Công việc của chuyên gia tư vấn xây dựng Hệ thống QT nhân sự là làm gì ?

Dạo này tôi tập trung vào mần việc Tư vấn các công ty xây dựng Hệ thống Quản trị Nhân sự bài bản. Chính vì thế việc nhiều lên. Đến thời điểm này tôi cần có ai đó hỗ trợ. Mỗi lần tuyển trợ lý hay tư vấn mình luôn phải gặp bài toán: Mọi người vào vị trí Tư vấn nhưng không biết làm tư vấn. Vì thế thay vì cùng trao đổi công việc thì mình lại phải đào tạo. Thời gian làm ở công ty có 6h và 2h linh hoạt tự do. Trong 6h đó thì mình có 4h tư vấn, 1h để hỗ trợ cộng đồng, 1h giải quyết các việc khác phát sinh. Như vậy là gần như ko có thời gian để đào tạo.

Chính vì thế ng nào hợp tác với mình cần có năng lực tự chủ và tự học cao. Tự nhiên lại nhớ tầm 9 năm trước mình đã tìm hiểu các công việc tư vấn và chuẩn bị sẵn cho mình nhiều thứ. Dưới đây là 2 bài viết từ thời điểm đó:
- Công việc của tư vấn nhân sự là làm gì ?
- Yêu cầu và lộ trình để trở thành tư vấn nhân sự?

Nếu đọc 2 bài viết trên, bạn sẽ thấy công việc tư vấn khá thuần. Tuy nhiên giờ tôi đã nâng cấp hơn do đã có nhiều trải nghiệm. Cụ thể các công việc của một chuyên gia tư vấn không chỉ thuần chuyên môn tác nghiệp tư vấn kểu như một giảng viên (nghiên cứu, đào tạo, tư vấn) mà nó sẽ giống như một giám đốc (CEO). Tức là họ cần phải làm tất cả mọi việc để có việc và việc diễn ra thành công. Trong các việc đó thì trọng số việc tác nghiệp (sản xuất) sẽ cao nhất. Tóm gọn lại thì có 3 việc lớn:
– Tư vấn, hỗ trợ cộng đồng Nhân sự (Xây dựng thương hiệu cá nhân và tìm kiếm dự án)
- Xây dựng quản lý tri thức cộng đồng (Nghiên cứu, nâng cấp công cụ và năng lực)
- Triển khai Hệ thống Quản trị Nhân sự cho cộng đồng (Tác nghiệp triển khai dịch vụ tư vấn, đào tạo)

Chi tiết gồm các đầu việc sau:
A. Lập kế hoạch
1. Lập kế hoạch triển khai các dự án tư vấn
2. Lập kế hoạch tuần, tháng, năm

B. Triển khai Hệ thống Quản trị Nhân sự cho cộng đồng
1. Thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính – nhân sự tại công ty đối tác
2. Triển khai và quản lý dự án xây dựng các cấu phần của Hệ thống Quản trị Nhân sự tại công ty đối tác

C. Tư vấn hỗ trợ cộng đồng
1. Tiếp nhận thành viên cộng đồng tiềm năng từ marketing
2. “Giới thiệu” thành viên cộng đồng về giá trị của sản phẩn, dự án
3. Giúp thành viên cộng đồng giải quyết vấn đề
4. Chốt hợp đồng, hoàn tất các thủ tục đăng ký, mua hàng với thành viên cộng đồng
5. Duy trì mối quan hệ, tương tác với thành viên cộng đồng cũ theo đợt, kế hoạch
6. Thúc đẩy thành viên cộng đồng giới thiệu và tái sử dụng sản phẩm/ dự án
8. Tham gia lên kế hoạch tổ chức và tổ chức triển khai các hoạt động, event, workshop cho thành viên cộng đồng

D. Xây dựng quản lý tri thức cộng đồng
1. Xây dựng các chương trình, ouline đào tạo
2. Tìm kiếm, điều phối, duy trì mối quan hệ với các chuyên gia, HLV cộng đồng
3. Phụ trách các dự án tri thức như: xuất bản sách, học liệu, tài liệu

E. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của trưởng phòng và công ty
1. Lên danh sách các thành viên Cộng đồng tiềm năng và chuyển, hỗ trợ cho bộ phận Chăm sóc cộng đồng

F. Báo cáo kế hoạch
1. Báo kế hoạch triển khai các dự án Xây dựng cộng đồng
2 Báo kế hoạch tuần, tháng, năm

Để giải quyết công việc, tôi đã tuyển đồng đội 3 năm trời rồi:
+ Năm 2019: Mời hợp tác cùng tham gia tư vấn xây dựng HT QTNS
+ Năm 2020: Mời ứng tuyển vị trí HRM (trưởng phòn QTNS) hoặc HRM consultant (Tư vấn QTNS) tại Hà Nội
+ Năm 2021: Cần tìm thêm đồng đội học việc Tư vấn xây dựng Hệ thống Quản trị Nhân sự

nhưng chưa tìm ra đồng đội ưng ý. Lý do là:
- Như đã nói ở đầu, tôi bị vướng vào bài toán "Ứng tuyển vị trí tư vấn nhưng không biết làm tư vấn trong khi tôi không có thời gian đào tạo".
- Tư vấn là công việc đòi hỏi chuyên môn cao, thời gian làm việc nghiêm túc và làm nhiều việc (giống như CEO) nên ít người có thể chấp nhận hoặc đáp ứng được việc đa nhiệm.
- Công việc cũng đòi hỏi nhiều năng lực mới như thuyết trình, giao tiếp, đào tạo... và đầu tư bằng cấp kiến thức trong thời gian ngắn, mọi người không chấp nhận đầu tư bỏ thời gian ra để rèn luyện (không công).
- Khi tôi tiến hành đào tạo, việc đầu tiên của tôi là đào tạo về tư duy. Chuyển đổi tư duy làm thuê thành làm chủ. Từ tư duy nhân viên lên tư duy CEO. Rất nhiều bạn không thể chấp nhận được chuyện đó. Họ không thể chấp nhận được chuyện trừ lương của nhân viên khi nhân viên không hiệu quả, hoặc vi phạm nội quy. Họ cũng không thể chấp nhận được việc sẵn sàng làm thêm giờ để đạt kết quả cho dù không được thêm công xá gì. Họ không cảm được nỗi đau của công ty khi nhân viên đến và chỉ ngồi chơi. Dĩ nhiên khi đi tư vấn thì tôi sẽ không tư vấn trái luật nhưng cảm nhận được nỗi đau của tổ chức rồi đưa ra giải pháp để có thể chiến thắng cho các bên là một trong những tư duy mà người làm tư vấn Quản trị nhân sự cần có.
- Tôi đòi hỏi đồng đội của tôi tính tự chủ cao trong công việc nên tôi thường kỳ vọng anh em có thể tự nghĩ ra việc, không hỏi tôi những câu hỏi ngây ngô và có thể lắng nghe, bắt được ý của tôi. Có lẽ đây là đòi hỏi cao với những ai có mức thu nhập khoảng 10 - 15 triệu. Tôi chưa có cơ hội tuyển anh em có mức thu nhập cao hơn do doanh thu của công ty chưa cao (không chịu được kinh phí lớn) và vốn đầu tư kinh doanh nhỏ.
...
Rút gọn là do lỗi ở tôi phần lớn.

Quay trở lại với chủ đề bài viết "Công việc của chuyên gia tư vấn xây dựng Hệ thống QT nhân sự là làm gì ?", mặc dù tôi đã viết các công việc ở trên. Tôi tin nhiều bạn cũng không biết cần phải làm gì. Tôi tin điều đó vì thực tế tôi đã gặp. Do vậy, tôi xin viết kỹ hơn. Nếu tôi là người ứng tuyển vào vị trí tư vấn có những công việc trên và tôi rơi vào tình huống có ông sếp khó tính như ông Cường (không có thời gian đào tạo, chỉ việc, yêu cầu công việc cao, yêu cầu nhân viên tự chủ), tôi sẽ:
- Chủ động đề xuất thực hiện ngay các công việc liên quan đến xây dựng hình ảnh cá nhân như: Viết bài chuyên môn, trả lời hỗ trợ thành viên cộng đồng về chuyên môn. Tôi sẽ nói với sếp: "Cường à! Không biết Cường có việc gì cho tôi làm luôn không? Nếu không thì để tôi viết bài chuyên môn và vào hướng dẫn cộng đồng. Cường có yêu cầu bài viết hay lưu ý gì khi hỗ trợ cộng đồng và khách hàng không?". Đấy ai nói được câu này tôi "yêu" luôn.
- Trong khi viết bài và hỗ trợ cộng đồng, dĩ nhiên là tôi phải làm sao cho sếp thấy là tôi đang làm việc (bằng cách tag luôn sếp vào và copy các link tôi đã hỗ trợ, viết bài để báo cáo).
- Cùng với hỗ trợ thành viên, tôi sẽ để ý xem sếp đang làm dự án gì. Sau đó nhân lúc sếp rảnh hỏi han về dự án và đề nghị chuyển bớt việc vặt sang. Trong lúc hỏi han dự án thì hỏi luôn về chuyên môn. Nếu thực sự không biết thì tôi sẽ bảo không biết và nghe xem cách sếp xử lý thế nào.
- Hỏi dự án và nghe sếp chia sẻ chuyên môn xong, dĩ nhiên là tôi sẽ không để đó mà về gõ lại luôn cùng với tìm hiểu thêm các vấn đề xung quanh. Gõ xong bài hoặc tài liệu thì quay lại hỏi sếp xem hiểu thế, làm thế có đúng không? Nếu ok thì thì tôi đề nghị đăng luôn bài viết đó lên cộng đồng cho mọi người xem.

Triển khai được 4 đầu việc trên tôi tin sếp Cường sẽ thấy tôi là người chủ động và có ý muốn làm nghề thật. Sếp sẽ để ý và giao thêm việc cho tôi. Biết đâu, khi rảnh ra một chút, sếp lại hướng dẫn tôi cả quy trình tư vấn ý chứ. Đấy là tôi mơ thế. Tôi vẫn tiếp tục nghĩ trò trong khi chờ sếp giao việc:
- Tôi sẽ mò mẫm các website của công ty để hiểu tổ chức hơn.
- Vừa mò, tôi lại vừa đề xuất những ý tưởng nho nhỏ để thành 1 dự án như: khảo sát lương cho vị trí A, B.
- Tiếp tục làm 4 việc trên
Tôi nghĩ ra việc sao cho đủ 8h làm việc của công ty và hơn thế chứ không phải là 6h.

Trong trường hợp vẫn còn thời gian, thì tôi viết bài truyền thông giới thiệu sản phẩm cho công ty. Chẳng công ty nào là không có sản phẩm và cũng chẳng công ty nào lại không thích được giới thiệu sản phẩm. Nhân viên mà giới thiệu về công ty thì càng vui. Quá nhiều việc để làm. Thú thật với bạn, tôi thấy mấy việc này chả thiệt tí nào. Với tôi thì nó không bổ đầu cũng bổ đuôi.

Đấy là công việc. Và những công việc này nó thể hiện bằng các thước đo KPI như sau:

Phát triển sản phẩm mới
- Số lượng sản phẩm mới cần phát triển

Triển khai Hệ thống Quản trị Nhân sự cho cộng đồng
- Tỷ lệ hoàn thành KPI của đối tác
- Số lời khen của đối tác về công việc tác nghiệp và dự án
- Số dự án đang thực hiện

Tư vấn hỗ trợ cộng đồng
- Tổng doanh thu cần có

Xây dựng quản lý tri thức cộng đồng
- Tổng thời lượng (số buổi) chương trình học duy trì trong tháng
- Số giờ đứng lớp
- Số lời khen của học viên đối với các HLV do mình phụ trách bao gồm cả bản thân
- Số bài viết chuyên môn có 500 từ trở lên

Các KPI này còn nữa nhưng tạm như vậy. Hi vọng bạn nhìn KPI sẽ ra công việc cần làm. Nếu bạn vẫn còn rảnh. Tức là bạn sẵn sàng lấy thời gian riêng của mình để rèn luyện thì tôi nghĩ bạn nên bỏ thời gian ra để nâng cao các năng lực cá nhân dành cho tư vấn như:

- Kiến thức QTNS (Chắc chắn rồi. Thêm bằng thạc sỹ càng tốt)
- Kiến thức QT chiến lược
- Kỹ năng đặt câu hỏi
- Kỹ năng đứng giảng
- Kỹ năng lắng nghe
- Kỹ năng tổng hợp
- Kỹ năng thuyết trình
- Kỹ năng tư vấn
- Kỹ năng marketing
- Kỹ năng bán hàng

Tạm vậy. Hi vọng bạn sẽ bước thành công vào lĩnh vực vừa dễ vừa có rào cản lớn này. Chúc bạn vượt qua được vòng an toàn để mở rộng vòng an toàn của mình hơn.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
HRM consultant/ blogger at blognhansu.net.vn