý tôi thu được từ 2 quyển sách và quá trình tôi trải nghiệm là: Muốn công ty đột phá thì cần có thực thi xuất sắc. Tức công ty có:
- Quản lý biết về chiến lược
- Kế hoạch thực thi chiến lược và các KPI chiến lược

Thật trùng hợp, trong quá trình tư vấn tái tạo Hệ thống Quản trị Nhân sự nói chung và Quản trị hiệu suất nói riêng, tôi luôn hướng dẫn các đối tác theo các lời khuyên trên. Tôi theo các bước sau:
- Bước 1: Lập bản đồ chiến lược với sự tham gia của các quản lý và những người cốt cán của công ty. Họ là những người đưa ra các chiến lược và sắp xếp các chiến lược đó trên bản đồ theo mô hình BSC.
- Bước 2: Sau khi có bản đồ chiến lược, cũng chính các thành viên tham gia vào hội đồng chiến lược cùng đưa ra các thước đo và chỉ tiêu chiến lược (KPI chiến lược). Đây là quá trình thiết lập ra bản BSC.
- Bước 3: Có chiến lược và KPI chiến lược, tổ chức sẽ phân bổ xuống các bộ phận. Nhận được phân bổ, các quản lý sẽ lên các kế hoạch để triển khai hoàn thành các chiến lược.

Các bước 1 và 2 đã được tôi viết khá kỹ trong nhiều bài. Bạn vui lòng đọc thêm tại đây:
- Cách thiết lập Bản đồ chiến lược (BĐCL) theo mô hình BSC như thế nào? http://blognhansu.net.vn/?p=25258
- Cách tìm ra các thước đo (KPI) chiến lược trong quá trình làm BSC? http://blognhansu.net.vn/?p=24975

Ở bài này tôi tiếp tục chia sẻ cách chúng ta sẽ thiết lập kế hoạch để triển khai chiến lược. Cơ bản thì một bản kế hoạch thực thi chiến lược bao gồm các đầu mục:
- Chiến lược
- Chiến thuật thực thi chiến lược
- Nhân tố hoặc hành động trực tiếp của bộ phận dẫn tới sự thành công của chiến thuật và chiến lược
- Các công việc chi tiết hơn để giúp cho nhân tố thành công (nếu có)
- Các sản phẩm và kpi cần hoàn thành
- Thời hạn thực hiện
- Người thực hiện
- Tài chính, công cụ (nếu có)
Từ kế hoạch công việc năm, kế hoạch công việc tháng được lập với các đầu mục tương tự nhưng chi tiết hơn. Để cho dễ theo dõi, tôi thường hay dùng ma trận để lập kế hoạch. Tôi đặt các đầu mục trên thành các cột. Sau khi có cột rồi thì các nội dung sẽ được điền vào từng cột.

Ví dụ:
- Chiến lược: Nâng cấp cơ sở vật chất và tiện ích
- Chiến thuật thực thi chiến lược: Tập trung nâng cấp dịch vụ - BLVP
- Nhân tố hoặc hành động trực tiếp của bộ phận dẫn tới sự thành công của chiến thuật và chiến lược:
+ Tìm kiếm nguồn khách hàng VIP. Liên hệ, tìm hiểu để có được data, thông tin những khách hàng có thẻ BLVP để có hình thức quảng bá dịch vụ phù hợp đúng đối tượng KH
+ Chuẩn bị buồng bệnh đạt tiêu chuẩn theo các gói VIP. Thiết kế buồng bệnh theo phương châm: "Thân thiện - sạch sẽ - an toàn - tiện nghi".
- Các sản phẩm và kpi cần hoàn thành:
+ Thời gian hoàn thành nâng cấp dịch vụ - BLVP: 22/10
+ Số khách hàng sử dụng gói vip: 10 khách
+ Số buồng bệnh đạt chuẩn gói vip: 10 buồng
- Thời hạn thực hiện:
+ Tìm kiếm nguồn khách hàng VIP vào tháng 10
+ Chuẩn bị buồng bệnh đạt tiêu chuẩn theo các gói VIP từ tháng 3 đến tháng 9
- Người thực hiện: Nguyễn Hùng Cường
- Tài chính, công cụ (nếu có): 500 triệu

Tôi thấy việc lập một bản kế hoạch không có gì khó khăn. Nhất là khi chúng ta đã có các chiến lược và chỉ tiêu được phân bổ rõ ràng. Việc của chúng ta chỉ đơn giản là phân tích, đánh giá và tưởng tưởng ra các công việc cần làm, thời gian dự kiến và nguồn lực cần có. Nhưng có thể sẽ có một số anh chị em quản lý còn bỡ ngỡ. Nếu vậy thì tôi khuyên anh chị em nên nâng cấp kỹ năng lập kế hoạch của bản thân.

Một bản kế hoạch khi được lập ra nên trả lời được các câu hỏi 5W - 1H:
1. What: Công việc gì? Nội dung công việc chi tiết là gì?
2. When: Công việc được hoàn thành khi nào?
3. Where: Công việc được (nên được) thực hiện ở đâu?
4. Why: Mục đích và yêu cầu công việc?
5. Who: Ai đảm nhiệm công việc đó? Ai trợ giúp? Ai báo cáo?
6. How: Công việc được thực hiện như thế nào?

Để đơn giản, tôi hay thể hiện nội dung các câu trả lời trên sơ đồ Gantt. Sơ đồ ngang Gantt, còn gọi là Sơ đồ Gantt hay biểu đồ Gantt, (tiếng Anh là: Gantt chart), là một dạng thể hiện tiến độ dự án cổ điển nhất, được Henry Gantt phát minh ra vào năm 1910.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản