Nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức, nhóm, tổ, phòng, ban, khối, công ty?

Khi tiến hành làm các công việc của thượng tầng một doanh nghiệp như là xác định sơ đồ tổ chức, chúng ta sẽ cần phải xác định:
- Liệu chúng ta có cần khối hay phòng ban?
- Tên các phòng ban, khối là gì?
Việc trả lời các câu hỏi trên dựa theo nguyên tắc nào?

Trước khi trả lời câu hỏi này, chúng ta cần xem xét bối cảnh câu hỏi. Tôi thấy hiếm người hỏi câu hỏi này. Vì làm sơ đồ giống như một món ăn hiếm. Người có cơ hội ăn nó phải là CEO hay HRM có cơ duyên rơi vào tính huống tái tạo tổ chức. Vâng! Bối cảnh của câu hỏi là như vậy:
- Người hỏi: CEO hoặc HRM có duyên tái tạo tổ chức
- Thời điểm hỏi: Tình huống tái tạo tổ chức

Để trả lời câu hỏi, chúng ta lướt qua các bước xây dựng cơ cấu tổ chức:
- Bước 1: Xác định bản đồ chiến lược và mô hình kinh doanh
- Bước 2: Xác định chuỗi giá trị (chuỗi hoạt động chính phụ)
- Bước 3: Xác định sơ đồ tổ chức
- Bước 4 là hoạch định bậc (hoặc ngạch) chức danh quản lý: Nhân viên, trưởng nhóm, trưởng phòng, giám đốc
- Bước 5: Xác định ma trận chức năng, phân quyền, phối hợp
- Bước 6: Xác định cơ cấu tổ chức của từng bộ phận (lặp lại 5 bước trên nhưng ở quy mô bộ phận)

Khi đến bước 3, câu hỏi như ở phần đầu bài sẽ xuất hiện.

1. Xác địnhh tên các phòng ban, khối, tổ như nào?

1.1 Để làm điều này, chúng ta sẽ dừng ở bước 2 với mô hình chuỗi giá trị. Cách xác định giá trị như trong bài: Nguyên tắc xây dựng chuỗi giá trị là gì?. Khi tôi triển khai thực tế tại các doanh nghiệp, tôi hay làm theo cách sau:
- Bước 1: Tập hợp hội đồng chiến lược bao gồm CEO và các trưởng bộ phận
- Bước 2: Cùng họ xác lập mô hình kinh doanh và bản đồ chiến lược
- Bước 3: Yêu cầu hội đồng chiến lược dựa vào mô hình kinh doanh và bản đồ chiến lược kể tên các hoạt động chính và phụ để gia tăng giá trị cho khách hàng, mang về lợi nhuận. Cách tôi làm gọi là khảo sát qua phỏng vấn.

+ Với các hoạt động chính, tôi sẽ đặt câu hỏi: theo tiến trình của sản phẩm và khách hàng, các hoạt động đầu vào, vận hành, đầu ra của công ty là gì?
+ Và các hoạt động phụ, tôi hỏi hội đồng chiến lược: các hoạt động hỗ trợ liên quan đến con người, tài chính, công nghệ, cơ sở vật chất, môi trường làm việc, điều hành quản lý để giúp cho các hoạt động chính suôn sẻ, tạo ra giá trị?

Khi làm như này thì với sự giúp đỡ của CEO và các trưởng bộ phận, chúng ta sẽ không sót và càng làm cho các trưởng thấy được mình nằm đâu trong chuỗi giá trị. Sau khi có chuỗi giá trị, để tốt hơn, chúng ta nên đối chiếu (tham chiếu) với chuỗi giá trị của ngành để bổ sung nếu thiếu.

1.2 Có được các hoạt động chính và phụ rồi, để xác định tên nhóm hoạt động, chúng ta gom các hoạt động lại với nhau thành 1 nhóm. Thông thường, việc gom các hoạt động này sẽ theo 2 hướng:
- Hướng 1: Cắt từng khúc trong chuỗi hoạt động và cho vào 1 nhóm
- Hướng 2: Nhặt các hoạt động tương tự với nhau rồi cho vào 1 nhóm

Có các nhóm xong, dựa trên các đặc điểm chung, chúng ta đặt tên cho nhóm. Ví dụ các hoạt động có đặc điểm chung là tìm kiếm khách hàng thì đặt tên là marketing.

Có được tên các nhóm rồi, căn cứ vào kỳ vọng chiến lược (với chiến lược như vậy thì các có cần thiết phải tách hẳn các hoạt động A hoặc B ra thành 1 nhóm không?), có cần thiết phải có các nhóm vậy không và tham chiếu ngành (ngành này, các công ty có quy mô tương tự như kỳ vọng chiến lực, họ hay có các bộ phận nào?), chúng ta tiếp tục làm lại 2 bước:
+ Điều chỉnh (gom) lại các hoạt động
+ Đặt tên lại các nhóm.

Các nhóm hoạt động này có thể được gọi là phòng. Còn các hoạt động trong chuỗi giá trị được gọi là chức năng.

1.3 Có tên các nhóm hoạt động rồi, việc tiếp theo là đặt tên cho khối. Tương tự như đặt tên cho phòng, chúng ta:
+ Gom các nhóm giống nhau vào 1 khu vực. Khi gom cũng có 2 hướng:
- Hướng 1: Cắt từng khúc trong chuối hoạt động và cho vào 1 khu vực
- Hướng 2: Nhặt các nhóm tương tự với nhau rồi cho vào 1 khu vực
Sau khi có các khu vực rồi, dựa trên đặc điểm chung, chúng ta lựa chọn tên cho các khu vực. Có tên khu vực rồi, tham chiếu thêm thông lệ ngành, định hướng chiến lược, chúng ta điều chỉnh và sau cuối, có thể coi tên khu vực đó chính là tên Khối.

Như vậy:
- Gom các hoạt động lớn trong chuỗi giá trị sẽ tạo ra tên phòng
- Gom các nhóm hoạt động bắt buộc phải có (trọng yếu) sẽ tạo ra tên khối

Lưu ý: Việc đặt tên khối phòng còn căn cứ vào văn hóa tổ chức. Ví dụ công ty của tôi, phòng marketing được đặt tên là phòng xây dựng cộng đồng.

2. Liệu chúng ta có cần khối hay phòng ban?

Có được tên các phòng ban và khối, chúng ta bắt đầu sang công việc tiếp theo là xác định sơ đồ tổ chức. Để làm điều này chúng ta đi qua các bước:
Bước1: Xác định định hướng cơ cấu tổ chức. Cách làm giống như trong bài "Phân tích và hoàn thiện cơ cấu tổ chức như thế nào?". Chúng ta đánh giá và xem xét các yếu tố như:
- Môi trường bên ngoài
- Chiến lược vận hành
- Chiến lược cạnh tranh (chiến lược cấp đơn vị - SBU / PL)
- Quy mô công ty
- Công nghệ
- Quan điểm quản trị
- Năng lực đội ngũ
- Giai đoạn thành lập
- Địa điểm
- Sản phẩm
- Việc cần giúp đỡ của BLĐ
- Dự phòng kế nhiệm

Phân tích các yếu tố này xong, chúng ta định hướng cơ cấu tổ chức phù hợp với công ty.

Bước2: Có định hướng cơ cấu tổ chức rồi, dựa vào 1 số nguyên tắc sau để sắp xếp các phòng, khối. Các nguyên tắc như sau:
- Phân lớp quản lý: 1 - 7
- Thống nhất: Hợp logic, phù hợp chiến lược
- Tối ưu: Phù hợp định biên và nguyên tắc phân lớp
- Hiệu quả: Thực hiện được mục tiêu với chi phí nhỏ nhất

2.1 Phân lớp quản lý: Đây là nguyên tắc cơ bản và chúng ta phải nghĩ đâu tiên khi sắp xếp sơ đồ tổ chức. Một số nơi gọi nguyên tắc này là tầm hạn quản lý. Tầm hạn quản lý (tầm hạn kiểm soát) là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản lý có thể điều khiển một các tốt đẹp nhất. Tốt nhất là từ 3-9 nhân viên. Tầm hạn quản lý rộng hay hẹp tùy thuộc vào năng lực nhà quản lý, trình độ nhân viên, độ ổn định của công việc.

Với tôi thì 1 quản lý sẽ làm tốt với trò của mình khi nhân viên dưới quyền là 7 (tối đa là 9 và tối thiểu là 3). Tương tự, cứ 7 quản lý cần có 1 cấp trên (có thể là cấp giám đốc). Cứ 7 giám đốc thì cần cấp trên nữa (có thể là tổng giám đốc).

Ví dụ:
2.1.1 Sau khi xác định và phân tích chuỗi giá trị, chúng ta ra các phòng ban và khối sau:
Khối chính:
+ Trợ lý Pháp lý
+ Marketing
+ Kinh doanh
Khối hỗ trợ
+ Kế toán
+ HCNS

Nếu có 5 phòng ban, mỗi phòng ban 1 quản lý thì chúng ta chỉ cần 1 giám đốc. Hoàn thành, chúng ta có sơ đồ tổ chức nháp: 5 phòng ban, 1 Giám đốc.

2.1.2 Tiếp tục áp dụng nguyên tắc 1 - 7, chúng ta tính toán dựa trên chiến lược, kỳ vọng về quy mô công ty là bao nhiêu nhân viên (dự kiến) để ra tiếp phân lớp tiếp theo. Thỉ dụ như quy mô công ty dự kiến là 50 người theo kỳ vọng chiến lược. Với 50 người này, chúng ta cần có ít nhất 50% là kinh doanh. Tương đương, phòng kinh doanh có 25 người. Với nguyên tắc 1 - 7, chúng ta sẽ có 3 nhóm kinh doanh. Mỗi nhóm từ 7 - 9 người. Ở thời điểm này chúng ta có 2 lựa chọn:
+ Lựa chọn 1: Để 3 nhóm kinh doanh thành 3 phòng độc lập ngang hàng. Lúc này sơ đồ tổ chức công ty từ 5 phòng lên thành 7 phòng. Mỗi một phòng có 1 trưởng phòng. Giám đốc vẫn có thể quản lý được.
+ Lựa chọn 2: Tạo ra 1 lớp quản lý bằng cách gom 3 nhóm lại cho vào phòng kinh doanh. Như thế, sơ đồ tổ chức vẫn có 5 phòng. Tuy nhiên phòng kinh doanh sẽ có 3 tổ với 3 trưởng nhóm. Nếu theo lựa chọn này, chúng ta cần phải cân nhắc vì nó vi phạm nguyên tắc hiệu quả chi phí (tốn kém vì phải thêm 1 quản lý). Trong trường hợp chúng ta để trống vị trí trưởng phòng và vẫn để Giám đốc kiêm luôn trưởng phòng thì lựa chọn 2 vẫn ổn theo nguyên tắc hiệu quả chi phí.

Khi làm đến đây, sẽ có người hỏi: "Nếu theo lựa chọn 1, thì nhỡ đâu xảy ra trường hợp trưởng phòng chưa đủ trình độ để làm trưởng. Rồi mai sau công ty tuyển một trưởng phòng về để quản lý mấy ông trưởng phòng này thì thế nào?" Đây là một câu hỏi chiến lược. Nếu theo nguyên tắc phân lớp 1 - 7 thì lời khuyên của tôi là không nên tuyển thêm 1 trưởng phòng về quản lý. Còn trong trường hợp số phòng ban phình lên vượt quá con số 7, tức là công ty có chiến lược mới. Với chiến lược mới thì sơ đồ tổ chức mới. Chúng ta có thể làm lại sơ đồ. Ở đoạn này, chúng ta có thể lại tiếp tục lựa chọn: 1. Tạo thêm lớp quản lý cấp trên là quản lý khối (giám đốc hoặc phó giám đốc); or 2. Tạo lớp quản lý cấp dưới là các trưởng nhóm. Theo lựa chọn 2 thì sẽ gặp phải bài toán là trước đó gọi người ta là trưởng phòng, giờ gọi lại bằng trưởng nhóm thì không hợp. Để giải quyết vấn đề, chúng ta có thể đổi tên gọi của các phòng ban và vị trí. Thay vì gọi là trưởng nhóm thì gọi là Sale Suppervisor chả hạn.

2.1.3. Với nguyên tắc phân lớp 1 - 7 này, chúng ta cũng có thể dùng nó để làm căn cứ để xác định xem có cần quản lý khối (Giám đốc hoặc phó giám đốc). Cứ 7 phòng ban, chúng ta cần 1 giám đốc (hoặc phó giám đốc). Khi 1 quản lý khối xuất hiện thì Chúng ta sẽ gom các phòng ban tương tự để tạo khối. Một khối nên có tối thiểu 3 phòng và tối đa 9 phòng. Quy đổi ra số nhân viên thì một khối nên có tối thiểu 12 nhân viên (3 phòng, mỗi phòng có 3 nhân viên + 1 quản lý) và tối đa lên tới 747 người (9 phòng, mỗi phòng có 9 nhóm, mỗi nhóm có 9 nhân viên + 1 quản lý).

2.2 Các nguyên tắc còn lại, chỉ cần nhìn đã thấy rõ:
2.2.1. Thống nhất:
- Hợp logic: Tức là sơ đồ tổ chức cần có cơ sở, đi từng bước (giống các bước ở trên). Trả lời được các câu hỏi tại sao.
- Phù hợp chiến lược: Chiến lược chỉ có kỳ vọng 50 người thì sơ đồ tổ chức nên xây cho kỳ vọng đó. Không nên chiến lược 1 đằng (50 người) nhưng xây sơ đồ tổ chức cho (1000 người).

2.2.2 Tối ưu:
- Phù hợp định biên: Việc xác định lập ra một phòng ban cần căn cứ vào định biên chiến lược và tham chiếu ngành. Ví dụ định biên: Cứ khoảng 20 nhân viên thì cần 1 HR. 50 nhân viên thì cần 2 HR + 1 Admin. Hoặc tỷ lệ cứ 2 kinh doanh cần 1 hỗ trợ.
- Nguyên tắc phân lớp: Giống như đã viết ở trên. Cứ 1 quản lý nên có 7 nhân viên.

2.2.3 Hiệu quả: Thực hiện được mục tiêu với chi phí nhỏ nhất. Chúng ta nên tránh đẻ ra phòng ban để rồi cần thêm quản lý.

Tổng kết: Vậy là tôi đã giải quyết xong câu hỏi của đầu bài với nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức, nhóm, tổ, phòng, ban, khối, công ty

- Khối: Là tổ chức tập hợp nhóm hoạt động bắt buộc phải có (trọng yếu) trong chuỗi giá trị của tổ chức, bao gồm các phòng có mối liên quan đến nhau. Một khối nên có tối thiểu 39 nhân viên (3 phòng, mỗi phòng có 3 nhóm, mỗi nhóm có 3 nhân viên + 1 quản lý) và tối đa lên tới 747 người (9 phòng, mỗi phòng có 9 nhóm, mỗi nhóm có 9 nhân viên + 1 quản lý).
- Ban: Là tổ chức tập hợp các hoạt động lớn trong chuỗi giá trị. Các hoạt động lớn này gọi là các chức năng. Ban thường có các chức năng liên quan tới nhau. Ban được sử dụng ở các công ty mẹ của một tập đoàn. Ban sẽ quản lý các công việc theo ngành dọc. Một ban nên có ít nhất 12 người (3 nhóm, mỗi nhóm có 1 trưởng nhóm + 3 nhân viên) và cao nhất là 90 người (9 nhóm, mỗi nhóm có 9 người + 1 quản lý)
- Phòng: Là tổ chức tập hợp các hoạt động lớn trong chuỗi giá trị. Các hoạt động lớn này gọi là các chức năng. Phòng thường có các chức năng liên quan tới nhau. Phòng được sử dụng ở các công ty chưa có công con. Một phòng nên có ít nhất 12 người (3 nhóm, mỗi nhóm có 1 trưởng nhím + 3 nhân viên) và cao nhất là 90 người (9 nhóm, mỗi nhóm có 9 người + 1 quản lý)
- Tổ (Nhóm): Là tổ chức tập hợp các công việc trong hoạt động lớn (chức năng). Nhóm là đơn vị nhỏ hơn phòng. Mỗi nhóm có ít nhất 4 người vào cao nhất 10 người.

Tái bút: Đêm tôi đọc lại bài này tự nhiên nhiws đến quân đội. Vậy là tôi đi tra cách sắp xếp tổ chức của quân đội trên mạng:

* Tiểu đội là đơn vị nhỏ nhất của lực lưỡng vũ trang. Một tiểu đội thường gồm từ 6 đến 12 người. Trong phòng không – không quân, tiểu đội tương đương với tổ bay; trong tăng - thiết giáp, tiểu đội tương đương với kíp xe; trong pháo binh, tiểu đội tương đương với khẩu đội v.v...

Tiểu đội được xây dựng trên cơ sở 3 tổ 3 người ("tam tam chế"), vì thế tiểu đội thường là 9 người chia làm ba tổ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, tiểu đội có thể gồm 7 người (2 tổ) hoặc 12 người (4 tổ).

Kí hiệu: a

* Trung đội: thường gồm từ hai đến bốn tiểu đội. Trung đội thuộc biên chế đại đội. Cũng có những trung đội được tổ chức độc lập trong thành phần của đơn vị cấp tiểu đoàn hay cao hơn.
Kí hiệu: b

* Đại đội: thường gồm ba trung đội. Đại đội thuộc biên chế tiểu đoàn. Cũng có những đại đội được tổ chức độc lập trong các đơn vị từ cấp sư đoàn (và tương đương trở lên).
Kí hiệu: c

* Tiểu đoàn: là phân đội chiến thuật lớn nhất: Tiểu đoàn thường gồm ba đến bốn đại đội và một số trung đội trực thuộc. Tiểu đoàn nằm trong biên chế trung đoàn, lữ đoàn, huyện đội. Cũng có những tiểu đoàn được tổ chức độc lập trong các đơn vị từ cấp sư đoàn và tương đương sư đoàn trở lên.
Kí hiệu: d

* Trung đoàn: là binh đội chiến thuật cơ bản. Trung đoàn thường gồm ba tiểu đoàn và một số đại đội trực thuộc. Trung đoàn nằm trong biên chế sư đoàn, Bộ chỉ huy quân sự tỉnh. Có một số trung đoàn được tổ chức độc lập trong quân đoàn, quân khu, quân chủng, binh chủng v.v…
Kí hiệu: e

* Lữ đoàn = Trung đoàn:
Quân số lữ đoàn khoảng 3.500 người.
Lữ đoàn có thể coi là sư đoàn rút gọn, được biên chế đầy đủ các thành phần binh chủng để đảm bảo khả năng tác chiến độc lập.

* Sư đoàn: là binh đoàn chiến thuật cao nhất. Sư đoàn thường gồm ba đến bốn trung đoàn (lữ đoàn) và một số đơn vị trực thuộc. Sư đoàn nằm trong biên chế quân đoàn, quân khu, quân chủng, một số binh chủng v.v… Có một số sư đoàn được tổ chức độc lập để có thể hành động độc lập...
Kí hiệu: f

* Quân đoàn: là liên binh đoàn chiến dịch hoặc chiến dịch - chiến thuật. Quân đoàn thường gồm ba đến bốn sư đoàn và một số lữ đoàn, trung đoàn trực thuộc. Quân đoàn có thể độc lập tiến hành chiến dịch hoặc đảm nhiệm một hướng chiến dịch trong đội hình cấp trên.

* Quân khu: là tổ chức quân sự theo lãnh thổ. Quân khu gồm một số binh đoàn, binh đội trực thuộc quân khu, các đơn vị bộ đội địa phương và dân quân tự vệ trực thuộc tỉnh, thành phố trong địa bàn quân khu v.v...

* Bộ Quốc phòng: gồm các quân khu, quân chủng, bộ đội biên phòng, binh chủng, học viện, nhà trường và các cơ quan của Bộ Quốc phòng, do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng chỉ huy.

Nguyễn Hùng Cường (mr Kinhcan24)
Tư vấn xây dựng Hệ thống Quản trị Nhân sự